¿Cuáles son las principales cualidades de los pensadores críticos en la administración de proyectos? Para convertirse en un pensador crítico, se necesita una combinación de autorreflexión, un enfoque inquisitivo y varias técnicas que le ayuden en su camino racional.

 

Mejorar la capacidad de análisis para convertirse en un mejor pensador crítico

 

A medida que intentamos ser más lógicos, las habilidades analíticas son esenciales. Como administrador de proyectos o analista empresarial, la buena noticia es que las tienes en abundancia. Sólo tienes que utilizarlas. Una situación bien analizada o un argumento bien construido para seguir una dirección específica podrían salvar un proyecto de recursos desperdiciados. 

 

Ser tolerante para convertirse en mejor pensador crítico

 

Una forma de protegerse de prejuicios o puntos de vista estrechos es pedir a los demás que compartan sus opiniones. Sin embargo, es posible que no siempre le guste lo que oiga. Probablemente, sea algo bueno, ya que será algo diferente a tus ideas actuales. Ten la mente abierta y sé tolerante con los demás, y puede que descubras algunos de tus prejuicios, lo que podría salvar tu proyecto.

 

Los pensadores críticos deben tener confianza en sí mismos

 

Cuando intentas ser crítico en tu proceso de pensamiento, tienes que tener en cuenta a varias partes interesadas, incluso de alto nivel. Es posible que no estés de acuerdo con ellos, por lo que debes tener confianza en ti mismo para considerar estos puntos de vista y cuestionarlos si crees que pueden afectar negativamente al proyecto.

 

La curiosidad ayuda a ser un pensador crítico

 

Si quieres conocer diferentes perspectivas o comprender panoramas y situaciones más amplias, tienes que estar interesado. Si no lo estás, es poco probable que busques esas respuestas y te limitas a seguir el status quo. Un poco de curiosidad podría darte una solución más redonda.

 

Los pensadores críticos deben buscar la verdad 

 

El objetivo del pensamiento crítico no es estar en lo cierto. Se trata de encontrar cuál es la verdad aunque se demuestre que uno está equivocado. Una excelente cualidad del líder es admitir cuando se equivoca. Se ganará el respeto de sus colegas y probablemente obtendrá mejores resultados para la organización.

 

Construir un buen argumento para convertirse en un pensador crítico

 

Hablamos mucho de pensar y escuchar a los demás, pero también hay que influir en el proyecto. Cuando hayas descubierto los hechos y las opciones, tienes que aprender a construir tus argumentos con claridad, basándote en los hechos. También hay que tener en cuenta los puntos de vista de otras partes interesadas para adaptar el mensaje.

 

¿Cuáles son los retos del pensamiento crítico en los proyectos?

 

• Limitaciones de tiempo para el pensamiento crítico en los proyectos

 

El pensamiento crítico es un trabajo duro y requiere tiempo. Los proyectos suelen ser un entorno acelerado con múltiples plazos, reuniones y entregas.

 

A veces no se tiene tiempo para todas esas segundas opiniones, aportaciones de las partes interesadas o complejos procesos de reflexión.

 

Aunque a veces hay que dar prioridad a la lógica y la razón, acabas dejándote llevar por tu experiencia, también conocida como “Intuición”.

 

• Los altos cargos son un reto para el pensamiento crítico, Cualidades de los pensadores críticos.

 

A veces, a los altos cargos no les gusta que les cuestionen o les pongan en tela de juicio. Por eso, aunque se haya detectado un sesgo en sus procesos de pensamiento, es difícil hacerles cambiar de opinión, lo que puede costar caro al proyecto. Mantener conversaciones individuales, presentar hechos y cifras o comprobar los resultados si elegimos el camino de las partes interesadas puede ayudar a ajustar sus puntos de vista.

 

• Las expectativas poco realistas perjudican el pensamiento crítico

 

Las expectativas poco realistas pueden deberse a varios prejuicios de las partes interesadas en el proyecto.

 

Pueden pensar que una solución concreta resolverá todos sus problemas o que el proyecto puede entregarse en la mitad del tiempo requerido.

 

Cuando las personas tienen esas expectativas, es difícil mantener conversaciones lógicas sobre los resultados del proyecto, ya que pueden pensar que es una pérdida de tiempo incluso empezar el proyecto. Es esencial identificarlas pronto para poder empezar a preparar un plan de comunicación que las aborde.

 

• Malentendidos entre equipos o procesos internacionales

 

Los malentendidos son habituales en los proyectos internacionales.

 

Las diferentes culturas pueden interpretar las entradas o salidas de forma inesperada.

 

Además, puede haber partes interesadas que no aprecien todos los procesos implicados en las distintas actividades del proyecto. 

 

En ambos casos, será difícil pensar de forma crítica como grupo. Conviene dedicar más tiempo a explicar el contexto, destacar los escenarios/esfuerzos complejos y aclarar las expectativas y definiciones. 

