¿Qué es la comunicación en la administración de proyectos? La comunicación es un importante factor de éxito en la administración de proyectos.

 

La comunicación es clave en la administración de proyectos. Para que la ejecución del proyecto tenga éxito, es esencial una comunicación eficaz con todas las partes interesadas. Muchos proyectos fracasan por falta de comunicación o por una comunicación ineficaz. 

 

La comunicación se define mejor como el intercambio de información y la expresión de ideas, pensamientos y sentimientos mediante el uso de palabras y otros métodos. En el contexto de la administración de proyectos, esto significa el intercambio de conocimientos, habilidades y experiencia.

 

Estas son las tres áreas de comunicación en la administración de proyectos:

 

  • comunicación en la administración de proyectosIntercambio de información interna (proceso de toma de decisiones, realización de reuniones, scrums diarios, etc.)

 

  • Gestión de la información (la información relevante del proyecto se comunica a todas las partes interesadas, se comunican los cambios en el proyecto, etc.)

 

  • Comercialización del proyecto (presentación y exposición del proyecto a empleados, clientes, patrocinadores, etc.)

 

Es muy importante que el director del proyecto decida la estrategia de comunicación desde el principio del proyecto. Hay que tener en cuenta las siguientes cuestiones ¿Facilita la comunicación la consecución de metas y objetivos? ¿A quién va dirigida la comunicación y la transferencia de información? ¿Qué canales de comunicación deben utilizarse?

 

Administrar con éxito un proyecto de principio a fin requiere ciertas habilidades clave. La programación, la administración del tiempo y la capacidad de negociar con las partes internas y externas son competencias fundamentales. El liderazgo, la administración de riesgos y el pensamiento crítico ocupan igualmente un lugar destacado en la lista.

 

Pero la habilidad más importante para la administración de proyectos es la que subyace a todas las demás: La comunicación.

 

comunicación en la administración de proyectosSin una gran capacidad de comunicación, a los administradores de proyectos les resultaría increíblemente difícil, por no decir imposible, dirigir eficazmente a sus equipos y coordinar los esfuerzos para que el proyecto se resuelva con éxito.

 

A continuación, se analiza la importancia de la comunicación eficaz en la administración de proyectos y se definen los diferentes tipos de comunicación que los administradores de proyectos suelen llevar a cabo.

 

Además, se ofrecen consejos que puede utilizar para convertirse en un comunicador más eficaz y destacar en su carrera de administración de proyectos.

 

 

 

 

La importancia de la comunicación eficaz en la administración de proyectos

 

En su trabajo diario, los administradores de proyectos desempeñan una serie de funciones y responsabilidades.

 

Sin embargo, en su esencia, el trabajo consiste en coordinar los esfuerzos de todos los implicados en un proyecto para que se puedan alcanzar los objetivos comunes. Para ello, el administrador de proyectos debe saber reunir información y compartirla con las personas adecuadas de su equipo.

 

La comunicación es el aspecto más importante en la administración de proyectos, porque lo que hacen los administradores de proyectos la mayor parte del tiempo es comunicarse para coordinar los esfuerzos. Para coordinar los esfuerzos, tienen que reunir mucha información y difundirla entre todos los equipos que participan en el proyecto.

 

Sin esta comunicación, es posible que se dupliquen los esfuerzos de varias personas o equipos implicados en el proyecto, que se pierdan objetivos e hitos importantes, que se asignen mal los recursos o que el alcance del proyecto empiece a salirse de lo que se pretendía en un principio. El resultado final es que los proyectos se pueden paralizar o, peor aún, fracasar por completo.

 

Tipos de comunicación en la administración de proyectos

 

En la administración de proyectos, al igual que en todos los demás procesos empresariales, existen múltiples tipos de comunicación y estilos de comunicación que pueden afectar a un proyecto. A menudo, estos diferentes estilos pueden entenderse desde diferentes perspectivas.

 

  • La perspectiva del proyecto

 

Cuando la comunicación se ve desde la perspectiva del propio proyecto, suele dividirse en dos categorías: comunicación interna y externa.

 

La comunicación interna suele referirse al intercambio de información que se produce entre las personas que trabajan activamente en un proyecto: el director del proyecto y su equipo. Suele caracterizarse por el debate detallado que tiene lugar durante la planificación o la resolución de problemas.

 

La comunicación externa, en cambio, se refiere al flujo de información entre los miembros de un equipo de proyecto y los principales interesados que no forman parte directamente del proyecto. 

 

Puede tratarse de miembros del equipo ejecutivo, el director general, otros departamentos o proyectos, la prensa o clientes internos y externos. Dado que esta comunicación se dirige a personas que no trabajan directamente en un proyecto, suele ser más formal y pulida en comparación con las comunicaciones internas.

 

  • La perspectiva organizativa

 

Cuando la comunicación se considera desde una perspectiva organizativa, suele dividirse en tres categorías distintas que tienen en cuenta las distintas formas en que puede estar estructurada una organización: comunicación vertical, horizontal y diagonal.

