Planificación de la comunicación. Todos los proyectos requieren comunicación entre las partes interesadas. Esto parece bastante sencillo, pero compartir la información con todos de forma clara y coherente requiere un plan. Sin él, las cosas se desordenan y las partes interesadas pueden quedar confundidas y descontentas.

 

Ahí es donde entra en juego la planificación de la comunicación.

 

¿Qué es la planificación de la comunicación?

 

Universidad-Alnus-Planificacion-de-la-comunicacion-TituloLa planificación de la comunicación es el proceso de establecer cómo se llevará a cabo la comunicación entre los miembros del equipo y las partes interesadas, ya sea en un proyecto, en una organización o en ambos.

 

En otras palabras, los directivos utilizan un plan de comunicación para crear un proceso formal de intercambio de información.

 

Esto incluye la creación de sistemas de comunicación y un orden de operaciones a seguir.

 

Esto puede parecer árido, pero en última instancia es un proceso creativo y debe tratarse como tal.

 

¿Cuál es el objetivo de un plan de comunicación?

 

Universidad-Alnus-Planificacion-de-la-comunicacion-TituloLa creación de un plan de comunicación proporciona un marco para compartir la información, sin importar de qué se trate o entre quién se comparta.

 

Es fácil suponer que la comunicación es algo sencillo, una obviedad. Este es un error común.

 

Dado que a menudo asumimos que la comunicación es natural, es fácil volverse informal.

 

La creación de un plan le proporciona los pasos exactos a seguir para que todos entiendan el mensaje y sepan a quién hacer preguntas si es necesario.

 

El uso de un plan de comunicación como estructura de su mensaje crea un recurso fiable que todos pueden utilizar.

 

¿Quién debe centrarse en la planificación de la comunicación?

 

Universidad-Alnus-Planificacion-de-la-comunicacion-TituloLa planificación de la comunicación es un esfuerzo de grupo, y todas las partes interesadas deben colaborar en la creación del mejor plan posible para toda la organización.

 

Dado que deben ser coherentes, independientemente del departamento o del proyecto, es importante que todo el mundo los entienda.

 

Dicho esto, la planificación de la comunicación es más eficaz cuando la dirige una persona. Dependiendo del contexto del plan (si se va a instituir en toda la organización o se va a utilizar para un solo proyecto) esta persona variará.

 

Por ejemplo, un plan de comunicación para toda la organización podría ser creado por alguien de recursos humanos o de la dirección. Un plan especial para un proyecto, en cambio, lo crearía el director del proyecto.

 

¿Cuáles son los pasos de la planificación de la comunicación?

 

Es fácil perderse en la maleza cuando se crea un plan de comunicación. Para asegurarte de que cubres todas las bases, sigue estos pasos:

 

1. Determinar las necesidades de comunicación

 

El mejor punto de partida es determinar sus necesidades específicas de comunicación. Por ejemplo, es útil pensar en quién se comunicará. ¿Se comunicarán los distintos departamentos entre sí? ¿Se comunicará recursos humanos con toda la organización? Hay que tener en cuenta todos estos posibles escenarios.

 

2. Indique por qué es necesaria cada comunicación, Planificación de la comunicación

 

Una de las cosas más importantes que hay que tener en cuenta al crear un plan de comunicación es por qué es necesario. Como hemos mencionado anteriormente, la comunicación puede parecer una segunda naturaleza. ¿Por qué necesitamos un plan? Pero cuando señalamos exactamente por qué necesitamos un plan y cómo ese plan mejorará el trabajo en equipo, nos sentimos motivados para crear algo eficaz.

 

3. Establecer cómo se comunicará el equipo, Planificación de la comunicación

 

Universidad-Alnus-Planificacion-de-la-comunicacion-TituloEste paso es bastante sencillo. Alguien tiene que decidir exactamente cómo se va a producir la comunicación.

 

En otras palabras, ¿qué herramientas utilizará el equipo? Por ejemplo, los equipos pueden utilizar el correo electrónico para algunos mensajes y aplicaciones de terceros para otros. También puede haber documentos e informes que deban completarse y archivarse.

 

Si se utiliza un software de gestión de proyecto entonces se pueden gestionar todos los planes del proyecto, las comunicaciones del proyecto y la documentación del proyecto en una plataforma online intuitiva.

