Los administradores de proyectos de equipos remotos. Ser administrador de proyectos es un reto incluso en las mejores circunstancias. Pero si a eso se le se añade la complejidad de los equipos remotos y distribuidos, el nivel de dificultad aumenta. Sin embargo, el hecho es que no hay nada que sustituya los beneficios de tener un equipo remoto, por lo que vale la pena aprender a administrar esta compleja fuerza de trabajo.

 

Los retos de la administración de un equipo remoto

 

Si se es nuevo en la administración de proyectos a distancia, es posible que no sepa qué retos te esperan. He aquí algunos problemas con los que puede encontrarse:

 

  • Menos oportunidades de comunicación espontánea

 

En una oficina, si tienes una pregunta, normalmente puedes acercarte y preguntar a la persona que probablemente sepa la respuesta. Eso no es posible en un entorno remoto. Como resultado, algunos miembros de equipos remotos pueden simplemente adivinar una respuesta en lugar de hablar con otra persona.

 

  • Es más difícil fomentar la comunidad

 

Los lugares de encuentro, como las salas de reuniones y los salones, sirven como áreas comunes para conocer a los compañeros de trabajo y crear una comunidad. Sin esas zonas comunes, es más difícil fomentar una comunidad que se preocupe por los demás y que colabore de forma cohesionada.

 

  • Dificultad para establecer relaciones

 

Además de ser más difícil fomentar la mentalidad comunitaria, el trabajo a distancia también puede dificultar la creación de relaciones con los compañeros de trabajo. No hay forma de salir a comer y charlar o quedar para tomar algo después del trabajo.

 

  • Es más difícil reconocer los problemas

 

Parte de ser un administrador de proyectos consiste en ser lo suficientemente empático como para reconocer cuando uno de tus compañeros de trabajo tiene problemas, y luego trabajar con esa persona para cambiar los plazos, eliminar responsabilidades, etc. En un entorno de oficina normal, los administradores de proyectos suelen confiar en las señales visuales -como cuando alguien ha llorado o está distraído en las reuniones- para saber cómo va su equipo. Eso es mucho más difícil de hacer en una situación de trabajo a distancia.

 

  • Cuestiones técnicas

 

Los equipos remotos viven y respiran gracias a la tecnología. Pero en cuanto el WiFi se cae, todo el trabajo cesa. Una lucha común y frustrante entre los que administran proyectos de equipos remotos es tener que lidiar con problemas técnicos que obstaculizan el progreso.

 

  • Reconocimiento

 

Cuando se comparte un espacio de oficina, es fácil dejar una magdalena o una nota en el escritorio de un miembro del equipo en reconocimiento a un trabajo bien hecho. Cuando se administra a distancia, hay que ser creativo para asegurarse de que los miembros del equipo se sientan reconocidos y apreciados.

 

Mejores prácticas para los administradores de proyectos que trabajan con equipos remotos

 

Universidad-Alnus-Mejores-practicas-para-los-administradores-de-proyectos-que-trabajan-con-equipos-remotos-SubtituloSi todos los retos mencionados anteriormente te ponen un poco nervioso, tenemos un secreto: todos ellos pueden superarse.

 

De hecho hay muy pocos problemas que encontrarás como administrador de proyectos a distancia que no puedan resolverse.

 

Lograr administrar un equipo de trabajo remoto requerirá de una gran organización y capacidad de liderazgo, que permita asegurar que lo miembros del equipo remoto trabajen de la manera más eficiente y coordinada posible. 

 

Con el propósito de ofrecer información pertinente para aquellas personas que planeen trabajar en uno de  estos equipos, aquí están algunos de los consejos para la administración de proyectos de un equipo remoto que permitirán crear una fuerza unida que garantice la creación de valor empresarial y el trabajo como una unidad cohesionada.