 

La comunicación vertical tiene lugar entre individuos que operan en diferentes niveles jerárquicos dentro de una organización y a veces se denomina comunicación «ascendente» o «descendente». 

 

La comunicación ascendente puede consistir en que un miembro del equipo del proyecto ponga al día al director del proyecto sobre un obstáculo concreto que se interpone en la realización de una tarea, o que el director del proyecto se comunique con su superior sobre la evolución del proyecto. La comunicación descendente funciona en la dirección opuesta, como cuando el director del proyecto asigna tareas a personas de su equipo.

 

La comunicación horizontal tiene lugar entre individuos que operan en el mismo nivel dentro de una organización. Es la comunicación que se produce entre compañeros y colegas, como cuando un equipo se reúne para una reunión diaria de scrum o stand-up para alinear las tareas que se van a completar.

 

La comunicación diagonal suele limitarse a las empresas e instituciones con mayor complejidad organizativa y se refiere a la comunicación que tiene lugar entre individuos de diferentes divisiones funcionales o departamentos de la organización. Por ejemplo, un administrador de proyectos encargado de supervisar el desarrollo de una aplicación móvil puede dirigirse a un miembro del equipo de software para saber cómo han resuelto problemas o retos similares.

 

Al entablar una comunicación vertical, horizontal o diagonal, es fundamental que un director de proyecto o un miembro de un equipo de proyecto comprenda la política subyacente y utilice ese conocimiento para enmarcar sus discusiones.

 

  • La perspectiva de la formalidad

 

Cuando la comunicación se contempla desde el punto de vista de la formalidad, suele dividirse en comunicaciones informales y formales, cuyas definiciones son bastante sencillas.

 

Las comunicaciones informales suelen ser sinónimo de las comunicaciones internas mencionadas anteriormente. Los correos electrónicos diarios, las bases de contacto y las reuniones no planificadas constituyen el grueso de esta comunicación, que suele ser cruda y poco pulida.

 

Las comunicaciones formales, en cambio, se consideran más bien productos que se consumen. Los informes, los comunicados de prensa y las presentaciones a las principales partes interesadas suelen entrar en esta categoría. Debido a la audiencia a la que se dirigen, estas comunicaciones suelen estar más producidas y planificadas.

 

  • La perspectiva del canal

 

La perspectiva del canal se refiere al canal o medio por el que se transmite o entrega la comunicación. Los canales de comunicación más comunes son la comunicación verbal frente a la no verbal, la comunicación en persona frente a la remota o virtual, y la comunicación escrita frente a la oral.

 

Es importante tener en cuenta que cada uno de estos canales de comunicación ofrece sus propias ventajas y desventajas, que un administrador de proyectos debe conocer y aprovechar en consecuencia.

 

La comunicación en persona, por ejemplo, permite a las partes observar el lenguaje corporal y el comportamiento que puede influir en el mensaje que se envía, pero no siempre es posible debido al creciente uso de equipos remotos en entornos corporativos. Del mismo modo, la comunicación escrita permite al redactor adaptar su mensaje para comunicar con precisión lo que quiere compartir, pero puede carecer de ciertas sutilezas que podrían ser obvias en la comunicación verbal (como el sarcasmo).

 

El administrador de proyectos debe saber qué canal se adapta mejor a sus necesidades y equilibrarlas con los posibles inconvenientes de cada uno de ellos.

Habilidades de liderazgo para administradores de proyectos. Los administradores de proyectos de éxito son administradores que practican tanto habilidades de administración como de liderazgo eficaz. Las habilidades de liderazgo no son lo mismo que las habilidades de administración. La experiencia y la práctica son necesarias para adquirir una sólida capacidad de administración. 

 

Las habilidades de liderazgo pueden aprenderse y las cualidades de liderazgo pueden desarrollarse. Los líderes eficaces desarrollan nuevas habilidades de liderazgo para complementar las que les hicieron triunfar como administradores.

 

Introducción

 

liderazgo para administradores de proyectosCon los profesionales de la administración de proyectos que utilizan las mejores prácticas en la administración de proyectos y programas en sus organizaciones, hemos visto mejorar las tasas de éxito de los proyectos en los últimos años. Los administradores de proyectos han dominado la aplicación de metodologías de administración de proyectos, aprovechando los avances tecnológicos aplicados en herramientas y técnicas útiles de administración de proyectos y colaboración en equipo.

 

Sin embargo, incluso con la mejora de los índices de éxito de los proyectos y las herramientas y técnicas tecnológicamente más avanzadas para ayudar a mejorar la productividad de los equipos. Las organizaciones actuales siguen enfrentándose a muchos y complejos retos a la hora de establecer y alcanzar sus objetivos estratégicos. Uno de los grandes retos proviene de la falta o debilidad de «liderazgo» en la organización.

 

Para tener éxito en la implementación de sus objetivos estratégicos a través de proyectos y programas, las organizaciones necesitan líderes eficaces.  Necesitan contar con administradores de proyectos/programas de éxito que también tengan capacidades de liderazgo. ¿Qué habilidades de liderazgo necesitan los administradores de proyectos? ¿No son suficientes las habilidades de administración de proyectos?

