¿Cómo puede ayudar Agile en la administración del cambio?

¿Cómo puede ayudar Agile en la administración del cambio? Ninguna transformación organizativa puede tener éxito simplemente centrándose en el aspecto tecnológico. Un nuevo proceso de automatización puede ser maravilloso, pero no aportará ningún beneficio a menos que la gente lo utilice. La administración del cambio es el vínculo esencial entre la nueva tecnología y los beneficios que sentirá una organización.

 

La administración del cambio se ocupa del aspecto humano de una transformación organizativa. Permite que las personas de la organización vean los beneficios, haciéndoles comprender la razón imperiosa del cambio y preparándose para el mismo.

 

Es el conjunto de procesos, métodos, herramientas y actividades que llevan a una organización de un “estado actual” a un “estado deseado”.  El objetivo de la administración del cambio es introducir un cambio sostenible en el comportamiento de las personas de la organización.

 

Muchos perciben como administración del cambio las actividades o herramientas que la acompañan. Por ejemplo, una nueva herramienta, un nuevo documento, reuniones, sesiones de formación, comunicaciones masivas por correo electrónico, etc. suelen considerarse administración del cambio. Pero no son “administración del cambio”. Como mucho, son componentes de la administración del cambio.

 

¿Cómo afrontan las organizaciones la administración del cambio? Lamentablemente, no demasiado bien.

 

¿Tenemos nuevas formas de ayudar a la administración del cambio organizacional? Resulta que sí.

 

La metodología ágil puede mejorar la tasa de éxito de los proyectos de transformación organizativa.

 

Etapas del cambio organizacional

 

El cambio organizacional pasa por etapas. Éstas son las siguientes

 

• Iniciación, Agile en la administración del cambio.

 

Es cuando algunas personas de la organización se dan cuenta de que algo va mal. La organización no está funcionando como debería. Los desencadenantes de esta toma de conciencia pueden ser unos resultados empresariales por debajo de lo óptimo, pero también pueden surgir problemas internos. Personas de cualquier nivel de la organización pueden tener esta sensación.

 

• Investigación

 

Este es el siguiente paso, cuando la gente empieza a analizar las opciones. Crean una visión o una “imagen futura” de la organización. También evalúan la disposición de la organización a aceptar un cambio.

 

• Intención, Agile en la administración del cambio.

 

En esta fase tienen lugar la estrategia y la planificación. Tenga en cuenta que la visión debe incluir un cambio visible en la cultura de la organización.

 

• Introducción

 

Es cuando se anuncia el cambio a la gente. Los máximos responsables de la organización deben defender el cambio. Deben conseguir el apoyo de la gente. Para ello, los líderes deben responder concienzudamente a las preguntas de la gente y ofrecerles claridad. No hay atajos posibles. Los líderes deben fijar claramente las expectativas.

 

 

• Puesta en práctica, Agile en la administración del cambio.

 

Es el momento en que los procesos, herramientas y métodos de la organización cambian para apoyar la transformación. El comportamiento de las personas debe cambiar. Los líderes deben reconocer a las personas que cambian su comportamiento y entrenar a las que no cambian.

 

Integración: Esta es la etapa en la que la organización integra con éxito el cambio en sus sistemas, procesos, herramientas, métodos y cultura general. Si se abandona en esta fase, la organización puede volver a la situación anterior, con lo que el cambio sería inútil.

 

¿Por qué fracasa la administración del cambio?

 

Los expertos citan muchas razones para el fracaso de la administración del cambio, sin embargo, algunas de ellas son meros síntomas. Las principales razones del fracaso de la administración del cambio organizativo son las siguientes:

 

• Falta de alineación organizativa, Agile en la administración del cambio.

 

Para que la administración del cambio tenga éxito es necesario que las partes interesadas estén alineadas. Si las partes interesadas no están unánimemente de acuerdo con el cambio, éste fracasa. Esto requiere algo más que una alineación lógica. La sintonía emocional es más importante. Las partes interesadas deben sentir la urgencia del cambio a nivel visceral.

 

• Compromiso insuficiente, Agile en la administración del cambio.

 

A menos que el más alto ejecutivo de la organización defienda el cambio de forma demostrable, el proyecto de administración del cambio fracasará. Sin embargo, si no existe un compromiso a nivel de base, también fracasará. El compromiso total con el cambio es imprescindible para que la administración del cambio tenga éxito.

