¿Qué es la administración del cambio?

¿Qué es la administración del cambio? En pocas palabras, es la administración del cambio dentro de un grupo u organización. La administración del cambio tiene una ardua batalla contra la inercia. Además, tiene muchas piezas móviles que pueden escaparse de una organización si no se orquestan correctamente. Independientemente del modelo de administración del cambio que una empresa haya decidido utilizar, el denominador común de todos ellos son las personas.

 

El éxito de la administración del cambio requiere una comunicación frecuente y clara entre una organización y su gente. Por lo tanto, una parte esencial de la administración del cambio organizativo no es sólo la administración de todas las partes móviles, sino también la comprensión de cómo las personas procesan el cambio.

 

La disrupción se ha convertido en una palabra de moda últimamente cuando se trata de nuevas empresas y compañías que sacuden el status quo, pero el objetivo de la administración del cambio es minimizar la disrupción cuando una empresa experimenta un cambio, ya sea grande o pequeño.

 

La administración del cambio y la administración de proyectos van de la mano para minimizar el efecto dominó cuando el cambio se produce. Piense en ellas como dos caras de la misma moneda: la parte técnica y la parte humana. La administración de proyectos se ocupa de los aspectos técnicos de un cambio, mientras que la administración del cambio se centra en las reacciones de las personas al cambio.

 

Entonces, ¿por qué es importante el éxito de la administración del cambio organizativo? Porque las empresas que pueden adaptarse eficazmente al cambio superan a sus competidores en 3,5 veces.

 

Los cambios organizativos afectan a todo

 

Los cambios inminentes afectan a todas las partes de una organización, y a las personas que la componen. La estructura de una empresa es como una tela de araña: si se tira de una pequeña esquina, las vibraciones se propagan por toda la red. Cada pieza, cada equipo, cada persona de una empresa afecta a las demás.

 

Algunas de las áreas clave que aborda la administración del cambio son:

 

• Sistemas

 

• Procesos

 

• Estructura de la empresa

 

• Roles de trabajo

 

Algunos de los principales obstáculos que se interponen en el camino del progreso son:

 

• Administración

 

• Empleados

 

• Presupuesto

 

• Falta de comunicación

 

• Falta de liderazgo

 

Algunos de los principales retos que se plantean son:

 

• Comunicar los cambios

 

• Navegar por los cambios

 

• Aplicar los cambios

 

• Ampliar los cambios

 

5 pasos de la administración del cambio organizativo

 

Cuando se avecinan cambios en su empresa u organización, puede prepararse para ellos de varias maneras. Las etapas básicas de la administración del cambio son:

 

• Evaluar

 

• Diseñar

 

• Implementar

 

• Administrar

 

Y aunque los detalles de cada uno de estos pasos pueden ser diferentes para cada empresa, ayudan a esbozar un plan de ataque organizativo. Para evitar que la fase de evaluación resulte demasiado abrumadora, puede crear su propia lista de preguntas para la administración del cambio, como por ejemplo:

 

• ¿Por qué se produce este cambio?

 

• ¿Cuál es el calendario propuesto?

 

• ¿Cuáles son nuestros principales retos?

 

• ¿Cómo vamos a comunicar este cambio?

 

• ¿Qué aspecto tiene nuestra hoja de ruta?

 

Una serie de preguntas separadas para cada uno de los pasos anteriores puede ayudar a que una empresa difícil de manejar parezca de repente manejable.

 

• La transparencia es esencial

 

Uno de los mayores enemigos del cambio es el miedo. A nadie le gusta que le dejen en la oscuridad, y la incertidumbre sobre un cambio inminente puede extenderse rápidamente por toda la organización.

 

Mantenga a los equipos y a los individuos informados en cada etapa de la implementación de un cambio a gran escala. 

 

Puede crear mapas de procesos en Lucidchart para describir cada paso de la implantación, de modo que todos los empleados sepan claramente qué va a ocurrir y cuándo.

 

Además, si el cambio implica la modificación de un proceso existente, puede utilizar software para mostrar tanto el proceso actual como el nuevo para ayudar a los empleados a entender los beneficios del cambio.

 

• Su personal es la clave del éxito de la administración del cambio

 

Sí, el cambio puede ser duro. Pero el cambio es natural y, lo que es más importante, el cambio es crucial para que una organización crezca. Un liderazgo sólido combinado con una comunicación clara funciona como catalizador del cambio a nivel de los empleados. Cuando los empleados están informados y comprenden con exactitud qué cambios se están produciendo y cómo les afectan, pueden convertirse en defensores de esos cambios, y ése es el tipo de impulso del que puede beneficiarse cualquier organización.

 

¿Qué es la administración del cambio?

 

La administración del cambio como disciplina ha evolucionado y madurado en el último cuarto de siglo. La investigación nos dice que para que los cambios tengan éxito, debemos preparar, equipar y apoyar a los individuos que se mueven a través de los cambios para que los adopten con éxito. Sin la adopción, los cambios no tendrán éxito y no obtendremos los resultados deseados.