 

La administración de proyectos es diferente del liderazgo. Los administradores de proyectos con éxito pueden no ser líderes eficaces. Al comprender la diferencia entre administración de proyectos y liderazgo y tomar el camino para convertirse en líderes eficaces, los administradores de proyectos exitosos pueden utilizar sus habilidades innovadoras y creativas. Y así desarrollar habilidades de liderazgo que complementen sus capacidades de administración.

 

Aunque la administración de proyectos es diferente del liderazgo, hay algunos puntos en común entre ambos. Tanto el rendimiento de un gestor de proyectos como la eficacia de un líder se miden en función del rendimiento del equipo. 

 

Por lo tanto, centrarse en el rendimiento del equipo es un aspecto muy importante en el desarrollo de las habilidades de liderazgo para los administradores de proyectos. Las habilidades de liderazgo más esenciales para el gestor de proyectos empiezan por motivar e inspirar a los equipos y a los individuos. Habilidades de negociación y comunicación, habilidades de escucha e influencia, y creación de equipos con énfasis en la mejora del rendimiento del equipo.

 

  • Diferencias entre la administración de proyectos y el liderazgo

 

liderazgo para administradores de proyectosAunque se espera que los administradores de proyectos sean líderes, la administración de proyectos y el liderazgo son dos cosas diferentes.

 

Ser un gestor de proyectos con éxito, que realiza proyectos con éxito de forma constante, no significa que uno sea un líder con éxito.

 

Los administradores de proyectos de éxito desarrollan habilidades de administración de proyectos a través del conocimiento del marco estándar de administración de proyecto.

 

También lo hacen a través de la experiencia en la utilización de las mejores prácticas de metodología de administración de proyectos. 

 

Los líderes de éxito son personas innovadoras y creativas que desarrollan continuamente nuevas habilidades para integrarlas con sus capacidades actuales.

 

  • Los líderes innovan; los administradores administran

 

Los administradores suelen centrarse en aplicar y seguir los procesos, atendiendo a la rutina diaria de las actividades, asegurándose de que el equipo pueda ser productivo con las herramientas que necesita para realizar sus tareas.

 

Los líderes son innovadores que siempre buscan mejorar las formas de hacer las cosas y desafiar los procesos para mejorar el nivel de productividad del equipo.

 

  • Los líderes buscan retos; los administradores buscan mantener el status quo.

 

Los administradores son expertos en seguir procesos. Por lo tanto, tienden a aceptar el status quo y seguir haciendo las cosas como se han hecho. Tienden a resistirse a las desviaciones del proceso actual y, por tanto, a las nuevas formas de hacer las cosas.

 

Los líderes tienden a buscar retos. Los retos conducen a nuevas ideas y mejoras en los procesos actuales.

 

  • Los líderes piensan a largo plazo; los administradores piensan a corto y medio plazo.

 

Los líderes crean una visión: el estado futuro de la organización cuando se alcanzan sus objetivos estratégicos. Los líderes piensan a largo plazo para lograr la visión. Los administradores de proyectos se centran en lograr los resultados a corto y medio plazo para alcanzar los objetivos del proyecto, como parte de la consecución de los objetivos estratégicos a largo plazo.

 

Esto hace que tanto el liderazgo como la administración de proyectos sean esenciales para alcanzar los objetivos estratégicos a corto y largo plazo de cualquier organización.

 

  • Los líderes motivan e inspiran; los administradores controlan.

 

Los líderes motivan e inspiran a su gente simplemente en la forma en que trabajan con ellos: estableciendo objetivos, haciendo contribuciones significativas, reconociendo sus esfuerzos, alentando siempre al equipo a entregar el mejor trabajo que puedan.

 

Los administradores, al centrarse en la aplicación de los procesos, controlan a su gente y el entorno de trabajo, incluidas las asignaciones de trabajo, los calendarios, los resultados, etc.

 

Los administradores de proyectos de éxito desarrollan continuamente su capacidad de liderazgo para motivar e inspirar a los equipos.

 

Practican procesos eficaces de administración de recursos humanos para el desarrollo de los equipos.

 

  • Los líderes se preocupan por hacer las cosas mejor; los administradores se preocupan por hacer las cosas bien.

 

Los líderes se centran en lograr la visión de la organización. La puesta en práctica de la estrategia organizativa a través de proyectos y programas depende de que los líderes de la organización tomen las decisiones correctas sobre qué cosas, qué iniciativas, deben ponerse en práctica. 

 

Una vez tomadas las decisiones (sobre qué iniciativas poner en marcha), los administradores se encargan de la ejecución del proyecto/programa, asegurándose de que las cosas se hacen bien (utilizando la administración de proyectos para su ejecución).

 

  • Los líderes tienen un amplio círculo de influencia; los administradores tienen una influencia limitada.

 

Los líderes eficaces influyen en toda la organización y también en personas ajenas a ella. Su influencia se extiende más allá de los límites de la organización.

 

El impacto de los administradores de proyectos domina sus propios proyectos, pero tienen poca influencia fuera de las partes interesadas en sus proyectos.

