¿Cuáles son las principales tareas de un project manager? El término «project manager» es tan amplio que puede abarcar una variedad de tareas diferentes. Además, puede significar cosas diferentes para diferentes personas. Entonces, ¿cuál es la descripción típica del trabajo para un project manager?Un project manager es la persona responsable de supervisar con éxito un proyecto de principio a fin. 

 

Las responsabilidades de trabajo de un project manager pueden variar. Estos van desde la planificación del proyecto, a la creación de un cronograma y cronograma.  También se incluye la ejecución de cada fase, y la gestión del presupuesto. Se debe servir como el enlace entre todas las partes interesadas y buscar la solución de problemas y mantenimiento. Como tal, un project manager debe ser altamente organizado y eficiente.

 

¿Cuáles son las principales tareas de un project manager? ¿Cuál es el papel de un project manager?

 

El project manager es un agente de cambio. Es decir, es alguien que hace que los objetivos del proyecto sean propios y utiliza sus habilidades y experiencia para inspirar un sentido de propósito compartido dentro del equipo del proyecto. Los proyect manager son líderes que no sólo aseguran que los proyectos se entregan a tiempo y dentro del presupuesto. Además, deben involucrar y alentar a sus equipos e inspirar a sus clientes. 

 

Universiad Alnus - ¿Cuáles son las principales tareas de un project manager? - personas trabajandoPara ser exitosos, los project manager necesitan fuertes capacidades de pensamiento crítico para resolver problemas a medida que surgen. Al mismo tiempo, deben poseer habilidades de comunicación finamente afinadas. De esta forma podrán garantizar que todos permanezcan informados, motivados y en la misma página. ¿Cuáles son las principales tareas de un project manager? ¿Cuáles son las responsabilidades de un project manager?

 

En primer lugar, un project manager es responsable de formular un plan para cumplir con los objetivos del proyecto mientras se adhiere a un presupuesto y calendario aprobados. Este plan guiará todo el proyecto desde la ideación hasta la realización e incluirá el alcance del proyecto. 

 

También debe considerar los recursos necesarios para completarlo, los requisitos financieros y de tiempo previstos. Otros factores que se deben tener en cuenta son la estrategia de comunicación entre las partes interesadas relevantes, el plan de ejecución y documentación, y la propuesta de seguimiento y mantenimiento. Si el proyecto aún no ha obtenido la aprobación, este plan servirá como una parte crítica del terreno de juego para los tomadores de decisiones clave.

 

¿Cuáles son las principales tareas de un project manager? Debe ser un líder

 

Universiad Alnus - ¿Cuáles son las principales tareas de un project manager? - personas trabajandoUna parte esencial de la función de cualquier project manager es reunir y dirigir el equipo del proyecto. Esto requiere una excelente comunicación, personas y habilidades de liderazgo, así como un buen ojo para las fortalezas y debilidades de los demás. Una vez creado el equipo, el gerente del proyecto asigna tareas, establece plazos, proporciona los recursos necesarios y se reúne regularmente con los miembros. La capacidad de hablar abierta y frecuentemente con todas las partes interesadas es fundamental.

 

El gerente del proyecto participará y supervisará la ejecución exitosa de cada etapa del proyecto. Una vez más, esto requiere una comunicación frecuente y abierta con los miembros del equipo del proyecto y las partes interesadas.

 

Mantenerse a tiempo es crucial para la finalización exitosa de cualquier proyecto. Por lo tanto, la administración del tiempo es una de las responsabilidades clave de un project manager. Cuando surgen descarrilamientos, los administradores de proyecto son responsables de resolverlos. Además, deben comunicarse efectivamente con los miembros del equipo y otras partes interesadas para garantizar que el proyecto vuelva a tomar el camino correcto.  Los project manager deben ser expertos en gestión de riesgos y planificación de contingencias para que puedan seguir avanzando incluso cuando se produzcan obstáculos.

