Hay muchas herramientas esenciales para los project manager. Se puede obtener de todo. Por ejemplo, aplicaciones dedicadas a listas de tareas hasta herramientas de colaboración, e incluso herramientas que calculan el riesgo del proyecto y los resultados del modelo para usted. 

 

Herramientas esenciales para los project manager

 

Las lecciones aprendidas de los informes y los gráficos de Gantt

 

Al trabajar con los clientes para obtener la mayor cantidad de comentarios posible para mejorar el rendimiento futuro, los informes de lecciones aprendidas son algo muy valioso. Esta herramienta permite ver lo que ha sucedido en el proyecto desde una perspectiva (en gran medida) imparcial. Además, da la oportunidad de mejorar esos elementos en el futuro. 

 

Universiad Alnus - Herramientas esenciales para los project manager - persona trabajandoSe deben programar reuniones de lecciones aprendidas en su proyecto de forma regular y escribir los informes rápidamente antes de olvidar lo que ha discutido. No se debe olvidar implementar ningún cambio, de lo contrario no se verá ningún beneficio al recopilar las lecciones aprendidas en primer lugar. Si se está administrando un proyecto grande y complejo, un gráfico de Gantt agrega algo que una lista de tareas estándar (o cualquier otra forma de mostrar tareas) no puede ofrecer. El gráfico de Gantt es la representación gráfica de las tareas a lo largo del tiempo.

 

No es necesario usar Microsoft Project. Sin embargo, producir un gráfico de Gantt a mano o en una aplicación de hoja de cálculo va a ser casi imposible. Es decir, será una tarea difícil de mantener, difícil de cambiar y que consume mucho tiempo. Por lo tanto, es importante conseguir una herramienta de gestión de proyectos para hacer el trabajo pesado.

 

Sin la gestión de cambios, el gráfico de Gantt estará desactualizado y no se podrá implementar ninguna de las lecciones que ha aprendido. Por lo tanto, no se podrá realizar cambios en la forma en que trabaja para incorporar cualquiera de los valiosos comentarios.  Conseguir la gestión del cambio correcta significa que el equipo será capaz de ir con el flujo, adaptarse a cómo cambia su entorno y entregar algo que el patrocinador realmente quiere. Esta es la clave del éxito en la administración de proyectos.

 

Las herramientas esenciales para los project manager, la declaración de ámbito

 

Universiad Alnus - Herramientas esenciales para los project manager - persona trabajandoNo se debe olvidar el hacer una declaración de alcance bien elaborada. Esto es esencial para conseguir que un proyecto inicie con el pie derecho. Si la declaración es demasiado vaga, no se sabrá lo que se está tratando de hacer. Por otro lado, si es demasiado detallado probablemente encontrará que nunca comenzará con ningún trabajo real. Esto ocurre debido a que las diferentes partes interesadas eliminan el alcance durante semanas y semanas.

 

Se lleve entablar una reunión, virtual o física, con el equipo. Posteriormente, el project manager debe asegurarse de que todos estén de acuerdo con lo que se necesita hacer en el proyecto. Después, se debe anotar. Así se podrá obtener el documento aprobado. Además, el project manager debe asegurarse de que todos los que necesitan una copia tengan una copia. Este debe ser un documento al que el equipo se refiere a menudo para verificar que está en camino de entregar todo lo necesario.

 

Hasta ahora se han presentado 5 herramientas esenciales para los administradores de proyectos. Por ejemplo, informes de lecciones aprendidas, gráficos de Gantt, software de administración de proyectos, un proceso de administración de cambios y la declaración de alcance del proyecto. Hay otras cuatro herramientas esenciales para los project manager. Se introducirán la documentación de requisitos, la matriz de partes interesadas, los informes de estado, la reunión de inicio del proyecto.

 

La documentación de requisitos

 

Universidad Alnus - personas trabajando en equipoEs vital que se tenga una documentación clara para todos sus requisitos. Si no se tiene, es probable que, incluso si se piensa que saben lo que se supone que deben hacer, probablemente terminen entregando algo que el cliente no quiere o que no se ajuste al estándar.