 

• Desafiar las normas es difícil, Cualidades de los pensadores críticos.

 

Es difícil cuestionar las normas existentes y preguntarse por qué. Puede parecer una tontería desafiar a los expertos o al pensamiento del grupo. Sin embargo, la confianza para hacer esas preguntas permite obtener una perspectiva diferente. No es fácil, pero a menudo forma parte del trabajo del administrador de proyectos y del analista de negocio.

 

• Falta de conocimientos, Cualidades de los pensadores críticos.

 

Un proyecto puede tener un ámbito concreto que sea nuevo para ti. Leer sobre el tema ayuda, pero a veces no es suficiente.

 

Tratar de improvisar no será el enfoque adecuado, ya que no se puede tener un punto de vista racional y ponderado sin comprensión.

 

En esos casos, es razonable recurrir a ayuda externa, como consultores u otros administradores de proyectos.

 

 

 

• No formular la pregunta correcta, Cualidades de los pensadores críticos.

 

Hay situaciones en las que, más adelante en el proyecto, te das cuenta de que no se han formulado algunas de las preguntas críticas y se han sacado conclusiones basadas en suposiciones. Por lo tanto, no se puede tener la respuesta correcta sin formular la pregunta. Lo mejor sería corregir el error y obtener la información necesaria para ajustar la forma de pensar y ser más perspicaz.

 

¿Cuáles son los principales prejuicios de los jefes de proyecto?

 

Cada uno de nosotros tiene tantos prejuicios que sería difícil abordarlos todos a la vez de forma activa. Sin embargo, podríamos pensar en los diez más relevantes para el administrador de proyectos e incluso para los analistas de negocio, que afectan al resultado del proyecto.

 

• La falacia de la planificación afecta a tu pensamiento crítico

 

La falacia de planificación consiste en sobreestimar los beneficios y subestimar los riesgos, los costes y la duración de un proyecto. Por supuesto, estarás más expuesto a este sesgo durante las fases de inicio y planificación del proyecto.

 

Cuando planificamos el proyecto, es posible que infravaloramos el tiempo necesario para completar cada tarea, lo que en parte está relacionado con los riesgos. Tendemos a mirar con más optimismo y a subestimar el impacto de diversas amenazas para el calendario. 

 

Los altos directivos también podrían tener esos prejuicios y presionar para que el proyecto se complete antes de lo que a ti te parecería bien. En conjunto, también es posible que sobreestime los beneficios para la organización y subestimar los costes en el estudio de viabilidad. Por lo tanto, la organización podría iniciar el proyecto, que podría costar más que los beneficios que podemos obtener.

 

La solución más sencilla sería comparar tu proyecto con otro similar en el pasado cuando prepares los planes y el análisis de costes y beneficios. 

 

• El sesgo de confirmación afecta a tu pensamiento crítico

 

El sesgo de confirmación consiste en buscar únicamente las pruebas que apoyan tus creencias. Supongamos que estás pensando en un proveedor concreto que te gusta mucho y del que has visto excelentes presentaciones en el pasado. En ese caso, es posible que sólo veas o destaques las ventajas y descartes los costes o los riesgos por considerarlos poco realistas. 

 

Una vez más, las partes interesadas también pueden tener creencias particulares sobre el proveedor. Podrían pensar que sólo hay una opción disponible en el mercado que se ajuste a sus necesidades. Ni siquiera querrían escuchar otras opciones, puesto que ya han confirmado utilizando su información selectiva. 

 

En ambos casos, podríamos pasar por alto grandes opciones en el mercado que podrían aportar más valor a la empresa con menores costes. La mejor forma de abordar el problema es definir un proceso muy claro que ponga a prueba si una determinada solución es buena o mala. A continuación, conseguir que las partes interesadas aprueben el enfoque y, finalmente, pedir a la gente que confíe en los resultados. Por lo tanto, tienes una respuesta basada en datos.

Cómo mantenerse organizado como administrador de proyectos y mantener la mejora administración de los proyectos.

 

Empezar a utilizar software de administración de proyectos

 

Los equipos que han adoptado el software de administración de proyectos lo identifican como la herramienta más impactante para una comunicación eficaz en equipo. Muchos equipos siguen utilizando hojas de cálculo para la administración de proyectos, y eso les está paralizando. Las hojas de cálculo no pueden ser útiles para el seguimiento del tiempo o las tareas del proyecto, no permiten personalizar la metodología de administración del proyecto. 

 

Además, la colaboración de proyectos en hojas de cálculo es un suplicio espantoso.

 

Por el contrario, el software de administración de proyectos adecuado le permitirá hacer todas esas cosas y más, en tiempo real, en múltiples dispositivos y desde cualquier lugar del mundo.

 

• Crear un plan de proyecto

 

El primer paso para mantenerse organizado es organizarse. Puede resultar tentador seguir adelante, con la intención de organizar las cosas sobre la marcha, pero una buena planificación es esencial. Para sentar las bases de un proyecto exitoso y organizado, invierte el tiempo necesario en elaborar un buen plan de proyecto.