 

 

 

4. Decida con qué frecuencia se producirá la comunicación oficial

 

Muchos planes establecen intervalos concretos para la comunicación, sin importar el mensaje. Estas comunicaciones pueden considerarse como «controles» y sirven para mantener a todos en la misma página y sentirse informados. Esto también crea un registro escrito del pasado.

 

5. Asigne responsabilidades de comunicación, Planificación de la comunicación

 

Quien crea el plan es también responsable de decidir quién se encargará de la comunicación: los jefes de departamento, los funcionarios, etc. Estas personas podrían transmitir sus mensajes a alguien encargado de elaborar una actualización exhaustiva o de dar un formato determinado a la información. Todas estas responsabilidades deben ser consideradas y asignadas.

 

6. Partes importantes de un plan de comunicación

 

A la hora de redactar un plan de comunicación, hay cinco aspectos importantes que hay que tener en cuenta. Cuando se tienen en cuenta estas cinco cosas, puede estar seguro de que ha cubierto todas las bases. La mejor manera de asegurarse de que comprende estos elementos es responder a las siguientes preguntas relacionadas con cada uno de ellos:

 

7. Audiencia, Planificación de la comunicación

 

Establecer la audiencia del mensaje es el mejor punto de partida de la comunicación. Por ejemplo, piense en quién se comunicará, como los diferentes departamentos, los ejecutivos, las agencias externas, etc. Esta audiencia afectará al mensaje y a la forma de transmitirlo.

 

8. Mensaje

 

El mensaje es lo que impulsa un plan de comunicación. Antes de empezar a crear su plan, debe asegurarse de saber exactamente lo que está tratando de comunicar, en los términos más sencillos posibles.

 

9. Propósito del mensaje, Planificación de la comunicación

 

Determine el propósito exacto del mensaje para asegurarse de que es claro e incluye toda la información necesaria. ¿Cómo? Intente describir el propósito del mensaje con el menor número de palabras posible. Puede ser un ejercicio difícil, pero mejora la relevancia del mensaje.

 

10. Método de comunicación

 

Esta parte de la planificación de la comunicación es bastante sencilla. Como persona que la crea, debe asegurarse de que los miembros del equipo entienden de dónde vendrán los mensajes y cómo deben responder. Si desea mantener todas sus comunicaciones dentro de una herramienta de gestión de proyectos, esto debe quedar claro.

 

11. Calendario de la comunicación, Planificación de la comunicación

 

Los mejores planes de comunicación se establecen para mantener la comunicación viva y coherente, incluso si algunos mensajes son simples comprobaciones. Los peores planes se crean para entregar sólo grandes anuncios. Una forma de evitar esto es establecer un intervalo para que los mensajes salgan. Éste puede ser semanal, mensual o incluso diario, en algunos casos. Por ejemplo, uno podría incluir instrucciones para crear y compartir un informe diario con un supervisor.

 

¿Por qué utilizar una plantilla de plan de comunicación?

 

Cuando llega el momento de crear un plan de comunicación oficial, el uso de una plantilla puede ser extremadamente ventajoso. Como hemos demostrado, pueden ser documentos complejos y hay más de lo que parece.

 

El uso de una plantilla de plan de comunicación ayuda a evitar que se omita información pertinente o que se cree un documento difícil de entender.

 

Todos hemos escrito algo que tiene mucho sentido en nuestra cabeza pero que no es tan claro para otros lectores. Las plantillas de planes de comunicación están diseñadas específicamente para eliminar este riesgo y establecer un formato fiable y coherente para comunicar.

 

Mejores prácticas de planificación de la comunicación

 

La planificación de la comunicación conlleva una serie de retos, como todo lo demás. Estas prácticas recomendadas pueden ayudar a evitar los contratiempos.

 

1. Cree un sistema de rendición de cuentas, Planificación de la comunicación

 

Inevitablemente, habrá momentos en los que parezca más fácil «salirse del guión» y olvidarse de seguir un plan.

 

Esto es especialmente cierto cuando un mensaje es sencillo, pero sigue siendo igual de importante seguir el plan en aras de la coherencia.

 

Por esta razón, es útil establecer un sistema de responsabilidad que recuerde a todos lo importante que es utilizar siempre el plan.

 

Cuando todos comprenden esta importancia, es menos probable que se desvíen del plan.

 

 

 

2. Evaluar periódicamente la eficacia, Planificación de la comunicación

 

Elaborar el mejor plan de comunicación posible puede ser un trabajo en curso, así que no deje el suyo en una estantería para que coja polvo.

