Trabajo a distancia: Administrar proyectos desde casa

Trabajo a distancia: cómo administrar proyectos cuando se trabaja desde casa. Mucho antes de que la pandemia de coronavirus se apoderase de los titulares mundiales, las empresas de todo el mundo orecieron a sus empleados la posibilidad de trabajar a distancia.

 

La libertad de trabajar desde el lugar que uno elija y disfrutar del equilibrio entre la vida laboral y la personal son sólo algunas de las ventajas del trabajo a distancia. También hay beneficios para el empleador, como una plantilla más satisfecha y una reducción de los gastos generales.

 

Sin embargo, el trabajo a distancia tiene sus dificultades. Cuando su equipo trabaja desde casa, puede ser más difícil entregar proyectos de alta calidad a tiempo. Es fácil sentirse atrasado cuando usted y sus colegas sólo han intercambiado mensajes instantáneos. Entonces, ¿cómo trabajan administradores de proyectos con éxito desde casa?

 

Descubrir la forma correcta de trabajar a distancia como administrador de proyectos puede llevar tiempo, mientras aprendes lo que funciona y lo que no.

Administración de proyectos a distancia

 

Trabajar desde casa como administrador de proyectos puede suponer una gran adaptación y no hay una forma perfecta de administrar los proyectos. Se trata de aprender lo que funciona para ti, los miembros de tu equipo y las partes interesadas. Hay que estar abierto a aprender de los errores cometidos en un proyecto anterior y saber qué áreas se pueden mejorar para proyectos futuros. Puede que descubras que la antigua forma de administrar proyectos cara a cara no funciona cuando se administran proyectos a distancia. Si aceptas el cambio y tienes la estrategia y las herramientas adecuadas a tu disposición, descubrirás que puede llevarte a proyectos exitosos y te preguntaras por qué no hiciste el cambio al trabajo remoto antes.

 

• Construir el equipo ideal en el trabajo a distancia

 

Construir un “equipo perfecto” de trabajo a distancia, sin la posibilidad de trabajar cara a cara, puede requerir un enfoque adicional para capacitar a los miembros de su equipo para trabajar de forma independiente. A la hora de elegir quién trabajará en qué, se deben tener en cuenta estos consejos:

 

• Centrarse en las habilidades

 

Crear un equipo con las habilidades adecuadas es extremadamente importante al principio de un proyecto. Contar con las personas adecuadas desde el principio hace que el proyecto vaya por buen camino.

 

• Dale poder a tu equipo

 

Anime a su equipo a trabajar de forma independiente diseñando su propio calendario, identificando los retos de su proyecto y los plazos que podría alcanzar. Lo mejor es evitar la micro administración de su trabajo desde casa. En su lugar, céntrate en darles la posibilidad de encontrar la forma que mejor les funcione.

 

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  Todos en la misma página en el trabajo a distancia

 

Todos hemos asistido a reuniones mal administradas o que deberían haber sido por correo electrónico. El objetivo de la reunión inicial debe ser crear una visión compartida con el equipo. Crea una especificación del proyecto que cubra los cuatro puntos siguientes:

    

¿Cuál es el objetivo?

 

¿Cuál es el resultado deseado (alcance)?

 

¿Cuál es el calendario?

 

¿Quién es responsable y de qué?

 

Comparta las especificaciones con su equipo y programe una reunión inicial para discutirlas. Utiliza la tecnología y las aplicaciones de videoconferencia para reunir a todos. Cumpla el orden del día. Se debe ser conciso y documentarlo todo.

 

• La transparencia es indispensable en el trabajo a distancia

 

Es imprescindible asegurarse de que todo el mundo entiende cómo encaja en el panorama general. Los miembros del equipo deben saber en qué están trabajando sus compañeros y  cuáles son las tareas prioritarias Aquí tienes algunos consejos para ser transparente:

 

• El trabajo en equipo

 

Si los trabajadores remotos no conocen el destino, ¿cómo pueden ayudarle a llegar allí? También ayuda a que los miembros del equipo y las partes interesadas se comprometan. 

 

Asegurarse de que todas las partes implicadas sepan cual es la siguiente tarea a realizar es vital para el éxito del proyecto.

 

• Centrarse en la comunicación

 

Asegúrate de mantener una conversación bidireccional tanto con tus colegas como con las partes interesadas, ya que las ideas y los comentarios del proyecto deben provenir de dentro y fuera del equipo. Haz preguntas abiertas para obtener información valiosa y comentarios procesables que pueda utilizar para guiar las decisiones del proyecto.

 

Un enfoque claro, cómo administrar las prioridades de los proyectos

 

Cuando se administran proyectos a distancia, es posible que haya que tomar algunas decisiones difíciles. A la hora de decidir en qué centrarse, vuelva a estas tres preguntas:

    

¿Cuál es la visión?

 

¿Qué quieren las partes interesadas?

 

¿Cuáles son los problemas son críticos?

 

Del mismo modo, otras formas de administrar las prioridades, mientras se administra un proyecto desde casa son:

 

• Crear un método de priorización, Administrar proyectos desde casa

 

Las opiniones contradictorias de las partes interesadas y las reacciones viscerales pueden entorpecer la toma de decisiones. Construye un proceso estandarizado para administrar las prioridades.

 

Añade un margen de tiempo en cada ciclo del proyecto. 

 

Los retrasos son inevitables. Es importante tenerlos programados.

 

Repartir equitativamente las responsabilidades.

 

Cumplir los plazos con éxito es la piedra angular del éxito de un proyecto.

 

• Tener una documentación exhaustiva, Administrar proyectos desde casa

 

Mantener todas las tareas asignadas, los plazos y las asignaciones en un lugar compartido garantiza que todos los miembros del equipo sean responsables y entiendan cómo encajan en el panorama general.

 

Asegúrate de que cada tarea tiene un plazo y un responsable.

 

Una vez más, en lo que respecta a la responsabilidad, es importante que cada miembro del equipo sepa de qué es responsable y de cuánto tiempo tiene para completar la tarea.

 

Incluye actualizaciones y comprobaciones semanales de la situación. Algunas de las áreas que se pueden incluir en las actualizaciones semanales son el trabajo que cada persona está realizando esta semana y si tiene algún reto.

 

 

• Asignar un responsable de la toma de decisiones

Siempre debe haber un DRI (individuo directamente responsable) que tenga la última palabra. Es importante que los miembros del equipo remoto sepan quién tiene esa responsabilidad en un proyecto.

 

• Puntos de partida para la administración de futuros proyectos, Administrar proyectos desde casa

 

Cuando se termina una tarea o un proyecto de gran envergadura, es importante recopilar datos para ver qué se puede mejorar para futuros proyectos. Esto es especialmente importante ahora que te enfrentas a una forma de trabajo completamente nueva. Haz a tu equipo preguntas reflexivas al final de cada proyecto. Aquí tienes algunas preguntas que puedes probar:

    

• ¿Qué cosas buenas ocurrieron durante la elaboración de  este proyecto?

  

• ¿Qué podría haberse mejorado?  

 

• ¿Las herramientas que utilizamos te ayudan a trabajar con eficacia?

 

• ¿Cómo podemos mejorar la comunicación?

 

• ¿Fue capaz de cumplir el horario que se le asignó?

 

• ¿Cómo te sentiste con las tareas y asignaciones de las que eras responsable?

 

• ¿Cómo podemos facilitar las cosas la próxima vez?