Adaptación y ajuste de la administración del cambio en un proyecto ágil ¿Cuál es el impacto de la naturaleza iterativa de Agile en la administración del cambio?

 

La flexibilidad es la clave y no entrar en pánico con la naturaleza incierta de la entrega ágil. Se debe mantener lo básico pero estar preparado para negociar otros aspectos del enfoque de cambio tradicional. Se debe saber que cada día es diferente, y eso está bien.

 

Existen cuatro impactos en la administración del cambio necesarios por la naturaleza iterativa de los proyectos que utilizan un proceso de desarrollo ágil. Cuando se aplica en un proceso de desarrollo ágil, la administración del cambio:

 

  • Se vuelve en iterativa
  • Crea planes diseñados para ser modificados según sea necesario
  • Requiere más trabajo previo
  • Se debe hacer en menos tiempo y a un ritmo más rápido

 

Cuando se apoya una iniciativa utilizando Agile, el profesional del cambio debe ser más flexible y adaptable. No cabe duda de que es incómodo dejar de lado las estrategias y planes «perfectos» de administración del cambio. Sin embargo, el rápido ritmo de un proyecto que utiliza Agile significa que los profesionales de la administración del cambio deben refinar y enfocar su trabajo, volviéndose más precisos y eficientes y sabiendo dónde flexionar y dónde relajar el rigor de la administración del cambio.

 

¿Cuáles son los factores que más contribuyen al éxito cuando se integran la administración del cambio y Agile?

 

Adaptación y ajuste de la administración del cambio en un proyecto ágil | Universidad AlnusSi se planifican sprints cortos de 4 a 8 semanas, cada pequeño logro puede ser una historia de éxito, por pequeño que sea (incluso un cambio de 2 personas que tenga un impacto empresarial medible en un proceso de negocio). Pequeño es mayor compromiso para todos.

 

Los participantes destacaron cuatro factores específicos que contribuyen al éxito cuando se aplica la administración del cambio a un proyecto con un enfoque ágil.

 

  • Compromiso temprano del administrador del cambio
  • Comunicación coherente
  • Compromiso del líder senior
  • Ganancias tempranas

 

El compromiso general fue el tema principal relacionado con los principales contribuyentes. En primer lugar, el compromiso entre el equipo ágil y el recurso de administración del cambio es crucial para garantizar que el aspecto humano siga el ritmo del aspecto técnico. El compromiso de los líderes de alto nivel, tanto en apoyo de la iniciativa como de Agile como enfoque, fue fundamental. Por último, la implicación de los empleados afectados a través de una comunicación coherente y la celebración de los éxitos crearon el impulso necesario para que el esfuerzo siguiera avanzando.

 

¿Cuáles son los obstáculos más comunes al introducir la administración del cambio en un proyecto ágil?

 

Adaptación y ajuste de la administración del cambio en un proyecto ágil | Universidad AlnusEl mayor reto es la tendencia a ser menos estratégicos sobre el enfoque de las personas para la adopción.  El enfoque en la ‘historia’ tiende a eclipsar la planificación para la operacionalización del producto. Por ejemplo, ajustar los procesos de negocio, tejer en la formación/documentación del usuario, etc.

 

Los participantes en el estudio identificaron cinco obstáculos comunes a la hora de introducir la administración del cambio en un proyecto que utiliza procesos de desarrollo iterativos ágiles:

 

  • Falta de comprensión y apreciación de la administración del cambio
  • Resistencia de la organización a Agile
  • Alto volumen de cambios incrementales
  • Aumento del ritmo
  • Resistencia de los mandos intermedios

 

Curiosamente, la interacción entre la administración eficaz de la transición hacia Agile y la aplicación eficaz de la administración del cambio en Agile aparece entre los principales obstáculos. Los principales obstáculos a los que se enfrentó la aplicación de la administración del cambio en Agile fueron a menudo síntomas de la ineficacia en la creación de apoyo y aceptación de Agile en primer lugar.

 

¿Cómo se ven diferentes las áreas de práctica de la administración del cambio en un esfuerzo ágil?

 

En primer lugar, es importante conocer siete principales contribuyentes al éxito en la administración de cambio:

 

    • Patrocinio
    • Enfoque
    • Recursos
    • Integración de la administración del cambio y la administración de proyectos
    • Compromiso de los empleados
    • Comunicaciones
    • Compromiso de los directivos
    • Formación
    • Administración de la resistencia
    • Refuerzo

 

  • Patrocinio

 

Los patrocinadores deben comprender y adoptar la mentalidad ágil. La participación de los patrocinadores debe ser más precisa y eficiente.

 

Mandos intermedios

 

  • Compromiso

 

Los gerentes deben estar equipados con recursos y capacitación sobre Agile y comprometerse con la comunicación cara a cara. Su papel cambia en todo el proyecto.

 

  • Compromiso de los empleados

 

Los empleados deben estar más comprometidos, pero también menos formalmente (lo que parece una paradoja). El compromiso también debe promover la cultura ágil.

 

 

 

  • Enfoque

 

El enfoque de la administración del cambio debe alinearse con las fases del proceso ágil y debe ser selectivo en cuanto a las actividades que generan valor.

 

  • Recursos

 

Las necesidades de recursos para la administración del cambio varían a lo largo de un esfuerzo de desarrollo ágil y deben estar preparadas para pivotar en función del impacto de los empleados en una fase determinada.

 

Integración con la administración de proyectos

 

Los equipos de administración del cambio y del proyecto deben integrarse antes, con mayores niveles de comunicación y colaboración.

 

  • Comunicación, Administración del cambio en un proyecto ágil.

 

La comunicación requiere precisión y una mayor frecuencia alineada con el proceso ágil, pero también debe administrarse bien para evitar la sobrecarga.

 

  • Formación, Administración del cambio en un proyecto ágil.

 

La formación debe estar enfocada, ser concisa y ser impartida con mayor frecuencia, haciendo hincapié en la impartición de formación justo a tiempo.

 

  • Administración de la resistencia, Administración del cambio en un proyecto ágil.

 

Un plan formal de administración de la resistencia con una mayor comunicación, con énfasis en el «por qué» tanto de Agile como del proyecto, puede crear aceptación.

 

  • Refuerzo, Administración del cambio en un proyecto ágil.

 

El refuerzo es necesario desde el principio y con más frecuencia para que coincida con el enfoque iterativo, haciendo hincapié en los objetivos y el progreso.

 

Administración del cambio ágil

 

La popularidad de Agile sigue creciendo como forma de abordar las iniciativas dividiéndolas en segmentos iterativos. Su aplicación se está extendiendo más allá de los proyectos de software y TI para incluir también proyectos no relacionados con la TI. Dentro de un proyecto que utiliza Agile, la administración del cambio puede apoyar la adopción y el uso necesarios para lograr verdaderos resultados. 

 

Pero el ritmo y la naturaleza de un esfuerzo ágil significa que la administración del cambio debe cambiar. La precisión, la eficiencia, el enfoque, las compensaciones, el compromiso temprano y el equilibrio deben estar presentes para que la administración del cambio sea más eficaz en un proyecto que utiliza el desarrollo iterativo.

Todo lo que se necesita saber sobre la administración del cambio en Scrum. Los equipos ágiles, que tienen la formación de certificación de scrum master, aceptan el cambio y saben que los requisitos del proyecto siguen cambiando hasta que se finaliza. Dado que se producen tantos cambios en un proyecto, es necesario tener un proceso racionalizado que mantenga a todos en la misma página.

 

Aprender sobre el proceso ágil de administración de cambios.

 

Todo lo que se necesita saber sobre la administración del cambio en ScrumVeamos cómo sería una iteración de desarrollo típica en un proceso de administración de cambios ágil:

 

  • Inicio

 

Al principio de la iteración, el equipo elige las tareas que son más prioritarias y necesitan atención inmediata. Es importante discutir todos los detalles con el equipo, para que sepan cómo planificar todo.

 

  • Medio

 

El siguiente paso es crear un software que cumpla todos los requisitos.

 

  • Fin

 

El software se prueba para ver si realmente hace aquello para lo que fue creado.

 

Según la certificación profesional de scrum master, a veces hay que congelar los requisitos para dar estabilidad a los desarrolladores. Una pregunta importante en este punto es: ¿por qué cambian los requisitos? Generalmente es por las siguientes razones:

 

A veces, algunos de los requisitos se pierden.

 

Todo lo que se necesita saber sobre la administración del cambio en ScrumSe detecta algo.

 

Hay que eliminar algunas cosas.

Cambios en el mercado.

Cambios en la legislación.

Conocer los requisitos

Prioridades

 

Los interesados en el proyecto deciden los nuevos requisitos y los convierten en parte de la lista. Las partes interesadas no sólo son responsables de cambiar los requisitos, sino también de tomar decisiones importantes y compartir información crucial en el momento adecuado.

 

La persona que tiene la autoridad final es la que tiene la formación de scrum master y se conoce como el propietario del producto. En algunos proyectos, los analistas de negocio también pueden cumplir esta función.