 

En lugar de ello, supervise su eficacia y piense continuamente en nuevas formas de mejorar el plan. A medida que las organizaciones y los proyectos crecen, es posible que los planes deban adaptarse.

 

Si hay errores de comunicación, puede ser el momento de evaluar por qué se han producido y qué se podría haber hecho para evitarlos.

 

Del mismo modo, los planes de comunicación pueden tener que adaptarse a medida que las organizaciones y los proyectos crecen para seguir siendo eficaces.

 

3. Escuchar los comentarios de las partes interesadas

 

Los comentarios de las personas que realmente utilizan el plan tienen un valor incalculable.

 

Si a los miembros del equipo y a las partes interesadas no les gusta el plan, es mucho menos probable que lo utilicen.

 

Del mismo modo, si el plan de comunicación no cumple su función, es hora de hacer cambios.

 

Si las partes interesadas no entienden la información, no tiene sentido compartirla.

Principales metodologías ágiles: ventajas e inconvenientes ¿Qué son las metodologías ágiles? La primera vez que oímos hablar del desarrollo ágil (o del término Agile) fue en 2001. Surgió cuando una comunidad de desarrolladores que estaba cansada de utilizar métodos de desarrollo anticuados decidió establecer un manifiesto: El Manifiesto Ágil. Este importantísimo documento tuvo tanta repercusión que ha funcionado como una biblia para el desarrollo ágil hasta el día de hoy, estableciendo todos los principios y buenas prácticas.

 

Las metodologías ágiles defienden que, por encima de todo, hay que buscar la satisfacción del cliente a través de entregas continuas de software de valor añadido. Mantiene una comunicación constante con el cliente y, también, se centra en la comunicación entre los miembros del equipo. A diferencia de las prácticas anteriores, la metodología ágil no se caracteriza por la definición completa de un producto, sino por una interacción dinámica que permite una entrega constante.

 

Según el Manifiesto Ágil 

 

Universidad-Alnus-Metodologias-agiles-ventajas-e-inconvenientesLa satisfacción del cliente es la prioridad, demostrada a través de entregas continuas y valor añadido. Los cambios en los requisitos deben ser aceptados, aunque sea en una fase tardía del desarrollo: «Los procesos ágiles aprovechan el cambio para la ventaja competitiva del cliente», como se afirma en el Manifiesto.

 

El cliente y el equipo de desarrollo deben trabajar juntos a diario.

 

Es necesario proporcionar un buen entorno y un buen apoyo a los equipos de desarrollo. Sólo así es posible mantenerlos motivados. Los procesos ágiles promueven el desarrollo sostenible debido a su ritmo constante y a la excelencia técnica, que mejora la productividad.

 

Los momentos de retrospectiva dentro de un equipo son esenciales, lo que le permite hacer los ajustes necesarios y promover la eficiencia.

 

Básicamente, el desarrollo ágil sigue un modelo incremental, que desarrolla la colaboración dentro del equipo y la planificación continua, así como la evolución y el aprendizaje constantes. 

 

Las metodologías ágiles deben respetar el ciclo de desarrollo del software -planificación, ejecución y entrega final-, por lo que permiten desarrollar el software por etapas; esto facilita la identificación y resolución de errores.

 

La principal ventaja de utilizar metodologías ágiles no es sólo la rapidez en la entrega del software, sino también la entrega constante de valor al cliente, ya que las entregas son incrementales.

 

Existen innumerables metodologías que siguen esta mentalidad ágil. Se destacan las principales metodologías ágiles y sus ventajas e inconvenientes en el universo del desarrollo de proyectos.

 

Principales metodologías ágiles:

 

1. Scrum, Metodologías ágiles 

 

Universidad-Alnus-Metodologias-agiles-ventajas-e-inconvenientesScrum es, sin duda, el más utilizado de los muchos marcos de la metodología ágil. Scrum se caracteriza por los ciclos o etapas de desarrollo, conocidos como sprints, y por la maximización del tiempo de desarrollo de un producto de software.

 

Suele utilizarse en la gestión de proyectos de desarrollo de productos de software, pero también puede utilizarse en un contexto empresarial.

 

Todos los días se celebran pequeñas reuniones de 15 minutos, el scrum diario, que tienen la función de sincronizar las actividades y encontrar la mejor manera de planificar la jornada de trabajo.

