Administración creativa de proyectos

Administración creativa de proyectos. Si alguna vez ha visto a un acróbata haciendo girar platos sobre sus manos mientras hace equilibrios sobre una torre de sillas, tendrá una ligera idea de lo que se necesita para ser un administrador de proyectos creativos.

Son líderes que entienden tanto cómo alimentar el proceso creativo cómo dar vida a las ideas. Organizan, orquestan y controlan la logística para entregar los proyectos a tiempo y sin salirse del presupuesto. En pocas palabras, hacen milagros.

Pero la administración de proyectos tradicional tiende a centrarse en ayudar a los equipos de desarrollo de software, construcción o fabricación a aumentar la productividad y cumplir sistemáticamente las normas de calidad.

Los administradores de proyectos creativos, en cambio, dirigen equipos de “gente de ideas”, documentan los flujos de trabajo y coordinan las aportaciones de otros miembros del equipo creativo, al tiempo que se ajustan a plazos ajustados. Debido a estas necesidades únicas, las herramientas tradicionales de administración de proyectos no suelen funcionar para los equipos creativos ni para sus clientes.

Las técnicas exclusivas de administración de proyectos creativos, así como el software adecuado, impulsan mejoras al automatizar las tareas administrativas, crear un eje centralizado para comunicar requisitos, colaborar en proyectos creativos y compartir opiniones.

¿Qué es la administración de proyectos creativos?

Administración creativa de proyectos. A menudo damos por sentado que hay que dejar que los equipos creativos innoven por su cuenta. Al fin y al cabo, la inspiración en marketing, branding y publicidad no se puede fabricar (ni forzar).

Sin embargo, que gran parte del proceso creativo sea orgánico no significa que no haya componentes que también deban administrarse. Administrar proyectos creativos significa superar y evitar cuellos de botella en el rendimiento o la entrega causados por procesos de revisión desorganizados, problemas de aprobación y más.

Un proceso de administración de proyectos creativos proporciona a los equipos creativos del área del diseño, el marketing, el vídeo, el desarrollo web, etc., un marco específico en el que establecer, realizar un seguimiento y alcanzar las expectativas del proyecto. Con este marco, los equipos creativos pueden aprovechar el poder para acelerar y realizar un seguimiento del crecimiento y el rendimiento.

La administración creativa de proyectos se refiere a lo bien que su equipo, sea cual sea el proyecto, puede coordinar su creatividad para lograr su objetivo. La administración creativa de proyectos también puede referirse a cualquier cosa, incluido el software de gestión creativa de proyectos, que sirva de mediador entre las partes implicadas para garantizar un flujo de trabajo productivo y un entorno laboral positivo. 

La administración de proyecto creativo y las operaciones que necesitan ser administradas pueden incluir una multitud de cosas, incluyendo:

• Admisión y asignación de proyectos: Elegir los proyectos adecuados y entregarlos a los miembros del equipo más apropiados.
• Informes creativos y procedimientos operativos normalizados: Proporcionar a los miembros del equipo la orientación adecuada para que trabajen lo mejor posible.
• Comunicación: Mantenerse al día con el equipo creativo, los propietarios del proyecto, los clientes, etc.
• Revisiones: Comprobar la calidad del trabajo, solicitar correcciones y aprobar proyectos.
• Entrega: Dar el visto bueno al proyecto creativo.
• Administración de activos: Garantizar que todos los activos no sólo se entregan a tiempo, sino que también se distribuyen y almacenan para un acceso adecuado a lo largo de cada paso del proceso creativo. 
• Administración de proyectos creativos frente a otros tipos de administración de proyectos 
• Aunque la administración de proyectos creativos requiere herramientas y estrategias similares a las de la administración de proyectos, existen algunas diferencias significativas entre ambas.

La administración de proyectos tradicional no aborda las necesidades del trabajo en curso

La administración de proyectos tradicional no aborda las necesidades del trabajo en curso, que son esenciales para guiar a los creativos a través del proceso de administración. 

Las acciones de trabajo en curso relacionadas con la revisión y aprobación detalladas (añadir comentarios a archivos de texto, añadir marcas a archivos de diseño e imágenes, hacer anotaciones en vídeos) son una capa adicional por debajo de las habituales “actualizaciones de estado” que se encuentran en la administración de proyectos.

Además, los administradores de proyectos creativos y los sistemas de administración deben realizar un seguimiento de las actualizaciones de contenido, no sólo de los plazos y las tareas.

Los administradores de proyectos y sistemas típicos proporcionan actualizaciones sobre el progreso de los cambios iterativos y facilitan las conversaciones en torno a los borradores de contenido, pero en realidad no coordinan los cambios iterativos que deben realizarse en los propios archivos y, a menudo, dividen los comentarios en múltiples flujos de conversación que deben compararse con los archivos o versiones de contenido. Los procesos que implementes diferirá en función de tu empresa, tus clientes y las necesidades de los proyectos.

Administración creativa de proyectos. Por ejemplo, supongamos que una agencia de publicidad está diseñando una valla publicitaria con un eslogan concreto. El proyecto podría llegar hasta la fase final, en la que los diseñadores están modificando el archivo final para adaptarlo a la altura y la anchura de las vallas publicitarias específicas, cuando el eslogan tiene que cambiar.

En este caso, los diseñadores retrocedieron en el proceso para modificar el eslogan mientras siguen trabajando para cambiar el tamaño del archivo final.

Además, las herramientas de administración de proyectos creativos suelen medir el éxito de forma diferente. Los buenos conceptos y diseños en este sector se generan a partir de momentos de inspiración significativa. Esto no es algo que ninguna empresa pueda forzar. Hay que dar espacio a los creadores y tiempo suficiente para que se produzca la “magia creativa”.

A pesar de ello, un administrador de proyectos creativos tiene que encontrar formas de inspirar, motivar y apoyar a los trabajadores para que alcancen sus objetivos. Un software de administración de proyectos creativos eficiente y bien administrado aporta estructura, proceso e incluso mensurabilidad al flujo de trabajo creativo, para que los equipos puedan mejorar constantemente.

Como administrador de proyectos, puede mejorar significativamente el éxito de su proyecto liberando el genio de la creatividad. Como líder, trabaje para eliminar las barreras a la creatividad y fomente el uso de técnicas creativas. La creatividad no sólo le ayuda a dirigir a su equipo hacia el éxito, sino que también le ayuda a desarrollar las habilidades interpersonales (comunicación, liderazgo y capacidad para establecer relaciones) que también son fundamentales para su éxito como gestor de proyectos.