 

Estimación

 

  • Es responsabilidad de los desarrolladores estimar los requisitos y saber en cuáles deben trabajar.
  • Cómo repercute la naturaleza iterativa de Agile en la administración del cambio
  • Cuando el proceso de desarrollo ágil se aplica a la administración del cambio, ocurren las siguientes cosas:
  • Se vuelve iterativo.
  • Necesita más trabajo por adelantado.
  • Necesita hacerse en poco tiempo y a un ritmo más rápido.
  • Crea planes diseñados para ser modificados.
  • En un entorno ágil, es importante que el profesional del cambio sea adaptable y flexible, al tiempo que produce un trabajo refinado.
  • Contribuyentes al éxito
  • Cuando se trata de la administración del cambio, estos son algunos factores que contribuyen al éxito:
  • Compromiso temprano del gestor del cambio
  • Comunicación coherente
  • Compromiso del líder senior

 

Ganancias tempranas

 

Es importante que la administración del cambio y el equipo ágil estén integrados porque así ambas partes saben lo que está pasando. Cuando los líderes, así como el equipo, están comprometidos y se comunican regularmente entre sí, hay más posibilidades de éxito.

 

Obstáculos enfrentados

 

Estos son algunos de los retos a los que hay que enfrentarse cuando se aplica la administración del cambio en un entorno ágil:

 

No aceptación de la administración del cambio o falta de comprensión de la misma.

 

  • Resistencia a lo ágil.
  • Resistencia al mando intermedio.
  • Mucho cambio incremental.
  • Ritmo rápido.

 

Cómo se ve diferente la administración del cambio en un entorno ágil

 

Estas son algunas de las prácticas de administración que parecen diferentes en un entorno ágil:

 

  • Enfoque
  • Comunicaciones
  • Compromiso de los empleados
  • Integración de la administración del cambio y la administración del proyecto
  • Compromiso de los directivos
  • Refuerzo
  • Administración de la resistencia
  • Recursos
  • Patrocinio
  • Formación

 

 

 

Implicaciones de la administración del cambio en un mundo ágil

 

No hay ningún secreto para las personas con certificación de scrum master en el hecho de que la necesidad de la administración del cambio tiende a aumentar en un entorno ágil. Es importante saber que ambas cosas necesitan ser implementadas y no sólo adoptadas o instaladas. 

 

Sabemos que en un entorno ágil las cosas se dividen en pequeños ciclos conocidos como sprints. Los entornos ágiles asumen que las circunstancias cambian a medida que se desarrollan los proyectos, por lo que nunca se realiza una planificación detallada.

 

Como no hay planificación, o ésta es muy escasa, las plantillas de cambio no se utilizan mucho.

 

  • Casi no hay estandarización y el proceso sigue siendo semiformal.
  • Hay más interrupciones de las habituales.
  • Existe una correlación entre la resistencia y la perturbación, que debe administrarse eficazmente.
  • Los jefes de equipo deben ser más adaptables y flexibles. Deben confiar más en su criterio que en las herramientas.
  • Hay que administrar las repercusiones en los patrocinadores y los directores de proyecto.
  • En la fase de iniciación, estos son los entregables a los que hay que prestar atención:
  • El caso de negocio para la acción, ya que ayudará a definir el cambio.
  • Planificación de la comunicación para averiguar las principales áreas de resistencia.
  • La definición de lo que se va a hacer, ya que servirá para salvar la distancia entre lo que es y lo que será.
  • Mapeo de roles clave, ya que esto ayudará a conocer a los patrocinadores que se necesitan y quiénes son.
  • Planificación de la preparación, ya que ayudará a encontrar estrategias y tácticas que ayuden a administrar la resistencia.

 

Consejos para la administración del cambio

 

A continuación se explica cómo se puede administrar el cambio en un entorno ágil:

 

Haz una estrategia de cambio basada en la naturaleza del proyecto. Puedes tener marcos de trabajo, pero asegúrate de que sean sencillos y flexibles.

 

Comunícate con las partes interesadas para que puedas confiar en ellas y ellas en ti. La comunicación bidireccional es la clave del éxito en cualquier proceso. No inviertas mucho tiempo en el desarrollo de contenidos porque las cosas van a cambiar.

 

Puedes tener los planos contigo, pero no los finalices hasta el final. Asegúrese de que sus recursos, así como su presupuesto, están de acuerdo con el ritmo de su proyecto.

 

  • Cualquier cambio debe formar parte del proceso.
  • Transmite las ideas generales al equipo y evita entrar en demasiados detalles.
  • Scrum es una gran manera de mantener informados a los interesados.
  • Formas en las que Agile puede ayudarte con la administración del cambio:
  • Establecer un órgano de gobierno:
  • Defina su sprint (o iteración):

 

Obviamente, tienes un objetivo final en mente. Sin embargo, no puede esperar que el cambio se produzca de la noche a la mañana. Divida las tareas en iteraciones, o sprints. Ya sea que elija «sprints» de 7, 14 o 30 días, decida cuál será el cronograma para cada uno y qué tareas específicas se completarán dentro de ese sprint. Esto le permite realizar un progreso incremental, a la vez que hace un seguimiento de las dependencias y los impedimentos, maximizando los esfuerzos del equipo para administrar el cambio de forma eficaz a largo plazo.

 

  • Celebrar reuniones diarias: Administración del cambio en Scrum.

 

La coherencia y la comunicación aumentan las posibilidades de éxito del cambio. Cada día hay que celebrar una reunión de 15 minutos de pie. Esta reunión diaria es la oportunidad para que todos los miembros del equipo discutan lo que hicieron ayer, lo que van a hacer hoy, los obstáculos que prevén y la información que pueden necesitar de los demás para completar las tareas.

 

  • Retrospectiva al final del sprint: Administración del cambio en Scrum.

 

El cambio exitoso no puede ser apresurado. No hay que pasar inmediatamente al siguiente sprint. Cuando una fase termina, se necesita tiempo para reflexionar sobre lo que ha ido bien y por qué, y lo que no, antes de seguir adelante. Este ciclo de aprendizaje continuo ayuda a perfeccionar el proceso y contribuye al éxito futuro.

 

  • Comunicación: Administración del cambio en Scrum.

 

Ya sea con las partes interesadas, entre los miembros del equipo o con cualquier otra persona de la organización, hay que asegurarse de que todas las partes estén informadas de lo que ocurre, cuándo va a ocurrir y cómo les va a afectar.

 

A pesar de que la metodología ágil es principalmente una práctica de desarrollo de productos, los principios pueden utilizarse para administrar el aspecto humano del cambio en la mayoría de los proyectos. Sólo es necesario contar con un scrum master que también sea experto en la administración del cambio, que pueda administrar también los cambios de las personas, no sólo de la tecnología, asociados al proyecto.

Estrategias para administrar eficazmente el cambio organizativo. ¿Qué es el cambio organizativo? Este consiste en las acciones en las que una empresa o negocio altera un componente importante de su organización. Por ejemplo, la cultura, las tecnologías subyacentes o la infraestructura que utiliza para operar, o sus procesos internos. 

 

Administrar el cambio organizativo es complicado. Los líderes deben alinear a las personas con la razón del cambio, a menudo trabajando en contra de hábitos y creencias de larga data. Las organizaciones tienen más probabilidades de éxito cuando planifican las iniciativas de cambio de forma proactiva y hacen participar a los empleados antes, durante y después del cambio. A continuación se presentan las siete formas en que los líderes pueden administrar eficazmente el cambio en sus organizaciones.

 

Estrategias para administrar eficazmente el cambio organizativo

 

  • Poner a las personas en primer lugar, Estrategias para administrar el cambio organizativo.

 

Estrategias para administrar eficazmente el cambio organizativoLa administración del cambio con éxito da prioridad a las personas. Las personas alimentan el cambio y mantienen su impulso.

 

Las iniciativas de cambio fracasan cuando las personas implicadas no entienden, creen o se comprometen con el cambio.

 

Los líderes facilitan el cambio cuando involucran a los empleados en el mismo. Los líderes logran esto a través de la comunicación proactiva de la administración del cambio que crea un deseo de cambiar en toda la fuerza de trabajo.

 

Las iniciativas de cambio fracasarán si las personas no creen en el cambio y no son movilizadas por otros para actuar.

 

  • Trabajar con un modelo de administración del cambio.

 

Estrategias para administrar eficazmente el cambio organizativoLos líderes se enfrentan a la cultura de la empresa, el impulso organizativo y la psicología humana cuando promueven el cambio.

 

Para que el cambio se produzca, necesitan las herramientas adecuadas para guiarlos.

 

Los modelos de administración del cambio ayudan a los líderes a conectar la estrategia empresarial con la acción, lo que aumenta las probabilidades de éxito.

 

Hay una gran variedad de modelos de administración del cambio entre los que elegir. Cada modelo varía, pero todos siguen principios básicos similares de identificación de necesidades y planificación e implementación del cambio. 

 

 

  • Capacitar a los empleados a través de la comunicación

 

La comunicación es una parte esencial de la administración eficaz del cambio organizativo. Una visión del cambio es tan poderosa como la comunicación que la respalda. Una comunicación eficaz para la administración del cambio proporciona claridad sobre el motivo de la necesidad del cambio y moviliza a los empleados con un sentido de urgencia para el cambio. Las empresas no consiguen impulsar un cambio significativo cuando no lo comunican.

 

La comunicación de la administración del cambio no es una transferencia única de información. Requiere compromiso, claridad y coherencia. Debe involucrar a los empleados a través de métodos de comunicación bidireccionales, como encuestas, grupos de discusión y recopilación de comentarios informales. Cuando el liderazgo involucra a los empleados, éstos se sienten valorados. Cuando los empleados se sienten valorados, es más probable que acepten el cambio y participen en su realización.