 

Ventajas:

 

  • Hay mucha motivación en los equipos, porque los programadores quieren cumplir el plazo de cada sprint;

 

  • La transparencia permite que el proyecto sea seguido por todos los miembros de un equipo o incluso de una organización;

 

  • El enfoque en la calidad es una constante en el método scrum, lo que da lugar a menos errores.

 

 

Desventajas:

 

  • La segmentación del proyecto y la búsqueda de la agilidad del desarrollo pueden llevar a veces al equipo a perder de vista el proyecto en su conjunto, centrándose sólo en una parte;

 

  • El papel de cada desarrollador puede no estar bien definido, lo que provoca cierta confusión entre los miembros del equipo.

 

2. Kanban, Metodologías ágiles 

 

La palabra Kanban es de origen japonés y su significado está ligado a un concepto de tiempo, «just-in-time».

 

En la práctica, el método Kanban existe en un tablero o tabla, dividido en columnas, que muestra todos los flujos de la producción de software.

 

A medida que el desarrollo evoluciona, la información contenida en la tabla cambia, y cuando una nueva tarea entra en juego, se crea una nueva «tarjeta».

 

El método Kanban requiere comunicación y transparencia para que los miembros de un equipo sepan exactamente en qué fase se encuentra el desarrollo y puedan ver el estado del proyecto en todo momento.

 

Ventajas:

 

  • Posibilidad de ver todas las tareas de un proyecto

 

  • Es posible limitar el número de tareas en ejecución (es decir, la cantidad de trabajo, teniendo en cuenta su resolución o entregabilidad).

 

  • Se centra en la duración de un ciclo, es decir, el tiempo que tarda una tarea en pasar del backlog a la fase final.

 

  • Permite las entregas continuas.

 

Desventajas:

 

Es posible que los miembros de un equipo malinterpreten la información que aparece en el tablero Kanban, especialmente cuando se revela como obsoleta.

 

Como no hay plazos en Kanban, se pueden enfrentar problemas relacionados con el tiempo, como los retrasos, asociados a todas y cada una de las etapas.

 

3. Programación Extrema (XP)

 

Se trata de un típico marco de desarrollo ágil que puede adaptarse a empresas de desarrollo de diversas dimensiones.

 

Es una metodología que enfatiza valores como la Comunicación, la Simplicidad, el Feedback, el Valor y el Respeto y prioriza la satisfacción del cliente por encima de todo. Esta metodología ofrece confianza a los desarrolladores al motivarles a aceptar cambios en los requisitos del cliente, aunque lleguen en una fase posterior del ciclo de desarrollo.

 

El trabajo en equipo es extremadamente importante en XP, ya que cuando hay un problema, lo resuelve todo el equipo de gestores, desarrolladores o clientes.

 

Todos ellos son piezas esenciales del mismo puzzle, lo que crea un entorno fértil para una alta productividad y eficiencia en un equipo. En la Programación Extrema, el software se prueba desde el primer día, recogiendo información para mejorar el desarrollo.

 

Ventajas:

 

  • La simplicidad del código escrito funciona como una ventaja, ya que permite su mejora en cualquier momento.

 

  • Todo el proceso y todo el ciclo de desarrollo XP es visible, por lo que se crean objetivos para los desarrolladores y se muestran los resultados de forma relativamente rápida.

 

  • El desarrollo de software resulta más ágil que en otras metodologías, precisamente por las pruebas constantes.

 

  • XP también contribuye a potenciar el talento de los equipos y a su retención.

 

Desventajas:

 

  • El enfoque extremo en el código puede hacer que se preste menos importancia al diseño, por lo que es necesario prestar más atención a esa cuestión.

 

  • Este marco puede no funcionar de la mejor manera posible si todos los miembros del equipo no trabajan en la misma zona geográfica.

 

  • En los proyectos XP, no siempre se mantiene un registro de posibles errores, y esa falta de seguimiento puede dar lugar a fallos similares en el futuro.

 

Cómo formar un equipo de proyecto. Los proyectos, independientemente de su tamaño y alcance, son complejos. Si no lo fueran, podrían ser simplemente tareas de una lista de tareas pendientes. Por suerte, los proyectos son también un esfuerzo de grupo: en cada proyecto hay un equipo que trabaja conjuntamente para hacer realidad los resultados.

 

¿Cómo se reúnen estos equipos? No por sí solos. Hay muchas maneras de formar equipos de proyecto y muchos factores a tener en cuenta.

 

¿Qué es un equipo de proyecto?