 

  • Los puntos en común entre la administración de proyectos y el liderazgo.

 

El mayor punto en común entre la administración de proyectos y el liderazgo es lo que aportan los seguidores. En un entorno de proyecto, los seguidores del director de proyecto son el equipo del proyecto. En un entorno de proyecto, el éxito de un líder y el éxito de un gestor de proyectos dependen del rendimiento del equipo. 

 

  • Habilidades de liderazgo para administradores de proyectos.

 

Los administradores de proyectos llevan a cabo el trabajo del proyecto asignado a través de sus equipos de proyecto.

 

Adquieren las habilidades técnicas, empresariales y de liderazgo necesarias para ayudar a gestionar sus equipos de proyecto de forma eficaz.

 

Aplican habilidades de liderazgo efectivas para motivar a sus equipos en la consecución de los objetivos del proyecto y en la finalización de los entregables del proyecto para lograr los objetivos del mismo.

 

Las habilidades de liderazgo esenciales para los administradores de proyectos empiezan por motivar e inspirar a los equipos.

 

También son importantes otras habilidades de liderazgo, como la negociación, la comunicación, la escucha, la capacidad de influencia y la creación de equipos, especialmente en la medida en que contribuyen a mejorar el rendimiento del equipo.

 

  • Motivar e inspirar, liderazgo para administradores de proyectos.

 

Los líderes desarrollan una visión y luego la comunican continuamente a toda la organización, trabajando con el equipo para lograr la visión. Los líderes mantienen a su gente entusiasmada con su trabajo y centrada en la visión del proyecto. Animan a los miembros del equipo a dar lo mejor de sí mismos y a realizar el trabajo con plena satisfacción por su contribución a la visión del proyecto.

 

  • Creación de equipos, liderazgo para administradores de proyectos.

 

Los líderes ayudan a los miembros del equipo a ayudarse mutuamente, mientras realizan sus contribuciones individuales y de grupo para alcanzar los objetivos del proyecto.

 

  • Negociación y comunicación

 

Los líderes consiguen que los miembros del equipo y las partes interesadas en el proyecto colaboren eficazmente entre sí, teniendo en cuenta a todas las partes con intereses compartidos o contrapuestos, con la intención de llegar a un compromiso antes de tomar una decisión en equipo.

 

Los líderes crean un entorno de proyecto en el que los miembros del equipo pueden ser honestos y abiertos en la comunicación entre ellos, entendiendo el estilo de comunicación de cada miembro del equipo, y son capaces de comunicarse eficazmente con las partes interesadas del proyecto.

 

  • Escuchar e influir, liderazgo para administradores de proyectos.

 

Los líderes son oyentes activos, comprenden y tienen en cuenta la perspectiva de los miembros del equipo antes de tomar decisiones que afectarán al equipo. Los líderes consiguen que los miembros del equipo del proyecto y otras partes interesadas colaboren y cooperen entre sí, trabajando por un objetivo común.

Plan de comunicación ágil para el marco de Scrum. El éxito de cualquier proyecto depende de unos canales de comunicación sólidos. Pero a medida que más y más equipos pasan a la gestión de proyectos ágiles, la forma de comunicarse también tiene que cambiar.

 

La planificación de la comunicación tradicional se centra en estrategias y estructuras de comunicación claramente definidas. Suele implicar un plan de comunicación detallado por escrito y documentación e informes periódicos siguiendo un calendario específico.

 

Sin embargo, este enfoque no es práctico para los equipos ágiles.

 

El desarrollo ágil se basa en la simplicidad, la flexibilidad y la iteración constante. Dado que los equipos ágiles aprenden sobre la marcha, es difícil anticipar con exactitud en qué punto se encontrará el proyecto y cuáles serán las necesidades de comunicación en un día determinado. Además, esto hace que los planes de comunicación tradicionales, cargados de documentación, sean engorrosos y contraproducentes.

 

Entonces, ¿qué se debe hacer? ¿Desechar todos los planes? No necesariamente.Los proyectos ágiles también necesitan un plan de comunicación. Pero el enfoque será un poco diferente. A continuación se presenta lo que hace que los planes de comunicación ágiles sean diferentes y las mejores prácticas que puede seguir para crear un plan de comunicación ágil que funcione para su equipo.

 

¿Qué hace que un plan de comunicación ágil sea diferente?

 

Plan de comunicación ágilEl método ágil sigue un conjunto de 12 principios. Cinco de estos principios están relacionados con la comunicación y pueden guiar su estrategia:

 

Tanto quienes se encargan de financiar el proyecto como aquellos dedicados a completarlo deben trabajar juntos diariamente durante todo el proyecto.

 

La comunicación tradicional del proyecto se centra más en la documentación detallada y en un marco jerárquico para compartir la información. Los planes de comunicación tradicionales fijan las expectativas de cuándo recibirán las partes interesadas las actualizaciones de los desarrolladores y otros miembros del equipo y tratan de agilizar o eliminar la necesidad de reuniones en persona.