 

• Más que una simple comunicación

 

La administración del cambio suele consistir simplemente en un plan de comunicación, en el que los líderes ejecutivos o los directores de proyecto comunican a la organización que se avecina un cambio (normalmente con poca antelación). Pero la administración del cambio es mucho más que comunicar lo que va a cambiar, como la implantación de un sistema o una adquisición.

 

Hay que apoyar a las personas de la organización en su transición del estado actual al estado futuro, y entender lo que se necesita para influir en cada persona para que acepte y adopte el cambio. De este modo, las organizaciones pueden aumentar considerablemente las posibilidades de éxito del proyecto y de que sus inversiones en él den sus frutos.

 

¿Cuáles son los beneficios de la administración del cambio?

 

La administración del cambio no es una respuesta reactiva en caso de que se produzca un cambio; es una preparación para cuando se produzca el cambio.

 

La administración del cambio le permite evaluar su situación y los motivos por los que es necesario el cambio, alinear sus esfuerzos y recursos, y gestionar el cambio en sí.

 

Al coordinar y estructurar el cambio como un proceso que hay que gestionar, tendrá muchas más posibilidades de obtener resultados de sus esfuerzos.

 

La administración del cambio debe llevar a sus empleados, equipos, departamentos y organización a prosperar y beneficiarse del cambio, en lugar de reaccionar y simplemente sobrevivir a él, o incluso peor, no ver ningún resultado de los esfuerzos de cambio.

 

Principios básicos de la administración del cambio con éxito

 

Aunque el proceso de administración del cambio puede ser diferente según el sector y aplicarse de distintas maneras en función de los niveles departamentales y organizativos, el despliegue de la administración del cambio de una “manera adecuada” tiende a seguir unos cuantos principios básicos.

 

• Crear un clima de cambio

 

Para cualquier organización que se enfrente a la perspectiva del cambio, el primer paso es crear un clima receptivo al cambio. El cambio puede intimidar, o incluso frustrar, y es vital que la dirección disminuya la resistencia comunicando la importancia del cambio, orientando a los equipos donde se produce el cambio y proporcionando una visión clara para poner en marcha el proceso de transición. 

 

La comunicación y la transparencia sobre el “por qué” y el “cómo” del cambio son cruciales para ganarse la confianza de los empleados y la aceptación del cambio. Esto ayuda a los empleados a ser dueños y ejecutores del cambio.

 

• Comprometer y permitir el cambio

 

Una vez que el clima es favorable al cambio, el siguiente paso es comprometer y permitir a la organización que lo lleve a cabo. Cuando el cambio es necesario, es importante asignar la responsabilidad.

 

¿Este cambio requiere una persona concreta o un equipo para su aplicación? ¿Se trata de un cambio organizativo que ha de ser aplicado en varios niveles? Si es así, ¿quién será el responsable de coordinar estos diferentes niveles? 

 

La respuesta a cada una de estas preguntas puede ayudar a orientar el proceso de cambio y reducir las ambigüedades sobre la responsabilidad.

 

Por ello, es importante mantener una comunicación abierta, transparente y clara. Además, crear victorias a corto plazo puede ayudar a mantener la moral y el entusiasmo en niveles altos.

 

• Aplicar y mantener el cambio

 

Con la organización comprometida y los individuos yequipos capacitados y motivados, es el momento de aplicar y mantener el cambio.

 

En este punto, es importante mantenerse centrado y mantener la presión para lograr el resultado deseado. Aunque este paso puede parecer rudimentario, lo cierto es que algunos directivos pueden perder la concentración y “aflojar” durante el proceso. 

 

Si el objetivo se desplaza durante el proceso de cambio, no dude en ajustarse en consecuencia, cambiando las responsabilidades o los procedimientos para mantener el impulso y la concentración.

 

Una vez implantado el cambio y completado el proyecto, es el momento de consolidar el nuevo status-quo y hacer que la organización pase de un estado de flujo a un estado de permanencia para mantener el cambio.

 

• Revisar y reflexionar sobre el cambio

 

Una vez establecidos los principios generales, el último paso del proceso de administración del cambio es la revisión. A pesar de los mejores esfuerzos del personal de administración para comunicarse eficazmente y asignar adecuadamente las responsabilidades, el cambio es un proceso dinámico. Después de completar un período de transición, es importante revisar los aspectos de su proceso que funcionaron, o no, eficazmente, y aprender de los resultados.

 

Reflexionar sobre los resultados le prepara para la próxima vez. Cuando su organización se enfrenta a un cambio en el futuro, puede ser una ventaja tener documentados los casos de procedimientos anteriores que fueron más beneficiosos para su organización. 

 

Con un equipo de administración del cambio que ya ha señalado los errores anteriores y ha aprendido de ellos, cualquier nuevo cambio que surja puede abordarse con confianza, en lugar de con miedo o temor, como una oportunidad positiva para la organización.