 

Universidad-Alnus-Como-formar-un-equipo-de-proyectoUn equipo de proyecto se compone de individuos que trabajan juntos hacia un objetivo común. Puede incluir ejecutivos, un director de proyecto, líderes de equipo de diferentes departamentos y miembros del equipo.

 

El funcionamiento de este equipo depende de su organización, que puede adoptar la forma de diferentes estructuras organizativas de proyectos.

 

Dentro de una estructura típica de equipo de proyecto, los proyectos están dirigidos por el director de proyecto, aunque también pueden ser dirigidos por un ejecutivo al que el director de proyecto reporta. La característica principal de este tipo de equipo es que todos dependen del director del proyecto o de otra persona situada en la parte superior de la cadena de mando.

 

El director del proyecto suele administrar el proyecto, el equipo y todas las tareas relacionadas en un software de administración de proyectos. Lo ideal es que el software de administración de proyectos permita la colaboración en equipo, así como la planificación, para que los equipos puedan dar lo mejor de sí mismos.

 

¿Cuál es la estructura de un equipo de proyecto?

 

Universidad-Alnus-Como-formar-un-equipo-de-proyectoUna estructura de equipo de proyecto es un tipo de estructura organizativa de proyecto en la que el proyecto está dirigido por un administrador de proyectos con el control total de todo el proyecto. 

 

El administrador del proyecto crea un plan y un calendario del proyecto, reúne a un equipo, asigna tareas y responsabilidades y supervisa el proyecto en todo momento. Por ello, caracterizamos este tipo de estructura como «proyectizada», ya que la estructura del equipo se rige por las exigencias de cada proyecto.

 

Imagine una cadena alimentaria. El director del proyecto está en la cima, y varios miembros del equipo componen los diferentes niveles.

 

El segundo nivel de la «cadena alimentaria» está dirigido por un puñado de líderes, cada uno con su propio enfoque (jefe de marketing, jefe de producto, jefe de ventas, etc.).

 

Por debajo de cada líder, el siguiente nivel está formado por un grupo de miembros del equipo. Por ejemplo, el nivel inferior a un líder de marketing puede estar formado por un redactor de contenidos, un editor, un administrador de correo electrónico, etc. Estos miembros del equipo informan a sus respectivos líderes, y los líderes informan al director del proyecto en la parte superior.

 

¿Cómo formar un equipo de proyecto?

 

Universidad-Alnus-Como-formar-un-equipo-de-proyectoLa formación de un equipo de proyecto tiene que ver tanto con la selección de los miembros del equipo como con el desarrollo de la estructura organizativa del proyecto.

 

Independientemente de la estructura organizativa que elijas, esto implica establecer normas y procedimientos, definir las expectativas y establecer la comunicación.

 

Si estas cosas no están claramente definidas antes de que comience el proyecto, inevitablemente darán lugar a problemas en el futuro.

 

 

Tres pasos clave para crear un equipo de proyecto

 

La formación de un equipo de proyecto será diferente según el proyecto y la estructura organizativa. Teniendo esto en cuenta, aquí hay algunos detalles universalmente útiles en los que hay que centrarse a la hora de formar el equipo.

 

1. Tenga en cuenta las necesidades interdepartamentales

 

Universidad-Alnus-Como-formar-un-equipo-de-proyectoMuchos proyectos requieren que varios departamentos trabajen juntos para lograr los resultados.

 

Dentro de la estructura del equipo del proyecto, cada departamento implicado debe estar encabezado por un líder que administre un equipo de personas de su departamento.

 

Por lo tanto, antes de entrar en el meollo de la formación del equipo, decida qué departamentos van a participar y quién los dirigirá.

 

 

 

 

2. Crear prácticas de comunicación

 

Universidad-Alnus-Como-formar-un-equipo-de-proyectoDado que la estructura del equipo del proyecto implica tantos niveles de individuos, es extremadamente importante mantener una comunicación fluida.

 

De lo contrario, el equipo empezará a sentirse como si fueran varios departamentos independientes que trabajan con objetivos diferentes.

 

La mejor manera de evitar que esto ocurra es establecer una cadencia de reuniones, exigir informes de estado, programar tiempo de colaboración interdepartamental y cualquier otra idea.

 

 

 

3. Definir claramente las expectativas

 

La mejor manera de establecer la comunicación para el éxito y mantener todo el proyecto funcionando sin problemas es definiendo claramente las expectativas.

 

Los proyectos más exitosos están dirigidos por administradores de proyectos que establecen normas básicas y definen las expectativas desde el principio.