 

La comunicación ágil, en cambio, da prioridad a una colaboración más estrecha y al intercambio de información entre las partes interesadas para garantizar la alineación y permitir una rápida toma de decisiones y pivotes a lo largo del proceso.

 

El método más eficiente y eficaz para transmitir información a un equipo de desarrollo y dentro de él es la conversación cara a cara.

 

La comunicación ágil pone menos énfasis en la documentación detallada y compleja en favor de las conversaciones rápidas y fluidas cara a cara. Este enfoque difiere en gran medida de los planes de comunicación tradicionales que se centran en la documentación y en calendarios de reuniones muy estructurados.

 

Pero en el mundo de Agile, las cosas se mueven rápidamente y a menudo de forma impredecible. Eso significa que no siempre se puede planificar la conversación que habrá que mantener. En su lugar, la comunicación ágil requiere una planificación de alto nivel que facilite un intercambio de información claro y reuniones presenciales productivas.

 

  • El funcionamiento del software es la principal medida de progreso.

 

Plan de comunicación ágilLa gestión tradicional de proyectos valora la documentación y los informes de estado para medir y seguir el progreso. Aunque Agile no descarta por completo la documentación, da mucho más valor a los entregables funcionales. En otras palabras, Agile prefiere mostrar en lugar de contar durante las revisiones regulares de los sprints.

  

Los enfoques ágiles de gestión de proyectos valoran la comunicación cara a cara como la mejor forma de transmitir información.

 

Los planes de comunicación deben facilitar a los desarrolladores y a las partes interesadas el intercambio de información y el avance del proyecto.

 

La comunicación ágil consiste en reducir los pasos necesarios para transmitir la información. Esto incluye un enfoque minimalista de la documentación. Los documentos ágiles (es decir, los artefactos) deben reducirse a la información necesaria. Esto suele significar que los artefactos ágiles transmiten los detalles del proyecto de un vistazo.

 

A intervalos regulares, el equipo reflexiona sobre cómo ser más eficaz, y luego afina y ajusta su comportamiento en consecuencia.

 

Un enfoque ágil no significa que no haya una estructura o un calendario, simplemente es más flexible y de alto nivel que un plan de comunicación tradicional. El enfoque ágil se basa en la iteración, lo que requiere que los miembros del equipo y las partes interesadas se reúnan periódicamente para informar sobre el progreso y alinear los próximos pasos.  

 

  • Mejores prácticas para la comunicación ágil

 

Los principios anteriores marcan la pauta de un plan de comunicación ágil. A continuación se presenta cómo se pueden poner en práctica esos principios.

 

  • Agilizar la comunicación con reuniones ágiles

 

Los planes tradicionales de comunicación de proyectos trazan una estructura rígida y detallada de revisiones y reuniones de estado. Las reuniones ágiles intentan reducir los correos electrónicos y la documentación innecesaria con reuniones presenciales muy centradas y eficaces.

 

De hecho, Agile incluye prácticas establecidas para comunicarse en cada nivel, como se muestra a continuación.

 

Agilice el proceso de comunicación con reuniones ágiles que incluyan:

 

  • Planificación del sprint:

 

Al principio de un sprint, el equipo se reúne para planificar la meta del sprint (u objetivos del proyecto) para esa etapa basándose en el backlog del producto. Se trata de una reunión esencial porque determina el enfoque del sprint, los requisitos de los entregables y el plan de acción.

 

La duración de la reunión depende de la duración del sprint. Pero una buena regla general es multiplicar la duración del sprint (en semanas) por dos. Así, una reunión de planificación del sprint para un sprint de dos semanas debería durar unas cuatro horas.

 

  • Reunión diaria de Scrum: Plan de comunicación ágil.

 

Esta reunión diaria es corta y simple. Cada miembro del equipo da una breve actualización del estado de lo que hicieron el día anterior, lo que está en la agenda para ese día, y lo que (en su caso) los problemas que están enfrentando. Estas reuniones no deberían durar más de 15 minutos.

 

  • Revisión del sprint: Plan de comunicación ágil.

 

Al final del sprint, es el momento de mostrar a todos lo que se ha completado. Todas las partes interesadas y los miembros del equipo Scrum se reúnen para demostrar el software y destacar las tareas terminadas, identificar cualquier problema y recibir comentarios.    

 

Retrospectiva: La retrospectiva se produce después de una revisión del sprint para repasar el rendimiento del equipo durante el sprint, incluyendo lo que salió bien, lo que no funcionó y cómo mejorar en el futuro.

 

Esta es una parte importante del enfoque ágil en la mejora continua y la iteración. Estas reuniones suelen durar un par de horas.

 

 

 

 

  • Mostrar, no decir cuando se trata de actualizaciones de progreso:

 

El desarrollo ágil valora más el trabajo realizado que las actualizaciones de estado por escrito. Cuando comunique el progreso, concéntrese en mostrarlo en lugar de contarlo. ¿Cómo?

 

En lugar de compartir informes y métricas del proyecto como el «porcentaje de finalización» o un amplio calendario del proyecto, demuestre los modelos de trabajo más recientes de su proyecto. 