 

Un plan de proyecto es el documento que describe cómo se ejecutará, supervisará y controlará el proyecto, y cómo se cerrará. Un plan de proyecto exhaustivo ofrece una excelente hoja de ruta para todo el proyecto.

 

Esboza los objetivos y el alcance de su proyecto y sirve de punto de referencia oficial para,

 

el presupuesto:

 

• • El calendario del proyecto
  • Funciones y responsabilidades del administrador del proyecto
  • Metas y objetivos del proyecto
  • Los resultados del proyecto
  • Calendario del proyecto

 

• Crear un calendario del proyecto, Cómo mantenerse organizado como administrador de proyectos.

 

Existe un gran solapamiento entre el plan y el calendario del proyecto. El calendario del proyecto es una parte importante del plan e incorpora información sobre el presupuesto, los objetivos y los entregables, además del calendario.

 

A partir de toda la información recopilada al elaborar el plan del proyecto, identifique todas las actividades necesarias para llevarlo a cabo. En el caso de proyectos complejos, puede resultar útil organizar estas tareas en forma de Estructura de Desglose del Trabajo (EDT), un gráfico de administración de proyectos en el que se visualizan los proyectos, las tareas y sus subtareas.

 

Una vez que se hayan enumerado todas las actividades, se deben determinar las dependencias del proyecto entre ellas (qué cosas son requisitos previos de otros pasos) y, a continuación, ordenarlas en consecuencia. Llegados a este punto, se puede estimar el tiempo y los recursos necesarios para cada actividad y confirmar que su presupuesto y calendario son adecuados.

 

Una vez completados el calendario y el plan del proyecto, se necesitarán estrategias y herramientas de administración del proyecto para comunicarles a el equipo y ayudar a todos a mantener el rumbo a lo largo del proyecto.

 

Los planes mejor trazados pueden arruinarse por una mala ejecución, pero el software de seguimiento de proyectos adecuado y las mejores prácticas de administración de proyectos pueden mantener a su equipo organizado durante toda la duración del proyecto.

 

• Trabaje con plazos, Cómo mantenerse organizado como administrador de proyectos.

 

Establezca fechas de vencimiento no sólo para los objetivos de alto nivel, sino también para las acciones individuales.

 

La fecha de vencimiento te obliga a ti y a tu equipo a rendir cuentas del trabajo que hacéis cada día. Le da una idea clara de lo que se necesita y cuándo. También ayudará a tu equipo de proyecto a mantenerse centrado en las tareas que tiene entre manos sin tener que trabajar en ellas de forma ad hoc.

 

Puedes fijar plazos exigentes para mantener el impulso, fomentar la innovación y evitar distracciones. Pero asegúrate de no pasarte con ellos y de contar con las aportaciones de tu equipo, ya que los plazos poco realistas matan la moral.

 

 

• Definir prioridades

 

Una lista de cosas por hacer ordenada sin prioridades no sirve de nada. A menudo prestamos menos atención a las prioridades y acabamos gastando mucho tiempo, esfuerzo y recursos que tienen poca importancia. Tienes que definir lo que es importante y urgente para ti, para tu equipo y para tu organización priorizando las tareas del proyecto. Cuando no se priorizan los elementos de acción, surgirá la ilusión de que todo es importante y su equipo estará luchando contra incendios.

 

• Comunicar bien, Cómo mantenerse organizado como administrador de proyectos.

 

Comunicación y organización van de la mano. Al fin y al cabo, el mejor plan no tiene fuerza si el equipo no lo oye y lo entiende. Establecer canales de comunicación sólidos y expectativas para la comunicación en la administración de proyectos es crucial. Como administrador de proyectos, asegúrese de modelar el tipo de comunicación que espera de todas las partes interesadas del proyecto.

 

• Utilizar tableros kanban digitales

 

Una herramienta extremadamente útil es el tablero kanban, un sistema visual para organizar los flujos de trabajo. A medida que diferentes industrias han ido implantando la metodología Kanban, el sistema se ha ido adaptando para satisfacer las necesidades de esas industrias. Cuando se aplica correctamente, Kanban ayuda a evitar los cuellos de botella, fomenta las mejoras incrementales y equilibra las demandas con la capacidad disponible. 

 

En un espacio de trabajo digital, se crean tarjetas Kanban virtuales para representar tareas que deben realizarse o elementos individuales que forman parte de un proyecto más amplio. Cosas como “escribir preguntas para la encuesta de usuarios” o “crear una entrada de blog a partir de los resultados de la encuesta”.

 

En un tablero Kanban digital, cada uno de estos elementos está representado por una tarjeta, y las tarjetas se mueven por una fila de columnas que representan las etapas del flujo de trabajo de su equipo. 

