Los administradores de proyectos de equipos remotos

Los administradores de proyectos de equipos remotos. Ser administrador de proyectos es un reto incluso en las mejores circunstancias. Pero si a eso se le se añade la complejidad de los equipos remotos y distribuidos, el nivel de dificultad aumenta. Sin embargo, el hecho es que no hay nada que sustituya los beneficios de tener un equipo remoto, por lo que vale la pena aprender a administrar esta compleja fuerza de trabajo.

 

Los retos de la administración de un equipo remoto

 

Si se es nuevo en la administración de proyectos a distancia, es posible que no sepa qué retos te esperan. He aquí algunos problemas con los que puede encontrarse:

 

• Menos oportunidades de comunicación espontánea

 

En una oficina, si tienes una pregunta, normalmente puedes acercarte y preguntar a la persona que probablemente sepa la respuesta. Eso no es posible en un entorno remoto. Como resultado, algunos miembros de equipos remotos pueden simplemente adivinar una respuesta en lugar de hablar con otra persona.

 

• Es más difícil fomentar la comunidad

 

Los lugares de encuentro, como las salas de reuniones y los salones, sirven como áreas comunes para conocer a los compañeros de trabajo y crear una comunidad. Sin esas zonas comunes, es más difícil fomentar una comunidad que se preocupe por los demás y que colabore de forma cohesionada.

 

• Dificultad para establecer relaciones

 

Además de ser más difícil fomentar la mentalidad comunitaria, el trabajo a distancia también puede dificultar la creación de relaciones con los compañeros de trabajo. No hay forma de salir a comer y charlar o quedar para tomar algo después del trabajo.

 

• Es más difícil reconocer los problemas

 

Parte de ser un administrador de proyectos consiste en ser lo suficientemente empático como para reconocer cuando uno de tus compañeros de trabajo tiene problemas, y luego trabajar con esa persona para cambiar los plazos, eliminar responsabilidades, etc. En un entorno de oficina normal, los administradores de proyectos suelen confiar en las señales visuales -como cuando alguien ha llorado o está distraído en las reuniones- para saber cómo va su equipo. Eso es mucho más difícil de hacer en una situación de trabajo a distancia.

 

• Cuestiones técnicas

 

Los equipos remotos viven y respiran gracias a la tecnología. Pero en cuanto el WiFi se cae, todo el trabajo cesa. Una lucha común y frustrante entre los que administran proyectos de equipos remotos es tener que lidiar con problemas técnicos que obstaculizan el progreso.

 

• Reconocimiento

 

Cuando se comparte un espacio de oficina, es fácil dejar una magdalena o una nota en el escritorio de un miembro del equipo en reconocimiento a un trabajo bien hecho. Cuando se administra a distancia, hay que ser creativo para asegurarse de que los miembros del equipo se sientan reconocidos y apreciados.

 

Mejores prácticas para los administradores de proyectos que trabajan con equipos remotos

 

Si todos los retos mencionados anteriormente te ponen un poco nervioso, tenemos un secreto: todos ellos pueden superarse.

 

De hecho hay muy pocos problemas que encontrarás como administrador de proyectos a distancia que no puedan resolverse.

 

Lograr administrar un equipo de trabajo remoto requerirá de una gran organización y capacidad de liderazgo, que permita asegurar que lo miembros del equipo remoto trabajen de la manera más eficiente y coordinada posible. 

 

Con el propósito de ofrecer información pertinente para aquellas personas que planeen trabajar en uno de  estos equipos, aquí están algunos de los consejos para la administración de proyectos de un equipo remoto que permitirán crear una fuerza unida que garantice la creación de valor empresarial y el trabajo como una unidad cohesionada.

 

• Programe las reuniones iniciales, Administradores de proyectos de equipos remotos

 

Estará en contacto con el equipo a lo largo de cada proyecto, pero la mejor manera de preparar a un equipo remoto para el éxito es programar una video llamada de inicio en la que se describa el proyecto, se establezcan las expectativas y se revisen los plazos y las funciones. También es inteligente realizar retrospectivas después de cada proyecto para mejorar continuamente los procesos y recoger las opiniones del equipo.