 

Lleva mucho tiempo reunir la documentación completa de requisitos para todos los requisitos de un proyecto. Sin embargo, vale la pena hacerlo correctamente. Esto es cierto incluso en entornos donde los requisitos cambian rápidamente o realmente no se tiene tiempo para documentar en detalle. Es importante hacer lo mejor que se pueda para asegurarse de que el alcance de los requisitos se actualice a medida que avanza.

 

En la administración de proyectos se habla mucho sobre la participación de las partes interesadas. Por lo tanto, no se puede hacer un proyecto sin la participación de otras personas. Tienen un gran interés en conseguir algo entregado al final del proyecto y esa, entre otras razones, es la razón por la cual las partes interesadas contribuyen a los proyectos.

 

La matriz es una gran herramienta, ya que ayuda no solo a identificar quién es una parte interesada en el proyecto, sino también cómo afectarán al proyecto a medida que avanza. La matriz dirá aladministrador la organización de los roles para que se puedan planificar las estrategias para administrar las personalidades del equipo.

 

Apuntes Finales

 

Universidad Alnus - personas trabajando en equipoUn informe de situación debe cubrir todo lo que las partes interesadas necesitan para tomar decisiones efectivas sobre el proyecto. Eso incluye:

 

  • Una actualización sobre el progreso actual en relación con la programación
  • Noticias sobre los principales riesgos y problemas pendientes
  • Lo último en el presupuesto
  • Cualquier otra cosa que sea relevante para este punto del proyecto: tendrá que usar su juicio aquí.

 

Una reunión de inicio del proyecto se lleva a cabo al comienzo del proyecto y se utiliza para establecer el tono y la dirección del proyecto. Se discutirán los objetivos clave del proyecto y cómo los logrará, los roles y responsabilidades de las personas en el equipo y cómo se involucrará al cliente.

 

Al final de la sesión, todos deben saber lo que se supone que deben hacer, al menos a un nivel general. Este tipo de discusión realmente pone a todos en la misma página para que puedan comenzar a trabajar en las cosas correctas.

La administración de proyectos es una función empresarial cada vez más importante. Es una tarea esencial para las organizaciones que buscan aumentar la eficiencia y puntualidad de su trabajo. Por eso es vital conocer los consejos de administración de proyectos para aquellos que no son project managers.

 

Las responsabilidades oficiales de los project managers generalmente incluyen iniciar, planificar, ejecutar, monitorear y cerrar proyectos. También deben supervisar varias tareas clave para lograr la finalización exitosa del proyecto. 

 

Entre las labores del project manager se incluyen diversas tareas. Por ejemplo, la reunión de un equipo de proyecto, el seguimiento del presupuesto del proyecto, el establecimiento de plazos, la supervisión de los resultados y la comunicación con las partes interesadas.

 

Sin embargo, no solo los project managers tienen la tarea de estos tipos de responsabilidades. Incluso sin el título de «project manager», muchos profesionales todavía pueden beneficiarse de aprender las habilidades y técnicas que de administración de proyectos que se utilizan todos los días. En el presente artículo se presentan los mejores consejos de administración de proyectos para aquellos que no son project managers.

 

Consejos de administración de proyectos para aquellos que no son project managers 

 

Se debe comenzar con el final en mente y entender el objetivo

 

Universidad alnus - Consejos de administración de proyectos - targetTodos los proyectos exitosos tienen un punto de partida y final específico. Imaginando el objetivo final es importante pues así se pueden mantener las distracciones a raya y permanecer enfocado. Consejos de administración de proyectos para aquellos que no son project managers. De esta forma, al trabajar siempre se mantendrá el enfoque en la tarea a través de la finalización de su trabajo.

 

Cuando se administra cualquier tipo de proyecto, es esencial que se entienda la misión general antes de profundizar en las muchas tareas necesarias para completarlo. Durante el proceso, el administrador puede encontrarse enfrentado a situaciones que tienen como objetivo influir en para cambiar la dirección del proyecto. Cuando surgen situaciones como esta, es vital: «¿Qué necesito producir para que estos influyentes cumplan con sus expectativas?”

