¿Cuál es el futuro de la administración de proyectos en 2021 y más allá? ¿Cuál es el futuro de la administración de proyectos? Miremos hacia adelante y veamos qué traerán los próximos 10 años para el software de administración de proyectos, los empleos y el rol en sí.

 

¿La administración de proyectos tiene un futuro?

 

Universidad Alnus - ¿Cuál es el futuro de la administración de proyectos en 2021 y más allá? - personas trabajandoHay una tendencia a que más y más trabajo de conocimiento se ejecute de una manera proyectada. Esto significa que más y más personas hacen la administración de proyectos como parte de su trabajo diario.

 

Entonces, ¿necesitaremos directores de proyecto “profesionales” en el futuro? Gente que acaba de hacer la administración de proyectos?

 

Lo haremos, porque siempre habrá proyectos complejos y complicados que necesitan una mano firme y un conjunto particular de habilidades para llevar a una entrega exitosa.

 

A medida que el entorno empresarial se vuelve cada vez más global, digitalizado, incierto y rápido, las empresas necesitan adaptarse rápidamente y llevar servicios y productos al mercado. Los administradores de proyecto son las personas que pueden hacer que eso suceda, por lo que la administración de proyectos tiene un futuro.

 

Futuro de la administración de proyectos, los trabajos

 

Universidad Alnus - ¿Cuál es el futuro de la administración de proyectos en 2021 y más allá? - personas trabajandoPMI dice que para 2027 los empleadores necesitarán casi 88 millones de personas en roles relacionados con el proyecto. La demanda mundial de directores de proyectos está aumentando.

 

Si bien PMI es una organización para administradores de proyectos que predicen la importancia de su propia comunidad y usted quiere tomar sus cifras en contexto, ellos tienen razón. El papel del administrador de proyecto ha estado alejándose de alguien que puede marcar las tareas como completadas en un gráfico. Se está convirtiendo en una posición de liderazgo estratégico para efectuar el cambio en una organización.

 

Los administradores de proyecto siguen proporcionando una combinación irremplazable y humana de liderazgo, integración de especialistas y comportamiento ético. Estamos muy lejos de la muerte de la administración de proyectos.

 

Administración de proyectos híbridos: el siguiente paso para ágil

 

Universidad Alnus - ¿Cuál es el futuro de la administración de proyectos en 2021 y más allá? - personas trabajandoUna de las tendencias de administración de proyectos que estamos viendo es la aceptación de que los enfoques de administración híbrida son el camino a seguir. La administración de proyectos híbridos ha existido por siglos. Consiste en iteraciones continuas para el desarrollo con la participación significativa del cliente en los entregables en todas las etapas, pero administrando dentro de una estructura de gobierno de cascada y ciclo de vida.

 

Pero parece haber una tendencia en aceptar que los enfoques ágiles como Scrum pueden encajar dentro de un marco híbrido. El auge de la administración de proyectos híbridos es una buena noticia porque:

 

  • Los proyectos son más complejos que nunca
  • Involucran a muchas más personas: más de lo que podría caber cómodamente en un equipo de Scrum con múltiples habilidades
  • La mayoría de las grandes organizaciones no están preparadas para ejecutar toda su operación de una manera ágil.
  • El futuro de la administración de proyectos debe ser más ágil. 
  • Y nos preguntamos por qué no podemos responder al cambio lo suficientemente rápido.

 

El Futuro es flexible

 

Universidad Alnus - persona trabajandoLa forma en que ejecutamos proyectos ha ido evolucionando desde que comenzamos a formalizar cómo se realiza el trabajo en un entorno de proyecto. A medida que nuestro entorno se vuelve más complejo, incierto y, me atrevo a decirlo, político, necesitaremos más y más herramientas para ayudar a entregar proyectos en ese tipo de entorno.

 

¿Cuál es el futuro de la administración de proyectos en 2021 y más allá? Por ejemplo, los administradores de proyecto deben responder a:

 

  • Partes interesadas con menor capacidad de atención
  • Partes interesadas con demandas competitivas en su tiempo
  • Situaciones técnicas complejas y desconocidas
  • Situaciones geopolíticas y sociopolíticas complejas y desconocidas
  • Mayor rotación de personal (ya no es un trabajo de por vida)
  • Mayores exigencias en los equipos de administración
  • Contratación colaborativa y asociación con proveedores
  • Regulación y leyes cada vez más complejas.

 

Los administradores de proyecto necesitan opciones que les ayuden a cumplir. Y eso significa poder elegir entre formas predictivas, iterativas e híbridas de entregar el trabajo y combinar lo que funciona para obtener los mejores resultados.

 

El futuro de la administración de proyectos se basa en más juicio profesional y menos respuestas de libros de texto.

 

Administración de recursos: el próximo desafío

 

Universidad Alnus - persona trabajandoExisten algunos desafíos con la forma en que se trabaja ahora. Por ejemplo, la administración de recursos y la planificación de la capacidad no son cosas fáciles de hacer. Los administradores de proyecto carecen de las herramientas para administración eficazmente la carga de trabajo entre los equipos porque la solución requerida depende de la adopción de software por parte de las empresas.

 

Hacer que todos hagan hojas de horas y planificación de recursos solo para que los equipos de proyecto sepan quién está disponible para trabajar puede ser muy difícil. ¿Cuál es el futuro de la administración de proyectos en 2021 y más allá? Desafortunadamente, a menos que obtengamos una compra estratégica para administrar proyectos de manera profesional. Por lo tanto, el desafío de planificación de recursos no irá a ninguna parte pronto.

 

Proyectos en la junta y los próximos profesionales

 

Si se toma en serio la mejora de la ejecución de proyectos y la entrega de proyectos alineados estratégicamente que generen valor comercial se necesitamos que las organizaciones se tomen en serio la ejecución de proyectos. Y eso significa elevar la discusión más allá de los altos directivos a la junta directiva.

 

El rol de director de proyectos ya existe desde hace mucho tiempo. Con la supervisión ejecutiva de personas que realmente lo obtienen, los proyectos tendrían más posibilidades de completarse con éxito, y comienzan menos proyectos de vanidad.

 

Habilidades digitales: la próxima competencia para los administradores de proyectos

 

Universidad Alnus - persona trabajando¿Cuál es el futuro de la administración de proyectos en 2021 y más allá? Las habilidades digitales son importantes para los administradores de proyecto del futuro. Mejorar las habilidades digitales es esencial. La tubería de habilidades digitales no es tan grande en este momento y sugieren que hay que hacer más para fomentar una mayor ambición en ese ámbito.

 

Las habilidades digitales importantes para los administradores de proyecto son:

 

  • Análisis, análisis y administración de datos
  • Seguridad y protección de datos
  • Cumplimiento legal y normativo
  • Colaboración y liderazgo en línea
  • administración del conocimiento
  • Toma de decisiones basada en datos.

 

Agregue a todo eso una habilidad de resiliencia muy no digital. Con todo este cambio, disrupción y digitalidad, la capacidad de hacer frente a los altibajos del trabajo va a ser esencial.

¿Cuál es el valor de la certificación PMP a través de PMI? Obtener la certificación Project Management Professional a través del Project Management Institute puede ayudar a posicionarse para las oportunidades de administración de proyectos. No importa en qué industria elija trabajar, la certificación puede ser un gran activo a medida que avanza en su carrera. No solo la credencial en sí misma tiene prestigio, sino que las habilidades y el conocimiento que desarrolla a medida que trabaja para alcanzarla pueden ayudarlo a ofrecer un rendimiento superior de manera consistente.

