Administración de cambios en la administración de proyectos

Universidad Alnus - Administración de cambios en la administración de proyectos - Estadísticas del proyecto

Administración de cambios en la administración de proyectos: La administración de cambios en la administración de proyectos puede ser compleja, especialmente cuando se administran varios proyectos simultáneamente. Ajustar el calendario, el alcance, el coste y la distribución de recursos de un proyecto, entre otras cosas, puede afectar al flujo de trabajo y a los resultados de otro proyecto.

 

Este artículo presenta la administración del cambio en la administración de proyectos comprendiendo en qué se diferencia de la administración de proyectos y cuáles son sus tipos y factores.

 

¿Qué es la administración del cambio en la administración de proyectos?

 

Esto implica la transición a un nuevo plan de acción para administrar cambios imprevistos.

 

Los cambios en el proyecto debidos a nuevos requisitos pueden afectar invariablemente a las tareas del proyecto alineadas, las prioridades del proyecto, las dependencias, etc.

 

Gestionar el cambio en la administración de proyectos implica planificar, aplicar y administrar el cambio para un proyecto.

 

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Una transición sencilla ayuda:

 

  • Adaptarse a los nuevos cambios de forma proactiva
  • Optimizar los flujos de trabajo para soportar reprogramaciones y ajustes
  • Controlar los costes derivados del desarrollo de nuevos proyectos
  • Mitigar los riesgos debidos a los nuevos requisitos del proyecto
  • Administración del cambio frente a administración de proyectos

 

Los términos «administración de proyectos» y «administración del cambio» suelen utilizarse indistintamente.

 

Sin embargo, los términos son diferentes e implican cosas distintas.

 

La administración de proyectos se refiere a:

 

 

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  • Una disciplina bien documentada
  • Se definen las tareas, los hitos, los plazos y los resultados finales.
  • Se centra en las personas
  • Pretende alcanzar metas y objetivos específicos del proyecto
  • La administración del cambio se refiere a:
  • Una disciplina informal
  • Las tareas, los hitos y los plazos no están definidos.
  • Centrada en el sistema
  • Su objetivo es administrar el cambio organizativo
  • Así pues, la administración del cambio apoya la administración de proyectos administrando el lado humano del cambio organizativo.
  • Tipos de administración del cambio en la administración de proyectos
  • La administración del cambio en un proyecto puede ser de distintos tipos. Veámoslos a continuación.

 

 

 

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  • Anticipatorio

 

Como su nombre indica, este tipo de administración del cambio se realiza en previsión de un cambio. Esto significa que te mantienes preparado con un plan de acción listo para abordar las modificaciones que seguramente surgirán en el futuro. 

 

Esto puede ocurrir cuando se conoce un nuevo modelo de proceso empresarial que la empresa implantará en el próximo trimestre. O también puede ocurrir cuando una persona abandona la organización y otra va a hacerse cargo de la administración.

 

  • Reactivo, Administración de cambios en la administración.

 

Debe estar preparado para aplicar un plan de administración del cambio reactivo cuando la situación lo requiera. Aunque nadie quiere verse afectado por un cambio repentino de planes, a veces es la única opción disponible. En la administración reactiva, debes idear un plan de inmediato y aplicarlo pronto para minimizar el efecto indeseable.

 

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  • Incremental

 

A veces, los cambios necesarios no son demasiado urgentes, es decir, la empresa debe implantarlos a lo largo de un periodo de tiempo, paso a paso. Estos cambios se realizan para la mejora continua de las operaciones. Por ejemplo, la instalación de nuevos programas informáticos para mejorar la eficiencia dentro de la organización.

 

  • Estratégicos, Administración de cambios en la administración.

 

Los cambios estratégicos son desarrollos bien analizados necesarios para impulsar la competitividad de la empresa o el proyecto. Estos cambios tienen un impacto significativo en el negocio y suponen casi una revisión de los procesos existentes. 

 

Por ejemplo, un editor de revistas se da cuenta de que la audiencia se está pasando al medio digital para obtener su dosis diaria de noticias y entretenimiento. La editorial decide entonces cambiar sus operaciones para atender a una audiencia digital, proporcionando información y entretenimiento a través de herramientas de comunicación en línea.

 

¿Por qué necesitamos incorporar la administración del cambio a nivel de proyecto?

 

Universidad Alnus - Administración de cambios en la administración de proyectos - Estadísticas del proyectoAntes de empezar a administrar el cambio en la administración de proyectos, es crucial entender por qué necesitamos incorporar la administración del cambio a nivel de proyecto.

 

  • Alineación de la visión dentro de la dirección

 

A veces, los líderes del proyecto y de la organización no están convencidos de por qué es necesario realizar cambios.

 

Pueden pensar que cambiar cualquier aspecto del plan de ejecución del proyecto alterará la distribución de recursos existente y llevará el presupuesto más allá del límite preestablecido.