 

Aunque puede parecer desalentador rechazar una solicitud (especialmente si es de un supervisor), es importante saber hacerlo. Cuando se ha tomado el tiempo para entender la visión del proyecto de antemano, lo que realmente se ha hecho es desarrollar las herramientas y el lenguaje necesarios. Estas herramientas y lenguaje son importantes para articular adecuadamente los objetivos realistas del trabajo. Al hacer esto, se ayudará a mantener a todos en camino hacia ese objetivo predeterminado.

 

Consejos de administración de proyectos para aquellos que no son project managers, ser considerado

 

Universidad alnus - Consejos de administración de proyectos - personasEn el lado personal de la administración de proyectos, es importante tomarse el tiempo para comunicar el alcance del trabajo. Aquí se hablará de los plazos y la cantidad de tiempo necesario para lograr los objetivos. Esto creará una comprensión muy necesaria de las limitaciones a medida que se trabaja hacia la finalización del proyecto.

 

Consejos de administración de proyectos para aquellos que no son project managers. Desde un ángulo en la oficina, es importante comunicarse con los miembros de su equipo sobre su horario, estilo de trabajo y vida personal con el fin de gestionar las expectativas.

 

La administración de riesgos es muy importante para la administración de proyectos. Es vital el identificar cuáles son los riesgos en cada caso y desarrollar una estrategia de respuesta al riesgo que se puede implementar si las cosas no salen según lo planeado. Planificar una estrategia de trabajo de clase que mitiga el riesgo de falta de productividad. 

 

Es la naturaleza humana buscar la perfección al tomar posesión de un proyecto o tarea. Sin embargo, hay docenas de factores y circunstancias imprevistas que tienen la capacidad de influir negativamente en los resultados. 

 

Por esta razón, los empleados deben olvidarse del perfeccionismo y en su lugar centrarse en simplemente cumplir con los objetivos predeterminados del proyecto. Si el proyecto completado cumple con las expectativas generales de sus partes interesadas, entonces el proyecto fue un éxito.

 

Administrar el tiempo de manera efectiva

 

Universidad Alnus - personas trabajando en equipoAdministrar el tiempo de manera efectiva es una parte vital para completar con éxito cualquier proyecto en cualquier entorno. Hay varias estrategias de gestión del tiempo que puede emplear en su vida personal y profesional para ayudarle a alcanzar el éxito.

 

Tener un plan de proyecto bien definido es una de las estrategias más productivas para la gestión del tiempo, ya que afecta a cada fase de un proyecto de principio a fin. Consejos de administración de proyectos para aquellos que no son project managers. Si se intenta ejecutar un proyecto sin un plan, en última instancia, pasará más tiempo durante todo el proceso decidiendo qué se debe hacer y cómo debe tomar forma. 

 

Por otro lado, la creación de un plan exhaustivo antes de tiempo actúa como una hoja de ruta para el proyecto y elimina las pérdidas de tiempo comunes que de otro modo aparecerán. Además, la comunicación con las partes interesadas es un aspecto importante de la gestión del tiempo.

 

 Los retrasos en la comunicación son algunos de los mayores problemas relacionados con el tiempo que encuentran los project managers y otros profesionales. Para combatir esto, es importante esforzarse por mantener a las partes interesadas participando activamente en todas las etapas de un proyecto a fin de mantener la puntualidad.

 

Aunque el multitasking parece ser la mejor manera de hacer varias cosas en una fracción del tiempo, hay un problema: el hacer muchas cosas al mismo tiempo en realidad no funciona. En su lugar, hay estrategias que puede utilizar para evitar el multitasking y completar su trabajo de la manera más eficiente posible. Por ejemplo, reducir las interrupciones de todo tipo puede ayudarlo a mejorar el enfoque y aumentar la eficiencia.

 

Apuntes Finales

 

Universidad Alnus - personas trabajando en equipoEn un mundo donde la eficiencia es clave, los profesionales deben aprovechar las herramientas disponibles para ellos que pueden ayudar a facilitar su trabajo.