 

Beneficios personales y profesionales de la certificación PMP

 

Universidad Alnus - ¿Cuál es el valor de la certificación PMP a través de PMI? - informacionObtener la certificación PMP es una forma de prepararse para asumir mayores responsabilidades en su trabajo. Además, puede mostrar a sus supervisores que tiene la dedicación y el conocimiento para que se le confíen esas responsabilidades.

 

También, debido a que el proceso de certificación a través de PMI es tan completo y riguroso, completar el programa es un gran impulso para su confianza en sí mismo.

 

Al obtener su certificación PMP, también puede demostrar a sus empleadores actuales y potenciales que está dedicado a la excelencia y es capaz de desempeñarse al más alto nivel en el campo de la administración de proyectos.

 

Esto hace que sea más probable que reciba una mayor compensación en su posición actual y tenga mayores oportunidades de ascenso. De hecho, la encuesta anual de salarios de administración de proyectos PMI revela que los profesionales certificados en administración de proyectos ganan un salario promedio increíblemente alto.

 

Beneficios empresariales de apoyar la certificación PMP

 

Universidad Alnus - ¿Cuál es el valor de la certificación PMP a través de PMI? - informacionLos individuos no son los únicos que cosechan los beneficios de la certificación PMP . Las empresas que apoyan la certificación PMP de sus empleados generalmente tienen una fuerza de trabajo más disciplinada y bien informada. Los rigores del proceso de certificación PMP y el requisito de que las certificaciones se mantengan a través de la educación continua significan que los empleados que poseen esta credencial siempre estarán al tanto de los últimos desarrollos en el campo.

 

La certificación PM no solo hace que el negocio en su conjunto sea más eficiente y conduzca a mayores tasas de éxito del proyecto. También hace que la empresa sea más atractiva para los clientes potenciales. La mayoría de los clientes son conscientes de que un equipo de administración de proyectos con certificación PMP puede ofrecer los resultados que buscan. 

 

Al apoyar el crecimiento profesional de los empleados a través de la educación y certificación PMP las empresas pueden demostrar que reconocen y aprecian la dedicación y las contribuciones de sus empleados. Esto les ayuda a atraer y retener a los mejores en el campo.

 

¿Quién más necesita la certificación PMP?

 

Universidad Alnus - ¿Cuál es el valor de la certificación PMP a través de PMI? - informacionCasi cualquier persona que trabaje en proyectos corporativos puede beneficiarse del conocimiento obtenido de la capacitación formal en administración de proyectos. Sin embargo, puede tener un atractivo especial para ciertas personas en función de sus ambiciones profesionales y roles laborales. Por ejemplo, si desea avanzar rápidamente en el campo o asegurar un puesto con una gran empresa que maneja proyectos de alto presupuesto, la certificación PMP puede ayudarlo a alcanzar esos objetivos.

 

Es ampliamente aceptado que la certificación PMP es una necesidad para los gerentes de proyecto. Sin embargo, la capacitación y certificación en administración de proyectos también puede beneficiar a otros profesionales en todos los niveles de una organización. ¿Cuál es el valor de la certificación PMP a través de PMI? Por ejemplo, ingenieros de procesos y líderes de equipo y otros especialistas en control de calidad, analistas de negocios, consultores de productos y ejecutivos. 

 

Puede ayudar a aquellos que contribuyen a los proyectos a entender cómo mantener sus entregables a tiempo y dentro del presupuesto, y puede ayudar a los especialistas en calidad a diseñar mejores procesos relacionados con los proyectos. También es valioso para aquellos que solicitan o inician proyectos. Esto es debido a que es fundamental que se den cuenta de la importancia de objetivos y direcciones claros, así como del impacto potencial del desplazamiento del alcance.

 

Requisitos Básicos, ¿Cuál es el valor de la certificación PMP a través de PMI?

 

Universidad Alnus - personasDado que la certificación PMP es una distinción tan valiosa, se necesita más que una experiencia casual para presentarse al examen de certificación. De hecho, hay varios requisitos que debe cumplir antes de que pueda aplicar.

 

Los candidatos a la certificación PMP deben haber completado una licenciatura (o el equivalente) en cualquier especialidad y 35 horas de crédito de educación en administración de proyectos. También necesitan un mínimo de tres años de experiencia laboral relacionada, al menos 4,500 horas de las cuales involucran guiar y administrar proyectos.

 

Las personas con al menos un diploma de escuela secundaria (o equivalente) pero menos que un título de licenciatura siguen siendo elegibles para la certificación PMP. Sin embargo, requieren experiencia adicional. Más allá de las 35 horas de formación profesional, estos candidatos deben tener un mínimo de cinco años de experiencia en administración de proyectos, al menos 7.500 horas guiando y gestionando proyectos.

 

Aquellos que no cumplan con los requisitos de educación o experiencia laboral PMP pueden ser elegibles para otra certificación PMI. La designación Certified Associate in Project Management es ideal para profesionales que recién comienzan en el campo de la administración de proyectos. ¿Cuál es el valor de la certificación PMP a través de PMI? Para aplicar, los candidatos deben tener al menos un diploma de escuela secundaria (o equivalente) y 23 horas de crédito de educación en administración de proyectos o 1,500 horas de experiencia laboral relevante.

 

Lo que necesita saber para aprobar el examen

 

Superar los exámenes de certificación PMP o CAPM requiere una comprensión profunda de toda la guía para el cuerpo de conocimiento de administración de proyectos. Esta es la Guía PMBOK, es publicada por PMI y cubre la terminología y las técnicas clave que utilizan los gerentes de proyecto eficaces. El examen no solo requiere conocer esta información, sino también poder aplicar los principios de administración de proyectos a situaciones prácticas.

 

Universidad Alnus - personasMejorará significativamente sus posibilidades de aprobar el examen de certificación PMP al completar la capacitación formal de administración de proyectos y participar en un curso de preparación para el examen PMP.

 

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Al considerar sus opciones para la formación PMP, eche un vistazo de cerca a los cursos de certificación y programas de certificación ofrecidos por la Universidad de Alnus.

 

Los cursos de certificado de administración de proyectos de Villanova y la preparación para el examen PMP son accesibles para profesionales de negocios de todo el país. ¿Cuál es el valor de la certificación PMP a través de PMI? Se pueden completar 100% en línea a través de una plataforma de aprendizaje electrónico flexible y basada en video. 

 

Estos cursos y programas de certificación son ideales para profesionales que desean obtener la certificación PMP por primera vez, así como para aquellos que necesitan créditos de Educación Continua para mantener la certificación. Distinguirse como un experto en administración de proyectos con formación 100% online, credenciales universitarias y preparación para la certificación PMP de la Universidad Alnus.

 

Desafíos de administración de proyectos y cómo superarlos. Ser un administrador de proyectos no es simple. Debe mantenerse constantemente de pie aprendiendo los conceptos básicos de administración de proyectos. Además, debe asegurarse de que el proyecto permanezca dentro de todas las restricciones acordadas del proyecto. Por ejemplo, el tiempo, el alcance del proyecto y el presupuesto.

 

En la actualidad, hay una amplia disponibilidad de múltiples recursos, herramientas de administración de proyectos, materiales de capacitación y metodologías flexibles. Sin embargo, las empresas siguen desperdiciando millones de pesos cada año. Por lo tanto, están luchando para abordar los desafíos y problemas de administración de proyectos que enfrentan.

 

El trabajo de los administradores de proyecto es prevenir los problemas en el desarrollo de un proyecto. Pero al hacerlo se enfrentan a muchos desafíos. A continuación se presentan algunos de los problemas más comunes que enfrentan los administradores de proyectos. Además, se dan consejos sobre cómo lidiar con ellos cuando surgen.

