La correlación entre la administración del cambio y el éxito del proyecto. La necesidad de un mayor reconocimiento de la administración del cambio y su valor suele encabezar la lista de tendencias en nuestra investigación de referencia. Aunque las solicitudes de administración del cambio han aumentado en algunos casos, muchos profesionales siguen trabajando con diligencia para argumentar de forma convincente su necesidad.

 

Aprenda a “vender” eficazmente la administración del cambio a los jefes de proyecto y a los ejecutivos de su organización conectando la administración del cambio directamente con los resultados del proyecto y de la organización. 

 

Puede argumentar a favor de la administración del cambio utilizando datos que muestran la correlación entre la eficacia de la administración del cambio y tres factores críticos de éxito para los proyectos e iniciativas: el cumplimiento de los objetivos, el cumplimiento del calendario y el cumplimiento del presupuesto.

 

Correlación de la administración del cambio con los resultados

 

Administración del cambio y el éxitoComo profesional de la administración del cambio, usted sabe que el trabajo que realiza es crucial para obtener resultados exitosos en los proyectos. Sabe que cuando se hace una buena administración del cambio, ocurren cosas buenas. Y sabe que cuando el cambio se administra mal o se ignora el aspecto humano, las consecuencias son negativas. 

 

La experiencia le dice que cuanto más eficazmente aplique la administración del cambio, más éxito tendrá el proyecto. Pero para obtener el apoyo necesario, los líderes empresariales quieren ver datos. Los estudios de referencia de Prosci proporcionan datos precisos para fundamentar sus ideas y ofrecer un argumento sólido.

 

Los proyectos e iniciativas tienen más éxito cuanto más eficazmente se administra el aspecto humano del cambio. Los resultados proporcionan un argumento convincente para invertir tiempo, recursos y energía en la administración del cambio.

 

  • Cumplimiento de objetivos

 

Administración del cambio y el éxitoEl siguiente gráfico muestra la correlación entre la eficacia de la administración del cambio y el cumplimiento de los objetivos del proyecto.

 

Los puntos de datos representan el porcentaje de participantes que cumplieron o superaron los objetivos en cada una de las categorías de eficacia de la administración del cambio (deficiente, regular, buena y excelente).

 

Con una administración del cambio excelente, su proyecto tiene más probabilidades de cumplir los objetivos que con una administración del cambio deficiente.

 

Incluso una administración del cambio aceptable merece la pena, ya que es tres veces más probable que se cumplan los objetivos. 

 

 

  • Cumplir los plazos

 

La siguiente imagen muestra la correlación entre la eficacia de la administración del cambio y la capacidad de cumplir o adelantar el calendario. Una vez más, los datos muestran una correlación clara y directa. Cuanto más eficazmente se administre el aspecto humano del cambio, más probabilidades habrá de terminar a tiempo.

 

  • Mantenerse dentro del presupuesto

 

Administración del cambio y el éxito. El siguiente gráfico muestra la correlación observable entre la eficacia de la administración del cambio y la capacidad de mantenerse dentro del presupuesto.

 

Este gráfico ofrece un importante contrapunto a otra de las principales objeciones de los jefes de proyecto. Un jefe de proyecto puede decir: “Aunque entiendo por qué es importante la administración del cambio, no tengo presupuesto para dedicarlo a esos aspectos blandos del cambio”. 

 

Ciertamente, los jefes de proyecto deben estar atentos a las limitaciones presupuestarias, y asignar recursos a la administración del cambio tiene un coste.

 

Sin embargo, los datos muestran claramente que los proyectos con una administración del cambio eficaz tienen más probabilidades de mantenerse dentro del presupuesto que aquellos con una administración del cambio deficiente.

 

  • Construya su caso con datos de apoyo

 

La lógica para implantar la administración del cambio siempre ha sido sólida para usted. Ahora tiene datos convincentes para compartir con otras personas de su organización que pueden necesitar más convencimiento, como los ejecutivos y los jefes de proyecto, para ver el valor que aporta la administración del cambio. Aprovechar un argumento fuerte y cuantitativo le coloca en una mejor posición para conseguir apoyo y compromiso para la administración del cambio.

 

La importancia de la administración del cambio organizativo

 

Administración del cambio y el éxito. Aunque el cambio a nivel de proyecto es importante, en última instancia no tiende a extenderse más allá de los límites del propio proyecto. Es decir, el cambio a nivel de proyecto puede tener un impacto algo aislado, o específico. El cambio a nivel organizativo, sin embargo, afecta a todos los empleados de una empresa concreta, incluidos los individuos y equipos que trabajan en varios proyectos. Se podría decir que el cambio organizativo engloba el cambio a nivel de proyecto. Por esta razón, el cambio organizativo tiende a sentirse a un nivel más profundo y durante un periodo de tiempo más largo.