 

Las herramientas de software de administración de proyectos pueden ayudar a los administradores y otros empleados a entregar proyectos de la manera más eficaz posible.Esto se logra pues ofrecen funciones que le permiten administrar tareas, realizar un seguimiento del progreso y agilizar la comunicación.

 

Al elegir qué herramientas usar, es importante analizar las necesidades e identificar qué opciones pueden satisfacer sus requisitos. Tener las aplicaciones de administración de proyectos adecuadas o el software en su cinturón de herramientas puede ayudar a comunicarse adecuadamente con el equipo. También son excelentes para mantenerse organizado y entregar proyectos a tiempo.

En el presente artículo se presentarán 10 cosas que se deben recordar para aprobar el examen PMP. Estudiar para el examen profesional de administración de proyectos (PMP) puede ser una tarea que consume mucho tiempo y en ocasiones tediosa. Este artículo proporciona una lista rápida de consejos, trucos y técnicas diseñadas para ayudarlo a prepararse y sentarse para el examen de certificación PMP.

 

Cosas que se deben recordar para aprobar el examen PMP

 

Desarrollar una estrategia de estudio y la memorización es importante, pero la comprensión es indispensable

 

Universidad Alnus - aprobar el examen PMP - mujer escriiendoAlgunos estudiantes buscan una fórmula secreta para aprobar el examen. Es decir, piensan que hay trucos rápidos que les permitirán navegar fácilmente por el material. Si bien hay muchos consejos útiles, siempre se debe tomar en cuenta que el examen es difícil y exigente y no hay atajos. Se va a tener que estudiar diligentemente. La preparación es el camino hacia el éxito.

 

Se debe desarrollar una estrategia de estudio y mantenerla actualizada. ¿Qué es una estrategia de estudio? Es una declaración de trabajo claramente escrita que seguirá para aprender la forma de hacer las cosas de la guía del PMI.

 

¿Se tiene que memorizar mucha información para aprobar el examen? Eso es verdad. Pero la memorización suele estar al servicio de una cuestión más grande. Muchas de las preguntas del examen presentarán una situación que se debe interpretar rápidamente y luego tomar una decisión (a menudo con respecto a qué hacer a continuación). Pero si se no tienen términos clave memorizados, es posible que no se pueda interpretar la pregunta. Por lo tanto, no se podrá responder. 

 

Cosas que se deben recordar para aprobar el examen PMP, Conocer los procesos, grupos de procesos y documentos.

 

En la Guía PMBOK hay 5 grupos de procesos, 49 procesos y 10 áreas de conocimiento. Al PMI le encanta poner a prueba la comprensión de estos, así como en qué orden se producen. Muchos estudiantes también memorizan la matriz de la Guía PMBOK. Esta matriz se conoce como el “Grupo de procesos de administración de proyectos y mapeo de áreas de conocimiento». 

 

Universidad Alnus - aprobar el examen PMP - persona escribiendoAdemás, hay una serie de documentos creados durante la iniciación y la planificación. Dado que estos gobiernan y supervisan la ejecución del proyecto, sería para una gran ventaja aprender estos documentos y saber lo que hace cada uno.

 

Habrá cálculos matemáticos en el examen. El nivel de matemáticas no es difícil (quizás el cuarto grado), pero algunos estudiantes intentan bloquearlo y cerrarlo con solo mencionar la palabra. Así que lo mejor que se puede hacer es hacer las paces con él y tratar de dominarlo al nivel requerido para el examen. Hay demasiadas preguntas de cálculo posibles en el examen para ignorarlo. No se recomienda el enfoque de omitir las preguntas de matemáticas. 

 

Quinta de las cosas que se deben recordar para aprobar el examen PMP, el conocimiento de la trayectoria crítica es crucial.

 

De manera similar a las preguntas de matemáticas, a PMI le encanta evaluar a los estudiantes su conocimiento del camino crítico. Esto es específicamente el paso hacia adelante y hacia atrás. Después de todo, el corazón y el alma de lo que hace un administrador de proyecto es la programación. 

 

Por lo tanto, PMI siente que debe saber cómo hacer manualmente lo que los programadores basados en computadora hacen automáticamente. Poniendo esto junto con el elemento anterior, si aún no se ha dominado las matemáticas (especialmente el valor ganado) y los cálculos de ruta crítica, aún no se está listo para el examen.