 

¿Qué funcionalidad existe ahora? Incluso si su prototipo no es perfecto o no está completamente desarrollado, la funcionalidad actual es la mejor medida de su progreso y de la dirección que debe tomar.

 

Este nivel de comunicación debe producirse durante las demostraciones periódicas del sprint y a lo largo de cada etapa iterativa.

 

  • Hacer visible el estado del trabajo: Plan de comunicación ágil.

 

Con Agile, el cambio es el nombre del juego. Los proyectos tienden a moverse rápidamente y los detalles cambian todo el tiempo.

 

Si no se tiene una visibilidad clara del estado actual de un proyecto, se perderá información clave y se quedará atrás rápidamente, lo que dificultará el desarrollo del proyecto.  

 

Asegúrate de que tu plan de comunicación incluye estrategias para organizar y compartir la información con claridad, de modo que el estado del proyecto esté siempre visible y a mano.

 

Considera la posibilidad de utilizar tableros de tareas Scrum y hojas de ruta del producto para visualizar el trabajo y facilitar a los miembros del equipo la comprensión de sus funciones, responsabilidades y estado del trabajo rapidamente.

Trabajo a distancia: cómo administrar proyectos cuando se trabaja desde casa. Mucho antes de que la pandemia de coronavirus se apoderase de los titulares mundiales, las empresas de todo el mundo orecieron a sus empleados la posibilidad de trabajar a distancia.

 

La libertad de trabajar desde el lugar que uno elija y disfrutar del equilibrio entre la vida laboral y la personal son sólo algunas de las ventajas del trabajo a distancia. También hay beneficios para el empleador, como una plantilla más satisfecha y una reducción de los gastos generales.

 

Sin embargo, el trabajo a distancia tiene sus dificultades. Cuando su equipo trabaja desde casa, puede ser más difícil entregar proyectos de alta calidad a tiempo. Es fácil sentirse atrasado cuando usted y sus colegas sólo han intercambiado mensajes instantáneos. Entonces, ¿cómo trabajan administradores de proyectos con éxito desde casa?

 

Descubrir la forma correcta de trabajar a distancia como administrador de proyectos puede llevar tiempo, mientras aprendes lo que funciona y lo que no.

Administración de proyectos a distancia

 

Trabajar desde casa como administrador de proyectos puede suponer una gran adaptación y no hay una forma perfecta de administrar los proyectos. Se trata de aprender lo que funciona para ti, los miembros de tu equipo y las partes interesadas. Hay que estar abierto a aprender de los errores cometidos en un proyecto anterior y saber qué áreas se pueden mejorar para proyectos futuros. Puede que descubras que la antigua forma de administrar proyectos cara a cara no funciona cuando se administran proyectos a distancia. Si aceptas el cambio y tienes la estrategia y las herramientas adecuadas a tu disposición, descubrirás que puede llevarte a proyectos exitosos y te preguntaras por qué no hiciste el cambio al trabajo remoto antes.

 

  • Construir el equipo ideal en el trabajo a distancia

 

Construir un «equipo perfecto» de trabajo a distancia, sin la posibilidad de trabajar cara a cara, puede requerir un enfoque adicional para capacitar a los miembros de su equipo para trabajar de forma independiente. A la hora de elegir quién trabajará en qué, se deben tener en cuenta estos consejos:

 

  • Centrarse en las habilidades

 

Crear un equipo con las habilidades adecuadas es extremadamente importante al principio de un proyecto. Contar con las personas adecuadas desde el principio hace que el proyecto vaya por buen camino.

 

  • Dale poder a tu equipo

 

Anime a su equipo a trabajar de forma independiente diseñando su propio calendario, identificando los retos de su proyecto y los plazos que podría alcanzar. Lo mejor es evitar la micro administración de su trabajo desde casa. En su lugar, céntrate en darles la posibilidad de encontrar la forma que mejor les funcione.

 


  • Todos en la misma página en el trabajo a distancia

 

Universidad-Alnus-Trabajo-a-distancia-Administrar-proyectos-desde-casa-Todos hemos asistido a reuniones mal administradas o que deberían haber sido por correo electrónico. El objetivo de la reunión inicial debe ser crear una visión compartida con el equipo. Crea una especificación del proyecto que cubra los cuatro puntos siguientes:

    

¿Cuál es el objetivo?

 

¿Cuál es el resultado deseado (alcance)?

 

¿Cuál es el calendario?

 

¿Quién es responsable y de qué?

 

Comparta las especificaciones con su equipo y programe una reunión inicial para discutirlas. Utiliza la tecnología y las aplicaciones de videoconferencia para reunir a todos. Cumpla el orden del día. Se debe ser conciso y documentarlo todo.

 

  • La transparencia es indispensable en el trabajo a distancia

 

Es imprescindible asegurarse de que todo el mundo entiende cómo encaja en el panorama general. Los miembros del equipo deben saber en qué están trabajando sus compañeros y  cuáles son las tareas prioritarias Aquí tienes algunos consejos para ser transparente:

 

  • El trabajo en equipo

 

Si los trabajadores remotos no conocen el destino, ¿cómo pueden ayudarle a llegar allí? También ayuda a que los miembros del equipo y las partes interesadas se comprometan. 