 

  • Programe las reuniones iniciales, Administradores de proyectos de equipos remotos

 

Estará en contacto con el equipo a lo largo de cada proyecto, pero la mejor manera de preparar a un equipo remoto para el éxito es programar una video llamada de inicio en la que se describa el proyecto, se establezcan las expectativas y se revisen los plazos y las funciones. También es inteligente realizar retrospectivas después de cada proyecto para mejorar continuamente los procesos y recoger las opiniones del equipo.

 

  • Establezca normas de comunicación

 

Es cierto que la comunicación espontánea en forma de acercarse físicamente a la mesa de alguien y charlar puede no ser una posibilidad con una fuerza de trabajo remota, pero con la llegada de programas como Slack y Google Hangouts, todavía puedes charlar con los miembros de tu equipo y obtener respuestas casi al instante.

 

Considera la posibilidad de establecer normas para las comunicaciones de tu equipo con antelación. Detalla cuándo tu equipo debe usar el correo electrónico, cuándo debe usar la videoconferencia y cuándo es apropiado usar un mensajero instantáneo.

 

Aunque a algunos les parezca obvio cuándo y cómo comunicarse con el resto del equipo, ponerlo por escrito elimina cualquier ambigüedad.

 

  • Celebre reuniones digitales, Administradores de proyectos de equipos remotos

 

Como coordinador de proyectos a distancia, tener un equipo cohesionado es beneficioso para tu proyecto. Para crear esa comunidad, organiza reuniones digitales. Éstas son menos formales que las reuniones periódicas y están pensadas para fomentar el espíritu de comunidad a través de una charla informal. Una idea divertida es pagar la factura del almuerzo y programar una reunión a la hora de comer para que el equipo pueda pasar el rato como lo haría en la vida real.

 

  • Programe los check-ins

 

No siempre es necesario programar reuniones individuales. En lugar de ello, establezca recordatorios en su calendario para comprobar con los miembros de su equipo, ya sea en un mensaje de chat privado o a través del método que usted elija. De este modo, se pueden establecer relaciones individuales y estar al tanto de los retos a los que se enfrentan los miembros de tu equipo. Si esto no se ajusta a tu estilo, asegúrate de programar al menos revisiones más formales.

 

  • Apóyese en las videoconferencias, Administradores de proyectos de equipos remotos

 

Las videoconferencias son una forma estupenda de controlar visualmente a los miembros de su equipo. Es lo más parecido a estar en persona y es una forma estupenda de eliminar las ambigüedades que surgen de los correos electrónicos y otras formas de comunicación escrita. La videoconferencia también te permite ver cómo está cada miembro del equipo. Si alguien parece estresado, podrás verlo a través de la videoconferencia mucho más fácilmente.

 

  • Sea creativo con el reconocimiento

 

Dado que el trabajo a distancia es relativamente común en la actualidad, las empresas han ideado formas ingeniosas de proporcionar reconocimiento. Algunas empresas entregan una caja de galletas por un trabajo bien hecho. Otras permiten a los miembros del equipo dar recompensas digitales. El reconocimiento es igual de importante cuando se trabaja a distancia, y es tu trabajo contribuir a ese reconocimiento. El reconocimiento a distancia no es tan diferente del reconocimiento en la vida real: un pequeño agradecimiento llega muy lejos.

 

  • Deje que la tecnología haga el trabajo pesado, Administradores de proyectos de equipos remotos

 

A veces los administradores de proyectos remotos olvidan que hay programas que harán la mayor parte del trabajo por ellos. Las plataformas de administración de proyectos son lugares centrales donde todos pueden comprobar el estado de un proyecto, obtener los documentos que necesitan e indicar cuándo ha terminado una tarea.

 

Y como los problemas tecnológicos pueden ser frustrantes, es posible que se quiera enviar cuestionarios semanales a tus equipos para ver qué problemas técnicos han tenido esa semana.

 

De esta manera el equipo de TI podrá resolverlos rápidamente y evitar problemas futuros.