 

Administrar el presupuesto

 

Universiad Alnus - personas trabajandoLos project manager tienen la tarea de diseñar un presupuesto para un proyecto y luego apegarse a él lo más cerca posible. Si ciertas partes del proyecto terminan costando más de lo previsto, los administradores del proyecto serán responsables de moderar el gasto y reasignar fondos cuando sea necesario.

 

Un project manager debe encontrar formas efectivas de medir y analizar el progreso del proyecto para garantizar que se esté desarrollando según lo planeado. Un par de estrategias comunes para documentar un proyecto incluyen la recopilación de datos e informes de estado verbales y escritos.  Además, es el trabajo de un project manager asegurarse de que todas las acciones relevantes se aprueban y firmaron, y que estos documentos se archivan para futuras referencias.

 

El hecho de que un proyecto se haya completado no significa que el trabajo termine. Es necesario que haya un plan para el mantenimiento continuo y la resolución de problemas. Ahí es donde entra en juego un project manager. Se deben idear métodos para apoyar adecuadamente el entregable final en el futuro, incluso si no se esta supervisando directamente las operaciones cotidianas de la iniciativa.

 

¿Cuáles son las principales tareas de un project manager? ¿Qué hace un project manager?

 

Universiad Alnus - personas trabajandoQué hace un project manager en el día a día? La respuesta corta es que cada proyecto es único y, como resultado, no hay dos días iguales. El trabajo es mantener el proyecto avanzando y despejar un camino para que los miembros del equipo tengan éxito. 

 

La respuesta larga es que un project manager probablemente se encontrará respondiendo correos electrónicos relacionados con la ejecución o el mantenimiento de un proyecto. También reunirse brevemente con los miembros del equipo para un informe de estado y para abordar cualquier problema nuevo. 

 

Otro factor importante es revisar con el cliente u otras partes interesadas para discutir el progreso del proyecto y revisar cualquier actualización. Además, debe revisar la documentación apropiada para evaluar el presupuesto, el cronograma y el alcance. Otra de sus tareas es reasignar recursos, incluidos los miembros del equipo, a diferentes áreas para acomodar los cambios. Un buen project manager entrega un producto final que está a tiempo, dentro del presupuesto, y cumple o excede las expectativas de las partes interesadas y clientes (internos o externos). 

¿Cuales son las tendencias de administración de proyectos en línea para el año 2021? Una vez que la pandemia mundial de COVID-19 golpeó, muchas organizaciones se vieron obligadas a dar el salto al trabajo remoto. Por lo tanto, aumentó la importancia de la administración de proyectos en línea. 

 

La pandemia tuvo un profundo impacto en el mercado laboral. En la actualidad, los administradores de proyectos y los equipos que tienen una mayor responsabilidad de colaborar y mantener una línea abierta de comunicación.

 

Tendencias de administración de proyectos en línea para el año 2021, en los equipos virtuales que necesitan contexto para colaborar.

 

Ya sea que se trabaje con equipos virtuales ahora o se dé el salto en 2021, es probable que se encuentren personas de diferentes orígenes. Junto con el personal, se puede estar colaborando con las partes interesadas y contratistas externos. El administrador de proyecto debe conseguir que todos ellos estén en la misma página.

 

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Crear un entorno virtual que fomente la colaboración con el contexto no es difícil, pero sí requiere ser un líder efectivo. Se debe hacer esto pensando en formas de capacitar los  equipos para que trabajen lo mejor posible. Esto significa darles los recursos y el alcance para resolver problemas de forma independiente.

 

El éxito de sus iniciativas que utilizan la administración de proyectos en línea depende en gran medida de si ha creado una cultura que facilite la colaboración contextual. La colaboración contextual es cuando los equipos reciben todas las herramientas necesarias para garantizar su éxito. 

 

Al empoderar a los equipos para que hagan lo mejor posible, puede minimizar los contratiempos innecesarios que hacen que los proyectos pasen a lo largo del tiempo y el presupuesto. Se puede implementar un espacio de trabajo virtual centralizado en el que todos puedan colaborar. De esta manera, los equipos reciben el contexto y el apoyo que necesitan para colaborar en cualquier tipo de entorno.