 

Falta de objetivos claros y criterios de éxito

 

La claridad es uno de los requisitos más importantes para la finalización exitosa del proyecto y la falta de él crea varios problemas de administración del proyecto. Una gran parte de los proyectos fracasan debido a la falta de planificación del proyecto y un objetivo claramente definido.

 

Universidad alnus - Desafíos de administración de proyectos y cómo superarlos - informacion

También es importante que un administrador de proyecto encuentre una forma de cuantificar el progreso del proyecto estableciendo hitos y pruebas de calidad.

 

Además de ayudar a su equipo a progresar, tener un conjunto claro de objetivos también ayudará a los administradores de proyecto a defender su visión frente a la alta dirección y los clientes.

 

Cómo lidiar con eso:

 

Los enfoques populares para el establecimiento de objetivos pueden ayudar al administrador de proyecto a crear un conjunto de objetivos efectivos desde el inicio del proyecto. Estos objetivos pueden ayudarlos a superar las barreras de la administración de proyectos.

 

Falta de comunicación

 

La comunicación efectiva en la administración de proyectos es extremadamente importante para un proyecto exitoso. Es necesario contar con métodos de comunicación oportunos y transparentes para garantizar que todas las partes interesadas participen en el proceso. Muchos profesionales creen que la comunicación es el mayor problema de la administración de proyectos.

 

Universidad alnus - Desafíos de administración de proyectos y cómo superarlos - informacionLa falta de comunicación también es peligrosa para los equipos de proyecto porque afecta el trabajo en equipo. Esto puede causar conflictos entre los miembros del equipo y potencialmente retrasar el proyecto.

 

Cómo lidiar con eso:

 

Los administradores de proyectos a menudo confían en varios software de administración de proyectos y colaboración. Estos están disponibles en el mercado para garantizar que todos se mantengan actualizados. Estas herramientas de colaboración no sólo facilitan a los administradores el desempeño de sus funciones. Además, también garantizan una mayor transparencia en los proyectos y la rendición de cuentas dentro del equipo.

 

Cuestiones de presupuesto

 

Universidad alnus - Desafíos de administración de proyectos y cómo superarlos - informacionLa mayoría de los administradores consideran los problemas financieros como uno de los mayores obstáculos en la administración efectiva de proyectos. Los administradores de fabricación consideran que los costos son el mayor desafío de administración de proyectos al que se enfrentan. 

 

Mediante una administración de costos eficiente, un administrador puede evitar varias complicaciones comunes que un proyecto puede enfrentar y esforzarse por obtener resultados mejores y más rápidos.

 

Cómo lidiar con eso:

 

Por esta razón, es absolutamente necesario adoptar un procedimiento de planificación adecuado y hacer suposiciones realistas para evitar cualquier sobrecosto.

 

Habilidades inadecuadas de los miembros del equipo

 

Universidad alnus - Desafíos de administración de proyectos y cómo superarlos - informacionUna cadena es tan fuerte como su eslabón más débil y en el caso de los equipos de proyecto, el rendimiento depende en gran medida de sus niveles de habilidad individuales. Como administrador de proyecto, puede crear el entorno más ideal. 

 

Sin embargo, si el equipo no posee las habilidades necesarias para abordar el problema en cuestión, su proyecto está destinado a fallar. Este es un gran problema de administración de proyectos que solo se puede resolver con la experiencia y la previsión adecuadas.

 

Cómo lidiar con eso:

 

Los directores de proyecto eficaces predeterminan las habilidades y competencias de administración de proyectos necesarias. Además, evalúan la fuerza de trabajo disponible para determinar si la tarea actual necesita personal adicional o no.

 

Universidad alnus - datosFalta de rendición de cuentas

 

Un equipo de proyecto se desempeña muy bien cuando cada miembro se siente responsable e intenta cumplir el rol que se les asigna.

 

Cómo lidiar con eso:

 

Los administradores de proyecto efectivos asignan adecuadamente la responsabilidad al equipo y lo dirigen hacia el objetivo común de completar con éxito su proyecto.

 

 

La fluencia de alcance

 

Universidad alnus - datosLa fluencia de alcance es un fenómeno natural y esperado para cualquier proyecto. Hay momentos en que puede ser beneficioso, pero sobre todo los contras superan a los profesionales. Muchos equipos de proyecto enfrentaron una expansión del alcance en 2017 y la tendencia continúa al alza. Los clientes que no saben exactamente lo que quieren y tienen requisitos vagos son uno de los mayores desafíos de administración de proyectos tanto para los administradores como para el equipo del proyecto.

 

Cómo lidiar con eso:

 

Al ser proactivo con la participación del cliente durante la fase de planificación puede ayudar a obtener sus requisitos exactos. También es importante no aceptar solicitudes de cambio ad hoc, ya que esto puede provocar retrasos y costos adicionales. 

 

Administración de riesgos inadecuada

 

Universidad alnus - datosTener la previsión de identificar posibles escenarios de “qué pasaría si” y elaborar planes de contingencia es un aspecto importante de la administración del proyecto. Desafíos de administración de proyectos y cómo superarlos. Los proyectos rara vez van exactamente como estaban planeados porque hay tantas variables que pueden crear posibilidades ilimitadas.

 

Cómo lidiar con eso:

 

Es el trabajo del administrador de proyecto para llegar a planes alternativos que el equipo puede adoptar si el proyecto comienza a salirse de control. Tener un sistema de administración de riesgos de proyectos ayuda a identificar los tipos de riesgos y mitigarlos.

 

Plazos poco realistas

 

Universidad alnus - datosTener un plazo imposible es otro de los desafíos de administración del proyecto que pueden afectar gravemente la calidad del producto final. Cualquier administrador de proyecto efectivo conoce la capacidad del equipo del proyecto. También negocia el cronograma del proyecto en consecuencia, priorizando los plazos y las tareas del proyecto.

 

Cómo lidiar con eso:

 

En la administración de proyectos ágiles, la velocidad que es la medida del trabajo completado en un solo sprint se decide colectivamente tomando el aporte de todas las partes interesadas.

 

La limitada participación de las partes interesadas

 

Universidad Alnus - ¿Cómo construir un equipo de proyecto de alto rendimiento? - personasEs importante que los directores de proyecto se aseguren de que todas las partes interesadas del proyecto estén en la misma página y tengan una visión clara del proyecto. Un cliente no involucrado puede causar muchos problemas en las etapas finales de un proyecto.

 

Desafíos de administración de proyectos y cómo superarlos. Por lo tanto, es importante tener en cuenta los comentarios del cliente y mantenerlos actualizados durante todo el proyecto.

 

Se debe invitar al cliente y partes interesadas a la herramienta de administración de proyectos para que puedan participar activamente en la configuración del proyecto y dar retroalimentación.

 

¿Cómo construir un equipo de proyecto de alto rendimiento? Lo primero que se debe hacer como administrador de proyecto es formar un equipo de proyecto que diseñará, desarrollará y fabricará el producto. El éxito es esencial para la rentabilidad de una empresa, por lo que es importante asegurarse de tener un equipo de proyecto de alto rendimiento centrado en el proyecto.

 

Con esto en mente, ¿cómo construir un equipo de proyecto de alto rendimiento? Esto es tener ganancias continuas para tener una oportunidad de tener éxito. Además, es importante hacer las cosas bien todos los días; a esto se le conoce como el éxito sostenible. Una cultura donde el alto rendimiento es natural es donde existen valores de equipo como la honestidad, la apertura y la puntualidad.