 

Administrar un equipo remoto no es muy diferente de administrar un equipo presencial: hay cientos de herramientas a tu disposición. Preparar a tus equipos para el éxito ofreciéndoles un buen comienzo y dándoles la información y los recursos que necesitan para prosperar es indispensable. Debes confiar en que hagan el trabajo para el que fueron contratados y centrarte en proporcionarles la mejor orientación y el mejor entorno para que lo hagan.

 

Si ha llegado hasta aquí probablemente sea porque de verdad está interesado en formar un equipo de trabajo remoto, si ese es el caso aquí hay algunas herramientas que le pueden servir son toggle, evernote, pocket, rescue time, y todoist.

Funciones de un administrador de proyectos: el análisis en profundidad. El administrador de proyectos es la persona que tiene la responsabilidad global en un proyecto para que el inicio, la planificación, el diseño, la ejecución, la revisión, el control y el cierre de dicho proyecto sean exitosos.

 

Tener un rol en un proyecto es la mejor forma de participar en el mismo. Es posible que tenga otras funciones en su organización actual. Sin embargo, estos cinco son típicos para muchos proyectos:

 

5 Funciones típicas de un administrador de proyectos

 

1. Portador de la máxima responsabilidad

 

Funciones de un administrador de proyectosLos mejores administradores de proyectos nunca son ejecutores pasivos. Se sienten dueños del proyecto y de cada decisión que toman. Se sienten como el presidente de una pequeña empresa. Viven y se preocupan por el proyecto.

 

Del mismo modo, un administrador de proyectos debe acertar siempre con el enfoque elegido para terminar un proyecto con éxito. Por lo tanto, es su responsabilidad establecer una autoridad experta en la administración de proyectos. (incluso si es un PM junior)

 

Debe estar preparado para decirle a un cliente que conoce la mejor manera de alcanzar sus objetivos. Luego, debe estar dispuesto a asumir la responsabilidad de cualquier cosa que vaya mal. Si hay un problema en el proyecto, la persona más proactiva para resolverlo es  el director del proyecto.

 

Responsabilidad máxima con autoridad limitada. Un director de proyecto se subordina a otros. Debe obtener aprobaciones antes de tomar decisiones importantes. Puede que no tenga control directo sobre algunos recursos. Además, hay muchos departamentos de control que supervisan el proyecto. No tiene una autoridad máxima. Tiene que negociar con otros para conseguir lo que hay que hacer.

 

En un entorno así, es tentador compartir la responsabilidad. Repartirla entre todas las partes. Sin embargo, ten en cuenta que al final seguirás siendo responsable del resultado del proyecto.

 

Hay muy pocas circunstancias que puedan excusar a un administrador de proyectos por el fracaso de un proyecto.

 

  • Un contratista proporcionó un producto de mala calidad y el proyecto no cumplió el plazo.

 

  • La culpa es suya.

 

  • Un miembro del equipo no rinde bien.

 

  • Es su problema.

 

  • Un director funcional le obligó a contratar a un especialista sin experiencia o no adecuado.

 

  • También es su problema.

 

 

Si piensa en su proyecto como en su propio negocio. Si piensa en sí mismo como el presidente de este negocio. Y si actúa como si estuviera gastando su propio dinero. Le irá muy bien.

 

2. El papel principal del administrador de proyectos es el de integrador.

 

Funciones de un administrador de proyectosLa administración de la integración es la única razón por la que necesitamos administradores de proyectos. ¿Por qué? Alguien tiene que producir resultados, datos e información que pase sin problemas por todo el proceso de administración de proyectos.

 

Un administrador de proyectos necesita conectar el objetivo de un proyecto con los resultados tangibles que ofrece un equipo de proyecto. Además, un PM debe ser capaz de decir qué se necesita para crear cada pieza separada necesaria para el éxito del proyecto.

 

  • ¿Cuánto cuesta?