 

Se debe utilizar este espacio de trabajo para planificar y asignar tareas, compartir activos digitales relevantes y participar en la comunicación en tiempo real con equipos virtuales.

 

Los enfoques híbridos para diferentes estilos de trabajo

 

El 70% de las empresas están utilizando alguna forma de Agile. Eso no significa que el método de cascada tradicional esté muerto, ni significa que las organizaciones están obligando a los departamentos a adoptar el enfoque ágil. Pero muestra cómo las empresas están explorando métodos alternativos de administración de proyectos, adaptándolos a sus modelos de negocio.

 

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Nunca ha habido un enfoque de administración de proyectos único para todos. Un método que funciona bien para un proyecto puede afectar negativamente a otro proyecto. Como tal, más organizaciones están explorando metodologías de proyectos híbridos que incorporan elementos de dos o más enfoques. Esto lo hacen hasta que encuentran el método que sea mejor para su proyecto.

 

El project manager debe implementar un marco para la gestión de proyectos en línea que sea el más compatible con el proyecto. El método de cascada es eficaz para proyectos donde hay una comprensión clara de la línea de tiempo del proyecto y no habrá cambios inesperados.

 

Por otro lado, el método ágil es ideal para proyectos donde se necesita la entrada del cliente. También es excelente para proyectos donde los equipos son capaces de autoorganizarse y trabajar de forma independiente. Por otro lado, el método híbrido es perfecto para proyectos versátiles. En estos proyectos se prefiere trabajo incremental y equipos autoorganizados, pero aún necesita una planificación de alto nivel y a largo plazo.

 

Incluso hay diferentes métodos dentro de la metodología ágil que se pueden implementar, según el proyecto y los resultados deseados. Por ejemplo, el método Scrum. En Scrum, los equipos tienen roles específicos y están más involucrados en la planificación del proyecto. El trabajo se completa durante períodos definidos de tiempo conocidos como sprints.

 

Tendencias de administración de proyectos en línea para el año 2021, el alcance continuo de la IA y la automatización

 

Las organizaciones de todas las industrias han recurrido a la tecnología emergente. Por ejemplo, los dispositivos de Internet de las cosas (IoT), los servicios en la nube y la inteligencia artificial. De esta forma pueden mantenerse al día con la velocidad del negocio, y la gestión de proyectos no es diferente. 

 

Universidad Alnus - Tendencias de administración de proyectos en línea para el año 2021 - personas trabajandoPodremos ver disciplinas impulsadas por la tecnología, como la gestión de proyectos en línea, adoptar la IA y el aprendizaje automático y utilizarlas para mejorar la eficiencia. Las aplicaciones de administración de proyectos impulsadas por la IA ofrecen una amplia gama de beneficios.

 

Por ejemplo, se puede reducir el tiempo dedicado al trabajo de administración automatizando tareas como la programación y el equilibrio de proyecto. También ayuda con la Recopilación, seguimiento y notificación de datos relevantes del proyecto.

 

Otra de las tareas que se pueden automatizar es la detección de riesgos e identificación de contratiempos e irregularidades. Además, el papel de la tecnología de IA en la administración de proyectos en línea puede minimizar el error humano y ayudar a los equipos y administradores de proyectos a lograr más en menos tiempo.

 

El administrador debe conocer las nuevas tecnologías y cómo podría afectar el rendimiento de la empresa. Se deben desarrollar programas de capacitación que introduzcan cualquier tecnología recién adquirida a los equipos dentro de su organización.

Además de mejorar sus credenciales profesionales, los gerentes de proyecto deben desarrollar sus habilidades de comunicación. Atributos como el saber escuchar y la comunicación, la resolución de conflictos y el poder hablar de forma persuasiva son habilidades importantes. No solo son signos de un buen líder, sino que también pueden mejorar la inteligencia emocional.