 

¿Cómo construir un equipo de proyecto de alto rendimiento?

 

En primer lugar, se va a analizar lo que hace que un equipo de alto rendimiento y luego el tipo de personas que se necesita. Entender la diferencia entre un buen equipo y el mejor equipo es crucial. El mejor trabajo en equipo es apoyado por las PYME detrás de las escenas. La gente necesita trabajar en equipo para lograr el objetivo común. No hay excusas, pesimismo o renuencia a cambiar.

 

Un objetivo común

 

Universidad alnus - personas trabjandoCada equipo necesita un objetivo común. El objetivo de un equipo de atletismo es ganar un cierto número de medallas en un campeonato. Los equipos del proyecto necesitan un objetivo con el mismo nivel de claridad.

 

Se debe tener claro cuál es el papel de todos: qué se espera que haga cada miembro del equipo y cómo contribuyen a lograr el objetivo. Si todos se adhieren a su papel, tendrá un equipo profesional y tendrá éxito.

 

Hay que adoptar la diversidad para aumentar el potencial del equipo del proyecto. Las diferencias deben ser bienvenidas.

 

Necesitamos una gama de habilidades para ser eficaces. ¿Por qué? Demasiada armonía puede matar el rendimiento.

 

Para tener el mejor equipo

 

  • No se debe conformar con lo básico, se debe buscar mejorar continuamente y esfuércese por ser mejor
  • Construir una gran visión para el equipo
  • Entregar, a través de los resultados, lo que se dice que se entregará
  • Tratar de golpear todos los objetivos y lograr todos los objetivos

 

Universidad Alnus - ¿Cómo construir un equipo de proyecto de alto rendimiento? - personas profesionalesLas personas exitosas tienen deseo, dedicación y determinación. El deseo es el combustible para su éxito. A falta de un deseo de tener éxito es como conducir un automóvil sin gasolina: no vas a ninguna parte. ¿S tiene el deseo de alcanzar un objetivo?

 

El mejor project manager debe dedicarse a su ambición. Se debe trabajar hacia el objetivo todos los días.  Es fácil tener un sueño, pero también es fácil renunciar a ese sueño cuando las cosas se ponen difíciles.

 

Los equipos ganadores juegan con sus fortalezas y maximizan sus habilidades. No siempre son las personas más inteligentes o talentosas las que tienen éxito. A menudo, son aquellas personas las que han minimizado sus deficiencias y maximizado sus fortalezas.

 

Para construir un equipo de proyecto de alto rendimiento

 

  • Centrarse en ganar
  • Establecer altas expectativas de los demás. Dar 100%. Esperar 100%
  • Aplicar un alto grado de responsabilidad a cada miembro del equipo
  • No hay excusas, nadie está interesado en ellas. La mejora no proviene de poner excusas
  • Se debe saber resistir. No todo estará soleado y color de rosa. El project manager siempre encontrará con obstáculos
  • Adoptar una mentalidad de poder hacer. Cree en lo que vas a hacer
  • Finalmente, se necesita un enfoque optimista para tener éxito. Se debe creer en el proyecto hacer todo lo posible para lograr el éxito.

 

Universidad alnus - personas trabjandoLos lugares de trabajo tienen que ver con la administración de equipos. Las colaboraciones y las formas en que se gestionan las diferentes facetas de los equipos de proyecto para obtener mayores métricas de rentabilidad y productividad. Se ha discutido mucho sobre la cultura, los modos de comunicación con el cliente, la organización, las configuraciones jerárquicas, las habilidades para resolver problemas, etc. de dichos equipos. Hoy en día, los equipos de trabajo de alto rendimiento son lo que todos los gerentes sueñan con crear para hacer los plazos del proyecto o asegurar el éxito.

 

Estos equipos de alto rendimiento recorren un largo camino para ayudar a los project manager a alcanzar todos los objetivos del proyecto. Ellos deben encontrar soluciones a problemas complicados y dirigir varias fases del proyecto en la dirección correcta. Un enfoque general efectivo, la previsión correcta y la delegación de tareas a personas cuidadosamente investigadas son una necesidad para desarrollar un equipo altamente funcional.

 

Apuntes Finales, Preparación de un entorno de proyecto cohesivo

 

Universidad Alnus - ¿Cómo construir un equipo de proyecto de alto rendimiento? - personasAntes de construir un equipo de proyecto de alto rendimiento con los recursos disponibles, se debe ser completamente consciente del propósito del equipo. Es decir, de los objetivos generales de la empresa y las formas en que reunirá a todos los miembros del grupo. Por ejemplo, si un proyecto implica altos niveles de investigación, entonces se beneficiará al tener miembros con diversos orígenes en su equipo. Los equipos requeridos se beneficiarán al tener miembros que probablemente se desempeñen mejor como un equipo cohesionado.

 

¿Qué se debe hacer para mantener a todos en la misma página y ayudar a los miembros del proyecto a permanecer totalmente enfocados en obtener los resultados deseados? Se debe anunciar la declaración de la misión del proyecto con claridad. También se pueden definir todos los entregables vinculados con el alcance del proyecto como un breve resumen; para facilitar el funcionamiento diario del equipo. 

 

Las reuniones regulares para discutir y definir la misión del grupo, y los problemas que requieren soluciones centradas en el grupo, también son esenciales. En otras palabras, todos y cada uno de los miembros deben ser conscientes de la meta y trabajar con un único objetivo común en mente.

 

Los líderes deben ser confiables, cooperativos, serviciales y conocedores. Es una buena idea ser un líder de equipo carismáticos que esté versado con estilos de liderazgo transformacionales y en condiciones de inspirar a todos los miembros.

¿Cuáles son las principales tareas de un project manager? El término “project manager” es tan amplio que puede abarcar una variedad de tareas diferentes. Además, puede significar cosas diferentes para diferentes personas. Entonces, ¿cuál es la descripción típica del trabajo para un project manager?Un project manager es la persona responsable de supervisar con éxito un proyecto de principio a fin. 

 

Las responsabilidades de trabajo de un project manager pueden variar. Estos van desde la planificación del proyecto, a la creación de un cronograma y cronograma.  También se incluye la ejecución de cada fase, y la gestión del presupuesto. Se debe servir como el enlace entre todas las partes interesadas y buscar la solución de problemas y mantenimiento. Como tal, un project manager debe ser altamente organizado y eficiente.

 

¿Cuáles son las principales tareas de un project manager? ¿Cuál es el papel de un project manager?

 

El project manager es un agente de cambio. Es decir, es alguien que hace que los objetivos del proyecto sean propios y utiliza sus habilidades y experiencia para inspirar un sentido de propósito compartido dentro del equipo del proyecto. Los proyect manager son líderes que no sólo aseguran que los proyectos se entregan a tiempo y dentro del presupuesto. Además, deben involucrar y alentar a sus equipos e inspirar a sus clientes. 

 

Universiad Alnus - ¿Cuáles son las principales tareas de un project manager? - personas trabajandoPara ser exitosos, los project manager necesitan fuertes capacidades de pensamiento crítico para resolver problemas a medida que surgen. Al mismo tiempo, deben poseer habilidades de comunicación finamente afinadas. De esta forma podrán garantizar que todos permanezcan informados, motivados y en la misma página. ¿Cuáles son las principales tareas de un project manager? ¿Cuáles son las responsabilidades de un project manager?

 

En primer lugar, un project manager es responsable de formular un plan para cumplir con los objetivos del proyecto mientras se adhiere a un presupuesto y calendario aprobados. Este plan guiará todo el proyecto desde la ideación hasta la realización e incluirá el alcance del proyecto. 