 

• Mida los progresos con regularidad, Cómo mantenerse organizado como administrador de proyectos.

 

No hay forma de saber si te mantienes organizado y a tiempo si no mides el progreso de tu proyecto. El proceso de planificación del proyecto incluye el establecimiento de objetivos cuantificables e indicadores clave de rendimiento. Recopilar datos sobre esos indicadores clave de rendimiento y ejecutar informes de forma regular es importante para asegurarte de que estás cumpliendo los objetivos.

 

• Ser Agile, Cómo mantenerse organizado como administrador de proyectos.

 

En la administración de proyectos, Agile es una metodología.

 

En esencia, los proyectos de Agile deben exhibir valores y comportamientos centrales de confianza, flexibilidad, empoderamiento y colaboración.

 

Ser Agile en la administración de proyectos significa que tu plan debe ser flexible.

 

Mantenerse organizado no significa que su plan deba ser rígido; establezca prioridades en los proyectos y trabaje en su lista de tareas, y luego busque comentarios -tanto de su equipo como de sus datos- y esté listo para hacer ajustes.

Razones para considerar una carrera en administración de proyectos en 2023. La administración de proyectos es el uso de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas específicas para aportar valor a la organización. Ayuda a las empresas a realizar tareas de forma eficaz, ya desarrollen productos, presten servicios o lleven a cabo otras actividades.

 

La mayoría de las organizaciones utilizan software de programación de administración de proyectos que ayuda en la programación, la asignación de recursos y el cálculo de costes. El plan de seguimiento del progreso, la administración de riesgos y el análisis y la elaboración de informes de los indicadores clave de rendimiento para maximizar la producción. 

 

La administración de proyectos ha pasado de ser vista como una función administrativa a convertirse en una parte estratégica del modelo de negocio de una organización, y aquí hay razones por las que deberías considerar una carrera en administración de proyectos:

 

Cambiar de sector

 

Las habilidades de administración de proyectos suelen ser transferibles a cualquier sector, y los detalles más sutiles se aprenden en el trabajo.

 

Esto permite a los administradores de proyectos cambiar fácilmente de sector, lo que suele ser difícil en otras carreras. 

 

Tu experiencia en administración de proyectos y las cualificaciones necesarias serán una combinación perfecta para tu transición.

 

Un cambio de carrera podría ser fructífero dada la creciente demanda de administradores de proyectos de TI, construcción, contratos y adquisiciones e ingeniería.

 

Exposición internacional

 

En las grandes instituciones se ha convertido en norma contar con equipos de proyectos internacionales. Esto incluye trabajar con departamentos y equipos extranjeros para resolver un problema de forma colectiva. Como administrador  de proyectos globales, debe ser un líder, enfrentarse a retos únicos, aprender sobre diferentes culturas y adaptarse a las barreras lingüísticas. Utilizará herramientas adecuadas de planificación, estrategias y navegación, y cumplirá las expectativas en consecuencia.

 

Por qué elegir la administración de proyectos como carrera professional 

 

Con el crecimiento de las actividades empresariales y la idea de expansión, existe una fuerte demanda de profesionales que tengan un mayor conocimiento del sector y agilicen el proceso para alcanzar objetivos de proyecto definidos.

 

Aquí es donde entra en escena el papel de los administradores de proyectos, que hacen de la administración de proyectos una gran elección profesional. Una persona certificada profesionalmente en este campo tiene más posibilidades de atraer ofertas que no sólo son rentables para los objetivos empresariales, sino también para ayudar a cumplir los objetivos personales.

 

Sin el conocimiento de la administración de proyectos, el estado de cualquier proyecto sería desordenado y desordenado. Varias razones son buenas y lo suficientemente convincentes como para construir una carrera en el campo de la administración de proyectos.

 

A continuación se presentan algunas de las razones para apoyar la misma.

 

• Salarios gratificantes

 

Admitámoslo. Lo primero que todos buscamos cuando solicitamos un perfil laboral o el ámbito en un campo concreto es el sueldo.

 

Preguntas como lo lucrativo que es el salario, la estabilidad y otros aspectos como los incentivos, las comisiones y las bonificaciones son algunas de las cosas en las que se fija una persona antes de inscribirse.

 

Esta es una de las principales fuerzas motrices que motivan a cualquier persona a superarse.

 

Las posiciones en un puesto de administración de proyectos son muy prometedoras. Tarde o temprano notarás una gran progresión no sólo en tus designaciones sino también en términos de salarios. 

 

• Aumento de la demanda, Carrera en administración de proyectos.

 

La demanda de profesionales de administración de proyectos ha ido en aumento desde que se produjo un rápido crecimiento en la fase industrial y digital. Dentro de la organización siempre hay una necesidad constante de individuos con habilidades y competencias relevantes y esto se puede satisfacer mejor a través de la administración de proyectos.

 

• Expansión del conocimiento

 

La adquisición de conocimientos no se limita a un proyecto o a un tema en particular.