 

Ser capaz de empatizar y conectarse con el equipo a nivel emocional puede mejorar la motivación y aumentar la moral. Además, puede ayudar a mantener un canal abierto de comunicación con los equipos y las partes interesadas. Igualmente, se pueden evitar errores de comunicación que podrían conducir a objetivos y expectativas desalineados.

 

Sus clientes y miembros del equipo dependen de su visión de planificación de proyectos para proporcionar un trabajo de valor, ya sea una conferencia bien asistida, un parche de seguridad cibernética oportuno o un paquete de beneficios que atraiga al mejor personal. Aunque la planificación es esencial, lo que más importa para el cliente es obtener ese valor prometido más rápido. La planificación y la ejecución de proyectos merecen la misma atención.¿Cómo hacer el trabajo más rápido como project manager?

 

Muchos factores dificultan la entrega más rápida. Por ejemplo, los problemas relacionados con la comunicación. Estos se encuentran en aumento debido a los equipos virtuales descentralizados. También encontramos desafíos relacionados con las personas entre los que se encuentran los directores de proyectos sin capacitación y sin certificación). Otro factor que influye en el desarrollo lento de procesos son las cuestiones relacionadas con el proceso. Aquí tenemos la colaboración laboral ineficiente y demasiadas herramientas dispares.

 

¿Qué sucede con un entorno de administración de proyectos ágil que emplea la herramienta de administración de trabajo adecuada? ¿Cómo hacer el trabajo más rápido como project manager? Se puede dirigir a un equipo en la solución de problemas complejos y explorar mejoras constantes para que el valor se pueda entregar no solo cuando se espera, sino antes de tiempo. La naturaleza iterativa de la ágil significa que la ejecución del proyecto siempre se puede empujar en una marcha más alta.

 

¿Cómo hacer el trabajo más rápido como project manager? A continuación presentamos que se debe hacer cuando se está comenzando un proyecto o se espera hacer que el proyecto actual sea más eficiente Estos puntos ayudarán a agilizar la planificación del proyecto, optimizar la entrega del proyecto y superar a los competidores.

 

¿Cómo hacer el trabajo más rápido como project manager? Definir una dirección clara

 

Universidad Alnus - ¿Cómo hacer trabajo más rápido como Project Manager? - persona trabajandoIniciar un proyecto puede ser difícil: no es fácil ver el panorama general, hacer un mapa que dirija hacia dónde se quiere ir y decidir cómo se quiere llegar allí. Pero es mucho más difícil comenzar un viaje sin una dirección clara.

 

Independientemente del proyecto, primero se debe determinar cómo será el éxito. También se querrá pensar en posibles problemas en el proceso, qué miembros del equipo estarán a cargo de qué entregables y cómo se implementará el proceso a los clientes.

 

Posteriormente, se deben revisar los objetivos con las partes interesadas. Un objetivo de esa revisión debe ser la gestión de las expectativas. Es decir, no prometer de más o sobrevender los resultados finales del proyecto.

 

Cuanto más se adentre el project manager en la práctica de la planificación de proyectos, más fácil y más eficiente se vuelve el proceso. La recompensa de la planificación puede ser enorme en términos de mayor productividad y disminución del estrés.

 

¿Cómo hacer el trabajo más rápido como project manager? Se deben realizar planes, como es importante mantener siempre la flexibilidad  

 

Es bien sabido que los planes mejor establecidos pueden salir mal fácilmente. La planificación de proyectos en un entorno ágil no se adhiere rígidamente a un plan a expensas de los objetivos del panorama general. En cambio, es adaptable y sensible a los cambios inevitables. Por ejemplo, un cambio en el alcance, una modificación en la línea de tiempo o una diferencia en las condiciones del mercado.

 

¿Qué ocurre en las condiciones cambiantes de una industria incipiente o recientemente interrumpida? Un plan rígido puede convertirse en una camisa de fuerza para la flexibilidad y la adaptación que se requiere para tener éxito. El proceso iterativo de Agile permite ajustar regularmente el plan a largo plazo mientras se adhiere a planes detallados que se encuentran en una línea de tiempo más corta. 