 

La comunicación bidireccional también ayuda a los líderes a identificar las barreras al cambio antes de que se conviertan en un problema. Identificar proactivamente las barreras puede permitir a la organización responder y resolver los problemas que crean resistencia al cambio.

 

  • Activar el liderazgo, Estrategias para administrar el cambio organizativo.

 

Una reciente encuesta de Prosci citaba el «patrocinio ejecutivo activo y visible» como la principal razón del éxito de las iniciativas de cambio. El impacto del liderazgo en el cambio es bien conocido.

 

El problema es que muchos líderes no entienden el papel vital que desempeñan en el cambio. Si se educa a los líderes en su papel, se les permitirá impulsar el cambio con éxito.

 

Los líderes son responsables de alcanzar los objetivos del cambio de principio a fin. Ayudan a la organización a entender e interpretar lo que el cambio significa para sus equipos, la organización y el mercado.

 

Se aseguran de que los que posibilitan el cambio organizativo sigan participando activamente.

 

Mantienen el tren en las vías y están preparados para cambiar de dirección, elegir un nuevo camino o crear un nuevo enfoque si es necesario.

 

  • Hacer que el cambio sea convincente y emocionante, Estrategias para administrar el cambio organizativo.

 

Los empleados pueden entender mejor la razón de ser de un cambio cuando las organizaciones dan prioridad a una comunicación decidida, clara y coherente. Esta estrategia de comunicación orientada proporciona el contexto para entender el por qué, el qué y el para qué del cambio. Una comunicación eficaz responde a la pregunta más importante que se hace la gente: ¿Qué significa esto para mí? ¿Cómo afectará a mi trabajo? Con una comprensión más profunda y clara del cambio, es mucho más probable que los empleados pregunten: «¿Cómo puedo ayudar?»

 

El cambio de un cumplimiento rutinario a un verdadero compromiso y creencia es poderoso. Un fuerte apoyo de los empleados disuade la resistencia al cambio que podría frenar a la organización.

 

Un fuerte apoyo de los empleados disuade la resistencia al cambio que podría frenar a la organización.

 

  • Preste atención a los puntos altos y bajos del impulso.

 

Habrá puntos altos y bajos durante las iniciativas de cambio. Los líderes pueden administrar y aprovechar proactivamente estos puntos en el tiempo. Durante los puntos altos del cambio, los líderes deben celebrar las victorias para alimentar el impulso. En los momentos bajos, los líderes puedenreajustar las estrategias de comunicación para escuchar las opiniones de los empleados y crear confianza y apoyo. Ser proactivo ayuda a los líderes a administrar el impulso para lograr el mayor éxito.

 

  • No ignore la resistencia, Estrategias para administrar el cambio organizativo.

 

La resistencia al cambio es venenosa para la transformación de una organización. La resistencia es mucho más fácil de contrarrestar cuando se identifica a tiempo. Los líderes deben prestar atención a los signos de resistencia al cambio, como la inacción, la dilación, la retención de información y la difusión de rumores. 

 

La comunicación es la clave para identificar la resistencia. Cree circuitos de retroalimentación con los empleados, como encuestas, canales de retroalimentación y sesiones de aportación para identificar proactivamente los signos de resistencia y, a continuación, tomar medidas rápidas.

 

El cambio es el alma de las organizaciones exitosas y en crecimiento, y el corazón del cambio son las personas. Los líderes se posicionan a sí mismos y a sus empresas para administrar el cambio organizativo con eficacia cuando involucran proactivamente a los empleados y se aseguran de que la comunicación es clara, coherente y transparente.

Principios de la administración del cambio. Ninguna organización puede permitirse el lujo de quedarse parada. Siempre hay nuevos retos que afrontar y mejores formas de hacer las cosas. Sin embargo, cada cambio que hay que hacer debe planificarse y aplicarse con cuidado, pues de lo contrario podría acabar haciendo más daño que bien.

 

Ahí es donde entra la administración del cambio. Se trata de un enfoque estructurado que garantiza que los cambios se apliquen a fondo y sin problemas, y que tengan el impacto deseado. En este artículo, se explica cómo se puede introducir un cambio positivo y productivo en una compañia utilizando cuatro principios básicos de la administración del cambio con éxito.

 

¿Qué es la administración del cambio?

 

Principios de la administración del cambioLa administración del cambio se basa en teorías de muchas disciplinas, como la psicología, las ciencias del comportamiento, la ingeniería y el pensamiento sistémico. Y hay muchos modelos diferentes entre los que elegir. Por ejemplo, el modelo de administración del cambio de Lewin.

 

divide el proceso de cambio en tres etapas clave conocidas como»descongelar-cambiar-refrescar», mientras que el modelo de cambio en 8 pasos de Kotter.

 

  • Ofrece una guía más completa para el cambio.

 

Una idea central de todas las teorías de administración del cambio es que ningún cambio se produce de forma aislada. De un modo u otro, el cambio afecta a toda la organización y a todas las personas que la componen. Pero con una buena administración del cambio, puede animar a todos a adaptarse y adoptar su nueva forma de trabajar.

 

Los cuatro principios de la administración del cambio.

 

El éxito de la administración del cambio se basa en cuatro principios fundamentales:

 

  1. Comprender el cambio.
  2. Planificar el cambio.
  3. Implementar el cambio.
  4. Comunicar el cambio.

 

Exploremos cada uno de ellos, junto con algunas herramientas y técnicas que puede utilizar para ponerlos en práctica:

 

  • Principio 1: Entender el cambio.

 

Principios de la administración del cambioPara promover con éxito los beneficios del cambio, es necesario que usted mismo los entienda. Por lo tanto, piense en:

 

Por qué necesita cambiar. ¿Cuáles son sus objetivos clave?

 

¿Cuáles serán los beneficios del cambio para la organización?

 

¿Cómo afectará positivamente a las personas?

 

¿Cómo afectará a la forma de trabajar de las personas?

 

¿Qué tendrá que hacer la gente para lograr el cambio con éxito?

 

También puede ser útil pensar en cuáles serían los resultados negativos de no realizar el cambio.

 

Muestra que, para que el cambio funcione, tiene que haber suficiente insatisfacción con la antigua forma de hacer las cosas. Pero también es necesario que la gente confíe en que el nuevo enfoque será mejor, y que hay una ruta clara para llegar a él.

 

  • Principio 2: Planificar el cambio, Principios de la administración del cambio.

 

Principios de la administración del cambioEl cambio efectivo no se produce por casualidad, y cualquier plan que se elabore tiene que ser adecuado para la organización. La forma de administrar los proyectos de cambio puede variar de una organización a otra. Algunas tienen metodologías de cambio muy rígidas, mientras que otras son más abiertas y flexibles en su enfoque.

 

Sin embargo, en general, tendrá que tener en cuenta lo siguiente:

 

Patrocinio. ¿Cómo va a conseguir, comprometer y utilizar el apoyo y el patrocinio de alto nivel para el cambio?

 

Implicación. ¿Quién está mejor posicionado para ayudarle a diseñar y aplicar el cambio? Por ejemplo, ¿se necesitará experiencia externa? ¿O puede utilizar recursos internos?

 

Aceptación. El cambio es más eficaz cuando se consigue el apoyo de las personas de la empresa. ¿Cómo piensa conseguirlo?

 

Impacto. Por último, piense en cómo debe ser el éxito. ¿Cómo va a predecir y evaluar el impacto del cambio que debe realizar? ¿Qué objetivos debe alcanzar?

 

Consejo

 

Hay varias herramientas que puede utilizar para planificar el cambio. El modelo de cambio Burke-Litwin es una herramienta muy completa que se puede utilizar para comprobar cómo afectará el cambio a sus proveedores, insumos, procesos, productos y clientes.

 

  • Principio 3: Implementar el cambio, Principios de la administración del cambio.

 

Entonces, ¿cómo va a conseguir exactamente que se produzca el cambio?

 

Como se ha visto, hay muchas estrategias diferentes que puede elegir para poner en práctica el cambio. El modelo de cambio en 8 pasos de Kotter, por ejemplo, explica cómo inyectar un sentido de urgencia en sus acciones, de modo que se genere un impulso y se anime a todo el mundo a apoyar sus cambios.

 

Por su parte, la Curva del Cambio te recuerda que hay que tener en cuenta los sentimientos de la gente mientras se pone en marcha el plan.

 

Muestra las etapas por las que todos tendemos a pasar durante el cambio organizativo: Desde el shock y la negación, hasta el punto en el que todos estan comprometidos con el nuevo enfoque.

 

El modelo de transición Bridges es una herramienta útil para guiar y apoyar a las personas durante los períodos de cambio. Sean cuales sean las herramientas que elija, los siguientes pasos pueden ayudarle a aplicar el cambio de forma positiva. Asegúrese de que todas las personas implicadas en los cambios comprenden lo que debe ocurrir y lo que significa para ellas. Acordar criterios de éxito a lo largo del proceso de cambio.

 

  • Principio 4: Comunicar el cambio, Principios de la administración del cambio.

 

La comunicación puede ser un componente decisivo en la administración del cambio. El cambio que se quiere implantar tiene que ser claro y relevante, para que la gente entienda lo que se quiere que hagan y por qué tienen que hacerlo. Pero también hay que establecer el tono adecuado, para conseguir la reacción emocional que se espera.

 

Es una buena idea vincular los cambios que está planeando con las declaraciones de misión o visión de su organización.