 

Las responsabilidades son tales que automáticamente te entregarás a varios cursos de administración de proyectos a diferentes niveles para ampliar el horizonte de conocimientos. Será una forma excelente de mantenerse al día de las nuevas tendencias y cambios.

 

Diversas herramientas y métodos contienen una enorme cantidad de información que es inevitable inculcar teniendo en cuenta los objetivos de un determinado proyecto.

 

De ahí que exista un enorme potencial para actualizarse con los conocimientos vinculados a la administración de proyectos.

 

• Oportunidades prometedoras, Carrera en administración de proyectos.

 

Si te dedicas a la administración de proyectos, ten por seguro que tendrás brillantes oportunidades profesionales. Se trata de un perfil laboral relativamente nuevo en el sector, pero con grandes posibilidades de sobresalir en este campo.

 

Ni que decir tiene que tendrás que esforzarte mucho y trabajar duro para conseguir los resultados deseados. Como se ha mencionado, la demanda de la administración de proyectos está aumentando previsiblemente y hay muy pocos administradores de proyectos eficientes que sean capaces de satisfacer tales demandas.

 

• Superación personal

 

Los aprendizajes en el proceso de administración de proyectos no sólo te ayudan a centrarte en los objetivos de los profesionales, sino que también crean suficiente espacio para improvisar tu personalidad en general y tus objetivos personales.

 

Desempeñando funciones en este papel, te adentrarás en canales que imparten nuevas habilidades a través de seminarios, talleres, módulos de formación en línea o en salas de chat.

 

No sólo será proactivo en su trabajo, sino que también prestará atención a detalles que a veces podrían pasarse por alto fácilmente.

 

No solo marcarás la diferencia en tu bienestar, sino que también crearás un impacto positivo atendiendo a las necesidades de las demandas del negocio.  

 

• Habilidades de comunicación, Carrera en administración de proyectos.

 

Aparte de tus habilidades técnicas, hay una gran oportunidad y espacio para trabajar en tener grandes habilidades de comunicación.

 

La función principal de un administrador  de proyectos es interactuar con diversas personas de la jerarquía empresarial.

 

No hay forma de evitar trabajar constantemente en las habilidades de comunicación para llevar a cabo el trabajo.

 

 

• Los debates deben adaptarse a los equipos con los que se interactúa. 

 

Por ejemplo, la comunicación y el tono se enfocarán de forma diferente cuando se habla con un equipo de recursos humanos que cuando se interactúa con un equipo del departamento de TI. Es importante identificar rápidamente el mejor curso de acción, tono, comunicación formal, informal teniendo en cuenta el objetivo final.

 

• Innovación, Carrera en administración de proyectos.

 

A diferencia de otros perfiles laborales, los puestos de administración de proyectos no tienen una descripción predefinida del trabajo. En cada momento se revelan cosas e ideas nuevas. Las sesiones de brainstorming con diferentes equipos, las conversaciones con varios departamentos, las conversaciones con las partes interesadas y los clientes dan como resultado ideas de innovación y nuevos aprendizajes.

 

No cabe duda de que los jefes de proyecto influyen mucho en los procesos, las estructuras, los productos, los servicios y la tecnología, tanto dentro como fuera de la empresa. Las nuevas ideas innovadoras conducen a nuevas estrategias, prosperando así hacia la consecución de los objetivos estratégicos.

 

Después de todo lo mencionado anteriormente, usted debe estar preguntándose acerca de la mejor plataforma que le permitirá tener acceso al mundo de la administración de proyectos.

Importancia de la comunicación en la administración de proyectos ¿Qué es la comunicación en la administración de proyectos? La comunicación es el intercambio de información, ideas y sugerencias que dan lugar a proyectos eficaces y eficientes. Es un método para transmitir los resultados deseados por los miembros del proyecto y las expectativas de sus superiores y de la organización. La comunicación ayuda a juzgar la capacidad de los miembros del equipo y la planificación y el flujo de trabajo diseñados por los Jefes de Proyecto y los superiores. 

 

¿Por qué es importante la comunicación en la administración de proyectos?

 

Una comunicación eficaz con palabras sabiamente elegidas tiene el potencial de lograr hitos, mientras que una ineficaz puede producir resultados pobres deteriorando la calidad. Esto último puede ocurrir debido a la presencia en un proyecto de recursos con diversos conjuntos de habilidades y requisitos. La incapacidad para indicar los requisitos o la incapacidad de los miembros del equipo para captar las necesidades proporcionará resultados no deseados que conducirán a discrepancias y al fracaso de todo el proyecto y del equipo. 

 

Tipos de comunicación en la administración de proyectos 

 

El tipo de comunicación preferido es la comunicación verbal y escrita debido a la transparencia y fiabilidad del método. La claridad elimina la incertidumbre y conduce a acciones apropiadas. A continuación se describe la importancia de las comunicaciones favorecidas. 