 

Universidad Alnus - ¿Cómo hacer trabajo más rápido como Project Manager? - persona trabajandoClasificar las prioridades de un proyecto puede abrumar incluso al administración de proyecto más experimentado. Adquirir competencia en esta habilidad crucial para la toma de decisiones puede acelerar la entrega de valor a los clientes y las partes interesadas. 

 

Para mejorar el proceso de selección de los trabajos, se deben dividir las tareas en pasos individuales. Posteriormente, se deben establecer plazos para entregables tangibles. Metódicamente derribar esos pasos le dará impulso al equipo.

 

Además, se deben aprovechar las habilidades específicas de los compañeros de equipo para tomar ciertas decisiones. Por ejemplo, ¿no está la situación clara con respecto a las aprobaciones requeridas para un proyecto de análisis de valor? ¿Hay preocupación sobre los administradores de ventas que deben ser entrevistados para crear un mazo de ventas?  Se debe escuchar a los miembros del equipo interdisciplinario pues son expertos en sus respectivas áreas.

 

No se debe caer en la falsa urgencia. Es posible que se tenga que tener conversaciones aclaratorias con las partes interesadas. Dichas aportes interesadas tienen sus propias ideas sobre cómo se debe llevar a cabo su proyecto y en qué orden se deben completar las tareas. Una discusión prioritaria con estas partes interesadas puede hacer que se sientan más en control y menos propensos a descarrilar el proyecto del camino hacia el objetivo.

 

Apuntes Finales, Hacer visible el trabajo

 

Universidad Alnus - personas trabajando en equipoSe debe administrar la carga de trabajo del equipo creando un inventario visual de todas las tareas y quién está a cargo de completarlas. Esta catalogación metódica puede ayudar a ver más fácilmente obstáculos como los recursos escasos. También se puede saber que se puede resolver reasignando tareas o quizás reduciendo el alcance del proyecto. Las herramientas ágiles de gestión de proyectos pueden hacer que los procesos de trabajo sean fácilmente visibles para todos los miembros del equipo. 

 

La función del administrador de proyecto es dispersar la carga de trabajo y los recursos del proyecto de manera adecuada. Poner esa información en una plataforma simple y centralizada ayudará a evaluar los compromisos y la capacidad de todos en su equipo. Esto es cierto no solo en su proyecto, sino en todas las iniciativas del proyecto

 

Estas herramientas ahorran tiempo y generan una colaboración más eficiente. Además, sus funciones de visualización ponen los objetivos al frente y al centro. También hacen que sea mucho más fácil ver dónde están ocurriendo los cuellos de botella y qué compañeros de equipo son libres de hacerse cargo de algunas tareas adicionales. Esta visión compartida de los resultados clave, los plazos y el progreso ayudará a tomar decisiones relacionadas con la carga de trabajo de manera más rápida y objetiva.

La comunicación es el vehículo de la administración de proyectos. La comunicación efectiva podría dar un proyecto exitoso. Del mismo modo, cualquier caso de falta de comunicación podría ser fatal para un proyecto. Como administrador de proyecto, se debe comunicar constantemente una cosa u otra a patrocinadores, clientes y miembros del equipo. Por lo tanto, compartir información y comunicar las necesidades del proyecto a los miembros del equipo es rutinario.

 

Las siguientes actividades del proyecto requieren una comunicación efectiva:

 

  • Negociación de contratos
  • Requisitos de aplicación
  • Desarrollo de planes de proyecto
  • Delegación de tareas
  • Identificación de riesgos
  • Informes sobre el progreso del proyecto
  • Realización de reuniones
  • Seguimiento del progreso
  • Compartir los cambios con los miembros del equipo.

 

La comunicación ineficaz es el principal contribuyente al fracaso del proyecto un tercio del tiempo, y tuvo un impacto negativo en el éxito del proyecto más de la mitad del tiempo. Por lo tanto, se ha vuelto esencial mejorar la estrategia de comunicación de su proyecto y desarrollar habilidades de comunicación para facilitar y mejorar la administración de proyectos.