 

Asegurarse de que todas las partes implicadas sepan cual es la siguiente tarea a realizar es vital para el éxito del proyecto.

 

  • Centrarse en la comunicación

 

Asegúrate de mantener una conversación bidireccional tanto con tus colegas como con las partes interesadas, ya que las ideas y los comentarios del proyecto deben provenir de dentro y fuera del equipo. Haz preguntas abiertas para obtener información valiosa y comentarios procesables que pueda utilizar para guiar las decisiones del proyecto.

 

Un enfoque claro, cómo administrar las prioridades de los proyectos

 

Universidad-Alnus-Trabajo-a-distancia-Administrar-proyectos-desde-casa-Cuando se administran proyectos a distancia, es posible que haya que tomar algunas decisiones difíciles. A la hora de decidir en qué centrarse, vuelva a estas tres preguntas:

    

¿Cuál es la visión?

 

¿Qué quieren las partes interesadas?

 

¿Cuáles son los problemas son críticos?

 

Del mismo modo, otras formas de administrar las prioridades, mientras se administra un proyecto desde casa son:

 

  • Crear un método de priorización, Administrar proyectos desde casa

 

Las opiniones contradictorias de las partes interesadas y las reacciones viscerales pueden entorpecer la toma de decisiones. Construye un proceso estandarizado para administrar las prioridades.

 

Añade un margen de tiempo en cada ciclo del proyecto. 

 

Los retrasos son inevitables. Es importante tenerlos programados.

 

Repartir equitativamente las responsabilidades.

 

Cumplir los plazos con éxito es la piedra angular del éxito de un proyecto.

 

  • Tener una documentación exhaustiva, Administrar proyectos desde casa

 

Mantener todas las tareas asignadas, los plazos y las asignaciones en un lugar compartido garantiza que todos los miembros del equipo sean responsables y entiendan cómo encajan en el panorama general.

 

Asegúrate de que cada tarea tiene un plazo y un responsable.

 

Una vez más, en lo que respecta a la responsabilidad, es importante que cada miembro del equipo sepa de qué es responsable y de cuánto tiempo tiene para completar la tarea.

 

Incluye actualizaciones y comprobaciones semanales de la situación. Algunas de las áreas que se pueden incluir en las actualizaciones semanales son el trabajo que cada persona está realizando esta semana y si tiene algún reto.

 

 

  • Asignar un responsable de la toma de decisiones

Siempre debe haber un DRI (individuo directamente responsable) que tenga la última palabra. Es importante que los miembros del equipo remoto sepan quién tiene esa responsabilidad en un proyecto.

 

  • Puntos de partida para la administración de futuros proyectos, Administrar proyectos desde casa

 

Cuando se termina una tarea o un proyecto de gran envergadura, es importante recopilar datos para ver qué se puede mejorar para futuros proyectos. Esto es especialmente importante ahora que te enfrentas a una forma de trabajo completamente nueva. Haz a tu equipo preguntas reflexivas al final de cada proyecto. Aquí tienes algunas preguntas que puedes probar:

    

  • ¿Qué cosas buenas ocurrieron durante la elaboración de  este proyecto?

  

  • ¿Qué podría haberse mejorado?  

 

  • ¿Las herramientas que utilizamos te ayudan a trabajar con eficacia?

 

  • ¿Cómo podemos mejorar la comunicación?

 

  • ¿Fue capaz de cumplir el horario que se le asignó?

 

  • ¿Cómo te sentiste con las tareas y asignaciones de las que eras responsable?

 

  • ¿Cómo podemos facilitar las cosas la próxima vez?

Trabajar desde casa como administrador de proyectos. Debido a la reciente pandemia, millones de personas de todo el mundo se han visto obligadas a permanecer en casa, y los administradores de proyectos no son una excepción. Aunque las oportunas capacidades de trabajo a distancia están salvando a muchas empresas de una mala situación, los trabajadores están lidiando con los pros y los contras de trabajar a distancia y los problemas cada vez más difíciles que conlleva.

 

Esto se debe a que el entorno de la oficina está diseñado para eliminar las distracciones y favorecer la productividad. Trabajar desde casa significa estar sometido a todo tipo de interrupciones, así como a un equipo de trabajo a distancia inadecuado.

 

Como administradores de proyectos, no podemos permitirnos perder la concentración. Mantener la productividad es crucial, independientemente del entorno de trabajo, ya que el equipo suele depender de nuestra experiencia. Por eso es importante establecer reglas básicas para ti y para tu equipo, de modo que el trabajo continúe como siempre, incluso ante interrupciones como que tus hijos quieran jugar o tu tentación de aflojar.

 

Entre las competencias personales esenciales para los administradores de proyectos se encuentran la comunicación eficaz a distancia, la concentración en la finalización del trabajo y la capacidad de mantener las conexiones a distancia. Desarrollar estas capacidades se reflejara en un aumento en tu eficiencia como administrador.

 

Si a esto le añadimos nuestros principales consejos para trabajar desde casa como administrador de proyectos, lo tendrá todo cubierto.