 

Estas normas también pueden incluir límites claros, los pasos a seguir si algo va mal y mucho más.

 

Recomendamos llegar a poner estas cosas por escrito y conservar el documento en algún lugar donde todo el equipo pueda consultarlo.

 

Cómo asignar las habilidades de los miembros del equipo para las tareas

 

Ahora que ha sentado las bases de la estructura de su equipo de proyecto y ha reunido al equipo, es el momento de empezar a asignar tareas.

 

Pero, antes de hacerlo, es extremadamente ventajoso evaluar quién tiene las habilidades para asumir ciertas tareas. Todo el mundo tiene puntos fuertes y débiles, y aprovechar los puntos fuertes de un miembro del equipo puede mejorar mucho los resultados.

 

Para saber qué miembros del equipo son los que mejor se adaptan a las tareas, el director de proyecto o el jefe de equipo debe hacer un balance de la experiencia y las especialidades de cada uno. Esto se hace creando una matriz de habilidades.

 

¿Qué es una matriz de competencias? Como formar un equipo de proyecto

 

Una matriz de competencias es una tabla que sirve para cuantificar e ilustrar las competencias, la experiencia y el nivel de interés de cada miembro del equipo.

 

El director del proyecto y/o el jefe del equipo deben medir primero el interés de un miembro del equipo por una determinada tarea.

 

A continuación, se compara este interés con sus habilidades. A continuación, esta comparación se añade a una tabla en la que se comparan las habilidades y los intereses de todos los miembros del equipo.

 

Para hacer una matriz precisa, hay que crear una escala para «puntuar» a los individuos. Cuando estas puntuaciones se muestran en una tabla, es más sencillo tomar decisiones objetivas que sean las mejores para el proyecto. También es una excelente oportunidad para tomar nota de los intereses de un individuo frente a su experiencia, y quizás darle más oportunidades en el futuro.

 

Ventajas de una estructura de equipo de proyecto

 

Universidad-Alnus-Como-formar-un-equipo-de-proyectoCuando un equipo de proyecto está estructurado de forma descendente, todo el mundo sabe exactamente a quién tiene que informar, ya sea para hacer preguntas, obtener aprobación, presentar resultados o cualquier otra cosa.

 

No hay ninguna confusión sobre con qué miembros del equipo hay que colaborar.

 

Otra ventaja de la estructura de un equipo de proyecto es que se rige totalmente por las necesidades del proyecto. Los distintos proyectos tienen exigencias diferentes. Este tipo de estructura organizativa se adapta a estas demandas. Ahora bien, eso no quiere decir que una estructura de equipo de proyecto sea siempre la opción correcta. Hay que tener en cuenta las posibles dificultades.

 

Escollos de una estructura de equipo de proyecto

 

Las estructuras de los equipos de proyecto se determinan en función de las necesidades del proyecto específico. Si bien esto puede ser una gran cosa, también puede dar lugar a desperdicios.

 

¿Cómo? Al principio de cada nuevo proyecto, hay que crear una nueva estructura de equipo de proyecto, en lugar de reutilizar una estructura de proyectos anteriores.

 

Otro escollo que hay que tener en cuenta es la posibilidad de que todo el equipo quede desarticulado. Si el director del proyecto no tiene cuidado, la comunicación entre los líderes puede fallar. Cuando esto ocurre, la colaboración se paraliza y los miembros del equipo empiezan a pisarse los unos a los otros.

 

Cómo mejorar la colaboración en equipo

 

Mejorar la colaboración en equipo es más fácil de decir que de hacer, y suponer que la colaboración perfecta se produce por sí sola es un gran error. El éxito de la colaboración en equipo es la culminación de estrategias bien pensadas y la adaptación a los desafíos. Si se pregunta por dónde empezar, tenga en cuenta estos tres consejos.

 

como formar un equipo de proyecto: Elija el tipo correcto de estructura organizativa del proyecto

 

Si la colaboración se convierte en un gran problema, puede ser el momento de dar un paso atrás y considerar una reestructuración. No existe una estructura organizativa «dorada» que funcione perfectamente el cien por cien de las veces.

 

Como formar un equipo de proyecto: Cree un plan de comunicación

 

Uno de los primeros pasos para mejorar la colaboración es conseguir que todos estén en la misma página.

 

Dentro de la estructura de un equipo de proyecto, esto significa asegurarse de que todos los equipos tienen la misma información para trabajar y saben exactamente cómo comunicarse entre sí para hacer preguntas, expresar ideas, etc.