 

• Reuniones

 

Reunir a intelectuales con ideas y poder de decisión pone sobre la mesa puntos válidos dignos de argumentación. Esta comunicación eficaz es el mejor método para llegar a una conclusión o decisión sobre nuevas ideas, proyectos o problemas que surjan durante los mismos. 

 

• Correo electrónico

 

El correo electrónico es otra fuente oficial de comunicación en la administración de proyectos totalmente fiable. Se puede utilizar tanto en la segregación formal como informal de la información y es una fuente preferida debido a la facilidad de acceso, el alcance inmediato independientemente de los límites geográficos y la facilidad para adjuntar referencias adecuadas e innumerables según los requisitos.   

 

• Llamadas telefónicas

 

Las llamadas telefónicas aportan más claridad a los temas que los correos electrónicos escritos debido al intercambio espontáneo de palabras.

 

Llevar a los individuos directamente al punto de conversación también proporciona la facilidad de la conferencia, que puede ser sinónimo utilizado en lugar de reuniones.

 

Sin embargo, la falta de comunicación cara a cara puede no ser del todo fiable. La ausencia de materiales de referencia durante la discusión suele dar lugar a malentendidos. 

 

 

• Tablones de debate

 

Los tablones de debate o chats de grupo son una gran plataforma para la interacción con los superiores, los jefes de equipo y sus miembros.

 

Los foros de debate ofrecen la oportunidad de conocer el talento, la actitud hacia el trabajo y la dedicación de los demás, y ayudan a intercambiar información y a crear vínculos entre los participantes.

 

Además, la colaboración y la ayuda en el foro de debate contribuyen a la resolución de problemas, la toma de decisiones y la comprensión de las habilidades ocultas de los miembros. 

 

• Encuestas

 

Basadas en la comunicación no verbal, las encuestas pretenden acumular información sobre la opinión pública acerca de determinados asuntos o temas.

 

Después, tomando la opinión por diversos métodos, la organización utiliza los datos para obtener mejores conocimientos que le permitan resolver problemas o sugerir una nueva idea basada en las tendencias y necesidades actuales.

 

Al ser completamente anónimas, también se utilizan dentro de la organización para tomar una decisión justa en relación con el proyecto o las personas.

 

• Presentaciones

 

La utilización de tecnologías como las presentaciones proporciona una visión detallada de la productividad y la eficiencia, con una clara indicación de los puntos que necesitan mejoras. El método deja espacio para sugerencias y preguntas que aportan más claridad a las ideas y opiniones. La facilidad para compartir y comunicar, independientemente del modo, hace que sea un modo de comunicación muy utilizado. 

 

• Memos

 

Los memorandos se utilizan para comunicaciones muy breves, generalmente sobre información actualizada. Comunicados por correo electrónico u offline en un resguardo, proporcionan puntos muy concisos que dirigen a las personas destinatarias de una tarea. 

 

• Planes de proyecto

 

El principal documento de la organización es el plan del proyecto, que sirve de guía para llevarlo a cabo. Proporcionan orientación y requieren actualizaciones periódicas para que sean fiables. Además, los planes de proyecto contienen información detallada sobre los objetivos, el flujo de trabajo y los recursos, incluidos los humanos y materiales. 

 

¿Cómo garantizar una comunicación eficaz en la administración de proyectos? 

 

La comunicación eficaz comienza con la planificación del proyecto y termina con una comunicación eficiente y una planificación acorde. 

 

• Planificar el proyecto, Comunicación en la administración de proyectos.

 

• • La implicación y la comunicación de las personas participantes proporcionan
  • Una plataforma para ideas diversas
  • Un sentido de implicación
  • Una mejor comprensión de la capacidad

 

Realizar esto desde el principio, es decir, desde la fase de planificación del proyecto, es un método de comunicación eficaz.

 

A través de él se pueden decidir los detalles y la discusión de los pasos de cada método.  

 

• Establecer un método de comunicación.

 

Una vez asignadas las funciones, también hay que diseñar el método de comunicación. Los múltiples modos de comunicación ayudan a dividir los canales en función de los tipos de información.

 

Por ejemplo, los chats de grupo y la comunicación escrita son eficaces para el debate, la interacción y la difusión de información. Las reuniones y las llamadas telefónicas son excelentes para interacciones técnicas detalladas o muy breves.

 

• Compartir los objetivos del proyecto, Importancia de la comunicación en la administración de proyectos.

 

Actualizar los últimos objetivos del proyecto basándose en los logros anteriores hace que los objetivos sean más lúcidos. Además, es un modo de comunicación eficaz, ya que permite que los miembros del equipo sugieran métodos más eficientes en términos de tiempo. 

 

• Escuche a su equipo.