 

  • ¿Qué trabajo se necesita?

 

  • ¿Cuánto tiempo llevará?

 

 

  • ¿Tenemos algún riesgo relacionado con una parte específica del proyecto?

 

Además, necesita todas estas respuestas para el futuro (valores previstos). Y se necesitan informes sobre los valores reales una vez realizado el trabajo.

 

Alguien tiene que unir toda esta información, procesos y herramientas en un todo. Como administrador de proyectos, siempre hay que pensar en cómo conectarlo todo y cómo hacer que el trabajo sea fluido.

 

Administración de la integración de proyectos. Hay varios niveles de integración en un proyecto:

 

  • Integración a nivel de objetivos

 

  • Integración a nivel de procesos y herramientas

 

  • Integración en el nivel de las partes interesadas

 

  • Integración en el nivel de entorno

 

Es necesario ser un integrador en todos ellos para terminar un proyecto con éxito.

 

3. El papel del director de proyecto como facilitador

 

Ponga en una sala a un ingeniero, un diseñador, un ingeniero de control de calidad y un analista de negocio. Luego pídales que produzcan una solución para su proyecto. Y váyase. Estoy seguro en un 95% de que no llegarán a ninguna solución razonable.

 

Déles un poco de dirección, manténgalos en el tema y alineados con los objetivos y limitaciones del proyecto. De repente es una caja de tesoros con ideas útiles y soluciones constructivas. Hay que facilitar a los expertos.

 

Es su papel tomar la iniciativa y transmitir su conocimiento experto hacia los objetivos de la mejor manera posible.

 

 

 

4. La comunicación proactiva es el deber de un PM, Funciones de un administrador de proyectos

 

Las partes interesadas son personas ocupadas. Algunos son grandes expertos técnicos en su campo de conocimiento. Algunos son empresarios de éxito. Pero ninguno de ellos lo sabe todo. Lo más probable es que hayan iniciado su proyecto porque no tienen el tiempo o los conocimientos necesarios para producir el producto, servicio o resultado requerido.

 

También es posible que no sepan nada sobre la administración de proyectos, la naturaleza del proyecto, los procesos o las mejores prácticas.

 

Por lo tanto, su función principal es convertirse en el comunicador más proactivo. Tiene que ser capaz de comunicar el estado del proyecto, los problemas y las preguntas con palabras que los clientes entiendan.

 

  • Por otro lado, tienes que interpretar los requisitos, temores y preocupaciones del cliente.

 

  • A continuación, formule y comunique estos temas al equipo en términos que ellos entiendan.

 

  • Inicie los temas difíciles. Además, siempre debe iniciar las comunicaciones para ofrecer la mayor transparencia posible.

 

5. Solucionador de problemas proactivo, Funciones de un administrador de proyectos

 

Todos los días aparecen en un proyecto problemas que no son responsabilidad de nadie. Y no es una exageración. Algunos problemas estarán en los límites de la responsabilidad; otros serán totalmente nuevos.

 

En la mayoría de los casos, la gente pensará que otra persona debería encargarse de ello.

 

La verdad es que sólo eres TÚ quien está intencionadamente predispuesto a resolver los problemas. No puedes delegarlo en otros. Tendrás que corregir los errores de los demás y, en la mayoría de los casos, serás responsable de ellos. Además, debes ser proactivo, y tienes que ocuparte de los problemas antes de que aparezcan.

 

 

Es una necesidad. En definitiva, quieres ser un líder para tu equipo, no sólo el administrador.

 

Tu eficacia en la resolución de problemas es contagiosa. En algún momento, tu equipo empezará a resolver los problemas por sí mismo. Incluso con más eficacia que tú.

 

Rol adicional de un director de proyecto, Scrum Master

 

Es una práctica común cuando un PM asume roles adicionales que están presentes en la industria dada.