 

• Establezca normas de comunicación

 

Es cierto que la comunicación espontánea en forma de acercarse físicamente a la mesa de alguien y charlar puede no ser una posibilidad con una fuerza de trabajo remota, pero con la llegada de programas como Slack y Google Hangouts, todavía puedes charlar con los miembros de tu equipo y obtener respuestas casi al instante.

 

Considera la posibilidad de establecer normas para las comunicaciones de tu equipo con antelación. Detalla cuándo tu equipo debe usar el correo electrónico, cuándo debe usar la videoconferencia y cuándo es apropiado usar un mensajero instantáneo.

 

Aunque a algunos les parezca obvio cuándo y cómo comunicarse con el resto del equipo, ponerlo por escrito elimina cualquier ambigüedad.

 

• Celebre reuniones digitales, Administradores de proyectos de equipos remotos

 

Como coordinador de proyectos a distancia, tener un equipo cohesionado es beneficioso para tu proyecto. Para crear esa comunidad, organiza reuniones digitales. Éstas son menos formales que las reuniones periódicas y están pensadas para fomentar el espíritu de comunidad a través de una charla informal. Una idea divertida es pagar la factura del almuerzo y programar una reunión a la hora de comer para que el equipo pueda pasar el rato como lo haría en la vida real.

 

• Programe los check-ins

 

No siempre es necesario programar reuniones individuales. En lugar de ello, establezca recordatorios en su calendario para comprobar con los miembros de su equipo, ya sea en un mensaje de chat privado o a través del método que usted elija. De este modo, se pueden establecer relaciones individuales y estar al tanto de los retos a los que se enfrentan los miembros de tu equipo. Si esto no se ajusta a tu estilo, asegúrate de programar al menos revisiones más formales.

 

• Apóyese en las videoconferencias, Administradores de proyectos de equipos remotos

 

Las videoconferencias son una forma estupenda de controlar visualmente a los miembros de su equipo. Es lo más parecido a estar en persona y es una forma estupenda de eliminar las ambigüedades que surgen de los correos electrónicos y otras formas de comunicación escrita. La videoconferencia también te permite ver cómo está cada miembro del equipo. Si alguien parece estresado, podrás verlo a través de la videoconferencia mucho más fácilmente.

 

• Sea creativo con el reconocimiento

 

Dado que el trabajo a distancia es relativamente común en la actualidad, las empresas han ideado formas ingeniosas de proporcionar reconocimiento. Algunas empresas entregan una caja de galletas por un trabajo bien hecho. Otras permiten a los miembros del equipo dar recompensas digitales. El reconocimiento es igual de importante cuando se trabaja a distancia, y es tu trabajo contribuir a ese reconocimiento. El reconocimiento a distancia no es tan diferente del reconocimiento en la vida real: un pequeño agradecimiento llega muy lejos.

 

• Deje que la tecnología haga el trabajo pesado, Administradores de proyectos de equipos remotos

 

A veces los administradores de proyectos remotos olvidan que hay programas que harán la mayor parte del trabajo por ellos. Las plataformas de administración de proyectos son lugares centrales donde todos pueden comprobar el estado de un proyecto, obtener los documentos que necesitan e indicar cuándo ha terminado una tarea.

 

Y como los problemas tecnológicos pueden ser frustrantes, es posible que se quiera enviar cuestionarios semanales a tus equipos para ver qué problemas técnicos han tenido esa semana.

 

De esta manera el equipo de TI podrá resolverlos rápidamente y evitar problemas futuros.

 

Administrar un equipo remoto no es muy diferente de administrar un equipo presencial: hay cientos de herramientas a tu disposición. Preparar a tus equipos para el éxito ofreciéndoles un buen comienzo y dándoles la información y los recursos que necesitan para prosperar es indispensable. Debes confiar en que hagan el trabajo para el que fueron contratados y centrarte en proporcionarles la mejor orientación y el mejor entorno para que lo hagan.

 

Si ha llegado hasta aquí probablemente sea porque de verdad está interesado en formar un equipo de trabajo remoto, si ese es el caso aquí hay algunas herramientas que le pueden servir son toggle, evernote, pocket, rescue time, y todoist.