Cómo incorporar la administración del cambio a los proyectos ágiles

Cómo incorporar la administración del cambio a los proyectos ágiles. Adapte su enfoque de administración del cambio a uno ágil y continuado que se adapte eficazmente a los procesos de los proyectos ágiles. Se debe planificar en tres niveles. Proyecto, lanzamiento e iteración para garantizar el éxito. Esté preparado para el hecho de que la agilidad necesita más administración del cambio. 

Como recordatorio de por qué la administración del cambio durante los proyectos es crucial: una de las áreas clave donde hemos visto fracasar los proyectos de desarrollo es en la fase de implementación.  El uso de una metodología ágil de administración del cambio en los proyectos ayuda a las organizaciones a lograr una implementación exitosa y a obtener los beneficios esperados del proyecto (o a menudo más de lo esperado).

El entorno ágil se presta a un enfoque de administración del cambio continuo durante los proyectos de desarrollo.

Para el profesional de la administración del cambio, la incorporación de un marco de administración del cambio ágil en un enfoque de desarrollo de software más tradicional, en cascada, parece lógica.

Por adelantado, se realiza una evaluación inicial del legado, se entiende el alcance del cambio que traerá el proyecto, se comprenden los riesgos para las personas (y se planifican las acciones para mitigarlos) y se planifica la administración del cambio, la formación y las actividades de comunicación adecuadas a lo largo del proyecto. 

Con un ciclo de vida de desarrollo de administración de proyectos ágil, el enfoque de la administración del cambio también debe ser más ágil e incorporar procesos ágiles de administración del cambio.  De hecho, la dinámica de un proyecto ágil permite que el papel de la administración del cambio se convierta en un miembro integral del equipo del proyecto, en lugar de un recurso al que se recurre cuando es necesario impartir formación o comunicar.

En pocas palabras, la administración ágil de proyectos adopta un enfoque de reducción de riesgos en el desarrollo de software. En el acelerado entorno actual estamos acostumbrados a que las necesidades del negocio cambian con bastante rapidez.  La administración ágil del cambio apoya, y mejora, el enfoque de reducción de riesgos al identificar y reducir los riesgos de la administración del cambio organizativo, o de las personas.

Pensar de forma ágil: Administración del cambio a los proyectos ágiles.

El desarrollo ágil permite a un proyecto hacer frente a los cambios en las necesidades y requisitos de la empresa tomando trozos de trabajo del tamaño de un bocado (normalmente con un calendario para que el sprint, o iteración, pueda desarrollarse y desplegarse en un periodo de tiempo determinado) y trabajando a lo largo de todo el ciclo de vida del desarrollo: requisitos-diseño-desarrollo-prueba-despliegue, para cada iteración.

Con la metodología ágil, los equipos de proyecto aumentan la comunicación interna (por ejemplo, con reuniones diarias) y buscan una respuesta y participación rápida y casi constante de los usuarios a lo largo del proyecto.

Al incorporar las mejores prácticas de administración del cambio ágil en un entorno de desarrollo de este tipo, no es necesario cambiar lo que se hace, sino la frecuencia y el modo de realizar las actividades de administración del cambio. Por ejemplo, como agente de cambio ágil, podría utilizar encuestas de pulso en lugar de grandes encuestas de cambio puntuales.

Divida sus actividades de administración del cambio en 3 niveles: Administración del cambio a los proyectos ágiles.

Administración del cambio a los proyectos ágiles. Hay que pensar en tres niveles cuando se trabaja con agilidad: proyecto, lanzamiento e iteración (o sprint).  A continuación se ofrecen algunas indicaciones que deben tenerse en cuenta a la hora de planificar la incorporación de una administración del cambio eficaz en la organización de un proyecto ágil:

A nivel de proyecto, todavía hay que realizar un trabajo previo para calibrar la preparación para el cambio y los riesgos para las personas asociados al proyecto.

En el nivel superior, la intención del proyecto será realizar un cambio dentro de la organización. 

Aunque no se conozca la funcionalidad específica, la intención se conocerá al principio del proyecto (cambiar el sistema de RRHH, mejorar el sitio web, introducir una nueva tecnología para el centro de llamadas).

Lleve a cabo su Evaluación de la Herencia de la Iniciativa y la Evaluación de Riesgos a nivel de proyecto.

Esto le permitirá conocer la disposición al cambio de los grupos de usuarios y los riesgos específicos para las personas que debe mitigar a través del proyecto.

Asegúrese de que el proyecto cuente con un patrocinio de liderazgo sólido y visible.

Considere también qué comunicaciones serán necesarias a nivel de proyecto y planifique sus flujos de trabajo.

Asegúrese de que los riesgos para las personas se discutan durante las reuniones y otras sesiones de retroalimentación, como las retrospectivas. Una versión es el momento en que los usuarios verán los cambios que se están realizando.  La formación, la documentación y la comunicación con los usuarios serán necesarias para cada versión.

La obtención de comentarios de la comunidad de usuarios en general y su incorporación al proyecto para mejorar la siguiente versión también contribuye a aumentar los niveles de éxito de un proyecto.  Estos comentarios pueden referirse a funcionalidades específicas, a cambios en los procesos, a niveles de compromiso con el proyecto, a la eficacia del liderazgo del cambio o a las comunicaciones en general, por ejemplo.

Durante cada Iteración trabaje estrechamente con el equipo del proyecto y asegúrese de que se escucha la voz del usuario a través del diseño, la creación de prototipos y las pruebas de usuario.  Lo mejor es asegurarse de que el proyecto utiliza usuarios reales en el proyecto (en lugar de probadores de usuarios a tiempo completo).

Y entender cómo los riesgos de las personas pueden verse afectados por este conjunto específico de funcionalidades y asegurarse de que se toman las medidas adecuadas para mitigar los riesgos.

El desarrollo ágil requiere una mayor participación en la administración del cambio.

Administración del cambio a los proyectos ágiles. Sólo con considerar estos puntos está claro que el papel de la administración del cambio se involucra más cuando se trabaja con proyectos ágiles.  Para incorporarla adecuadamente, se necesitará algo más que un puñado de especialistas en el cambio.

La creación de una capacidad interna madura de administración del cambio en su organización apoyará el cambio necesario para realizar con éxito proyectos ágiles y permitirá a su organización seguir siendo ágil a largo plazo.

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