 

Combinación de un Director de Proyecto y un Scrum Master. O una mezcla de Project Managers y Product Managers. A modo de ejemplo. Sin embargo, no deje que los roles adicionales sean una excusa para no hacer una administración adecuada del proyecto.

Retos a los que se enfrentan los gestores de proyectos. Su jefe espera que sepa todo sobre la gestión de proyectos desde el principio. Tiene que dirigir a personas, pero no tiene influencia ni autoridad sobre ellas. Entonces, ¿qué debe hacer? Su equipo espera que seas un líder en todos los aspectos de su vida profesional y personal. Pero nadie se lo enseña.

 

En definitiva, el papel del gestor de proyectos tiene muchos retos. El mayor problema es que no los conoces hasta que un reto te golpea inesperadamente.

 

Puede que hayas nombrado uno o dos de ellos. Pero vamos a repasar lo que ocurre en todos los casos.

 

1. Primer desafío 

 

retos de los gestores de proyectosCada proyecto tiene personalidades difíciles, y no puedes simplemente despedirlas. Cómo tratar con personas difíciles en un proyecto es un conjunto de habilidades aparte. Es una sección de liderazgo que no encontrarás ni siquiera en los libros.

 

Y lo que es peor, las empresas culpan a los directivos de la falta de habilidades blandas cuando no se puede manejar a una persona difícil en un proyecto. ¿Por qué?

 

Las personas son el mayor activo de cualquier empresa. La cosa se complica aún más cuando se contrata a esa persona en primer lugar. Significa que has fallado dos veces. Entonces, parece que tienes las manos atadas y que tienes que luchar con esas personas.

 

Solución: Desarrollar un conjunto de preguntas para las entrevistas que te ayuden a seleccionar a las personas adecuadas. Tienes que probar y afinar estas preguntas todo el tiempo. Además, aprenda del proceso de despido de una persona. Debe haber parámetros medibles que te ayuden a justificar la decisión. Sígalos al pie de la letra y consiga el apoyo de sus dirigentes antes de tener que despedir a alguien.

 

2. Segundo desafío

 

retos de los gestores de proyectosSu jefe quiere que administre el compromiso de las partes interesadas o incluso que desarrolle el negocio de los clientes. Algunos recursos en Internet sugieren que tu trabajo es hacer lo que los clientes piden y hacerlos felices. Ese es un enfoque erróneo.

 

Es difícil de entender, pero tu objetivo es alcanzar los objetivos (empresariales) del proyecto. Los clientes no ven esos objetivos con claridad la mayoría de las veces. Además, los objetivos del cliente y los de tu empresa son siempre diferentes.

 

La mayoría de las veces, esto significa que entrarás en conflicto con algunos de los principales interesados. Parece que tienes que equilibrar tu lealtad entre ellos.

 

 

Solución: Realice los procesos de gestión de las partes interesadas por escrito. Prepare planes de participación de las partes interesadas. Esto significa que tienes que hacer una suposición sobre el compromiso de una parte interesada y tratar de validarla. Aclarar y repetir. También hay que aprender a navegar por la política interna. Y aún más, tendrá que aprender a hacerlo de forma profesional y ética.

 

3. Tercer desafío, Retos de los gestores de proyectos

 

retos de los gestores de proyectosLa gestión del alcance es el ámbito de conocimiento más crítico, pero su dirección sólo se preocupa por el calendario y el presupuesto. ¿Cuántas veces ha oído decir: «¿Has obtenido requisitos claros de los clientes? ¿Hay alguna ambigüedad?».

 

Nadie le hace esa pregunta.

 

Al contrario, todos quieren saber cuánto cuesta. Se entiende, ya que, cuando lo sepan, podrán cobrar a los patrocinadores del proyecto. Hay una fuerte integración entre los objetivos del proyecto, los requisitos y la documentación del alcance. No se pueden obtener estimaciones precisas si no se gestiona este flujo de información.