 

Por lo tanto, es importante que las empresas administren cualquier cambio organizativo con la mayor eficacia posible. Administrar un cambio organizativo con éxito puede aumentar la moral de los trabajadores e impulsar el trabajo en equipo positivo y el enriquecimiento del trabajo. Estos factores pueden afectar directa y positivamente a la productividad y la calidad del trabajo, al tiempo que acortan los ciclos de producción y reducen los costes.

 

Una administración eficaz del cambio organizativo permite a la empresa mantener un estado de evolución constante y facilitar los periodos de cambio empresarial general, permitiendo a los trabajadores seguir motivados y productivos durante la introducción de nuevas tecnologías o procedimientos.

 

Principios de la administración del cambio organizativo

 

Administración del cambio y el éxito. Al igual que ocurre con la administración del cambio en general, una estrategia exitosa de administración del cambio organizativo requerirá una comunicación eficaz entre la dirección y los trabajadores. Sin embargo, es importante destacar que esta comunicación debe producirse en todos los niveles de la empresa. La administración del cambio organizativo pretende, por naturaleza, facilitar el cambio estructural, por lo que hay que prestar atención a cada parte constitutiva del conjunto.

 

La administración del cambio organizativo también requiere un énfasis en la planificación y la formación. Muchos de los factores de perturbación y de cambio a los que se enfrentan las empresas hoy en día tienen que ver con las nuevas tecnologías o los sistemas de comunicación. Si una empresa desea mantenerse al día con las nuevas prácticas del sector, los directivos deben asegurarse de que los empleados reciban una formación continua sobre las nuevas tecnologías que deberán utilizar. 

 

Más allá del conocimiento de la aplicación funcional de las nuevas tecnologías, es necesario crear una cultura de la innovación, en la que los empleados se enfrenten al cambio con una mentalidad abierta y creativa, centrada en la oportunidad que ofrece el cambio.

 

El cambio a nivel estructural puede llevar a la creación de nuevos departamentos o equipos que se centren en los nuevos profesionales del negocio. Por otro lado, el cambio puede requerir la consolidación o eliminación de departamentos existentes. En cualquiera de los casos, los trabajadores se enfrentan a la perspectiva de una importante alteración de sus responsabilidades laborales. 

 

En estos casos, los gestores de cambio deben centrarse en crear la aceptación del cambio organizativo. Para ello, es importante comunicarse activamente con los empleados en todos los niveles para abordar cualquier preocupación. Se debe destacar cómo estos cambios se alinean con los nuevos objetivos de la empresa y subrayar cómo ellos, como individuos, pueden ayudar a impulsar el cambio.

El qué, el porqué, el quién y el cómo de la administración del cambio ¿Desea involucrar a los líderes de la organización y aumentar su comprensión de la administración del cambio en cuestión de minutos? Este artículo explica rápidamente los beneficios que su organización puede conseguir centrándose en el aspecto humano del cambio.

 

¿Qué es la administración del cambio?

 

El qué de la administración del cambioLa administración del cambio es la aplicación de un proceso estructurado y un conjunto de herramientas para liderar el lado humano del cambio con el fin de lograr un resultado deseado. 

 

La administración del cambio también es:

 

 

  • Una competencia de liderazgo para permitir el cambio dentro de una organización.

 

  • Una capacidad estratégica diseñada para aumentar la capacidad de cambio y la capacidad de respuesta.

 

¿Por qué es necesaria la administración del cambio?

 

  • Efecto sobre la adopción y el uso

 

El qué de la administración del cambioLa aplicación de la administración del cambio puede influir directamente en la adopción y el uso. En concreto, puede afectar a:

 

    • La velocidad de adopción
    • ¿Con qué rapidez se ponen en marcha los nuevos sistemas, procesos o funciones?
    • Tasa de utilización 
    • ¿Cuántas personas (de la población total) están adoptando y utilizando la nueva solución?
    • Competencia
    • ¿Cuál es el rendimiento de las personas en comparación con el nivel previsto en el diseño del cambio?

 

 

  • Efecto sobre los objetivos del proyecto y el regreso de inversión

 

Cuando la administración del cambio proporciona los niveles de adopción y uso previstos, aumenta la probabilidad de alcanzar los objetivos empresariales a tiempo y dentro del presupuesto. 

 

Cuando el aspecto humano del cambio está mal administrado, los proyectos se retrasan, menos personas se comprometen con el cambio y los niveles de competencia disminuyen. En última instancia, los proyectos ofrecen un menor rendimiento de la inversión o, en algunos casos, fracasan por completo.

 

¿Quién participa en la administración del cambio?

 

Las funciones necesarias para el éxito del cambio pueden variar según el tamaño y el alcance del proyecto. Las funciones principales en la administración del cambio son:

 

  • Patrocinadores

 

El qué de la administración del cambioLos patrocinadores de la administración del cambio dan credibilidad y autoridad al cambio. Los patrocinadores primarios, los patrocinadores y las coaliciones de patrocinadores tienen responsabilidades distintas pero superpuestas:

 

El patrocinador principal autoriza el cambio y es responsable, en última instancia, de garantizar que los resultados deseados del cambio se hagan realidad para la organización. El nivel de patrocinio requerido está determinado por el nivel de riesgo del cambio. Por ejemplo, el patrocinador principal de un cambio de alto riesgo debe ser un alto ejecutivo o funcionario de la organización.