 

Cuando este es el caso, y el proyecto está formado por varios equipos y líderes de equipo, un plan de comunicación permite que todos sepan exactamente cómo trabajar juntos.

 

Elija soluciones inteligentes de administración de equipos: Los equipos crecen cada día, pero eso no significa que todos vayamos a la misma oficina. Las herramientas de administración de equipos se crearon para potenciar el equipo moderno, formado por individuos de diferentes departamentos o incluso de diferentes zonas horarias. Debido a esta evolución, necesitamos una tecnología que facilite más que nunca la colaboración y la comunicación. Las herramientas de administración de equipos crean un espacio digital para que todos colaboren y vean en qué están trabajando los demás.

¿Cómo diferenciar el Scrum Master del Project Manager? Segunda parte

 

La competencia de un administrador de proyectos

 

Cómo diferenciar el Scrum Master del Project ManagerLa competencia de un administrador de proyectos incluye los tres conjuntos de habilidades siguientes:

 

  • Liderazgo

 

  • Administración técnica de proyectos

 

  • Administración estratégica y empresarial

 

Ahora vamos a entender algunos roles más en los proyectos tradicionales y ágiles. 

 

 

Roles en organizaciones con un marco de proyectos convencional distintos del Director de Proyecto

 

Ahora tenemos claro cuál es el papel de un director de proyecto. Entendamos otros roles jerárquicos:

 

Administrador de programas, como diferenciar el Scrum Master del Project Manager

 

Cómo diferenciar el Scrum Master del Project ManagerUn administrador de programa es responsable de la entrega de muchos proyectos en el marco del programa.

 

Un programa se compone de múltiples proyectos.

 

Y, por tanto, los directores de proyecto de estos proyectos individuales dependen del director de programa.

 

El administrador de programa asegura que todos los proyectos relacionados con el programa deben cumplir con los requisitos para el éxito completo del programa.

 

 

 

Administrador de la cartera, como diferenciar el Scrum Master del Project Manager

 

Cómo diferenciar el Scrum Master del Project ManagerLos administradores de cartera son los puestos de mayor nivel.

 

Tienen el control de los programas, los proyectos relacionados, los programas subsidiarios y las actividades del programa bajo el paraguas de una cartera.

 

Tienen un amplio margen de control.

 

Mientras que los administradores de proyecto y programa se centran en hacer proyectos y programas de la manera correcta, los administradores de cartera se centran en hacer los proyectos y programas correctos.

 

 

Otros roles de scrum en las organizaciones aparte del Scrum Master

 

Ahora que, hemos entendido lo que hace un scrum master. Vamos a discutir otros roles en un marco de Scrum:

 

Propietario del producto

 

Cómo diferenciar el Scrum Master del Project ManagerEl rol de Scrum está muy cerca de un Project Manager, pero no es lo mismo.

 

Los Product Owners son responsables de administrar el backlog del producto y expresar los elementos del backlog del producto.

 

Ellos son completamente responsables de mantener el backlog del producto con la más alta realización de valor. Garantizan la comunicación de requisitos claros al equipo de desarrollo. Y para esto, son apoyados por el Scrum Master para hacer esto. Proporcionan las aprobaciones de liberación al equipo.

 

 

Equipo de desarrollo

 

Son auto-organizados y multi-funcionales por naturaleza. Se aseguran de entregar el incremento liberable del producto al final de cada sprint.

 

Participan en scrums diarios durante el proyecto scrum. Están bien estructurados y también están facultados para realizar el trabajo de desarrollo por su cuenta.

 

Bajo la tutela de un Scrum Master, siempre dan cabida a la creatividad, la productividad y la flexibilidad.

 

 

 

Scrum Master y Director de Proyecto: ¿Son similares?

 

A estas alturas, te habrás dado cuenta de que ambos roles son bastante diferentes, aunque importantes. Sus enfoques difieren, incluso entonces algunas partes de sus funciones se superponen. Vamos a discutir las similitudes entre estos dos roles en las siguientes viñetas:

 

Ambos se preocupan por el rendimiento del equipo y ven las formas de mejorar la eficiencia del equipo.

 

El Scrum Master se compromete con el equipo para la facilitación y el coaching y un Project Manage también se compromete con el equipo para resolver los problemas y conflictos del equipo.