 

¿Cuales son las formas efectivas de mejorar la comunicación del proyecto? Los pasos para crear una estrategia de comunicación

 

Universidad Alnus - Formas efectivas de mejorar la comunicación del proyecto  - personas profesionalesCada proyecto exitoso tiene una cosa en común: una estrategia de comunicación efectiva. Esto incluye información como un breve resumen, público objetivo, objetivos, enfoques, canales de comunicación, presupuestos y métodos de monitoreo y evaluación. 

 

Se debe mantener el propósito en su lugar. Se debe saber por qué está haciendo esto y cómo cada paso lo llevará adelante.

 

Asegurar de que los miembros del equipo sepan lo que debe hacerse antes de comenzar con sus tareas. Es esencial que los miembros del equipo conozcan sus roles y responsabilidades. Averiguar qué canales de comunicación prefieren los clientes y los miembros del equipo: correos electrónicos, actualizaciones escritas, llamadas o reuniones del equipo.

 

Teniendo en cuenta la fecha límite, se debe decidir si se desea tener reuniones semanales, quincenales o mensuales. A veces las cosas no salen según lo planeado. Se deben considerar los riesgos potenciales de antemano y ser lo suficientemente flexible como para ajustarse cuando sea necesario.

 

Las organizaciones de alto rendimiento crean planes formales de comunicación para casi el doble de proyectos que sus contrapartes de bajo rendimiento. A continuación, se verá cómo estas organizaciones mantienen su juego de comunicación fuerte.

 

Formas efectivas de mejorar la comunicación del proyecto , establecer las expectativas del proyecto

 

Universidad Alnus - Formas efectivas de mejorar la comunicación del proyecto  - personas profesionalesEl primer paso para establecer un plan de comunicación del proyecto efectivo es establecer las expectativas del proyecto desde el primer día. Esto se hace con los miembros del equipo y las partes interesadas. Cada uno de ellos debe tener claro lo que se espera de ellos durante el transcurso de un proyecto.

 

Discutir abiertamente y explicar los objetivos del proyecto y plan para ellos. Mapear el proyecto con un gráfico es una forma efectiva de agilizar la comunicación. Cuando las personas que trabajan en un proyecto conocen sus responsabilidades y plazos, trabajar en él se vuelve más fácil.

 

La cultura de su empresa juega un papel importante en el cultivo de buenas prácticas de comunicación. El administrador de proyecto debe construir una cultura donde las ideas y opiniones sean bienvenidas con mentes abiertas junto con un enfoque en conversaciones cara a cara e interacciones sociales.

 

Se debe ayudar a los miembros del equipo a decir lo que piensan sin ninguna duda o miedo a ser juzgados. Asegurarse de convertirse en su persona de referencia si encuentran algo problemático mientras trabajan en un proyecto es vital.

 

Formas efectivas de mejorar la comunicación del proyecto, ejecutar reuniones efectivas

 

Universidad Alnus - personas trabajando en equipoLamentablemente, no muchas personas saben cómo ejecutar reuniones de manera efectiva y terminan perdiendo tiempo y no logrando mucho. Si se hacen correctamente, las reuniones pueden producir grandes resultados manteniendo a todos informados sobre el progreso y los cuellos de botella en un proyecto.

 

Para llevar a cabo reuniones productivas, se debe incluir una agenda, informes de estado actualizados y el siguiente curso de acción seguido de un resumen rápido. Se debe inspirar a otros a expresar sus ideas y opiniones en las reuniones para tener un diálogo bidireccional y una comunicación efectiva.

 

Cualquier forma de falta de comunicación podría dañar un proyecto de forma significativa La única manera de evitar la falta de comunicación es hacer preguntas y hacer muchas de ellas.

 

Como administrador de proyecto, se debe tener curiosidad, ya que esto ayudará a entender los procesos y entregables claramente.