 

Durante el cambio, el papel del patrocinador principal es cumplir con las reglas del patrocinio: Participación activa y visible a lo largo de todo el proyecto, construir una coalición de patrocinio con compañeros y directivos, y comunicarse directamente con las personas y grupos afectados.

 

Normalmente se necesitan patrocinadores adicionales para los cambios que afectan a varios grupos de una organización. Dichos patrocinadores pueden ser altos directivos con responsabilidad sobre las personas o sistemas afectados por el cambio, o líderes de influencia cuya participación es necesaria para lograr resultados exitosos del cambio para determinados grupos.

 

La coalición de patrocinadores es un grupo de patrocinadores que apoyan la implementación exitosa de un cambio específico en toda la organización, cumpliendo el ABC del patrocinio con los grupos impactados en sus respectivas áreas de responsabilidad. 

 

Tener una coalición de patrocinadores fuerte es un indicador principal del éxito del cambio, mientras que una coalición de patrocinadores débil es un indicador principal de que un cambio se retrasará, no alcanzará los objetivos o fracasará por completo si no se aborda eficazmente la debilidad.

 

  • Administradores de personas

 

Los administradores de personas contribuyen al éxito de los resultados del cambio apoyando a los subordinados directos en sus propios viajes mediante el desempeño de cinco funciones clave: Comunicador, Enlace, Defensor, Administrador de la Resistencia y Entrenador. Los administradores de personas son los emisores preferidos de los mensajes de cambio relacionados con el impacto personal de un cambio en sus subordinados directos. 

 

  • Administrador de proyectos

 

El administrador de proyectos contribuye al éxito de los resultados del cambio diseñando, desarrollando y entregando la solución técnica teniendo en cuenta la adopción y el uso individual desde el principio.

 

También colabora en un enfoque unificado con el profesional del cambio.

 

  • Profesional del cambio

 

El profesional del cambio contribuye al éxito de los resultados del cambio aplicando la estructura y la intención del cambio, habilitando y equipando a otras funciones del cambio, y colaborando en un enfoque unificado con el administrador del proyecto. 

 

El profesional del cambio desarrolla una estrategia personalizada y un conjunto de planes, incluyendo un plan de patrocinio, un plan de administración de personas, un plan de comunicación y un plan de formación.

 

  • Persona afectada (empleado)

 

El individuo afectado contribuye al éxito de los resultados del cambio participando en el mismo, comprendiendo sus respuestas emocionales al cambio e identificando el apoyo que necesita para tomar el control de su experiencia de cambio y prosperar durante el mismo.

 

¿Cómo funciona el proceso de administración del cambio?

 

La administración del cambio se produce a nivel individual y organizativo.

 

  • Administración del cambio individual

 

La individual consiste en administrar el cambio persona a persona. El cambio organizativo sólo puede producirse cuando los individuos cambian. Hay cinco elementos o resultados que sirven como bloques de construcción secuencial del cambio individual. 

 

Cuando se asegura que los cinco elementos están presentes, el individuo es capaz de adoptar y utilizar el cambio. El trabajo del administrador es guiar a los individuos a través de un cambio concreto y abordar cualquier obstáculo o barrera que se encuentre en el camino.

 

  • Administración del cambio organizativo

 

Aunque todos los cambios se producen de forma individual, las organizaciones administran esas transiciones individuales de forma colectiva.

 

La administración del cambio organizativo implica el diseño y la puesta en práctica de actividades de administración del cambio que permitan a los individuos y grupos afectados adoptar y utilizar los cambios.

 

El proceso de administración del cambio organizativo es el vínculo fundamental entre el cambio individual y el cambio organizativo.

 

El proceso de 3 fases es un enfoque estructurado y repetible para permitir que el lado de las personas del cambio logre el éxito del mismo y aporte valor a la organización.

 

Cada fase incluye un conjunto de preguntas en lenguaje sencillo que deben responderse para un cambio específico y un entregable que documenta la finalización de la fase.

 

Administración del cambio en la empresa

 

La administración del cambio en la empresa es el despliegue estructurado e intencionado de la administración del cambio en toda la organización. El despliegue va más allá de la aplicación de una administración eficaz del cambio organizativo a todas las iniciativas de cambio. 

 

Al institucionalizar las prácticas, procesos, capacidades y competencias de la administración del cambio en toda la organización, la aplicación de la administración del cambio se convierte en la norma, en parte de los valores de la organización y en parte de su ADN organizativo. 

 

Cuando se hace bien, ser capaz de anticipar y aplicar eficazmente el cambio se convierte en una competencia básica y una fuente de ventaja estratégica.