 

Aquí es crucial explicar la necesidad de la administración del cambio y cómo repercutirá en el resultado del proyecto. Si las razones son auténticas, seguro que están de acuerdo con el cambio e incluso confían en sus resultados prometidos.

 

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  • Transformar la resistencia de los empleados

 

Cuando se trabaja en proyectos, los miembros del equipo se resisten a cambiar los procesos y flujos de trabajo. En este caso, hay que explicarles la finalidad del cambio y el valor que aportará a la organización. Cuando las razones estén claras, estarán dispuestos a adaptarse al cambio y aplicar las nuevas estrategias con un mayor sentido de pertenencia.

 

  • Establecer un plan de acción bien analizado

 

Una vez que el equipo está preparado para aplicar el cambio, necesita un plan exhaustivo al que pueda adherirse. En este punto, debe proporcionar al equipo un marco detallado de cómo deben ajustarse las cosas.

 

El marco debe esbozar las tareas, las nuevas prioridades de las tareas y las dependencias de las tareas a las que hay que prestar atención. Esto ayudará a apoyar una transición sin problemas para un proceso de administración del cambio sin problemas.

 

  • Mantener el rumbo, Administración de cambios en la administración.

 

La administración del cambio no se limita a delegar nuevas responsabilidades en el equipo. Hay que vigilar cómo van las cosas. ¿Funcionan los nuevos cambios en su beneficio o necesitan una revisión? Si en algún momento detecta que los cambios no conducen a los resultados deseados, prepárese para replantear los cambios y hacer los ajustes necesarios.

 

¿Cuáles son los 3 factores principales que debe tener en cuenta para la administración de cambios en un proyecto?

 

Universidad Alnus - Complementar todas sus necesidades futuras - Objetivos del proyectoEstos son los 3 factores principales que debe tener en cuenta para implementar la administración de cambios en un proyecto:

 

  • Alcance
  • Presupuesto
  • Calidad

 

Estos tres factores están directamente relacionados con el éxito de la organización y del proyecto. Pero, ¿cómo afectan estos factores a la administración del cambio para los gestores de proyectos como usted?

 

Estos factores son cruciales, ya que los gestores de proyectos deben tener en cuenta estas tres limitaciones al realizar el control integrado de cambios. El proceso requiere que usted revise, administre y apruebe las solicitudes de cambio. También es esencial conseguir este cambio a tiempo, porque si retrasa la transición, hay posibilidades de que su proyecto se salga de la vía, y los efectos pueden ser irreversibles.

 

Ni que decir tiene que, cuando apruebe las solicitudes de cambio, los objetivos de su proyecto cambiarán con toda seguridad. Y lo mejor será que transmita los nuevos objetivos a su equipo para que acepten mejor la transición.

 

Consejos para integrar la administración del cambio en la administración de proyectos

 

Entendemos que la administración del cambio para los gestores de proyectos no es pan comido. Hemos elaborado una lista de los principales consejos que puede utilizar para integrar la administración del cambio en la práctica de la administración de proyectos.

 

Alinee la administración del cambio con sus metas y objetivos empresariales

 

Universidad Alnus - Complementar todas sus necesidades futuras - Objetivos del proyectoUna función clave de los gestores en la administración del cambio es garantizar que los nuevos avances en los proyectos estén en sintonía con las metas y objetivos empresariales generales.

 

Así que sus estrategias de administración del cambio deben ser tales que apoyen los objetivos predefinidos y no los contradigan de ninguna manera.

 

  • Implemente un enfoque estructurado para la administración del cambio
  • Un enfoque estructurado le permitirá a usted y a su equipo llevar a cabo la administración del cambio con éxito:
  • Comunique cómo pretende implantar la administración del cambio en el proyecto.
  • Defina las múltiples tareas que deben llevarse a cabo.
  • Establezca qué tareas deben realizarse con prioridad.
  • Establezca dependencias entre las tareas para disponer de flujos de trabajo bien definidos.
  • Definir claramente las responsabilidades del equipo

 

Como directores y gestores de proyectos, es esencial facilitar a su equipo el cambio del flujo actual de operaciones. Puede que algunos se sientan confusos y otros se resistan. Lo que puede ayudar es la forma de presentar el cambio. ¿Por qué es necesario el cambio? ¿Cómo puede lograrlo todo el equipo? Explique estas cosas a su equipo, y estarán listos para implementar el cambio de frente.

 

Una vez que estén preparados, establezca funciones y responsabilidades claras. No deje lugar a suposiciones. Delega el trabajo con prioridades, dependencias y plazos bien definidos.

 

Modifique su enfoque 

 

Su plan de administración del cambio cambia en función de las circunstancias. Si un plan funcionó anteriormente para su equipo, no es seguro que ese mismo plan vaya a complementar todas sus necesidades futuras. Por tanto, analice sus necesidades actuales, desarrolle un plan de acción único y prepárese para superar cualquier reto.

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