 

Consejos para trabajar desde casa: cómo los administradores de proyectos pueden seguir siendo productivos

 

  • Aumente la visibilidad

 

Trabajar desde casaAl trabajar desde casa, es posible que notes algunos obstáculos únicos que nunca has experimentado en una oficina. Los estudios muestran que el 37% de los trabajadores remotos creen que trabajar desde casa puede suponer una menor visibilidad de lo que se hace. 

 

Por eso, entre nuestros principales consejos para trabajar desde casa está el de garantizar una total transparencia en el trabajo de tus equipos y en el progreso de los proyectos. Mientras que antes los administradores de proyectos podían vigilar de cerca a sus equipos cuando trabajaban juntos desde la misma oficina, eso ya no es posible.

 

Por ello, los administradores de proyectos necesitan informes de proyectos en tiempo real para garantizar una visibilidad completa, mitigar los obstáculos del proyecto y adelantarse a los plazos. También añade un elemento de responsabilidad y allana el camino para la delegación efectiva que permite a su equipo operar con mayor capacidad de respuesta.

 

Las herramientas de administración de proyectos pueden ayudar a proporcionar a los colaboradores externos y a las partes interesadas una mayor transparencia en el estado de cada entregable. Esto le permitirá establecer patrones positivos de comunicación.

 

  • Alinear los objetivos

 

Trabajar desde casaLos Grandes líderes ejecutivos están de acuerdo en que la falta de objetivos claros es el factor más común detrás del fracaso del proyecto. Cuando se trabaja a distancia, puede resultar difícil garantizar que todos los miembros del equipo y las partes interesadas estén de acuerdo con los objetivos del proyecto. Ya sea que los objetivos se planifican semanal o mensualmente, asegúrese de que todo el mundo entiende exactamente lo que significan.

 

Ahora es más importante que nunca mantener los objetivos del proyecto alineados con los objetivos de la empresa, así como con los objetivos profesionales de cada miembro del equipo.

 

Las estrategias que antes utilizaba para comunicar sus prioridades a toda la organización tendrán que cambiar para alinearse mejor con el nuevo entorno de trabajo desde casa. Para ello, necesitará métodos de colaboración sólidos para aclarar y confirmar que entienden sus objetivos.

 

  • Mantener las líneas de comunicación abiertas en todo momento

 

Trabajar desde casaNo es ningún secreto que los trabajadores a distancia se enfrentan a graves problemas de comunicación. Y para los equipos de administración de proyectos puede resultar aún más difícil comunicarse en línea cuando, tradicionalmente, están acostumbrados a sentarse juntos en la oficina.

 

Sólo hace falta un mensaje mal escrito o un correo electrónico que nunca se envió para causar estragos en la productividad. Para solucionar este problema, hay que crear un poderoso espíritu de equipo con interacciones regulares cara a cara y un tiempo social adecuado. Establezca directrices para el uso del correo electrónico y utilice herramientas de chat y vídeo cuando sea necesario.

 

Además, encuentre y despliegue las tecnologías adecuadas que funcionen bien para su equipo. Hay integraciones de software de colaboración en equipo, como MS Teams o Slack, que resultan eficaces, especialmente si los canales de comunicación están divididos. Con estas aplicaciones, puedes crear fácilmente hilos de conversación para que tu equipo pueda seguir utilizando las herramientas que les ayudan a comunicarse de forma eficaz.

 

  • Administrar las solicitudes y aprobaciones entrantes, Trabajar desde casa

 

Se espera que los administradores de proyectos sean unos expertos en la materia. Como líderes, tienen que administrar las solicitudes de trabajo entrantes y las aprobaciones de forma eficiente, priorizando el flujo de trabajo.

 

Pero cuando se trabaja desde casa, hacer un seguimiento de las solicitudes y compaginarlas con las cargas de trabajo preexistentes puede resultar complicado.

 

Más aún, utilizar notas adhesivas u hojas de cálculo puede ser una receta para el desastre.

 

Por lo tanto, usted necesita una sola plataforma que organice toda su carga de trabajo en un solo lugar. 

 

 

  • Equilibrar la carga de trabajo, Trabajar desde casa

 

Como administrador de proyecto, se tiene la responsabilidad de mantener a los miembros de tu equipo centrados y en el buen camino. Pero trabajar desde casa puede ser un reto en este sentido, sobre todo si tu empresa aún se está adaptando a una nueva forma de trabajar.

 

Por eso es esencial equilibrar la carga de trabajo del equipo para evitar el agotamiento, de modo que se pueda aumentar la eficiencia y retener a los empleados sanos.

 

Volver a priorizar las tareas puede ayudar a conseguirlo después de evaluar la capacidad del equipo y los objetivos de la empresa, para que sus empleados sepan cómo seguir siendo productivos mientras trabajan desde casa. 

 

También es importante hacer un seguimiento de la carga de trabajo de cada miembro del equipo para asegurarse de que ha dividido las tareas de forma justa y de que los individuos no están sobrecargados de responsabilidades o infrautilizados en comparación con otros empleados.