 

Se debe mantener su ansiedad bajo control y conocer el centro de pruebas

 

Universidad alnus - mujer profesionalLa ansiedad es una parte normal del proceso de toma de exámenes. Todos los estudiantes sentirán al menos una cierta cantidad de aprehensión antes y el día del examen. La clave es no dejar que sea abrumadora. Si uno se prepara para el examen y entiende la información a fondo, eso ayudará a calmar esta inquietud. Si durante el examen alguien se encuentra cansado o ansioso, se debe tomar un breve descanso. 

 

Por ahora, solo hay un proveedor a través del cual puede tomar el examen PMP: Pearson VUE Testing Centers. Pearson VUE tiene miles de centros de examen en todo el mundo, y sus administradores son muy rigurosos en el monitoreo de los estudiantes. Esto incluye el uso de una varita de metal para detectar cualquier teléfono inteligente u otros dispositivos que pueda tener. Además de la identificación como una licencia de conducir, solo se necesitará papel, lápices y una calculadora para la prueba. Estos serán proporcionados por Pearson VUE.

 

Una vez queso  decida cuál de sus centros es más conveniente, la mejor opción es visitar antes del día del examen. Los centros Pearson VUE son uniformes en la administración del examen, pero no necesariamente en las comodidades. Se debe preguntar si proporcionan auriculares con cancelación de ruido, tienen casilleros, le permiten ir a su casillero durante un descanso, y más. También se puede abordar cualquier problema de transporte, como el estacionamiento o el tiempo de viaje. Todo esto servirá para sentirse más cómodo y ayudará a lidiar con la ansiedad potencial.

 

Apuntes Finales de Cosas que se deben recordar para aprobar el examen PMP

 

Universidad alnus - mujer profesionalAlgunos exámenes basados en computadora son adaptativos, ya que las preguntas pueden llegar a ser más o menos difíciles según las respuestas del examinador.

 

Los exámenes PMP son fijos.

 

Por lo tanto, todas las preguntas están en la computadora al comienzo del examen.

 

Esto quiere decir que la respuesta a una pregunta no tiene relación con la dificultad de la pregunta posterior.

¿Quién no quiere aprobar el examen PMP? Pero cuando comenzamos a fijarnos en las estadísticas, nos damos cuenta que 2 de los 5 aspirantes no pueden pasar en el primer intento. Entonces, ¿significa eso que el examen es muy difícil de superar? Puede ser, por eso necesitas conocer los mejores consejos para superar el examen PMP.

 

Por lo tanto, para tener éxito en la prueba PMP, es importante aprender de los errores más comunes y no repetirlos en su propio examen. A continuación, se presentan algunos de los mejores consejos para superar el examen PMP.

 

Los mejores consejos para superar el examen PMP

 

Primero de los mejores consejos para superar el examen PMP, dominar la guía PMBOK

 

El PMI publica una guía para el cuerpo de conocimiento de administración de proyectos, también conocida como guía PMBOK por sus siglas en inglés. Ser competente con la guía PMBOK es el paso más importante para aprobar el examen PMP. Hay un montón de libros por ahí en el mercado, pero nada puede compensar la guía oficial. 

 

Universidad Alnus - Los mejores consejos para superar el examen PMP - persona trabajandoLa mala noticia es que la guía es larga. Por lo tanto, la mayoría de la gente prefiere otras versiones de mercado que no parecen tan poco atractivas. Pero ignorar esta guía viene con un alto precio. Si encuentra mucha gente quejándose de no poder aprobar el examen, incluso en varios intentos, lo más probable es que hayan eludido la guía PMBOK.

 

En total, comenzar su preparación con la guía PMBOK ayudará a construir las bases para las preparación. Es importante asegurarse de revisar el libro al menos dos veces antes de aparecer para la prueba.

 

Un plan de estudio actúa como una hoja de ruta para la preparación. Antes de sentarse a estudiar, se deben definir claramente los objetivos y planificar cómo se van a lograr. Si no se tiene una hoja de ruta clara en su lugar, es tan fácil perderse en la preparación sin idea de hacia dónde va.