 

Esto no sólo ayudará a la gente a ver cómo el cambio repercute positivamente en el «panorama general», sino que también les proporcionará una visión de futuro inspiradora y compartida.

 

Asegúrate también de practicar una buena administración de las partes interesadas. De este modo, se asegurará de transmitir a las personas adecuadas el mensaje correcto, en el momento adecuado, para conseguir el apoyo que necesita para su proyecto.

 

El modelo de administración del cambio de ADKAR es una herramienta especialmente útil para comunicar el cambio. En él se describen cinco aspectos que debe abordar en sus comunicaciones:

 

  • Conciencia (de la necesidad del cambio).
  • Deseo (de participar y apoyar el cambio).
  • Conocimiento (de cómo cambiar).
  • Capacidad (para cambiar).
  • Refuerzo (para mantener el cambio a largo plazo).

 

¿Qué puede impedir el cambio?

 

Incluso los planes mejor trazados pueden sufrir contratiempos, por lo cual hay que estar preparado para los problemas cuando estos se presenten.

 

Algunas personas pueden ser pesimistas respecto a sus planes, por lo que tendrá que reconocer, comprender y abordar cualquier resistencia o «inmunidad» al cambio.

 

Puede que incluso te encuentres con barreras culturales al cambio.

 

Si su cultura organizativa no acepta el cambio, o incluso se opone a él, tendrá que encontrar formas de recompensar la flexibilidad, crear modelos de conducta para el cambio y repetir sus mensajes clave hasta que el ambiente empiece a mejorar.

Cómo ser un líder del cambio con éxito. Los grandes líderes del cambio se centran en las personas y los procesos. El éxito del cambio es uno de los mayores problemas a los que se enfrentan las organizaciones modernas. En nuestro mundo tan cambiante, el imperativo estratégico del cambio suele ser claro: si no hacemos las cosas de forma diferente, es poco probable que nuestra empresa tenga éxito o dure.

 

En el fondo, el liderazgo del cambio consiste en trabajar juntos para crear un entendimiento compartido del cambio necesario para ejecutar la estrategia, y, la mejor manera de hacerlo realidad. Pero las investigaciones sobre la administración del cambio han demostrado una y otra vez que las iniciativas de cambio organizativo tienden a fracasar.

 

Las 3 C’s del liderazgo del cambio

 

Cómo ser un líder del cambio con éxitoLas 3 habilidades proporcionan la conexión necesaria entre la parte del proceso de cambio y la parte de las personas del cambio. Estas 3 C’s unen el liderazgo del cambio efectivo:

 

  • Comunicar

 

Los líderes sin éxito tienden a centrarse en el «qué» del cambio. Los líderes exitosos comunicaron el «qué» y el «por qué». Los líderes que explicaron el propósito del cambio y lo conectaron con los valores de la organización o explicaron los beneficios crearon una mayor aceptación y urgencia para el cambio.

 

  • Colaborar

 

Reunir a las personas para planificar y ejecutar el cambio es fundamental. Los líderes que han tenido éxito han trabajado más allá de los límites, han animado a los empleados a salir de sus zonas de confort y se han negado a tolerar la sana competencia. También incluyeron a los empleados en la toma de decisiones desde el principio, reforzando su compromiso con el cambio. Los líderes del cambio que no tuvieron éxito no involucraron a los empleados desde el principio y con frecuencia en el proceso de cambio.

 

  • Compromiso

 

Los líderes de éxito se aseguraron de que sus propias creencias y comportamientos apoyaran también el cambio. El cambio es difícil, pero los líderes que lo negociaron con éxito eran resistentes y persistentes, y estaban dispuestos a salir de su zona de confort. También dedicaron más tiempo al esfuerzo de cambio y se centraron en el panorama general. Los líderes que no tuvieron éxito no se adaptaron a los retos, expresaron negatividad y se impacientan por la falta de resultados.

             

¿Cómo ser un líder del cambio eficaz?

 

El cambio estratégico no se produce por sí solo. Los líderes eficaces guían el proceso de principio a fin. He aquí las 3 competencias clave que forman parte de la dirección del proceso:

 

  • Iniciar.

 

Después de comprender la necesidad del cambio, los líderes del cambio eficaces comienzan por justificar el cambio que buscan

 

Esto puede incluir la evaluación del contexto empresarial, la comprensión del propósito del cambio, el desarrollo de una visión clara y un resultado deseado, y la identificación de un objetivo común. Los líderes que no tienen éxito dicen que no se centraron en estas tareas lo suficiente como para llegar a un entendimiento común del objetivo.

 

Aprenda más sobre los retos comunes a los que se enfrentan las organizaciones a la hora de implementar el cambio.

 

 

  • Elaborar una estrategia.

 

Los líderes con éxito desarrollaron una estrategia y un plan de acción claro, que incluía prioridades, plazos, tareas, estructuras, comportamientos y recursos. Identificaron lo que iba a cambiar, pero también lo que iba a permanecer igual. Los líderes que no tuvieron éxito dijeron que no escucharon lo suficiente las preguntas y preocupaciones, y no definieron el éxito desde el principio.

 

  • Ejecutar.

 

Traducir la estrategia en ejecución es una de las cosas más importantes que pueden hacer los líderes. En nuestro estudio, los líderes del cambio que tuvieron éxito se centraron en conseguir que las personas clave ocupen puestos clave.  También dividieron los grandes proyectos en pequeños triunfos para conseguir victorias tempranas y crear impulso. Y desarrollaron métricas y sistemas de seguimiento para medir el progreso. 

 

Los líderes del cambio que no tuvieron éxito empezaron a microadministrar, se enfrascaron en los detalles de la implementación y no tuvieron en cuenta el panorama general. Recuerde que, a medida que las organizaciones evolucionan con el tiempo, la estabilidad y el cambio deben coexistir, lo cual no es un problema a resolver, sino una polaridad a administrar. Para ayudar a su organización a alcanzar su máximo potencial, reconozca ambos polos simultáneamente.

 

Cuando los líderes del cambio encuentran el punto indicado de «ambos/y», pueden presentar el esfuerzo de cambio de una manera que otros puedan aceptar.

 

Dirigir a las personas a través del cambio

 

Aunque los procesos de cambio formales pueden entenderse bien, demasiados líderes descuidan el importantísimo lado humano de la ecuación del cambio. Los líderes del cambio más eficaces dedican un esfuerzo considerable a involucrar a todos los implicados en el cambio y recuerdan que las personas necesitan tiempo para adaptarse al cambio, independientemente de la rapidez con que se produzca la iniciativa de cambio.

 

Saben cómo combatir la fatiga del cambio y fomentan la aceptación del mismo. Y muestran estas 3 cualidades cruciales para liderar a las personas:

 

  • Apoyo, Cómo ser un líder del cambio con éxito.

 

Los proyectos de cambio exitosos se caracterizan porque los líderes eliminan las barreras que impiden el éxito de los empleados. Entre ellas se encuentran las barreras personales, como los egos heridos y la sensación de pérdida, así como las barreras profesionales, como el tiempo y los recursos necesarios para llevar a cabo un plan de cambio. 

 

Los líderes del cambio sin éxito se centraron exclusivamente en los resultados, por lo que los empleados no obtuvieron el apoyo que necesitaban para el cambio.

 

  • Influencia, Cómo ser un líder del cambio con éxito.

 

La influencia consiste en conseguir no sólo la conformidad, sino también el compromiso necesario para impulsar el cambio.

 

También se trata de identificar a los agentes de cambio más importantes y de definir cómo es la aceptación de cada una de las partes interesadas que conducirá a un resultado exitoso. 

 

Los líderes del cambio eficaces identificaron a las principales partes interesadas, los miembros del consejo de administración, los ejecutivos de la alta dirección, los clientes y otros- y les comunicaron su visión del éxito del cambio.

 

Los líderes que no tuvieron éxito nos dijeron que era más probable que evitaran a ciertas partes interesadas en lugar de tratar de influir en ellas.

 

 

  • Aprender, Cómo ser un líder del cambio con éxito.

 

Por último, los líderes del cambio con éxito nunca dieron por sentado que tenían todas las respuestas. Hicieron muchas preguntas y recopilaron información formal e informal. La información y los comentarios les permitieron hacer ajustes continuos durante el cambio. En el caso de los cambios fallidos, los líderes no hicieron tantas preguntas ni recopilaron información precisa, lo que les dejó sin los conocimientos necesarios para hacer los ajustes oportunos a lo largo del proceso.

Pasos esenciales para un proceso eficaz de administración del cambio. Su organización experimenta cambios constantemente. Ya sea por la implantación de nuevas tecnologías, la actualización de procesos, las iniciativas de cumplimiento, la reorganización o las mejoras en el servicio al cliente, el cambio es inevitable. Además, también es necesario para el crecimiento y la rentabilidad de la empresa. Un proceso de administración del cambio consistente ayudará a minimizar el impacto que tiene la organización su personal.

 

La administración del cambio es un término amplio que se utiliza para definir las distintas formas en que una compañia prepara e implementa el cambio. La mayoría de las implementaciones de administración del cambio se centran en cómo los empleados aceptan y se adaptan a una nueva forma de hacer las cosas. Tanto si el cambio es sencillo como complejo, el objetivo principal es garantizar que la implantación acerque a la organización a sus objetivos.