 

Los miembros del equipo están en contacto directo con los problemas y pueden mostrar la mejor capacidad analítica y de resolución de problemas. Por ello, escucharlos es una parte importante de la comunicación. Ser escuchados y que sus sugerencias sean aceptadas anima a los miembros a aportar más resoluciones de este tipo facilitando la tarea y ayudando al progreso.

 

• Mantener a todo el mundo al día, Importancia de la comunicación en la administración de proyectos.

 

Las actualizaciones periódicas son importantes para el progreso efectivo y para ahorrar tiempo y trabajo a los recursos humanos. La actualización de métodos, procedimientos, políticas, riesgos y problemas es crucial. Además, ayuda a la implicación, lo que hace que cada uno sea responsable en lugar de jugar a culpar a los demás.

 

• Supervisar el rendimiento de los empleados.

 

Esto ayuda a comprender los problemas a los que se enfrentan los empleados. A través de la comunicación, los problemas pueden solucionarse, o la responsabilidad puede transferirse a miembros con diferentes habilidades. La comunicación, en este sentido, aumenta la dedicación de los miembros del equipo y ayuda a los directivos a decidir nuevas funciones adecuadas en función de los talentos de cada miembro. También puede analizarse la causa de la incapacidad para alcanzar el objetivo, y de este modo puede rectificarse aún más la falta de comunicación.

 

Ventajas de un plan de comunicación para la administración de proyectos

 

El plan de comunicación para la administración de proyectos contiene una estrategia de comunicación. La facilidad de aplicación y el fomento de la confianza son algunos de sus beneficios, junto con otros que se enumeran a continuación. 

 

• Ayuda a su equipo a establecer expectativas claras

 

Las indicaciones claras de las responsabilidades manejadas hacen que la persona sea responsable.

 

La persona entiende las expectativas y tiene que responder con los procedimientos de acuerdo con ellas.

 

La comunicación previa de la incapacidad en tal escenario puede ser útil al reasignar la responsabilidad sin obstaculizar el estado del trabajo. Las autoridades pueden tomar decisiones justas basadas en las responsabilidades asignadas y completadas. 

 

 

• Agiliza la planificación del proyecto, Importancia de la comunicación en la administración de proyectos.

 

El plan de comunicación será responsable de la correcta finalización, la actualización del estado y los requisitos, y el progreso del proyecto. Además, la información específica a tiempo no dejará espacio para seguimientos y reuniones innecesarias, que terminan siendo una pérdida de tiempo (prácticamente visto en la mayoría de las organizaciones). 

 

• Mejora la comunicación con clientes y partes interesadas

 

Un plan de comunicación eficaz es necesario para proporcionar información actualizada a clientes y partes interesadas. Necesitan un seguimiento breve, preciso y exacto en reuniones concisas en lugar de pequeños detalles. Así que un plan de comunicación debe incluir los detalles diseñados según su relevancia y comunicárselo a través de una reunión con una persona responsable y que rinda cuentas para responder a cada una de sus consultas. 

 

• Crea un documento que tu equipo pueda consultar siempre

 

Una fuente de información fiable y oficial para resolver conflictos. Con cada tarea especificada y los detalles sobre el flujo de trabajo y las responsabilidades de las personas, puede servir de referencia para los miembros desorientados y las personas participantes. 

Administración creativa de proyectos. Si alguna vez ha visto a un acróbata haciendo girar platos sobre sus manos mientras hace equilibrios sobre una torre de sillas, tendrá una ligera idea de lo que se necesita para ser un administrador de proyectos creativos.

 

Son líderes que entienden tanto cómo alimentar el proceso creativo cómo dar vida a las ideas. Organizan, orquestan y controlan la logística para entregar los proyectos a tiempo y sin salirse del presupuesto. En pocas palabras, hacen milagros.

 

Pero la administración de proyectos tradicional tiende a centrarse en ayudar a los equipos de desarrollo de software, construcción o fabricación a aumentar la productividad y cumplir sistemáticamente las normas de calidad.

 

Los administradores de proyectos creativos, en cambio, dirigen equipos de “gente de ideas”, documentan los flujos de trabajo y coordinan las aportaciones de otros miembros del equipo creativo, al tiempo que se ajustan a plazos ajustados. Debido a estas necesidades únicas, las herramientas tradicionales de administración de proyectos no suelen funcionar para los equipos creativos ni para sus clientes.

 

Las técnicas exclusivas de administración de proyectos creativos, así como el software adecuado, impulsan mejoras al automatizar las tareas administrativas, crear un eje centralizado para comunicar requisitos, colaborar en proyectos creativos y compartir opiniones.

 

¿Qué es la administración de proyectos creativos?

 

Administración creativa de proyectos. A menudo damos por sentado que hay que dejar que los equipos creativos innoven por su cuenta. Al fin y al cabo, la inspiración en marketing, branding y publicidad no se puede fabricar (ni forzar).

 

Sin embargo, que gran parte del proceso creativo sea orgánico no significa que no haya componentes que también deban administrarse. Administrar proyectos creativos significa superar y evitar cuellos de botella en el rendimiento o la entrega causados por procesos de revisión desorganizados, problemas de aprobación y más.