 

Ambas funciones no son la autoridad de decisión final sobre los requisitos del producto. El Scrum Master ayuda al Product Owner a administrar el backlog del producto. Un Project Manager busca las aportaciones del cliente u otras partes interesadas, incluyendo la administración o la parte interesada.

 

Tanto el Scrum Master como el Project Manage necesitan un conjunto de habilidades esenciales y años de experiencia y práctica para ser el mejor.

 

Ambos roles tienen un montón de desafíos y son exigentes en las industrias. Tanto el Scrum Master como el Project Manager, entienden la importancia de la calidad y por lo tanto, siempre se adhieren a un trabajo de calidad.

 

Como diferenciar el Scrum Master del Project Manager: ¿Cuáles son las diferencias?

 

Ambos roles se superponen un poco. Sin embargo, las diferencias entre estos roles superan las similitudes. Ambos roles son muy diferentes. Debido a esta diferencia y la peculiaridad de la función de Scrum Master, las industrias de TI y ITES los prefieren sobre un típico Project Manager.

 

Los desafíos en una empresa de TI son muy diferentes que en otras industrias. Aquí, el modelo adaptativo funciona, porque los requisitos no son muy claros en primer lugar.

 

Además, cambian constantemente durante el ciclo de desarrollo del producto. Por ello, un enfoque iterativo incremental es más adecuado en las industrias de TI. Otras industrias también están siguiendo los mismos enfoques en el desarrollo de sus productos. El objetivo es mantenerse en el llamado entorno ágil y competitivo de hoy en día.

 

Entendamos las diferencias entre ambas funciones:

 

Un Scrum Master sigue rígidamente las reglas de scrum y respalda el marco de Scrum. Mientras que los Project Manage son libres de personalizar su enfoque que puede ir desde la cascada hasta la adaptación. La selección de un enfoque apropiado se basa en la demanda del proyecto.

 

Un Scrum Master contribuye principalmente a las áreas de conocimiento de administración de recursos, administración de la calidad y administración del alcance. Mientras que un Project Manager contribuye a las diez áreas de conocimiento de la administración de proyectos.

 

Un Scrum Master trabaja en equipos Scrum más pequeños. Es responsable del rendimiento de su pequeño equipo de scrum. Un Project Manager, por otro lado, maneja un equipo relativamente más grande. Especialmente, el administrador de programa maneja múltiples equipos de proyecto. Así, el Project Manager, a diferencia del Scrum Master, es responsable del rendimiento de varios equipos de proyecto.

 

Los Scrum Masters facilitan las reuniones diarias de scrum. Mientras que el Project Manager prepara un calendario de reuniones y un plan de comunicación. La frecuencia de estas reuniones del proyecto está bien decidida y planificada por el Project Manager.

 

El Project Manager prepara el calendario de trabajo para los miembros del equipo y asigna responsabilidades. Mientras que un Scrum Master entrena al equipo en scrum y los motiva.

 

Los Project Manager se aseguran de planificar y programar el alcance del trabajo del proyecto. Incluso, en algunos casos, participan en la elaboración del presupuesto del proyecto. Mientras que los Scrum Masters se preocupan más por maximizar el valor del producto basado en las historias de usuario.

 

Ambos roles necesitan diferentes habilidades y por lo tanto, necesitan diferentes certificaciones. Un Project Manager persigue las certificaciones PMP o Prince2 para las funciones de administración de proyectos. Mientras que un Scrum Master adquiere la certificación de scrum alliance. (Se anima a los lectores a leer más sobre, qué es un Scrum Master certificado).

 

Ambos roles son específicos de la industria. Un Scrum Master trabaja en TI o en una industria relacionada, mientras que un Project Manager trabaja en un proyecto que puede pertenecer a cualquier industria.

 

¿Cómo diferenciar el Scrum Master del Project Manager? En resumen

 

Por último, es imperativo que el papel de un Project Manager es más similar a un papel de liderazgo. Por otro lado, los deberes del Scrum Master incluyen más un papel de facilitación y coaching. 

 

Con la llegada de la 6ª guía del PMBOK, el papel de un Director de Proyecto se ha diversificado más. El enfoque de un director de proyecto no sólo se limita a la cascada tradicional como antes. Ahora puede aplicar modelos iterativos incrementales en función del escenario.

 

Una organización en una etapa temprana de ir ágil puede pensar – el papel de un Project Manager puede ser transferido a Scrum Master – pero es un mito. Esto es porque ambos roles son muy diferentes en sus respectivas responsabilidades y enfoques.