 

También debe considerar los recursos necesarios para completarlo, los requisitos financieros y de tiempo previstos. Otros factores que se deben tener en cuenta son la estrategia de comunicación entre las partes interesadas relevantes, el plan de ejecución y documentación, y la propuesta de seguimiento y mantenimiento. Si el proyecto aún no ha obtenido la aprobación, este plan servirá como una parte crítica del terreno de juego para los tomadores de decisiones clave.

 

¿Cuáles son las principales tareas de un project manager? Debe ser un líder

 

Universiad Alnus - ¿Cuáles son las principales tareas de un project manager? - personas trabajandoUna parte esencial de la función de cualquier project manager es reunir y dirigir el equipo del proyecto. Esto requiere una excelente comunicación, personas y habilidades de liderazgo, así como un buen ojo para las fortalezas y debilidades de los demás. Una vez creado el equipo, el gerente del proyecto asigna tareas, establece plazos, proporciona los recursos necesarios y se reúne regularmente con los miembros. La capacidad de hablar abierta y frecuentemente con todas las partes interesadas es fundamental.

 

El gerente del proyecto participará y supervisará la ejecución exitosa de cada etapa del proyecto. Una vez más, esto requiere una comunicación frecuente y abierta con los miembros del equipo del proyecto y las partes interesadas.

 

Mantenerse a tiempo es crucial para la finalización exitosa de cualquier proyecto. Por lo tanto, la administración del tiempo es una de las responsabilidades clave de un project manager. Cuando surgen descarrilamientos, los administradores de proyecto son responsables de resolverlos. Además, deben comunicarse efectivamente con los miembros del equipo y otras partes interesadas para garantizar que el proyecto vuelva a tomar el camino correcto.  Los project manager deben ser expertos en gestión de riesgos y planificación de contingencias para que puedan seguir avanzando incluso cuando se produzcan obstáculos.

 

Administrar el presupuesto

 

Universiad Alnus - personas trabajandoLos project manager tienen la tarea de diseñar un presupuesto para un proyecto y luego apegarse a él lo más cerca posible. Si ciertas partes del proyecto terminan costando más de lo previsto, los administradores del proyecto serán responsables de moderar el gasto y reasignar fondos cuando sea necesario.

 

Un project manager debe encontrar formas efectivas de medir y analizar el progreso del proyecto para garantizar que se esté desarrollando según lo planeado. Un par de estrategias comunes para documentar un proyecto incluyen la recopilación de datos e informes de estado verbales y escritos.  Además, es el trabajo de un project manager asegurarse de que todas las acciones relevantes se aprueban y firmaron, y que estos documentos se archivan para futuras referencias.

 

El hecho de que un proyecto se haya completado no significa que el trabajo termine. Es necesario que haya un plan para el mantenimiento continuo y la resolución de problemas. Ahí es donde entra en juego un project manager. Se deben idear métodos para apoyar adecuadamente el entregable final en el futuro, incluso si no se esta supervisando directamente las operaciones cotidianas de la iniciativa.

 

¿Cuáles son las principales tareas de un project manager? ¿Qué hace un project manager?

 

Universiad Alnus - personas trabajandoQué hace un project manager en el día a día? La respuesta corta es que cada proyecto es único y, como resultado, no hay dos días iguales. El trabajo es mantener el proyecto avanzando y despejar un camino para que los miembros del equipo tengan éxito. 

 

La respuesta larga es que un project manager probablemente se encontrará respondiendo correos electrónicos relacionados con la ejecución o el mantenimiento de un proyecto. También reunirse brevemente con los miembros del equipo para un informe de estado y para abordar cualquier problema nuevo. 

 

Otro factor importante es revisar con el cliente u otras partes interesadas para discutir el progreso del proyecto y revisar cualquier actualización. Además, debe revisar la documentación apropiada para evaluar el presupuesto, el cronograma y el alcance. Otra de sus tareas es reasignar recursos, incluidos los miembros del equipo, a diferentes áreas para acomodar los cambios. Un buen project manager entrega un producto final que está a tiempo, dentro del presupuesto, y cumple o excede las expectativas de las partes interesadas y clientes (internos o externos). 

¿Cuales son las tendencias de administración de proyectos en línea para el año 2021? Una vez que la pandemia mundial de COVID-19 golpeó, muchas organizaciones se vieron obligadas a dar el salto al trabajo remoto. Por lo tanto, aumentó la importancia de la administración de proyectos en línea. 

 

La pandemia tuvo un profundo impacto en el mercado laboral. En la actualidad, los administradores de proyectos y los equipos que tienen una mayor responsabilidad de colaborar y mantener una línea abierta de comunicación.

 

Tendencias de administración de proyectos en línea para el año 2021, en los equipos virtuales que necesitan contexto para colaborar.

 

Ya sea que se trabaje con equipos virtuales ahora o se dé el salto en 2021, es probable que se encuentren personas de diferentes orígenes. Junto con el personal, se puede estar colaborando con las partes interesadas y contratistas externos. El administrador de proyecto debe conseguir que todos ellos estén en la misma página.

 

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Crear un entorno virtual que fomente la colaboración con el contexto no es difícil, pero sí requiere ser un líder efectivo. Se debe hacer esto pensando en formas de capacitar los  equipos para que trabajen lo mejor posible. Esto significa darles los recursos y el alcance para resolver problemas de forma independiente.

 

El éxito de sus iniciativas que utilizan la administración de proyectos en línea depende en gran medida de si ha creado una cultura que facilite la colaboración contextual. La colaboración contextual es cuando los equipos reciben todas las herramientas necesarias para garantizar su éxito. 

 

Al empoderar a los equipos para que hagan lo mejor posible, puede minimizar los contratiempos innecesarios que hacen que los proyectos pasen a lo largo del tiempo y el presupuesto. Se puede implementar un espacio de trabajo virtual centralizado en el que todos puedan colaborar. De esta manera, los equipos reciben el contexto y el apoyo que necesitan para colaborar en cualquier tipo de entorno.

 

Se debe utilizar este espacio de trabajo para planificar y asignar tareas, compartir activos digitales relevantes y participar en la comunicación en tiempo real con equipos virtuales.

 

Los enfoques híbridos para diferentes estilos de trabajo

 

El 70% de las empresas están utilizando alguna forma de Agile. Eso no significa que el método de cascada tradicional esté muerto, ni significa que las organizaciones están obligando a los departamentos a adoptar el enfoque ágil. Pero muestra cómo las empresas están explorando métodos alternativos de administración de proyectos, adaptándolos a sus modelos de negocio.

 

Universidad Alnus - Tendencias de administración de proyectos en línea para el año 2021 - personas trabajando

Nunca ha habido un enfoque de administración de proyectos único para todos. Un método que funciona bien para un proyecto puede afectar negativamente a otro proyecto. Como tal, más organizaciones están explorando metodologías de proyectos híbridos que incorporan elementos de dos o más enfoques. Esto lo hacen hasta que encuentran el método que sea mejor para su proyecto.

 

El project manager debe implementar un marco para la gestión de proyectos en línea que sea el más compatible con el proyecto. El método de cascada es eficaz para proyectos donde hay una comprensión clara de la línea de tiempo del proyecto y no habrá cambios inesperados.

 

Por otro lado, el método ágil es ideal para proyectos donde se necesita la entrada del cliente. También es excelente para proyectos donde los equipos son capaces de autoorganizarse y trabajar de forma independiente. Por otro lado, el método híbrido es perfecto para proyectos versátiles. En estos proyectos se prefiere trabajo incremental y equipos autoorganizados, pero aún necesita una planificación de alto nivel y a largo plazo.