 

Hacer preguntas juega un papel importante en llevar la comunicación hacia adelante en la dirección correcta. Cuando haces las preguntas correctas, se obtiene información para ayudar a delegar tareas de la mejor manera. Esto se logra teniendo en cuenta las fortalezas de los miembros de tu equipo.

 

Apuntes Finales

 

Universidad Alnus - personas trabajando en equipoNo siempre es posible estar al tanto de todo. Es por eso que es vital conocer las herramientas de administración de proyectos. Estas herramientas de colaboración son útiles para administrar tareas y agilizar el largo proceso de comunicación.

 

Los administradors de proyectos y equipos de todo el mundo utilizan herramientas de colaboración. De esta forma logran mantener a todos en la misma página y mantener una comunicación constante a lo largo de un proyecto.

 

La comunicación efectiva no es sólo verbal, también es no verbal. De hecho, más de la mitad de la comunicación ocurre a través del lenguaje corporal, acciones y gestos. Si hay mayores casos de falta de comunicación, se debe comenzar a prestar atención a los aspectos no verbales de la comunicación. Incluso si el equipo va fuerte en el frente de la comunicación, siempre hay margen de mejora. Se deben implementar algunos de los consejos para llevar la comunicación delproyecto al siguiente nivel.

¿Cómo ser un project manager de éxito? Ser un project manager puede ser un trabajo difícil. De hecho, incluso los veteranos experimentados con experiencia como project manager exitosos tienen reveses ocasionales. Incluso cuando se hayan planeado y ejecutado las cosas a la perfección, lo inesperado podría suceder.

 

¿Cómo ser un project manager de éxito? Saber responder a las problemas podría ser la diferencia entre la dirección de su proyecto finalizado a tiempo y un proyecto paralizado. ¿Qué hace que un administrador de proyecto tenga éxito? No es si experimentan problemas. Es cómo abordan los problemas y encuentran soluciones.

 

Cómo ser un project manager de éxito, conocer el proceso

 

Universidad Alnus - personas trabajando en equipoUno de los consejos más importantes sobre cómo ser un gerente de proyecto exitoso es entender el proceso del proyecto. Cada proyecto es diferente, y el proceso que ayudó en un proyecto puede obstaculizar en otro. Como project manager, el trabajo es decidir qué enfoque es el mejor para completar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.

 

Cada proyecto tiene un flujo de trabajo, y la forma en que se elija administrar los procesos depende de su proyecto. Las tres técnicas de administración de proyectos más populares son:

 

  • Enfoque de cascada tradicional: Un enfoque lineal que implica una planificación extensa, donde los equipos completan las tareas secuencialmente.
  • Ágil: En lugar de planificación a largo plazo, los proyectos se planifican iterativamente. El trabajo se completa en incrementos, lo que requiere bucles de retroalimentación más cortos donde el trabajo se construye sobre el trabajo anterior.
  • Enfoque híbrido: Este enfoque combina equipos ágiles con un trabajo de alto nivel basado en hitos, lo que lo hace ideal para los equipos que hacen la transición a ágiles. Es un gran compromiso cuando tiene equipos ágiles y partes interesadas ejecutivas que aún prefieren el enfoque de cascada.

 

Estos enfoques se pueden utilizar junto con herramientas visuales de administración de proyectos, lo que facilita el monitoreo de procesos en tiempo real.

 

Cómo ser un project manager de éxito, comunicarse eficazmente

 

No se puede subestimar la importancia de una buena comunicación. De hecho, muchos proyectos fracasan debido a los problemas en los sistemas de comunicación. Pero, ¿qué es una buena comunicación? Demasiada correspondencia y la gente se siente abrumada con mensajes e información importante se pierde. 

 

Sin embargo, cuando hay una falta de comunicación, los proyectos comienzan a desmoronarse. Esto ocurre a medida que los equipos, las partes interesadas y la administración pierden la pista de sus metas y objetivos.