 

En la mayoría de las organizaciones no encontrarás apoyo en esto. Tu jefe querrá que hagas la gestión del alcance lo más rápido posible. Sabe que es importante, pero por otra razón.

 

Ese es también otro aspecto de la gestión de las partes interesadas. Tiene que educarlos sobre los beneficios de una gestión adecuada del proyecto. No dé por sentado que su jefe es mejor gestor que usted.

 

Solución: Aprenda sobre la Carta del Proyecto, la documentación de los requisitos, la Declaración del Alcance del Proyecto, la Estructura de Desglose del Trabajo. Estas son habilidades difíciles de un PM, y necesitas aprenderlas por adelantado.

 

4. Cuarto desafío, Retos de los gestores de proyectos

 

En un nivel básico, debe conocer la Gestión de Riesgos desde el primer día. Debe saber cómo gestionar los riesgos del proyecto desde el primer día. Y además. Hay que introducir estos conocimientos en la organización.

 

Muchas empresas creen que cuentan con prácticas adecuadas de gestión de riesgos. De hecho, son inútiles. O bien no puedes comunicar los riesgos a los clientes, o tienes que ocultar las respuestas a los riesgos en las tareas. O todo el proceso de gestión de riesgos es simplemente ineficiente, y lo haces porque la PMO lo exige.

 

Al final, sólo pasas horas reescribiendo creativamente los informes de riesgos, pero no te ayudan a gestionar los riesgos del proyecto. Sin embargo, hay muchas oportunidades de hacer carrera aquí porque puedes convertirte en un experto en gestión de riesgos en este tipo de organizaciones. Si sólo pudieras dominar los fundamentos de la gestión de riesgos.

 

Solución: Aprenda y practique todos los procesos de gestión de riesgos. Tome la iniciativa y desarrolle el flujo de trabajo más sencillo que se adapte a su proyecto, como mínimo.

 

5. Quinto desafío

 

No tiene una pausa en sus responsabilidades para obtener la certificación PMP. La gestión de proyectos no es una profesión estandarizada. (Ninguna de las certificaciones te prepara para las responsabilidades del mundo real de un PM).

 

Y aquí está el truco:

 

Las certificaciones de gestión de proyectos certifican que tienes una determinada cantidad de conocimientos y experiencia. Lo ha demostrado con un examen. No le ayudan a manejar sus proyectos y desafíos actuales. La certificación es una forma de conseguir un mejor trabajo y negociar un mejor salario. A veces, un programa de certificación puede ayudarte a sistematizar tu amplia experiencia. Eso es todo.

 

Puede que incluso aprenda las mejores prácticas de gestión de proyectos. Pero eso no significa que su jefe y las partes interesadas le permitan hacer cambios en las políticas y los procesos. No tiene suficiente autoridad y confianza para ello.

 

Por lo tanto, una certificación tiene su tiempo, lugar y propósito.

 

Es una herramienta para un fin, más no el fin en sí mismo.

 

Conclusión: Retos de los gestores de proyectos

 

Ser un administrador de proyectos es uno de los trabajos más desafiantes que tendrá en el mundo empresarial.

 

Sin embargo ser un PM será una de las mejores oportunidades profesionales para usted, puesto que si bien, ser un PM requiere ciertos estudios previos y habilidades desarrolladas, la experiencia será su máximo tutor (y el más exigente también).

 

Entonces, serán estas experiencias, si se desempeña bien, le abrirán las puertas a proyectos cada vez más grandes y oportunidades laborales cada vez mejores dentro de la empresa.

 

Por eso deberá seguir estudiando continuamente y preparándose para estar a la altura tanto de la complejidad de los proyectos como de la competencia laboral.

Funciones y responsabilidades del director de proyecto. No hay una lista estandarizada de las funciones y responsabilidades del director de proyecto.