 

La administración del cambio puede aplicarse a casi cualquier aspecto del cambio en el lugar de trabajo. Algunos ejemplos son la modificación de los procesos empresariales, la elaboración de presupuestos, la utilización de recursos y las tácticas operativas utilizadas en el día a día de la empresa. También puede referirse a cambios a nivel personal, como la promoción y formación de un empleado para que asuma un papel más importante dentro de su empresa.

 

Pasos esenciales para un proceso eficaz de administración del cambio

nternal Communication

1. Identificar lo que se va a mejorar

 

Dado que la mayoría de los cambios se producen para mejorar un proceso, un producto o un resultado, es fundamental identificar el enfoque y aclarar los objetivos del cambio. Esto también implica identificar los recursos y las personas que facilitarán el proceso y dirigirán el esfuerzo. La mayoría de los sistemas de cambio reconocen que saber qué hay que mejorar crea una base sólida para la claridad, la facilidad y el éxito de la implementación.

 

2. Presentar un caso empresarial sólido a las partes interesadas

 

Hay varios niveles de partes interesadas que incluyen a los altos directivos que dirigen y financian el esfuerzo, a los defensores del proceso y a los que están directamente encargados de instituir la nueva normalidad. Todos tienen expectativas y experiencias diferentes y debe haber un alto nivel de «aceptación» de todo el espectro. El proceso de incorporación de los diferentes componentes varía con cada marco de cambio, pero todos ofrecen planes que requieren tiempo, paciencia y comunicación.

 

nternal Communication

3. Plan para el cambio

 

Se trata de la «hoja de ruta» que identifica el inicio, la ruta a seguir y el destino. También integrará en el plan los recursos que se van a aprovechar, el alcance u objetivo y los costes. Un elemento fundamental de la planificación es ofrecer un proceso de varios pasos en lugar de cambios «radicales» repentinos e imprevistos. 

 

Esto implica esbozar el proyecto con pasos claros, con objetivos medibles, incentivos, mediciones y análisis. Por ejemplo, un proceso de administración del cambio bien planificado y controlado para los servicios de TI reducirá drásticamente el impacto de los cambios de la infraestructura de TI en la empresa. También hay una advertencia universal para practicar la paciencia a lo largo de este proceso y evitar los atajos.

 

 

4. Proporcionar recursos y utilizar datos para la evaluación.

 

Como parte del proceso de planificación, la identificación de recursos y la financiación son elementos cruciales. Estos pueden incluir la infraestructura, el equipamiento y los sistemas de software.

 

También hay que tener en cuenta las herramientas necesarias para la reeducación, el reciclaje y el replanteamiento de las prioridades.

 

Muchos modelos identifican la recopilación y el análisis de datos como un elemento infrautilizado. La claridad de los informes de progreso permite una mejor comunicación, una distribución adecuada y oportuna de los incentivos y la medición de los éxitos e hitos.

 

5. Comunicación.

 

Este es el «hilo de oro» que recorre toda la práctica de la administración del cambio. La identificación, planificación, incorporación y ejecución de un buen plan de administración del cambio depende de una buena comunicación. Hay realidades psicológicas y sociológicas inherentes a las culturas de grupo. Las personas que ya están involucradas tienen conjuntos de habilidades, conocimientos y experiencias establecidas. Pero también tienen órdenes jerárquicas, territorios y costumbres corporativas que hay que abordar.

 

Proporcionar líneas de comunicación claras y abiertas a lo largo del proceso es un elemento crítico en todas las modalidades de cambio. Los métodos abogan por la transparencia y las estructuras de comunicación bidireccionales que proporcionan vías para ventilar las frustraciones, aplaudir lo que funciona y cambiar sin problemas lo que no funciona.

 

6. Controlar y administración de la resistencia, las dependencias y los riesgos presupuestarios.

 

La resistencia es una parte muy normal de la administración del cambio, pero puede amenazar el éxito de un proyecto. La mayoría de las resistencias se producen por el miedo a lo desconocido.

 

También se produce porque hay una buena cantidad de riesgos asociados al cambio: el riesgo de afectar a las dependencias, los riesgos de retorno de la inversión y los riesgos asociados a la asignación de presupuesto a algo nuevo. Anticiparse y prepararse para la resistencia dotando al liderazgo de herramientas para administración ayudarán a que el ciclo de vida del cambio sea fluido.

 

7. Celebrar el éxito, Pasos del proceso eficaz de administración del cambio.

 

Reconocer los logros de los hitos es una parte esencial de cualquier proyecto. Cuando se administra un cambio a lo largo de su ciclo de vida, es importante reconocer el éxito de los equipos y las personas implicadas. Esto ayudará a la adopción tanto de su proceso de administración del cambio como de la adopción del propio cambio.

 

8. Examinar, revisar y mejorar continuamente

 

Por mucho que el cambio sea difícil e incluso doloroso, también es un proceso continuo. Incluso las estrategias de administración del cambio suelen ajustarse a lo largo de un proyecto. Al igual que la comunicación, esto debería incluirse en todos los pasos para identificar y eliminar los obstáculos. Y, al igual que la necesidad de recursos y datos, este proceso sólo es tan bueno como el compromiso con la medición y el análisis

   

Desafíos comunes de la administración del cambio

Debido a las expectativas siempre cambiantes de los consumidores y a la competencia en la economía global, la propia ciencia del cambio organizativo está en constante cambio y evolución. El elemento humano de la administración del cambio puede ser uno de los más difíciles de manejar porque a las personas por naturaleza rechazan el cambio y no se adaptan bien a él.

 

La mayoría de los métodos de cambio coinciden en que el cambio es difícil y engorroso. Por eso, implicar a las personas desde el principio, aplicar el proceso y ajustarlo continuamente para mejorarlo es fundamental para el éxito. Esto incluye una planificación exhaustiva, la aceptación, el proceso, los recursos, la comunicación y la evaluación constante.

La correlación entre la administración del cambio y el éxito del proyecto. La necesidad de un mayor reconocimiento de la administración del cambio y su valor suele encabezar la lista de tendencias en nuestra investigación de referencia. Aunque las solicitudes de administración del cambio han aumentado en algunos casos, muchos profesionales siguen trabajando con diligencia para argumentar de forma convincente su necesidad.

 

Aprenda a «vender» eficazmente la administración del cambio a los jefes de proyecto y a los ejecutivos de su organización conectando la administración del cambio directamente con los resultados del proyecto y de la organización. 

 

Puede argumentar a favor de la administración del cambio utilizando datos que muestran la correlación entre la eficacia de la administración del cambio y tres factores críticos de éxito para los proyectos e iniciativas: el cumplimiento de los objetivos, el cumplimiento del calendario y el cumplimiento del presupuesto.

 

Correlación de la administración del cambio con los resultados

 

Administración del cambio y el éxitoComo profesional de la administración del cambio, usted sabe que el trabajo que realiza es crucial para obtener resultados exitosos en los proyectos. Sabe que cuando se hace una buena administración del cambio, ocurren cosas buenas. Y sabe que cuando el cambio se administra mal o se ignora el aspecto humano, las consecuencias son negativas. 

 

La experiencia le dice que cuanto más eficazmente aplique la administración del cambio, más éxito tendrá el proyecto. Pero para obtener el apoyo necesario, los líderes empresariales quieren ver datos. Los estudios de referencia de Prosci proporcionan datos precisos para fundamentar sus ideas y ofrecer un argumento sólido.

 

Los proyectos e iniciativas tienen más éxito cuanto más eficazmente se administra el aspecto humano del cambio. Los resultados proporcionan un argumento convincente para invertir tiempo, recursos y energía en la administración del cambio.

 

  • Cumplimiento de objetivos

 

Administración del cambio y el éxitoEl siguiente gráfico muestra la correlación entre la eficacia de la administración del cambio y el cumplimiento de los objetivos del proyecto.

 

Los puntos de datos representan el porcentaje de participantes que cumplieron o superaron los objetivos en cada una de las categorías de eficacia de la administración del cambio (deficiente, regular, buena y excelente).

 

Con una administración del cambio excelente, su proyecto tiene más probabilidades de cumplir los objetivos que con una administración del cambio deficiente.

 

Incluso una administración del cambio aceptable merece la pena, ya que es tres veces más probable que se cumplan los objetivos

 

 

  • Cumplir los plazos

 

La siguiente imagen muestra la correlación entre la eficacia de la administración del cambio y la capacidad de cumplir o adelantar el calendario. Una vez más, los datos muestran una correlación clara y directa. Cuanto más eficazmente se administre el aspecto humano del cambio, más probabilidades habrá de terminar a tiempo.

 

  • Mantenerse dentro del presupuesto

 

Administración del cambio y el éxito. El siguiente gráfico muestra la correlación observable entre la eficacia de la administración del cambio y la capacidad de mantenerse dentro del presupuesto.

 

Este gráfico ofrece un importante contrapunto a otra de las principales objeciones de los jefes de proyecto. Un jefe de proyecto puede decir: «Aunque entiendo por qué es importante la administración del cambio, no tengo presupuesto para dedicarlo a esos aspectos blandos del cambio». 

 

Ciertamente, los jefes de proyecto deben estar atentos a las limitaciones presupuestarias, y asignar recursos a la administración del cambio tiene un coste.

 

Sin embargo, los datos muestran claramente que los proyectos con una administración del cambio eficaz tienen más probabilidades de mantenerse dentro del presupuesto que aquellos con una administración del cambio deficiente.