 

Universidad Alnus - personas trabajando en equipo

Comunicarse de manera efectiva requiere que se libre ese equilibrio perfecto. Con los equipos, se debe definir lo que necesitan saber para tener éxito. Pero no se deben cargar con información innecesaria. Las partes interesadas deben recibir actualizaciones de rutina durante todo el proyecto, para que pueda gestionar sus expectativas y percepciones.

 

También se puede mejorar la comunicación mediante:

 

  • Creación de un plan de comunicación
  • Uso de una solución de gestión de proyectos para todas las comunicaciones y el intercambio de documentos
  • Transporte de actualizaciones con datos visuales, con KPI y herramientas de gestión de proyectos visuales

 

En última instancia, una buena comunicación guía a los equipos en la dirección correcta y garantiza que todos los involucrados en el proyecto estén en la misma página.

 

Cómo ser un project manager de éxito, administrar riesgos y problema

 

Cuando se está aprendiendo a ser un administrador de proyecto exitoso, es importante que se administren los riesgos de manera efectiva. Si bien la mayoría de los project manager entienden la importancia de la administración de riesgos, los project manager exitosos son quienes conocen la forma correcta de administrar los riesgos.

 

Estos son algunos consejos para mejorar el proceso de administración de riesgos:

 

  • Sin prisa. Ningún gerente de proyecto quiere dedicar más tiempo a planificar los riesgos, pero una mala evaluación del riesgo podría aumentar el tiempo que pasa en su proyecto en un 25%
  • Se deben identificar los riesgos a lo largo de su proyecto, no solo al comienzo del mismo
  • Comunicarse eficazmente. Se deben utilizar las reuniones semanales de estado como una oportunidad para identificar y administrar los riesgos y otros problemas

 

Universidad Alnus - ¿Cómo ser un project manager de éxito? - persona trabajando

La mayoría de los proyectos tienen muchas piezas móviles para que se pueda realizar un seguimiento. Se debe encontrar un equilibrio entre:

 

  • Entrega a tiempo
  • Mantenerse dentro del presupuesto
  • Apegándose a el alcance

 

Centrarse exclusivamente en un elemento arrojará el proyecto fuera de balance. Por ejemplo, los plazos son importantes, pero si son la única prioridad, puede pasar por alto los errores o aceptar un trabajo deficiente. Esto es especialmente cierto cuando se gestionan proyectos grandes.

 

Para ser un administrador de proyecto exitoso, se debe ser flexible. Los buenos líderes entienden la naturaleza del proyecto (las metas y objetivos). Además, saben cuándo deben mantener el rumbo y cuándo deben adoptar otro enfoque, como Agile.

 

Apuntes Finales

 

Universidad Alnus - ¿Cómo ser un project manager de éxito? - persona trabajandoCon la creciente popularidad de Agile, la administración de proyectos de control está pasando de moda. Los gerentes de proyecto se están alejando de la microgestión, dando a los equipos más autonomía para planificar y organizar su trabajo.

 

Bajo este enfoque, los administradores de proyecto adoptan el papel de un líder de apoyo.

 

El papel no es llamar a los pedidos, sino más bien capacitar a los equipos para que puedan completar con éxito los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto. Aquí hay algunas maneras en que se puede convertirse en un líder de apoyo:

 

  • Establecer los objetivos y permitir que los equipos decidan cómo administrar el trabajo
  • Hacer preguntas y obtén comentarios de tus equipos
  • Creer en los planes del equipo, motivarlos, y entrenarlos a la línea de meta

 

Cuando se trata de la importancia de las habilidades de liderazgo, la administración de proyectos no es diferente de otros puestos gerenciales. Buenas habilidades interpersonales que recorrer un largo camino cuando coordinar y comunicarse con los miembros del equipo.

 

Como disciplina, la administración de proyectos cambia constantemente. Los administradores de proyecto logrados nunca se ponen en sus caminos: continúan aprendiendo. A medida que la tecnología y el panorama profesional continúan cambiando, se deben ver diferentes herramientas y nuevos enfoques de administración de proyectos. Estos permiten seguir aprendiendo a ser un gerente de proyectos exitoso.