 

Beneficios de la administración del cambio

 

Dado el volumen y la complejidad de los cambios en la actualidad, puede ser fácil para los profesionales del cambio ver los beneficios de una administración del cambio eficaz.

 

Ven de primera mano cómo aumenta en gran medida la probabilidad de obtener resultados satisfactorios, permite captar la parte del ROI del proyecto que depende de las personas, ayuda a mitigar la resistencia de los empleados y mucho más.

 

Al compartir el “qué, por qué, quién y cómo” de la administración del cambio con los líderes ocupados, les da la información que necesitan para entenderla rápidamente, para que pueda maximizar su tiempo y el suyo, y empezar a elevar el éxito del cambio en su organización juntos.

 

 

Estrategias de éxito en la administración del cambio. La administración del cambio es la disciplina que consiste en dirigir a personas, equipos y organizaciones enteras a través del cambio organizativo mediante una combinación de ciencias sociales y del comportamiento, tecnología de la información y soluciones empresariales. 

 

¿Qué es la administración del cambio?

 

Éxito en la administración del cambioLa administración del cambio es la disciplina de liderar individuos, equipos y organizaciones enteras a través del cambio organizativo mediante una combinación de ciencias sociales y del comportamiento, tecnología de la información y soluciones empresariales.

 

Las empresas de hoy en día se centran en la transformación digital, reinventando los modelos y procesos de negocio mediante el uso de datos y tecnología (nube, móvil, análisis de datos, aprendizaje automático, IA y más). Estas transformaciones digitales alteran la esencia misma de una empresa. Pensemos en la empresa sueca Aerocrine, que antes se definía como fabricante de equipos de diagnóstico médico, pero que ahora se centra en la venta de resultados de diagnóstico. 

 

Para llegar a este punto es necesario reajustar la forma en que los empleados ven el negocio y sus funciones, la forma de llegar al mercado, la forma de atraer a los clientes y la forma de utilizar la tecnología. Ahí es donde entra en juego la administración del cambio.

 

Estrategia de administración del cambio

 

Éxito en la administración del cambioTodas las empresas se enfrentan al cambio en algún momento. Depende de lo que ocurra en el entorno exterior con el que te enfrentas.

 

El cambio tiene que ver con la competitividad, con la velocidad y la innovación. Sabes que tienes que cambiar constantemente.

 

Pero el problema del cambio es que a veces no es fácil que la gente lo acepte y tenga éxito.

 

Conseguir que la gente se una al proyecto requiere un fuerte liderazgo. El cambio fracasa cuando se inicia en la base de una organización, incluso si comienza con un grupo de entusiastas apasionados, que no cuentan con el patrocinio necesario para llevar a cabo el cambio en una organización o empresa más grande.

 

 

  • Éxito en la administración del cambioTodo depende de las personas

 

La tecnología puede permitir el cambio, pero el éxito del mismo depende en última instancia de si los empleados lo adoptan o se resisten a él. Todo comienza con las personas. Asegúrese de pensar en las implicaciones para las personas de lo que está tratando de impulsar. Hay personas que le ayudarán en el cambio y otras que se resistirán. Hay que minimizar las resistencias y maximizar los impulsores.

 

  • El cambio lleva tiempo, Éxito en la administración del cambio.

 

Se pueden cambiar las tecnologías muy rápidamente en las circunstancias adecuadas, pero cambiar la forma de pensar de los empleados sobre sus funciones, la empresa y su cultura no sucede de la noche a la mañana. El tiempo necesario para cambiar los corazones y las mentes debe incorporarse a su plan de administración del cambio.

 

Llevara tiempo, debe ser razonable en sus expectativas sobre el tiempo que va a llevar el cambio. Puede ser agresivo, pero también debes ser realista.

 

  • Comience con una visión, Éxito en la administración del cambio.

 

El éxito de las estrategias de administración del cambio requiere una concepción clara de lo que se quiere conseguir. Esa idea no puede ser demasiado estática -hay que permitir que se produzcan alteraciones en el camino, pero hay que tener una visión clara del estado final para que todos se muevan en la misma dirección.

 

  • Implicar a las partes interesadas

 

Para tener éxito en la administración del cambio, hay que identificar a las personas que se verán más afectadas por los cambios propuestos y conseguir que participen en el proyecto. Estas personas se convertirán en los más resistentes o en los más poderosos defensores del cambio. Si es posible, hágalos participar en la creación de su visión de la administración del cambio desde el principio.

 

  • Conozca las compensaciones, Éxito en la administración del cambio.

 

Todos los cambios tienen repercusiones. Si dedica personal y presupuesto a un proyecto, algún otro proyecto o proceso se verá afectado. Cuando planifique el cambio, identifique las otras áreas que se verán afectadas y trate de cuantificar este efecto para comprender las compensaciones que hará.

 

Comprenda que no puede hacerlo todo. Asegúrese de priorizar lo que hace y cómo lo hace.