 

  • Construya su caso con datos de apoyo

 

La lógica para implantar la administración del cambio siempre ha sido sólida para usted. Ahora tiene datos convincentes para compartir con otras personas de su organización que pueden necesitar más convencimiento, como los ejecutivos y los jefes de proyecto, para ver el valor que aporta la administración del cambio. Aprovechar un argumento fuerte y cuantitativo le coloca en una mejor posición para conseguir apoyo y compromiso para la administración del cambio.

 

La importancia de la administración del cambio organizativo

 

Administración del cambio y el éxito. Aunque el cambio a nivel de proyecto es importante, en última instancia no tiende a extenderse más allá de los límites del propio proyecto. Es decir, el cambio a nivel de proyecto puede tener un impacto algo aislado, o específico. El cambio a nivel organizativo, sin embargo, afecta a todos los empleados de una empresa concreta, incluidos los individuos y equipos que trabajan en varios proyectos. Se podría decir que el cambio organizativo engloba el cambio a nivel de proyecto. Por esta razón, el cambio organizativo tiende a sentirse a un nivel más profundo y durante un periodo de tiempo más largo.

 

Por lo tanto, es importante que las empresas administren cualquier cambio organizativo con la mayor eficacia posible. Administrar un cambio organizativo con éxito puede aumentar la moral de los trabajadores e impulsar el trabajo en equipo positivo y el enriquecimiento del trabajo. Estos factores pueden afectar directa y positivamente a la productividad y la calidad del trabajo, al tiempo que acortan los ciclos de producción y reducen los costes.

 

Una administración eficaz del cambio organizativo permite a la empresa mantener un estado de evolución constante y facilitar los periodos de cambio empresarial general, permitiendo a los trabajadores seguir motivados y productivos durante la introducción de nuevas tecnologías o procedimientos.

 

Principios de la administración del cambio organizativo

 

Administración del cambio y el éxito. Al igual que ocurre con la administración del cambio en general, una estrategia exitosa de administración del cambio organizativo requerirá una comunicación eficaz entre la dirección y los trabajadores. Sin embargo, es importante destacar que esta comunicación debe producirse en todos los niveles de la empresa. La administración del cambio organizativo pretende, por naturaleza, facilitar el cambio estructural, por lo que hay que prestar atención a cada parte constitutiva del conjunto.

 

La administración del cambio organizativo también requiere un énfasis en la planificación y la formación. Muchos de los factores de perturbación y de cambio a los que se enfrentan las empresas hoy en día tienen que ver con las nuevas tecnologías o los sistemas de comunicación. Si una empresa desea mantenerse al día con las nuevas prácticas del sector, los directivos deben asegurarse de que los empleados reciban una formación continua sobre las nuevas tecnologías que deberán utilizar. 

 

Más allá del conocimiento de la aplicación funcional de las nuevas tecnologías, es necesario crear una cultura de la innovación, en la que los empleados se enfrenten al cambio con una mentalidad abierta y creativa, centrada en la oportunidad que ofrece el cambio.

 

El cambio a nivel estructural puede llevar a la creación de nuevos departamentos o equipos que se centren en los nuevos profesionales del negocio. Por otro lado, el cambio puede requerir la consolidación o eliminación de departamentos existentes. En cualquiera de los casos, los trabajadores se enfrentan a la perspectiva de una importante alteración de sus responsabilidades laborales. 

 

En estos casos, los gestores de cambio deben centrarse en crear la aceptación del cambio organizativo. Para ello, es importante comunicarse activamente con los empleados en todos los niveles para abordar cualquier preocupación. Se debe destacar cómo estos cambios se alinean con los nuevos objetivos de la empresa y subrayar cómo ellos, como individuos, pueden ayudar a impulsar el cambio.

El qué, el porqué, el quién y el cómo de la administración del cambio ¿Desea involucrar a los líderes de la organización y aumentar su comprensión de la administración del cambio en cuestión de minutos? Este artículo explica rápidamente los beneficios que su organización puede conseguir centrándose en el aspecto humano del cambio.

 

¿Qué es la administración del cambio?

 

El qué de la administración del cambioLa administración del cambio es la aplicación de un proceso estructurado y un conjunto de herramientas para liderar el lado humano del cambio con el fin de lograr un resultado deseado. 

 

La administración del cambio también es:

 

 

  • Una competencia de liderazgo para permitir el cambio dentro de una organización.

 

  • Una capacidad estratégica diseñada para aumentar la capacidad de cambio y la capacidad de respuesta.

 

¿Por qué es necesaria la administración del cambio?

 

  • Efecto sobre la adopción y el uso

 

El qué de la administración del cambioLa aplicación de la administración del cambio puede influir directamente en la adopción y el uso. En concreto, puede afectar a:

 

    • La velocidad de adopción
    • ¿Con qué rapidez se ponen en marcha los nuevos sistemas, procesos o funciones?
    • Tasa de utilización 
    • ¿Cuántas personas (de la población total) están adoptando y utilizando la nueva solución?
    • Competencia
    • ¿Cuál es el rendimiento de las personas en comparación con el nivel previsto en el diseño del cambio?

 

 

  • Efecto sobre los objetivos del proyecto y el regreso de inversión

 

Cuando la administración del cambio proporciona los niveles de adopción y uso previstos, aumenta la probabilidad de alcanzar los objetivos empresariales a tiempo y dentro del presupuesto. 

 

Cuando el aspecto humano del cambio está mal administrado, los proyectos se retrasan, menos personas se comprometen con el cambio y los niveles de competencia disminuyen. En última instancia, los proyectos ofrecen un menor rendimiento de la inversión o, en algunos casos, fracasan por completo.

 

¿Quién participa en la administración del cambio?

 

Las funciones necesarias para el éxito del cambio pueden variar según el tamaño y el alcance del proyecto. Las funciones principales en la administración del cambio son:

 

  • Patrocinadores

 

El qué de la administración del cambioLos patrocinadores de la administración del cambio dan credibilidad y autoridad al cambio. Los patrocinadores primarios, los patrocinadores y las coaliciones de patrocinadores tienen responsabilidades distintas pero superpuestas:

 

El patrocinador principal autoriza el cambio y es responsable, en última instancia, de garantizar que los resultados deseados del cambio se hagan realidad para la organización. El nivel de patrocinio requerido está determinado por el nivel de riesgo del cambio. Por ejemplo, el patrocinador principal de un cambio de alto riesgo debe ser un alto ejecutivo o funcionario de la organización.

 

Durante el cambio, el papel del patrocinador principal es cumplir con las reglas del patrocinio: Participación activa y visible a lo largo de todo el proyecto, construir una coalición de patrocinio con compañeros y directivos, y comunicarse directamente con las personas y grupos afectados.

 

Normalmente se necesitan patrocinadores adicionales para los cambios que afectan a varios grupos de una organización. Dichos patrocinadores pueden ser altos directivos con responsabilidad sobre las personas o sistemas afectados por el cambio, o líderes de influencia cuya participación es necesaria para lograr resultados exitosos del cambio para determinados grupos.

 

La coalición de patrocinadores es un grupo de patrocinadores que apoyan la implementación exitosa de un cambio específico en toda la organización, cumpliendo el ABC del patrocinio con los grupos impactados en sus respectivas áreas de responsabilidad. 

 

Tener una coalición de patrocinadores fuerte es un indicador principal del éxito del cambio, mientras que una coalición de patrocinadores débil es un indicador principal de que un cambio se retrasará, no alcanzará los objetivos o fracasará por completo si no se aborda eficazmente la debilidad.

 

  • Administradores de personas

 

Los administradores de personas contribuyen al éxito de los resultados del cambio apoyando a los subordinados directos en sus propios viajes mediante el desempeño de cinco funciones clave: Comunicador, Enlace, Defensor, Administrador de la Resistencia y Entrenador. Los administradores de personas son los emisores preferidos de los mensajes de cambio relacionados con el impacto personal de un cambio en sus subordinados directos. 

 

  • Administrador de proyectos

 

El administrador de proyectos contribuye al éxito de los resultados del cambio diseñando, desarrollando y entregando la solución técnica teniendo en cuenta la adopción y el uso individual desde el principio.

 

También colabora en un enfoque unificado con el profesional del cambio.

 

  • Profesional del cambio

 

El profesional del cambio contribuye al éxito de los resultados del cambio aplicando la estructura y la intención del cambio, habilitando y equipando a otras funciones del cambio, y colaborando en un enfoque unificado con el administrador del proyecto. 

 

El profesional del cambio desarrolla una estrategia personalizada y un conjunto de planes, incluyendo un plan de patrocinio, un plan de administración de personas, un plan de comunicación y un plan de formación.

 

  • Persona afectada (empleado)

 

El individuo afectado contribuye al éxito de los resultados del cambio participando en el mismo, comprendiendo sus respuestas emocionales al cambio e identificando el apoyo que necesita para tomar el control de su experiencia de cambio y prosperar durante el mismo.

 

¿Cómo funciona el proceso de administración del cambio?

 

La administración del cambio se produce a nivel individual y organizativo.

 

  • Administración del cambio individual

 

La individual consiste en administrar el cambio persona a persona. El cambio organizativo sólo puede producirse cuando los individuos cambian. Hay cinco elementos o resultados que sirven como bloques de construcción secuencial del cambio individual. 

 

Cuando se asegura que los cinco elementos están presentes, el individuo es capaz de adoptar y utilizar el cambio. El trabajo del administrador es guiar a los individuos a través de un cambio concreto y abordar cualquier obstáculo o barrera que se encuentre en el camino.