 

La función principal del administrador de proyectos es organizar y motivar a las personas para que realicen el trabajo de forma controlada y ayuden a alcanzar el objetivo del proyecto. A veces, el administrador de proyectos tiene que seleccionar y elaborar un enfoque de administración de proyectos adecuado para el proyecto en cuestión.

 

El Instituto de Administración de Proyectos también abarca una lista considerable de funciones y responsabilidades. Sin embargo, es posible que no las encuentre todas en su empresa.

 

Entonces, ¿cuál debería ser la línea de base para usted en su organización actual y en su proyecto determinado?

 

He trabajado como administrador de proyectos durante diez años en diferentes empresas. Las funciones y responsabilidades de un administrador de proyectos varían en función de la cultura de la organización.

 

Este artículo explicará las funciones y responsabilidades esenciales. Debes seleccionar la que puedas cumplir.

 

Lista completa de las responsabilidades de un administrador de proyectos

 

¿Por qué los empleadores te pagan mucho dinero por estar en un proyecto? Responsabilidades del director de proyecto

 

responsabilidades del director de proyectoHay muchas cosas que puedes hacer. Además, tienes que hacer todo lo posible (dentro de una conducta ética) para alcanzar los objetivos del proyecto. Sin embargo, no todas tus actividades son útiles.

 

Esto es lo que debe hacer un buen administrador de proyectos:

 

  • Es el máximo responsable del éxito del proyecto.

 

 

  • Promueve un entorno productivo y de colaboración.

 

  • Controla y potencia los efectos positivos de las diferencias culturales.

 

  • Asegura la interacción profesional entre el equipo y las partes interesadas.

 

  • Asegura la colaboración dentro del equipo.

 

  • Resuelve los conflictos personales.

 

  • Impone la responsabilidad personal.

 

  • Protege al equipo de la política interna.

 

  • Ayuda durante el proceso de preventa.

 

 

  • Identifica a todas las partes interesadas clave.

 

 

  • Selecciona los procesos adecuados para el proyecto.

 

  • Establece una colaboración con equipos globales y virtuales.

 

  • Explica el ciclo de vida del proyecto y los procesos a las partes interesadas.

 

  • Coordina el trabajo entre el proyecto y los principales interesados.

 

  • Integra todas las piezas de un proyecto en un todo.

 

  • Trabaja con las partes interesadas para identificar las limitaciones y los supuestos.

 

 

  • Dirige y facilita el proceso de planificación.

 

  • Garantiza la colaboración del equipo y las partes interesadas durante la planificación.

 

  • Identifica las dependencias de las actividades del proyecto.

 

  • Aplica los procesos de administración de riesgos.

 

  • Analiza las reservas de tiempo y costes necesarias.

 

  • Identifica el nivel de calidad requerido para el proyecto.

 

  • Selecciona y controla los procesos que pueden ofrecer la calidad requerida.

 

  • Es responsable de desarrollar un calendario realista.

 

  • Participa en los procesos de adquisición.

 

 

  • Evita activamente los cambios.

 

  • Controla la aplicación de los cambios aprobados.

 

  • Asiste al equipo durante la ejecución del proyecto.

 

  • Trabaja con las partes interesadas para satisfacer sus expectativas.

 

  • Garantiza que los resultados sean aceptados por el cliente.

 

  • Trabaja con el equipo para mantenerse lo más cerca posible del Plan.

 

 

  • Utiliza métricas para controlar el progreso del proyecto.

 

  • Comunica el progreso del proyecto a los principales interesados.

 

  • Mantiene el enfoque del equipo en la Administración de Riesgos durante todo el proyecto.

 

  • Dedica tiempo a mejorar los procesos.

 

  • Trabaja para mejorar la calidad del proyecto y del producto.

 

  • Motiva al equipo del proyecto.

 

  • Se asegura de que las personas salgan del proyecto motivadas.

 

  • Organiza actividades de creación de equipos.

 

  • Expone su visión de un proyecto y un producto de éxito.