 

  • Trabajar con los que están dispuestos

 

Escuchar las voces discrepantes puede ser valioso, ya que pueden haber considerado compensaciones que usted no ha considerado. Pero no se puede cambiar con éxito una organización si los individuos se oponen a cada paso del camino. Tiene que trabajar con personas que compartan su visión y dejar marchar a las que no puedan hacerlo.

 

Asegúrese de contar con personas clave, especialmente las que desempeñan funciones críticas, que sean sus impulsores, que entiendan lo que está tratando de lograr y que participen de buen grado. 

 

  • Comunicar, Éxito en la administración del cambio.

 

Éxito en la administración del cambioUna visión clara de tu objetivo no servirá de mucho si no la compartes. Calderoni dice que ha utilizado ayuntamientos, correos electrónicos, boletines de noticias, sitios de intranet, videoconferencias y otros medios para compartir la visión del cambio con los empleados. Haz todo lo que esté en tu mano para transmitir tu visión e inculcar el sentido de la misión a los empleados.

 

Quiere sacarlos de su situación personal y hacer que piensen de forma más amplia. Es más fácil decirlo que hacerlo. A veces los traes y tratas de tener una sesión de lluvia de ideas. Sacarlos de su día a día. Ayúdales a entender y apreciar que hay otras formas de hacer las cosas. Sácalos de la necesidad de ganar.

 

  • Escuche

 

La comunicación no es unidireccional. Las partes interesadas que están más cerca de lo que quieres cambiar suelen tener ideas que tú no tienes. Sus comentarios son esenciales. Escuche al mayor número posible de personas. Obtenga información desde el principio y escuche mientras trabaja para saber cuándo debe corregir el rumbo.

 

  • Déle poder a la mayoría silenciosa, Éxito en la administración del cambio.

 

En cualquier situación, es probable que unas pocas voces sean las más fuertes. Pero eso no significa que hablen por todos. Asegúrese de buscar la opinión de aquellos que de otro modo no hablarían. Los sondeos y encuestas anónimas son una forma de hacerlo, pero es posible que tenga que formar y animar a personas que de otro modo serían silenciosas para que hablen.

 

Siempre hay personas que se resisten con las voces más fuertes. No necesariamente conocen el mejor consejo. Hay que involucrar a las personas adecuadas y animarlas a que hablen. Capacite a esas personas para que tengan voz.

 

  • Aprenda sobre la marcha, Éxito en la administración del cambio.

 

A medida que dirija su organización a través del cambio, surgirán desafíos nuevos e inesperados. El éxito de su administración del cambio depende de la adaptación a esos retos. Sepa que a cada paso tendrá que corregir el rumbo y reevaluar para asegurarse de que sigue estando en el punto de mira.

¿Qué es la administración del cambio? En pocas palabras, es la administración del cambio dentro de un grupo u organización. La administración del cambio tiene una ardua batalla contra la inercia. Además, tiene muchas piezas móviles que pueden escaparse de una organización si no se orquestan correctamente. Independientemente del modelo de administración del cambio que una empresa haya decidido utilizar, el denominador común de todos ellos son las personas.

 

El éxito de la administración del cambio requiere una comunicación frecuente y clara entre una organización y su gente. Por lo tanto, una parte esencial de la administración del cambio organizativo no es sólo la administración de todas las partes móviles, sino también la comprensión de cómo las personas procesan el cambio.

 

La disrupción se ha convertido en una palabra de moda últimamente cuando se trata de nuevas empresas y compañías que sacuden el status quo, pero el objetivo de la administración del cambio es minimizar la disrupción cuando una empresa experimenta un cambio, ya sea grande o pequeño.

 

La administración del cambio y la administración de proyectos van de la mano para minimizar el efecto dominó cuando el cambio se produce. Piense en ellas como dos caras de la misma moneda: la parte técnica y la parte humana. La administración de proyectos se ocupa de los aspectos técnicos de un cambio, mientras que la administración del cambio se centra en las reacciones de las personas al cambio.

 

Entonces, ¿por qué es importante el éxito de la administración del cambio organizativo? Porque las empresas que pueden adaptarse eficazmente al cambio superan a sus competidores en 3,5 veces.

 

Los cambios organizativos afectan a todo

 

Administración del cambioLos cambios inminentes afectan a todas las partes de una organización, y a las personas que la componen. La estructura de una empresa es como una tela de araña: si se tira de una pequeña esquina, las vibraciones se propagan por toda la red. Cada pieza, cada equipo, cada persona de una empresa afecta a las demás.