 

  • Administración del cambio organizativo

 

Aunque todos los cambios se producen de forma individual, las organizaciones administran esas transiciones individuales de forma colectiva.

 

La administración del cambio organizativo implica el diseño y la puesta en práctica de actividades de administración del cambio que permitan a los individuos y grupos afectados adoptar y utilizar los cambios.

 

El proceso de administración del cambio organizativo es el vínculo fundamental entre el cambio individual y el cambio organizativo.

 

El proceso de 3 fases es un enfoque estructurado y repetible para permitir que el lado de las personas del cambio logre el éxito del mismo y aporte valor a la organización.

 

Cada fase incluye un conjunto de preguntas en lenguaje sencillo que deben responderse para un cambio específico y un entregable que documenta la finalización de la fase.

 

Administración del cambio en la empresa

 

La administración del cambio en la empresa es el despliegue estructurado e intencionado de la administración del cambio en toda la organización. El despliegue va más allá de la aplicación de una administración eficaz del cambio organizativo a todas las iniciativas de cambio. 

 

Al institucionalizar las prácticas, procesos, capacidades y competencias de la administración del cambio en toda la organización, la aplicación de la administración del cambio se convierte en la norma, en parte de los valores de la organización y en parte de su ADN organizativo. 

 

Cuando se hace bien, ser capaz de anticipar y aplicar eficazmente el cambio se convierte en una competencia básica y una fuente de ventaja estratégica.

 

Beneficios de la administración del cambio

 

Dado el volumen y la complejidad de los cambios en la actualidad, puede ser fácil para los profesionales del cambio ver los beneficios de una administración del cambio eficaz.

 

Ven de primera mano cómo aumenta en gran medida la probabilidad de obtener resultados satisfactorios, permite captar la parte del ROI del proyecto que depende de las personas, ayuda a mitigar la resistencia de los empleados y mucho más.

 

Al compartir el «qué, por qué, quién y cómo» de la administración del cambio con los líderes ocupados, les da la información que necesitan para entenderla rápidamente, para que pueda maximizar su tiempo y el suyo, y empezar a elevar el éxito del cambio en su organización juntos.

 

 

Estrategias de éxito en la administración del cambio. La administración del cambio es la disciplina que consiste en dirigir a personas, equipos y organizaciones enteras a través del cambio organizativo mediante una combinación de ciencias sociales y del comportamiento, tecnología de la información y soluciones empresariales. 

 

¿Qué es la administración del cambio?

 

Éxito en la administración del cambioLa administración del cambio es la disciplina de liderar individuos, equipos y organizaciones enteras a través del cambio organizativo mediante una combinación de ciencias sociales y del comportamiento, tecnología de la información y soluciones empresariales.

 

Las empresas de hoy en día se centran en la transformación digital, reinventando los modelos y procesos de negocio mediante el uso de datos y tecnología (nube, móvil, análisis de datos, aprendizaje automático, IA y más). Estas transformaciones digitales alteran la esencia misma de una empresa. Pensemos en la empresa sueca Aerocrine, que antes se definía como fabricante de equipos de diagnóstico médico, pero que ahora se centra en la venta de resultados de diagnóstico. 

 

Para llegar a este punto es necesario reajustar la forma en que los empleados ven el negocio y sus funciones, la forma de llegar al mercado, la forma de atraer a los clientes y la forma de utilizar la tecnología. Ahí es donde entra en juego la administración del cambio.

 

Estrategia de administración del cambio

 

Éxito en la administración del cambioTodas las empresas se enfrentan al cambio en algún momento. Depende de lo que ocurra en el entorno exterior con el que te enfrentas.

 

El cambio tiene que ver con la competitividad, con la velocidad y la innovación. Sabes que tienes que cambiar constantemente.

 

Pero el problema del cambio es que a veces no es fácil que la gente lo acepte y tenga éxito.

 

Conseguir que la gente se una al proyecto requiere un fuerte liderazgo. El cambio fracasa cuando se inicia en la base de una organización, incluso si comienza con un grupo de entusiastas apasionados, que no cuentan con el patrocinio necesario para llevar a cabo el cambio en una organización o empresa más grande.

 

 

  • Éxito en la administración del cambioTodo depende de las personas

 

La tecnología puede permitir el cambio, pero el éxito del mismo depende en última instancia de si los empleados lo adoptan o se resisten a él. Todo comienza con las personas. Asegúrese de pensar en las implicaciones para las personas de lo que está tratando de impulsar. Hay personas que le ayudarán en el cambio y otras que se resistirán. Hay que minimizar las resistencias y maximizar los impulsores.

 

  • El cambio lleva tiempo, Éxito en la administración del cambio.

 

Se pueden cambiar las tecnologías muy rápidamente en las circunstancias adecuadas, pero cambiar la forma de pensar de los empleados sobre sus funciones, la empresa y su cultura no sucede de la noche a la mañana. El tiempo necesario para cambiar los corazones y las mentes debe incorporarse a su plan de administración del cambio.

 

Llevara tiempo, debe ser razonable en sus expectativas sobre el tiempo que va a llevar el cambio. Puede ser agresivo, pero también debes ser realista.

 

  • Comience con una visión, Éxito en la administración del cambio.

 

El éxito de las estrategias de administración del cambio requiere una concepción clara de lo que se quiere conseguir. Esa idea no puede ser demasiado estática -hay que permitir que se produzcan alteraciones en el camino, pero hay que tener una visión clara del estado final para que todos se muevan en la misma dirección.

 

  • Implicar a las partes interesadas

 

Para tener éxito en la administración del cambio, hay que identificar a las personas que se verán más afectadas por los cambios propuestos y conseguir que participen en el proyecto. Estas personas se convertirán en los más resistentes o en los más poderosos defensores del cambio. Si es posible, hágalos participar en la creación de su visión de la administración del cambio desde el principio.

 

  • Conozca las compensaciones, Éxito en la administración del cambio.

 

Todos los cambios tienen repercusiones. Si dedica personal y presupuesto a un proyecto, algún otro proyecto o proceso se verá afectado. Cuando planifique el cambio, identifique las otras áreas que se verán afectadas y trate de cuantificar este efecto para comprender las compensaciones que hará.

 

Comprenda que no puede hacerlo todo. Asegúrese de priorizar lo que hace y cómo lo hace.

 

  • Trabajar con los que están dispuestos

 

Escuchar las voces discrepantes puede ser valioso, ya que pueden haber considerado compensaciones que usted no ha considerado. Pero no se puede cambiar con éxito una organización si los individuos se oponen a cada paso del camino. Tiene que trabajar con personas que compartan su visión y dejar marchar a las que no puedan hacerlo.

 

Asegúrese de contar con personas clave, especialmente las que desempeñan funciones críticas, que sean sus impulsores, que entiendan lo que está tratando de lograr y que participen de buen grado. 

 

  • Comunicar, Éxito en la administración del cambio.

 

Éxito en la administración del cambioUna visión clara de tu objetivo no servirá de mucho si no la compartes. Calderoni dice que ha utilizado ayuntamientos, correos electrónicos, boletines de noticias, sitios de intranet, videoconferencias y otros medios para compartir la visión del cambio con los empleados. Haz todo lo que esté en tu mano para transmitir tu visión e inculcar el sentido de la misión a los empleados.

 

Quiere sacarlos de su situación personal y hacer que piensen de forma más amplia. Es más fácil decirlo que hacerlo. A veces los traes y tratas de tener una sesión de lluvia de ideas. Sacarlos de su día a día. Ayúdales a entender y apreciar que hay otras formas de hacer las cosas. Sácalos de la necesidad de ganar.

 

  • Escuche

 

La comunicación no es unidireccional. Las partes interesadas que están más cerca de lo que quieres cambiar suelen tener ideas que tú no tienes. Sus comentarios son esenciales. Escuche al mayor número posible de personas. Obtenga información desde el principio y escuche mientras trabaja para saber cuándo debe corregir el rumbo.

 

  • Déle poder a la mayoría silenciosa, Éxito en la administración del cambio.

 

En cualquier situación, es probable que unas pocas voces sean las más fuertes. Pero eso no significa que hablen por todos. Asegúrese de buscar la opinión de aquellos que de otro modo no hablarían. Los sondeos y encuestas anónimas son una forma de hacerlo, pero es posible que tenga que formar y animar a personas que de otro modo serían silenciosas para que hablen.

 

Siempre hay personas que se resisten con las voces más fuertes. No necesariamente conocen el mejor consejo. Hay que involucrar a las personas adecuadas y animarlas a que hablen. Capacite a esas personas para que tengan voz.

 

  • Aprenda sobre la marcha, Éxito en la administración del cambio.

 

A medida que dirija su organización a través del cambio, surgirán desafíos nuevos e inesperados. El éxito de su administración del cambio depende de la adaptación a esos retos. Sepa que a cada paso tendrá que corregir el rumbo y reevaluar para asegurarse de que sigue estando en el punto de mira.

¿Qué es la administración del cambio? En pocas palabras, es la administración del cambio dentro de un grupo u organización. La administración del cambio tiene una ardua batalla contra la inercia. Además, tiene muchas piezas móviles que pueden escaparse de una organización si no se orquestan correctamente. Independientemente del modelo de administración del cambio que una empresa haya decidido utilizar, el denominador común de todos ellos son las personas.