 

Incluso hay diferentes métodos dentro de la metodología ágil que se pueden implementar, según el proyecto y los resultados deseados. Por ejemplo, el método Scrum. En Scrum, los equipos tienen roles específicos y están más involucrados en la planificación del proyecto. El trabajo se completa durante períodos definidos de tiempo conocidos como sprints.

 

Tendencias de administración de proyectos en línea para el año 2021, el alcance continuo de la IA y la automatización

 

Las organizaciones de todas las industrias han recurrido a la tecnología emergente. Por ejemplo, los dispositivos de Internet de las cosas (IoT), los servicios en la nube y la inteligencia artificial. De esta forma pueden mantenerse al día con la velocidad del negocio, y la gestión de proyectos no es diferente. 

 

Universidad Alnus - Tendencias de administración de proyectos en línea para el año 2021 - personas trabajandoPodremos ver disciplinas impulsadas por la tecnología, como la gestión de proyectos en línea, adoptar la IA y el aprendizaje automático y utilizarlas para mejorar la eficiencia. Las aplicaciones de administración de proyectos impulsadas por la IA ofrecen una amplia gama de beneficios.

 

Por ejemplo, se puede reducir el tiempo dedicado al trabajo de administración automatizando tareas como la programación y el equilibrio de proyecto. También ayuda con la Recopilación, seguimiento y notificación de datos relevantes del proyecto.

 

Otra de las tareas que se pueden automatizar es la detección de riesgos e identificación de contratiempos e irregularidades. Además, el papel de la tecnología de IA en la administración de proyectos en línea puede minimizar el error humano y ayudar a los equipos y administradores de proyectos a lograr más en menos tiempo.

 

El administrador debe conocer las nuevas tecnologías y cómo podría afectar el rendimiento de la empresa. Se deben desarrollar programas de capacitación que introduzcan cualquier tecnología recién adquirida a los equipos dentro de su organización.

Además de mejorar sus credenciales profesionales, los gerentes de proyecto deben desarrollar sus habilidades de comunicación. Atributos como el saber escuchar y la comunicación, la resolución de conflictos y el poder hablar de forma persuasiva son habilidades importantes. No solo son signos de un buen líder, sino que también pueden mejorar la inteligencia emocional.

 

Ser capaz de empatizar y conectarse con el equipo a nivel emocional puede mejorar la motivación y aumentar la moral. Además, puede ayudar a mantener un canal abierto de comunicación con los equipos y las partes interesadas. Igualmente, se pueden evitar errores de comunicación que podrían conducir a objetivos y expectativas desalineados.

 

Sus clientes y miembros del equipo dependen de su visión de planificación de proyectos para proporcionar un trabajo de valor, ya sea una conferencia bien asistida, un parche de seguridad cibernética oportuno o un paquete de beneficios que atraiga al mejor personal. Aunque la planificación es esencial, lo que más importa para el cliente es obtener ese valor prometido más rápido. La planificación y la ejecución de proyectos merecen la misma atención.¿Cómo hacer el trabajo más rápido como project manager?

 

Muchos factores dificultan la entrega más rápida. Por ejemplo, los problemas relacionados con la comunicación. Estos se encuentran en aumento debido a los equipos virtuales descentralizados. También encontramos desafíos relacionados con las personas entre los que se encuentran los directores de proyectos sin capacitación y sin certificación). Otro factor que influye en el desarrollo lento de procesos son las cuestiones relacionadas con el proceso. Aquí tenemos la colaboración laboral ineficiente y demasiadas herramientas dispares.

 

¿Qué sucede con un entorno de administración de proyectos ágil que emplea la herramienta de administración de trabajo adecuada? ¿Cómo hacer el trabajo más rápido como project manager? Se puede dirigir a un equipo en la solución de problemas complejos y explorar mejoras constantes para que el valor se pueda entregar no solo cuando se espera, sino antes de tiempo. La naturaleza iterativa de la ágil significa que la ejecución del proyecto siempre se puede empujar en una marcha más alta.

 

¿Cómo hacer el trabajo más rápido como project manager? A continuación presentamos que se debe hacer cuando se está comenzando un proyecto o se espera hacer que el proyecto actual sea más eficiente Estos puntos ayudarán a agilizar la planificación del proyecto, optimizar la entrega del proyecto y superar a los competidores.

 

¿Cómo hacer el trabajo más rápido como project manager? Definir una dirección clara

 

Universidad Alnus - ¿Cómo hacer trabajo más rápido como Project Manager? - persona trabajandoIniciar un proyecto puede ser difícil: no es fácil ver el panorama general, hacer un mapa que dirija hacia dónde se quiere ir y decidir cómo se quiere llegar allí. Pero es mucho más difícil comenzar un viaje sin una dirección clara.

 

Independientemente del proyecto, primero se debe determinar cómo será el éxito. También se querrá pensar en posibles problemas en el proceso, qué miembros del equipo estarán a cargo de qué entregables y cómo se implementará el proceso a los clientes.

 

Posteriormente, se deben revisar los objetivos con las partes interesadas. Un objetivo de esa revisión debe ser la gestión de las expectativas. Es decir, no prometer de más o sobrevender los resultados finales del proyecto.

 

Cuanto más se adentre el project manager en la práctica de la planificación de proyectos, más fácil y más eficiente se vuelve el proceso. La recompensa de la planificación puede ser enorme en términos de mayor productividad y disminución del estrés.

 

¿Cómo hacer el trabajo más rápido como project manager? Se deben realizar planes, como es importante mantener siempre la flexibilidad  

 

Es bien sabido que los planes mejor establecidos pueden salir mal fácilmente. La planificación de proyectos en un entorno ágil no se adhiere rígidamente a un plan a expensas de los objetivos del panorama general. En cambio, es adaptable y sensible a los cambios inevitables. Por ejemplo, un cambio en el alcance, una modificación en la línea de tiempo o una diferencia en las condiciones del mercado.

 

¿Qué ocurre en las condiciones cambiantes de una industria incipiente o recientemente interrumpida? Un plan rígido puede convertirse en una camisa de fuerza para la flexibilidad y la adaptación que se requiere para tener éxito. El proceso iterativo de Agile permite ajustar regularmente el plan a largo plazo mientras se adhiere a planes detallados que se encuentran en una línea de tiempo más corta. 

 

Universidad Alnus - ¿Cómo hacer trabajo más rápido como Project Manager? - persona trabajandoClasificar las prioridades de un proyecto puede abrumar incluso al administración de proyecto más experimentado. Adquirir competencia en esta habilidad crucial para la toma de decisiones puede acelerar la entrega de valor a los clientes y las partes interesadas. 

 

Para mejorar el proceso de selección de los trabajos, se deben dividir las tareas en pasos individuales. Posteriormente, se deben establecer plazos para entregables tangibles. Metódicamente derribar esos pasos le dará impulso al equipo.

 

Además, se deben aprovechar las habilidades específicas de los compañeros de equipo para tomar ciertas decisiones. Por ejemplo, ¿no está la situación clara con respecto a las aprobaciones requeridas para un proyecto de análisis de valor? ¿Hay preocupación sobre los administradores de ventas que deben ser entrevistados para crear un mazo de ventas?  Se debe escuchar a los miembros del equipo interdisciplinario pues son expertos en sus respectivas áreas.

 

No se debe caer en la falsa urgencia. Es posible que se tenga que tener conversaciones aclaratorias con las partes interesadas. Dichas aportes interesadas tienen sus propias ideas sobre cómo se debe llevar a cabo su proyecto y en qué orden se deben completar las tareas. Una discusión prioritaria con estas partes interesadas puede hacer que se sientan más en control y menos propensos a descarrilar el proyecto del camino hacia el objetivo.