 

Un proceso de administración de proyectos creativos proporciona a los equipos creativos del área del diseño, el marketing, el vídeo, el desarrollo web, etc., un marco específico en el que establecer, realizar un seguimiento y alcanzar las expectativas del proyecto. Con este marco, los equipos creativos pueden aprovechar el poder para acelerar y realizar un seguimiento del crecimiento y el rendimiento.

 

La administración creativa de proyectos se refiere a lo bien que su equipo, sea cual sea el proyecto, puede coordinar su creatividad para lograr su objetivo. La administración creativa de proyectos también puede referirse a cualquier cosa, incluido el software de gestión creativa de proyectos, que sirva de mediador entre las partes implicadas para garantizar un flujo de trabajo productivo y un entorno laboral positivo. 

 

La administración de proyecto creativo y las operaciones que necesitan ser administradas pueden incluir una multitud de cosas, incluyendo:

 

• Admisión y asignación de proyectos: Elegir los proyectos adecuados y entregarlos a los miembros del equipo más apropiados.
• Informes creativos y procedimientos operativos normalizados: Proporcionar a los miembros del equipo la orientación adecuada para que trabajen lo mejor posible.
• Comunicación: Mantenerse al día con el equipo creativo, los propietarios del proyecto, los clientes, etc.
• Revisiones: Comprobar la calidad del trabajo, solicitar correcciones y aprobar proyectos.
• Entrega: Dar el visto bueno al proyecto creativo.
• Administración de activos: Garantizar que todos los activos no sólo se entregan a tiempo, sino que también se distribuyen y almacenan para un acceso adecuado a lo largo de cada paso del proceso creativo. 
• Administración de proyectos creativos frente a otros tipos de administración de proyectos 
• Aunque la administración de proyectos creativos requiere herramientas y estrategias similares a las de la administración de proyectos, existen algunas diferencias significativas entre ambas.

 

La administración de proyectos tradicional no aborda las necesidades del trabajo en curso

 

La administración de proyectos tradicional no aborda las necesidades del trabajo en curso, que son esenciales para guiar a los creativos a través del proceso de administración. 

 

Las acciones de trabajo en curso relacionadas con la revisión y aprobación detalladas (añadir comentarios a archivos de texto, añadir marcas a archivos de diseño e imágenes, hacer anotaciones en vídeos) son una capa adicional por debajo de las habituales “actualizaciones de estado” que se encuentran en la administración de proyectos.

 

Además, los administradores de proyectos creativos y los sistemas de administración deben realizar un seguimiento de las actualizaciones de contenido, no sólo de los plazos y las tareas.

 

Los administradores de proyectos y sistemas típicos proporcionan actualizaciones sobre el progreso de los cambios iterativos y facilitan las conversaciones en torno a los borradores de contenido, pero en realidad no coordinan los cambios iterativos que deben realizarse en los propios archivos y, a menudo, dividen los comentarios en múltiples flujos de conversación que deben compararse con los archivos o versiones de contenido. Los procesos que implementes diferirá en función de tu empresa, tus clientes y las necesidades de los proyectos.

 

Administración creativa de proyectos. Por ejemplo, supongamos que una agencia de publicidad está diseñando una valla publicitaria con un eslogan concreto. El proyecto podría llegar hasta la fase final, en la que los diseñadores están modificando el archivo final para adaptarlo a la altura y la anchura de las vallas publicitarias específicas, cuando el eslogan tiene que cambiar.

 

En este caso, los diseñadores retrocedieron en el proceso para modificar el eslogan mientras siguen trabajando para cambiar el tamaño del archivo final.

 

Además, las herramientas de administración de proyectos creativos suelen medir el éxito de forma diferente. Los buenos conceptos y diseños en este sector se generan a partir de momentos de inspiración significativa. Esto no es algo que ninguna empresa pueda forzar. Hay que dar espacio a los creadores y tiempo suficiente para que se produzca la “magia creativa”.

 

A pesar de ello, un administrador de proyectos creativos tiene que encontrar formas de inspirar, motivar y apoyar a los trabajadores para que alcancen sus objetivos. Un software de administración de proyectos creativos eficiente y bien administrado aporta estructura, proceso e incluso mensurabilidad al flujo de trabajo creativo, para que los equipos puedan mejorar constantemente.

 

Como administrador de proyectos, puede mejorar significativamente el éxito de su proyecto liberando el genio de la creatividad. Como líder, trabaje para eliminar las barreras a la creatividad y fomente el uso de técnicas creativas. La creatividad no sólo le ayuda a dirigir a su equipo hacia el éxito, sino que también le ayuda a desarrollar las habilidades interpersonales (comunicación, liderazgo y capacidad para establecer relaciones) que también son fundamentales para su éxito como gestor de proyectos.