 

El éxito de la administración del cambio requiere una comunicación frecuente y clara entre una organización y su gente. Por lo tanto, una parte esencial de la administración del cambio organizativo no es sólo la administración de todas las partes móviles, sino también la comprensión de cómo las personas procesan el cambio.

 

La disrupción se ha convertido en una palabra de moda últimamente cuando se trata de nuevas empresas y compañías que sacuden el status quo, pero el objetivo de la administración del cambio es minimizar la disrupción cuando una empresa experimenta un cambio, ya sea grande o pequeño.

 

La administración del cambio y la administración de proyectos van de la mano para minimizar el efecto dominó cuando el cambio se produce. Piense en ellas como dos caras de la misma moneda: la parte técnica y la parte humana. La administración de proyectos se ocupa de los aspectos técnicos de un cambio, mientras que la administración del cambio se centra en las reacciones de las personas al cambio.

 

Entonces, ¿por qué es importante el éxito de la administración del cambio organizativo? Porque las empresas que pueden adaptarse eficazmente al cambio superan a sus competidores en 3,5 veces.

 

Los cambios organizativos afectan a todo

 

Administración del cambioLos cambios inminentes afectan a todas las partes de una organización, y a las personas que la componen. La estructura de una empresa es como una tela de araña: si se tira de una pequeña esquina, las vibraciones se propagan por toda la red. Cada pieza, cada equipo, cada persona de una empresa afecta a las demás.

 

Algunas de las áreas clave que aborda la administración del cambio son:

 

  • Sistemas

 

  • Procesos

 

  • Estructura de la empresa

 

  • Roles de trabajo

 

Algunos de los principales obstáculos que se interponen en el camino del progreso son:

 

  • Administración

 

  • Empleados

 

  • Presupuesto

 

  • Falta de comunicación

 

 

Algunos de los principales retos que se plantean son:

 

  • Comunicar los cambios

 

  • Navegar por los cambios

 

  • Aplicar los cambios

 

  • Ampliar los cambios

 

5 pasos de la administración del cambio organizativo

 

Administración del cambioCuando se avecinan cambios en su empresa u organización, puede prepararse para ellos de varias maneras. Las etapas básicas de la administración del cambio son:

 

  • Evaluar

 

  • Diseñar

 

  • Implementar

 

  • Administrar

 

Y aunque los detalles de cada uno de estos pasos pueden ser diferentes para cada empresa, ayudan a esbozar un plan de ataque organizativo. Para evitar que la fase de evaluación resulte demasiado abrumadora, puede crear su propia lista de preguntas para la administración del cambio, como por ejemplo:

 

  • ¿Por qué se produce este cambio?

 

  • ¿Cuál es el calendario propuesto?

 

  • ¿Cuáles son nuestros principales retos?

 

  • ¿Cómo vamos a comunicar este cambio?

 

  • ¿Qué aspecto tiene nuestra hoja de ruta?

 

Una serie de preguntas separadas para cada uno de los pasos anteriores puede ayudar a que una empresa difícil de manejar parezca de repente manejable.

 

  • La transparencia es esencial

 

Administración del cambioUno de los mayores enemigos del cambio es el miedo. A nadie le gusta que le dejen en la oscuridad, y la incertidumbre sobre un cambio inminente puede extenderse rápidamente por toda la organización.

 

Mantenga a los equipos y a los individuos informados en cada etapa de la implementación de un cambio a gran escala. 

 

Puede crear mapas de procesos en Lucidchart para describir cada paso de la implantación, de modo que todos los empleados sepan claramente qué va a ocurrir y cuándo.

 

Además, si el cambio implica la modificación de un proceso existente, puede utilizar software para mostrar tanto el proceso actual como el nuevo para ayudar a los empleados a entender los beneficios del cambio.

 

  • Su personal es la clave del éxito de la administración del cambio

 

Sí, el cambio puede ser duro. Pero el cambio es natural y, lo que es más importante, el cambio es crucial para que una organización crezca. Un liderazgo sólido combinado con una comunicación clara funciona como catalizador del cambio a nivel de los empleados. Cuando los empleados están informados y comprenden con exactitud qué cambios se están produciendo y cómo les afectan, pueden convertirse en defensores de esos cambios, y ése es el tipo de impulso del que puede beneficiarse cualquier organización.

 

¿Qué es la administración del cambio?

 

La administración del cambio como disciplina ha evolucionado y madurado en el último cuarto de siglo. La investigación nos dice que para que los cambios tengan éxito, debemos preparar, equipar y apoyar a los individuos que se mueven a través de los cambios para que los adopten con éxito. Sin la adopción, los cambios no tendrán éxito y no obtendremos los resultados deseados.

 

  • Más que una simple comunicación

 

La administración del cambio suele consistir simplemente en un plan de comunicación, en el que los líderes ejecutivos o los directores de proyecto comunican a la organización que se avecina un cambio (normalmente con poca antelación). Pero la administración del cambio es mucho más que comunicar lo que va a cambiar, como la implantación de un sistema o una adquisición.

 

Hay que apoyar a las personas de la organización en su transición del estado actual al estado futuro, y entender lo que se necesita para influir en cada persona para que acepte y adopte el cambio. De este modo, las organizaciones pueden aumentar considerablemente las posibilidades de éxito del proyecto y de que sus inversiones en él den sus frutos.

 

¿Cuáles son los beneficios de la administración del cambio?

 

La administración del cambio no es una respuesta reactiva en caso de que se produzca un cambio; es una preparación para cuando se produzca el cambio.

 

La administración del cambio le permite evaluar su situación y los motivos por los que es necesario el cambio, alinear sus esfuerzos y recursos, y gestionar el cambio en sí.

 

Al coordinar y estructurar el cambio como un proceso que hay que gestionar, tendrá muchas más posibilidades de obtener resultados de sus esfuerzos.

 

La administración del cambio debe llevar a sus empleados, equipos, departamentos y organización a prosperar y beneficiarse del cambio, en lugar de reaccionar y simplemente sobrevivir a él, o incluso peor, no ver ningún resultado de los esfuerzos de cambio.

 

Principios básicos de la administración del cambio con éxito

 

Aunque el proceso de administración del cambio puede ser diferente según el sector y aplicarse de distintas maneras en función de los niveles departamentales y organizativos, el despliegue de la administración del cambio de una «manera adecuada» tiende a seguir unos cuantos principios básicos.

 

  • Crear un clima de cambio

 

Para cualquier organización que se enfrente a la perspectiva del cambio, el primer paso es crear un clima receptivo al cambio. El cambio puede intimidar, o incluso frustrar, y es vital que la dirección disminuya la resistencia comunicando la importancia del cambio, orientando a los equipos donde se produce el cambio y proporcionando una visión clara para poner en marcha el proceso de transición. 

 

La comunicación y la transparencia sobre el «por qué» y el «cómo» del cambio son cruciales para ganarse la confianza de los empleados y la aceptación del cambio. Esto ayuda a los empleados a ser dueños y ejecutores del cambio.

 

  • Comprometer y permitir el cambio

 

Una vez que el clima es favorable al cambio, el siguiente paso es comprometer y permitir a la organización que lo lleve a cabo. Cuando el cambio es necesario, es importante asignar la responsabilidad.

 

¿Este cambio requiere una persona concreta o un equipo para su aplicación? ¿Se trata de un cambio organizativo que ha de ser aplicado en varios niveles? Si es así, ¿quién será el responsable de coordinar estos diferentes niveles? 

 

La respuesta a cada una de estas preguntas puede ayudar a orientar el proceso de cambio y reducir las ambigüedades sobre la responsabilidad.

 

Por ello, es importante mantener una comunicación abierta, transparente y clara. Además, crear victorias a corto plazo puede ayudar a mantener la moral y el entusiasmo en niveles altos.

 

  • Aplicar y mantener el cambio

 

Con la organización comprometida y los individuos yequipos capacitados y motivados, es el momento de aplicar y mantener el cambio.

 

En este punto, es importante mantenerse centrado y mantener la presión para lograr el resultado deseado. Aunque este paso puede parecer rudimentario, lo cierto es que algunos directivos pueden perder la concentración y «aflojar» durante el proceso. 

 

Si el objetivo se desplaza durante el proceso de cambio, no dude en ajustarse en consecuencia, cambiando las responsabilidades o los procedimientos para mantener el impulso y la concentración.

 

Una vez implantado el cambio y completado el proyecto, es el momento de consolidar el nuevo status-quo y hacer que la organización pase de un estado de flujo a un estado de permanencia para mantener el cambio.

 

  • Revisar y reflexionar sobre el cambio

 

Una vez establecidos los principios generales, el último paso del proceso de administración del cambio es la revisión. A pesar de los mejores esfuerzos del personal de administración para comunicarse eficazmente y asignar adecuadamente las responsabilidades, el cambio es un proceso dinámico. Después de completar un período de transición, es importante revisar los aspectos de su proceso que funcionaron, o no, eficazmente, y aprender de los resultados.

 

Reflexionar sobre los resultados le prepara para la próxima vez. Cuando su organización se enfrenta a un cambio en el futuro, puede ser una ventaja tener documentados los casos de procedimientos anteriores que fueron más beneficiosos para su organización. 

 

Con un equipo de administración del cambio que ya ha señalado los errores anteriores y ha aprendido de ellos, cualquier nuevo cambio que surja puede abordarse con confianza, en lugar de con miedo o temor, como una oportunidad positiva para la organización.