 

• Procesos, métodos y herramientas (PM&T) inadecuados

 

Utilizar la tecnología y las herramientas de administración de proyectos adecuadas contribuye al éxito de la administración del cambio.

 

Una elección equivocada de PM&T la empuja al fracaso, ya que no puede manejar la complejidad.

 

¿Qué es Agile?

 

Hoy en día, la innovación es vertiginosa. Una organización que confía en métodos antiguos puede encontrarse, tras la ejecución del proyecto, con que las nuevas tecnologías lo han vuelto irrelevante. Esto dio lugar a una nueva metodología que hace hincapié en el desarrollo iterativo.

 

La organización lanzará nuevas funciones con frecuencia. Seguirán recibiendo información del mercado y corregirán el rumbo cuando sea necesario.

 

Esa nueva metodología es Agile. Se centra en una iteración continua de desarrollo y pruebas. Estas iteraciones continúan durante todo el ciclo de vida del proyecto. Agile es una filosofía. Su aplicación es posible en muchos sectores y casos de uso. Conceptos ágiles como backlog, sprint, equipos multifuncionales y timeboxing pueden aplicarse a muchos otros sectores.

 

El enfoque ágil de la administración del cambio

 

• Buscar el cambio para generar más valor

 

Los procesos ágiles aprovechan el cambio para la ventaja competitiva del cliente”. ¿Cómo se traducirá esto en la administración del cambio organizativo?

 

La clave aquí es no limitar la organización a un proceso rígido de aprobación de cambios. El núcleo de la organización debe permanecer inalterado para siempre.

 

La búsqueda proactiva del cambio requiere ojos y oídos agudos centrados en el mercado, ya que es ahí donde se producen los cambios. La experimentación es clave. Esto ayuda a construir una organización que aprende.

 

• Cambio iterativo, Agile en la administración del cambio.

 

A menudo, las organizaciones inician, planifican, ejecutan y supervisan cambios masivos. Su objetivo es conseguir un gran cambio. Es un proceso complejo.

 

A menudo, no hay resultados intermedios. Los inversores y analistas de mercado empiezan a cuestionar el valor del proyecto de cambio. Los agentes del cambio pierden la motivación. Las victorias rápidas son importantes para la administración del cambio organizativo. Deben ser visibles sobre el terreno. Esto ayuda a disipar las preocupaciones de los críticos. También ayudan a mantener la energía en el equipo. 

 

El principio ágil que puede ayudar es “Entregar software funcional con frecuencia, de un par de semanas a un par de meses, con preferencia por la escala de tiempo más corta”. En el caso de la administración del cambio organizativo, significa la administración de muchos pequeños proyectos de cambio dentro del paraguas de un gran cambio organizativo. La duración podría ser de dos a tres semanas.

 

• Equipos auto-organizados impulsan el éxito

 

En el siglo XXI, la gente tiene opciones. Los empleados cualificados pueden cambiar fácilmente de un trabajo a otro.

 

La retribución es un factor importante para retener el talento, pero es sólo uno de ellos. El compromiso de los empleados desempeña un papel fundamental. Capacitar a los empleados es un método clave para comprometerlos.

 

Los empleados capacitados toman decisiones. Los empleados con poder de decisión están en primera línea de cara a los clientes, por lo que saben exactamente qué hay que cambiar y cómo. Cuando estos empleados desempeñan un papel clave en el cambio organizativo, la probabilidad de éxito es mayor.

 

 

• Sostener el ritmo del cambio, Agile en la administración del cambio.

 

La administración del cambio en proyectos ágiles debe hacer hincapié en un ritmo de cambio sostenido.

 

Es posible que los líderes y patrocinadores del cambio hayan creado la urgencia y planificado bien el cambio.

 

La implementación por parte de un equipo de proyecto también puede haber sido un éxito. ¿Y si aflojamos ahora? Esto podría hacer descarrilar el cambio.

 

Recordemos que un plan ágil de administración del cambio tiene que ver con la dimensión humana. Si la organización afloja después de aplicar el cambio, éste no se mantendrá. No se producirá un cambio sostenido en el comportamiento, por lo que la organización volverá pronto al punto de partida.

 

Reflexiones finales sobre la administración ágil del cambio

 

Agile puede ayudar con la administración del cambio en una organización en todos los niveles, desde la planificación e introducción hasta la ejecución e integración. El cambio de Agile puede ayudar a las empresas a mantener un ritmo de cambio sostenible a la vez que se aprovechan las capacidades de los equipos autoorganizados de toda la organización.