 

Algunas de las áreas clave que aborda la administración del cambio son:

 

  • Sistemas

 

  • Procesos

 

  • Estructura de la empresa

 

  • Roles de trabajo

 

Algunos de los principales obstáculos que se interponen en el camino del progreso son:

 

  • Administración

 

  • Empleados

 

  • Presupuesto

 

  • Falta de comunicación

 

 

Algunos de los principales retos que se plantean son:

 

  • Comunicar los cambios

 

  • Navegar por los cambios

 

  • Aplicar los cambios

 

  • Ampliar los cambios

 

5 pasos de la administración del cambio organizativo

 

Administración del cambioCuando se avecinan cambios en su empresa u organización, puede prepararse para ellos de varias maneras. Las etapas básicas de la administración del cambio son:

 

  • Evaluar

 

  • Diseñar

 

  • Implementar

 

  • Administrar

 

Y aunque los detalles de cada uno de estos pasos pueden ser diferentes para cada empresa, ayudan a esbozar un plan de ataque organizativo. Para evitar que la fase de evaluación resulte demasiado abrumadora, puede crear su propia lista de preguntas para la administración del cambio, como por ejemplo:

 

  • ¿Por qué se produce este cambio?

 

  • ¿Cuál es el calendario propuesto?

 

  • ¿Cuáles son nuestros principales retos?

 

  • ¿Cómo vamos a comunicar este cambio?

 

  • ¿Qué aspecto tiene nuestra hoja de ruta?

 

Una serie de preguntas separadas para cada uno de los pasos anteriores puede ayudar a que una empresa difícil de manejar parezca de repente manejable.

 

  • La transparencia es esencial

 

Administración del cambioUno de los mayores enemigos del cambio es el miedo. A nadie le gusta que le dejen en la oscuridad, y la incertidumbre sobre un cambio inminente puede extenderse rápidamente por toda la organización.

 

Mantenga a los equipos y a los individuos informados en cada etapa de la implementación de un cambio a gran escala. 

 

Puede crear mapas de procesos en Lucidchart para describir cada paso de la implantación, de modo que todos los empleados sepan claramente qué va a ocurrir y cuándo.

 

Además, si el cambio implica la modificación de un proceso existente, puede utilizar software para mostrar tanto el proceso actual como el nuevo para ayudar a los empleados a entender los beneficios del cambio.

 

  • Su personal es la clave del éxito de la administración del cambio

 

Sí, el cambio puede ser duro. Pero el cambio es natural y, lo que es más importante, el cambio es crucial para que una organización crezca. Un liderazgo sólido combinado con una comunicación clara funciona como catalizador del cambio a nivel de los empleados. Cuando los empleados están informados y comprenden con exactitud qué cambios se están produciendo y cómo les afectan, pueden convertirse en defensores de esos cambios, y ése es el tipo de impulso del que puede beneficiarse cualquier organización.

 

¿Qué es la administración del cambio?

 

La administración del cambio como disciplina ha evolucionado y madurado en el último cuarto de siglo. La investigación nos dice que para que los cambios tengan éxito, debemos preparar, equipar y apoyar a los individuos que se mueven a través de los cambios para que los adopten con éxito. Sin la adopción, los cambios no tendrán éxito y no obtendremos los resultados deseados.

 

  • Más que una simple comunicación

 

La administración del cambio suele consistir simplemente en un plan de comunicación, en el que los líderes ejecutivos o los directores de proyecto comunican a la organización que se avecina un cambio (normalmente con poca antelación). Pero la administración del cambio es mucho más que comunicar lo que va a cambiar, como la implantación de un sistema o una adquisición.

 

Hay que apoyar a las personas de la organización en su transición del estado actual al estado futuro, y entender lo que se necesita para influir en cada persona para que acepte y adopte el cambio. De este modo, las organizaciones pueden aumentar considerablemente las posibilidades de éxito del proyecto y de que sus inversiones en él den sus frutos.

 

¿Cuáles son los beneficios de la administración del cambio?

 

La administración del cambio no es una respuesta reactiva en caso de que se produzca un cambio; es una preparación para cuando se produzca el cambio.

 

La administración del cambio le permite evaluar su situación y los motivos por los que es necesario el cambio, alinear sus esfuerzos y recursos, y gestionar el cambio en sí.

 

Al coordinar y estructurar el cambio como un proceso que hay que gestionar, tendrá muchas más posibilidades de obtener resultados de sus esfuerzos.

 

La administración del cambio debe llevar a sus empleados, equipos, departamentos y organización a prosperar y beneficiarse del cambio, en lugar de reaccionar y simplemente sobrevivir a él, o incluso peor, no ver ningún resultado de los esfuerzos de cambio.

 

Principios básicos de la administración del cambio con éxito

 

Aunque el proceso de administración del cambio puede ser diferente según el sector y aplicarse de distintas maneras en función de los niveles departamentales y organizativos, el despliegue de la administración del cambio de una “manera adecuada” tiende a seguir unos cuantos principios básicos.

 

  • Crear un clima de cambio

 

Para cualquier organización que se enfrente a la perspectiva del cambio, el primer paso es crear un clima receptivo al cambio. El cambio puede intimidar, o incluso frustrar, y es vital que la dirección disminuya la resistencia comunicando la importancia del cambio, orientando a los equipos donde se produce el cambio y proporcionando una visión clara para poner en marcha el proceso de transición. 