 

Apuntes Finales, Hacer visible el trabajo

 

Universidad Alnus - personas trabajando en equipoSe debe administrar la carga de trabajo del equipo creando un inventario visual de todas las tareas y quién está a cargo de completarlas. Esta catalogación metódica puede ayudar a ver más fácilmente obstáculos como los recursos escasos. También se puede saber que se puede resolver reasignando tareas o quizás reduciendo el alcance del proyecto. Las herramientas ágiles de gestión de proyectos pueden hacer que los procesos de trabajo sean fácilmente visibles para todos los miembros del equipo. 

 

La función del administrador de proyecto es dispersar la carga de trabajo y los recursos del proyecto de manera adecuada. Poner esa información en una plataforma simple y centralizada ayudará a evaluar los compromisos y la capacidad de todos en su equipo. Esto es cierto no solo en su proyecto, sino en todas las iniciativas del proyecto

 

Estas herramientas ahorran tiempo y generan una colaboración más eficiente. Además, sus funciones de visualización ponen los objetivos al frente y al centro. También hacen que sea mucho más fácil ver dónde están ocurriendo los cuellos de botella y qué compañeros de equipo son libres de hacerse cargo de algunas tareas adicionales. Esta visión compartida de los resultados clave, los plazos y el progreso ayudará a tomar decisiones relacionadas con la carga de trabajo de manera más rápida y objetiva.

La comunicación es el vehículo de la administración de proyectos. La comunicación efectiva podría dar un proyecto exitoso. Del mismo modo, cualquier caso de falta de comunicación podría ser fatal para un proyecto. Como administrador de proyecto, se debe comunicar constantemente una cosa u otra a patrocinadores, clientes y miembros del equipo. Por lo tanto, compartir información y comunicar las necesidades del proyecto a los miembros del equipo es rutinario.

 

Las siguientes actividades del proyecto requieren una comunicación efectiva:

 

  • Negociación de contratos
  • Requisitos de aplicación
  • Desarrollo de planes de proyecto
  • Delegación de tareas
  • Identificación de riesgos
  • Informes sobre el progreso del proyecto
  • Realización de reuniones
  • Seguimiento del progreso
  • Compartir los cambios con los miembros del equipo.

 

La comunicación ineficaz es el principal contribuyente al fracaso del proyecto un tercio del tiempo, y tuvo un impacto negativo en el éxito del proyecto más de la mitad del tiempo. Por lo tanto, se ha vuelto esencial mejorar la estrategia de comunicación de su proyecto y desarrollar habilidades de comunicación para facilitar y mejorar la administración de proyectos.

 

¿Cuales son las formas efectivas de mejorar la comunicación del proyecto? Los pasos para crear una estrategia de comunicación

 

Universidad Alnus - Formas efectivas de mejorar la comunicación del proyecto  - personas profesionalesCada proyecto exitoso tiene una cosa en común: una estrategia de comunicación efectiva. Esto incluye información como un breve resumen, público objetivo, objetivos, enfoques, canales de comunicación, presupuestos y métodos de monitoreo y evaluación. 

 

Se debe mantener el propósito en su lugar. Se debe saber por qué está haciendo esto y cómo cada paso lo llevará adelante.

 

Asegurar de que los miembros del equipo sepan lo que debe hacerse antes de comenzar con sus tareas. Es esencial que los miembros del equipo conozcan sus roles y responsabilidades. Averiguar qué canales de comunicación prefieren los clientes y los miembros del equipo: correos electrónicos, actualizaciones escritas, llamadas o reuniones del equipo.

 

Teniendo en cuenta la fecha límite, se debe decidir si se desea tener reuniones semanales, quincenales o mensuales. A veces las cosas no salen según lo planeado. Se deben considerar los riesgos potenciales de antemano y ser lo suficientemente flexible como para ajustarse cuando sea necesario.

 

Las organizaciones de alto rendimiento crean planes formales de comunicación para casi el doble de proyectos que sus contrapartes de bajo rendimiento. A continuación, se verá cómo estas organizaciones mantienen su juego de comunicación fuerte.

 

Formas efectivas de mejorar la comunicación del proyecto , establecer las expectativas del proyecto

 

Universidad Alnus - Formas efectivas de mejorar la comunicación del proyecto  - personas profesionalesEl primer paso para establecer un plan de comunicación del proyecto efectivo es establecer las expectativas del proyecto desde el primer día. Esto se hace con los miembros del equipo y las partes interesadas. Cada uno de ellos debe tener claro lo que se espera de ellos durante el transcurso de un proyecto.

 

Discutir abiertamente y explicar los objetivos del proyecto y plan para ellos. Mapear el proyecto con un gráfico es una forma efectiva de agilizar la comunicación. Cuando las personas que trabajan en un proyecto conocen sus responsabilidades y plazos, trabajar en él se vuelve más fácil.

 

La cultura de su empresa juega un papel importante en el cultivo de buenas prácticas de comunicación. El administrador de proyecto debe construir una cultura donde las ideas y opiniones sean bienvenidas con mentes abiertas junto con un enfoque en conversaciones cara a cara e interacciones sociales.

 

Se debe ayudar a los miembros del equipo a decir lo que piensan sin ninguna duda o miedo a ser juzgados. Asegurarse de convertirse en su persona de referencia si encuentran algo problemático mientras trabajan en un proyecto es vital.

 

Formas efectivas de mejorar la comunicación del proyecto, ejecutar reuniones efectivas

 

Universidad Alnus - personas trabajando en equipoLamentablemente, no muchas personas saben cómo ejecutar reuniones de manera efectiva y terminan perdiendo tiempo y no logrando mucho. Si se hacen correctamente, las reuniones pueden producir grandes resultados manteniendo a todos informados sobre el progreso y los cuellos de botella en un proyecto.

 

Para llevar a cabo reuniones productivas, se debe incluir una agenda, informes de estado actualizados y el siguiente curso de acción seguido de un resumen rápido. Se debe inspirar a otros a expresar sus ideas y opiniones en las reuniones para tener un diálogo bidireccional y una comunicación efectiva.

 

Cualquier forma de falta de comunicación podría dañar un proyecto de forma significativa La única manera de evitar la falta de comunicación es hacer preguntas y hacer muchas de ellas.

 

Como administrador de proyecto, se debe tener curiosidad, ya que esto ayudará a entender los procesos y entregables claramente.

 

Hacer preguntas juega un papel importante en llevar la comunicación hacia adelante en la dirección correcta. Cuando haces las preguntas correctas, se obtiene información para ayudar a delegar tareas de la mejor manera. Esto se logra teniendo en cuenta las fortalezas de los miembros de tu equipo.

 

Apuntes Finales

 

Universidad Alnus - personas trabajando en equipoNo siempre es posible estar al tanto de todo. Es por eso que es vital conocer las herramientas de administración de proyectos. Estas herramientas de colaboración son útiles para administrar tareas y agilizar el largo proceso de comunicación.

 

Los administradors de proyectos y equipos de todo el mundo utilizan herramientas de colaboración. De esta forma logran mantener a todos en la misma página y mantener una comunicación constante a lo largo de un proyecto.

 

La comunicación efectiva no es sólo verbal, también es no verbal. De hecho, más de la mitad de la comunicación ocurre a través del lenguaje corporal, acciones y gestos. Si hay mayores casos de falta de comunicación, se debe comenzar a prestar atención a los aspectos no verbales de la comunicación. Incluso si el equipo va fuerte en el frente de la comunicación, siempre hay margen de mejora. Se deben implementar algunos de los consejos para llevar la comunicación delproyecto al siguiente nivel.