 

Hay algunos puntos importantes que se deben cubrir mientras se prepara el plan. El más importante es el tiempo. ¿Cuántos meses se tienen para la preparación? ¿Cuántas horas se pueden dedicar al examen diariamente? A continuación, se deben investigar los recursos a los que necesita referirse. Después, se divide el plan de estudios en diferentes tareas y se dan líneas de tiempo para completarlas. Además, se debe separar el tiempo tiempo para las pruebas de práctica.

 

Segundo, consultar otra guía de estudio

 

Universidad Alnus - apuntesSi bien es imperativo estudiar la guía PMBOK, no es suficiente para aprobar el examen PMP. La razón es que PMBOK no está orientado a exámenes. La guía proporciona la teoría o los hechos detrás de los procesos. Sin embargo, no le dice cómo estos procesos están vinculados entre sí y cómo aplicarlos en la vida real. 

 

Un rápido vistazo a las preguntas PMP hará darse cuenta de que la mayoría de las preguntas en el examen se basan en escenarios. Por lo tanto, simplemente estudiando la guía PMBOK construirá los conceptos básicos sobre la gestión de proyectos. Sin embargo, no necesariamente ayudará a aprobar el examen.

 

Además, hay muchos temas que no están cubiertos en la guía PMBOK que aparecen regularmente en el examen PMP. Por lo tanto, debe elegir una guía adicional que cubra estos temas. 

 

Tercero de los mejores consejos para superar el examen PMP, resolver muchas preguntas de práctica

 

Las preguntas del examen PMP son en su mayoría basadas en escenarios. Estos escenarios pueden ser bastante diversos. Por lo tanto, solo leer la teoría no garantiza automáticamente que pueda aplicar este conocimiento en las situaciones. Ahí es donde las preguntas de práctica ayudan.

 

Universidad Alnus - Los mejores consejos para superar el examen PMP - persona trabajandoAdemás, a medida que se resuelvan una variedad de preguntas, se notará que las preguntas se pueden dividir en ciertas categorías. Algunas preguntas son cortas y directas, mientras que otras son largas. Hay preguntas que están basadas en fórmulas. Hay otros basados en escenarios. 

 

Entonces, ¿cómo ayuda la resolución de preguntas de práctica? Ayudará a identificar los diferentes tipos de preguntas a medida que se leen y el tipo de habilidades que se necesitan desarrollar para abordarlas. El día de la prueba, en el momento en que se lea una pregunta, se debería poder recordar la estrategia para resolverla.

 

Hay muchas fuentes para preguntas de práctica en el mercado. Asegúrese de hacer su investigación sobre la calidad del material y la reputación de la fuente antes de elegir uno.

 

Una extensión del consejo anterior es escribir las pruebas simuladas completas además de resolver preguntas de práctica. Si se trata el examen PMP solo como una prueba basada en el conocimiento, se está destinado a fallar. Sí, se tiene un amplio programa de estudios y las preguntas son difíciles. Pero, no se debe subestimar la resistencia que se requiere para sentarse durante 4 horas y responder a 200 preguntas de diferentes niveles de dificultad con la misma eficiencia.

 

Por lo tanto, debe escribir las pruebas simuladas para ingresar a la zona psicológica requerida para realizar de manera efectiva en esas 4 horas. Además, las pruebas de práctica ayudan a monitorear el progreso y moldear la estrategia de toma de exámenes.

 

Apuntes Finales

 

Universidad Alnus - apuntesAntes de solicitar el examen, el PMI requiere que se dediquen 35 horas de contacto a la educación formal de gestión de proyectos.

 

La mayoría de la gente piensa en él como una tarea que tienen que terminar. Más bien, se debe tratar como una experiencia de aprendizaje que puede llevarlos a la meta de aprobar el examen PMP. 

 

En la Universidad Alnus, contamos con el curso de preparación para el examen PMP hecho a la medida de sus necesidades. Contactenos hoy para recibir más información sobre nuestros programas de aprendizaje.