 

 

  • Organiza las revisiones de rendimiento.

 

  • Resuelve los problemas.

 

  • Controla el proyecto en todos sus aspectos (alcance, tiempo, costos, riesgos, calidad, etc.)

 

  • Analiza las desviaciones con el plan de administración del proyecto.

 

  • Determina si es necesaria una solicitud de cambio para retomar el camino.

 

  • Realiza el cierre del proyecto.

 

  • Garantiza el cierre de todas las obligaciones contractuales.

 

  • Registra las lecciones aprendidas.

 

  • Actualiza la base de conocimientos de la organización.

 

Es una lista enorme de responsabilidades. Es posible que la cultura de administración de proyectos de su organización no le exija cumplirlas todas.

 

¿Qué hace un administrador de proyectos? Responsabilidades del director de proyecto

 

Recuerdo cuando era nuevo en la administración de proyectos. Siempre sentí la necesidad de cubrir las carencias del equipo. Como administrador de proyectos se puede contribuir al éxito del proyecto sin trabajar directamente en los resultados del mismo. Entonces, ¿cómo debe actuar un administrador de proyectos? ¿Cuál es su papel?

 

Antes de responder a esta pregunta, hay que entender para qué sirve un administrador de proyectos.

 

¿Cuál es el papel de un administrador de proyectos (según el PMI)?

 

El Instituto de Administración de Proyectos (PMI) tiene su propia definición:

 

El director de proyecto es la persona asignada por la organización ejecutante para dirigir el equipo responsable de alcanzar los objetivos del proyecto.

 

En esta definición cabe todo lo que se quiera.

 

  • No hay nada sobre procesos, herramientas, conocimientos o habilidades específicas.

 

  • No hay nada sobre el tamaño y la complejidad de un proyecto.

 

  • No especifica el nivel de experiencia requerido para un PM.

 

Sin embargo, ¿te has dado cuenta? Un administrador de proyectos es, ante todo, un líder.

 

Así que se sugiere que mejore sus habilidades de liderazgo.

 

Diferencia entre funciones y responsabilidades en la administración de proyectos

 

Por lo general, la gente confunde las funciones y las responsabilidades de un administrador de proyectos. Esto conlleva demasiada incertidumbre.

 

Tracemos una línea entre ambos:

 

Un rol es una función o un modelo de comportamiento que se debe seguir. Por ejemplo, el papel de un solucionador de problemas proactivo. Una responsabilidad es algo de lo que debes ocuparte. Por ejemplo, la responsabilidad de informar sobre el progreso a las partes interesadas del proyecto.

 

El papel de un director de proyecto evoluciona con el proyecto

 

A grandes rasgos, su función se desarrolla en tres etapas durante un proyecto. Hasta que no cumpla con sus funciones en el primer nivel, no podrá pasar de forma eficiente al segundo. Lo mismo ocurre con el tercer nivel.

 

  • Rol de administrador

 

  • Definir los límites del proyecto

 

  • Crear un plan de administración del proyecto

 

  • Dotar de personal a los puestos del proyecto

 

  • Definir los procesos y las políticas

 

  • Crear el flujo de trabajo

 

  • Definir las funciones y responsabilidades

 

  • Organizar el equipo del proyecto

 

  • Asegurarse de que el proyecto avanza

 

  • Controlar el proyecto

 

  • Papel de facilitador

 

  • Resolver los conflictos

 

  • Garantizar las interacciones

 

  • Coordinar el trabajo

 

  • Educar al equipo

 

  • Mantenerse al margen

 

  • Rol de liderazgo

 

  • Establecer objetivos

 

  • Potenciar la responsabilidad

 

  • Desarrollar el equipo

 

  • Motivar

 

  • Influir en las partes interesadas

 

  • Tomar decisiones difíciles

 

  • Garantizar la colaboración

 

  • Diseñar el sentido del trabajo