 

La comunicación y la transparencia sobre el “por qué” y el “cómo” del cambio son cruciales para ganarse la confianza de los empleados y la aceptación del cambio. Esto ayuda a los empleados a ser dueños y ejecutores del cambio.

 

  • Comprometer y permitir el cambio

 

Una vez que el clima es favorable al cambio, el siguiente paso es comprometer y permitir a la organización que lo lleve a cabo. Cuando el cambio es necesario, es importante asignar la responsabilidad.

 

¿Este cambio requiere una persona concreta o un equipo para su aplicación? ¿Se trata de un cambio organizativo que ha de ser aplicado en varios niveles? Si es así, ¿quién será el responsable de coordinar estos diferentes niveles? 

 

La respuesta a cada una de estas preguntas puede ayudar a orientar el proceso de cambio y reducir las ambigüedades sobre la responsabilidad.

 

Por ello, es importante mantener una comunicación abierta, transparente y clara. Además, crear victorias a corto plazo puede ayudar a mantener la moral y el entusiasmo en niveles altos.

 

  • Aplicar y mantener el cambio

 

Con la organización comprometida y los individuos yequipos capacitados y motivados, es el momento de aplicar y mantener el cambio.

 

En este punto, es importante mantenerse centrado y mantener la presión para lograr el resultado deseado. Aunque este paso puede parecer rudimentario, lo cierto es que algunos directivos pueden perder la concentración y “aflojar” durante el proceso. 

 

Si el objetivo se desplaza durante el proceso de cambio, no dude en ajustarse en consecuencia, cambiando las responsabilidades o los procedimientos para mantener el impulso y la concentración.

 

Una vez implantado el cambio y completado el proyecto, es el momento de consolidar el nuevo status-quo y hacer que la organización pase de un estado de flujo a un estado de permanencia para mantener el cambio.

 

  • Revisar y reflexionar sobre el cambio

 

Una vez establecidos los principios generales, el último paso del proceso de administración del cambio es la revisión. A pesar de los mejores esfuerzos del personal de administración para comunicarse eficazmente y asignar adecuadamente las responsabilidades, el cambio es un proceso dinámico. Después de completar un período de transición, es importante revisar los aspectos de su proceso que funcionaron, o no, eficazmente, y aprender de los resultados.

 

Reflexionar sobre los resultados le prepara para la próxima vez. Cuando su organización se enfrenta a un cambio en el futuro, puede ser una ventaja tener documentados los casos de procedimientos anteriores que fueron más beneficiosos para su organización. 

 

Con un equipo de administración del cambio que ya ha señalado los errores anteriores y ha aprendido de ellos, cualquier nuevo cambio que surja puede abordarse con confianza, en lugar de con miedo o temor, como una oportunidad positiva para la organización.

Aumenta la productividad y administración del tiempo. Es esa época del año en la que la mayoría de la gente se plantea propósitos de año nuevo que le ayuden a alcanzar sus objetivos. Estos propósitos pueden variar sobre cambios en la rutina de trabajo o el cultivo de algunos nuevos hábitos personales que se traducirán en un aumento de la productividad. Se trata de un nuevo yo, una mejor versión de ti mismo.

 

Estos objetivos pueden ir desde despertarse temprano hasta organizarse mejor durante el próximo año mediante el uso de diferentes aplicaciones o la lectura de artículos sobre productividad en nuestro sitio web.

 

Si quieres más motivación para cumplir tu objetivo de organizarte mejor, te alegrará saber que todas nuestras investigaciones han demostrado que al menos un rasgo que comparten todas las personas de éxito es ser organizadas, independientemente del ámbito al que pertenezcan.

 

Hasta ahora, hemos establecido que la organización personal es la clave definitiva que ayuda a beneficiar a todo el mundo en la administración de su tiempo y los mantiene en la cima de su juego cuando se proponen alcanzar sus objetivos, independientemente de lo que puedan ser.

 

Con todo este debate en mente, aquí hay algunas técnicas muy sencillas para mejorar la organización personal y hacer que este año sea el más productivo que haya tenido en mucho tiempo.

 

Organización eficaz del espacio: Aumenta la productividad

 

Aumenta la productividadSi no tienes un fetiche para mantener tu espacio, ya sea un espacio de oficina o incluso un mostrador de la cocina, felicidades eres un ser humano normal porque eso es básicamente el 90% de nosotros.

 

Pero si quieres ser más organizado y permanecer concentrado en el trabajo en lugar de centrarte en todo el desorden que tienes a tu alrededor, convertirte en un fanático del orden no es una mala opción.

 

La psicología moderna ha demostrado una y otra vez que todo el desorden y el desorden que te rodea tiene un efecto muy negativo en la funcionalidad del cerebro. Estos efectos negativos pueden ser la depresión, la fatiga o el aumento del estrés en el día a día.

 

Una nueva investigación realizada en Princeton también ha demostrado que el desorden visual, aunque sea en la pantalla del escritorio del ordenador, puede distraer mucho y dificultar la concentración.

 

Por ello, es muy recomendable que elimines cualquier desorden de tu entorno, por pequeña que sea la cantidad. Esto te ayudará a mejorar la funcionalidad del cerebro y a mantenerte concentrado en las tareas que tienes entre manos y a ser productivo durante todo el día.

 

Arregla un lugar adecuado para cada cosa: Aumenta la productividad

 

Aumenta la productividadLa mayoría de las veces, el desorden y el desorden que tenemos en nuestro escritorio o en cualquier lugar a nuestro alrededor se debe a que no ponemos todo en su lugar adecuado.

 

Ya sean carpetas de archivos, botellas de agua, separadores de cajones, cestas con códigos de colores o artículos de papelería que deambulan por tus escritorios, debes ponerlos en el lugar que les corresponde.

 

Sabemos que esta actividad nos quitaría tiempo de otras cosas de trabajo o personales, pero si nos tomamos el tiempo necesario para esta actividad, podemos tener un escritorio o entorno despejado a nuestro alrededor que nos ayudará a estar más atentos a nuestro trabajo más adelante.

 

Busca un armario o un espacio de almacenamiento para los objetos más grandes y guarda los más pequeños en diferentes lugares designados por todo el escritorio, de modo que la próxima vez que tengas que despejar algo, sepas dónde ponerlo.

 

Encontrar los puntos conflictivos y ordenarlos cada día

 

Cuando trabajamos o pasamos tiempo regularmente en un lugar determinado, sabemos dónde están todos los puntos problemáticos. ¿Cuáles son los puntos problemáticos? Pues bien, son las zonas en las que se produce un desorden regular, que luego se convertirá en un desorden.

 

Una vez que hayas localizado los puntos problemáticos, deberás desordenarlos regularmente. ¿Para qué sirve esto? Pues mantener limpio tu espacio o entorno de trabajo y liberar tu mente para que se concentre en el trabajo en lugar de en las tareas de limpieza.

 

Mantenga el número de cosas que trae, hasta el punto de poder administrarlas fácilmente

 

Ya sea en casa o en el trabajo, queremos tener un montón de cosas a nuestro alrededor. Puede ser porque comprar al por mayor puede hacernos ahorrar dinero, pero de qué sirve hacerlo si nos falta espacio de almacenamiento para guardarlo todo.

 

Así que, por cada artículo nuevo que compres para tu casa o tu lugar de trabajo, primero deberías donar algo o reciclar algo para que tu entorno no se llene de cosas y puedas tener las cosas nuevas que quieres.

 

Este proceso de comprar y donar creará una especie de equilibrio que te ayudará a despojarte de los objetos extra y a no apegarte emocionalmente a ellos.

 

Organiza tu tecnología de forma eficaz

 

Todos sabemos lo procrastinador que puede llegar a ser una persona por seguir las tendencias actuales de la tecnología hoy en día.

 

Eso no quiere decir que la tecnología efectivamente sea algo malo, pero si no estás usando la tecnología inteligentemente, te consumirá y nunca te dejará ir.

 

Así que, si quieres ser más organizado y no perder el tiempo todo el día, organiza toda la tecnología que te rodea.

 

Decide restricciones para que te mantengas concentrado en el trabajo en lugar de ver fotos de Instagram y demás. Administra la tecnología que te rodea para que te apoye y no al revés.

 

Controla tu correo electrónico: Aumenta la productividad.

 

Hoy en día, todos tenemos nuestras bandejas de entrada abarrotadas con numerosos correos electrónicos promocionales e irrelevantes que, de hecho, causan estrés mental con solo mirar los asuntos. Sabemos que suena fastidioso, pero tienes que deshacerte de ese desorden de tu bandeja de entrada.

 

Dedica una buena hora de tu día a darte de baja de todos los boletines y de cualquier otro contenido que no leas, para que no formen un desorden en tu bandeja de entrada y te quedes sin estrés.

 

Si el proceso de clasificación de tu correo electrónico te resulta demasiado engorroso, utiliza una app como Flow-e para que puedas tener todos tus proyectos rastreados, ordenados y priorizados de forma automática y no lo hagas tú mismo.

 

Nunca procrastines

 

Uno de los peores hábitos a desarrollar, ya sea en su vida laboral o personal, es la procrastinación. Es una infección grave que puede dañar la vida de una persona y no podrá hacer nada para arreglar el daño más tarde.

 

Desarrolle su mente y su cuerpo para reaccionar al instante. Realiza las tareas rápidamente y desarrolla un sistema de recompensas para ti mismo que te motive a hacer las cosas rápidamente. Esto le ayudará a ser más productivo y a administrar el tiempo de forma más eficaz.

 

Conclusión: Aumenta la productividad.

 

Un sistema de organización personal es una forma increíble de ser más productivo en la vida personal e incluso en el trabajo. Es una técnica segura que le proporcionará una manera de deshacerse de todo el desorden y el desorden en su vida diaria y le ayudará a centrarse en las tareas más importantes.