¿Cómo ser un project manager de éxito? Ser un project manager puede ser un trabajo difícil. De hecho, incluso los veteranos experimentados con experiencia como project manager exitosos tienen reveses ocasionales. Incluso cuando se hayan planeado y ejecutado las cosas a la perfección, lo inesperado podría suceder.

 

¿Cómo ser un project manager de éxito? Saber responder a las problemas podría ser la diferencia entre la dirección de su proyecto finalizado a tiempo y un proyecto paralizado. ¿Qué hace que un administrador de proyecto tenga éxito? No es si experimentan problemas. Es cómo abordan los problemas y encuentran soluciones.

 

Cómo ser un project manager de éxito, conocer el proceso

 

Universidad Alnus - personas trabajando en equipoUno de los consejos más importantes sobre cómo ser un gerente de proyecto exitoso es entender el proceso del proyecto. Cada proyecto es diferente, y el proceso que ayudó en un proyecto puede obstaculizar en otro. Como project manager, el trabajo es decidir qué enfoque es el mejor para completar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.

 

Cada proyecto tiene un flujo de trabajo, y la forma en que se elija administrar los procesos depende de su proyecto. Las tres técnicas de administración de proyectos más populares son:

 

  • Enfoque de cascada tradicional: Un enfoque lineal que implica una planificación extensa, donde los equipos completan las tareas secuencialmente.
  • Ágil: En lugar de planificación a largo plazo, los proyectos se planifican iterativamente. El trabajo se completa en incrementos, lo que requiere bucles de retroalimentación más cortos donde el trabajo se construye sobre el trabajo anterior.
  • Enfoque híbrido: Este enfoque combina equipos ágiles con un trabajo de alto nivel basado en hitos, lo que lo hace ideal para los equipos que hacen la transición a ágiles. Es un gran compromiso cuando tiene equipos ágiles y partes interesadas ejecutivas que aún prefieren el enfoque de cascada.

 

Estos enfoques se pueden utilizar junto con herramientas visuales de administración de proyectos, lo que facilita el monitoreo de procesos en tiempo real.

 

Cómo ser un project manager de éxito, comunicarse eficazmente

 

No se puede subestimar la importancia de una buena comunicación. De hecho, muchos proyectos fracasan debido a los problemas en los sistemas de comunicación. Pero, ¿qué es una buena comunicación? Demasiada correspondencia y la gente se siente abrumada con mensajes e información importante se pierde. 

 

Sin embargo, cuando hay una falta de comunicación, los proyectos comienzan a desmoronarse. Esto ocurre a medida que los equipos, las partes interesadas y la administración pierden la pista de sus metas y objetivos.

 

Universidad Alnus - personas trabajando en equipo

Comunicarse de manera efectiva requiere que se libre ese equilibrio perfecto. Con los equipos, se debe definir lo que necesitan saber para tener éxito. Pero no se deben cargar con información innecesaria. Las partes interesadas deben recibir actualizaciones de rutina durante todo el proyecto, para que pueda gestionar sus expectativas y percepciones.

 

También se puede mejorar la comunicación mediante:

 

  • Creación de un plan de comunicación
  • Uso de una solución de gestión de proyectos para todas las comunicaciones y el intercambio de documentos
  • Transporte de actualizaciones con datos visuales, con KPI y herramientas de gestión de proyectos visuales

 

En última instancia, una buena comunicación guía a los equipos en la dirección correcta y garantiza que todos los involucrados en el proyecto estén en la misma página.

 

Cómo ser un project manager de éxito, administrar riesgos y problema

 

Cuando se está aprendiendo a ser un administrador de proyecto exitoso, es importante que se administren los riesgos de manera efectiva. Si bien la mayoría de los project manager entienden la importancia de la administración de riesgos, los project manager exitosos son quienes conocen la forma correcta de administrar los riesgos.

 

Estos son algunos consejos para mejorar el proceso de administración de riesgos:

 

  • Sin prisa. Ningún gerente de proyecto quiere dedicar más tiempo a planificar los riesgos, pero una mala evaluación del riesgo podría aumentar el tiempo que pasa en su proyecto en un 25%
  • Se deben identificar los riesgos a lo largo de su proyecto, no solo al comienzo del mismo
  • Comunicarse eficazmente. Se deben utilizar las reuniones semanales de estado como una oportunidad para identificar y administrar los riesgos y otros problemas

 

Universidad Alnus - ¿Cómo ser un project manager de éxito? - persona trabajando

La mayoría de los proyectos tienen muchas piezas móviles para que se pueda realizar un seguimiento. Se debe encontrar un equilibrio entre:

 

  • Entrega a tiempo
  • Mantenerse dentro del presupuesto
  • Apegándose a el alcance

 

Centrarse exclusivamente en un elemento arrojará el proyecto fuera de balance. Por ejemplo, los plazos son importantes, pero si son la única prioridad, puede pasar por alto los errores o aceptar un trabajo deficiente. Esto es especialmente cierto cuando se gestionan proyectos grandes.

 

Para ser un administrador de proyecto exitoso, se debe ser flexible. Los buenos líderes entienden la naturaleza del proyecto (las metas y objetivos). Además, saben cuándo deben mantener el rumbo y cuándo deben adoptar otro enfoque, como Agile.

 

Apuntes Finales

 

Universidad Alnus - ¿Cómo ser un project manager de éxito? - persona trabajandoCon la creciente popularidad de Agile, la administración de proyectos de control está pasando de moda. Los gerentes de proyecto se están alejando de la microgestión, dando a los equipos más autonomía para planificar y organizar su trabajo.

 

Bajo este enfoque, los administradores de proyecto adoptan el papel de un líder de apoyo.

 

El papel no es llamar a los pedidos, sino más bien capacitar a los equipos para que puedan completar con éxito los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto. Aquí hay algunas maneras en que se puede convertirse en un líder de apoyo:

 

  • Establecer los objetivos y permitir que los equipos decidan cómo administrar el trabajo
  • Hacer preguntas y obtén comentarios de tus equipos
  • Creer en los planes del equipo, motivarlos, y entrenarlos a la línea de meta

 

Cuando se trata de la importancia de las habilidades de liderazgo, la administración de proyectos no es diferente de otros puestos gerenciales. Buenas habilidades interpersonales que recorrer un largo camino cuando coordinar y comunicarse con los miembros del equipo.

 

Como disciplina, la administración de proyectos cambia constantemente. Los administradores de proyecto logrados nunca se ponen en sus caminos: continúan aprendiendo. A medida que la tecnología y el panorama profesional continúan cambiando, se deben ver diferentes herramientas y nuevos enfoques de administración de proyectos. Estos permiten seguir aprendiendo a ser un gerente de proyectos exitoso.

Hay muchas herramientas esenciales para los project manager. Se puede obtener de todo. Por ejemplo, aplicaciones dedicadas a listas de tareas hasta herramientas de colaboración, e incluso herramientas que calculan el riesgo del proyecto y los resultados del modelo para usted. 

 

Herramientas esenciales para los project manager

 

Las lecciones aprendidas de los informes y los gráficos de Gantt

 

Al trabajar con los clientes para obtener la mayor cantidad de comentarios posible para mejorar el rendimiento futuro, los informes de lecciones aprendidas son algo muy valioso. Esta herramienta permite ver lo que ha sucedido en el proyecto desde una perspectiva (en gran medida) imparcial. Además, da la oportunidad de mejorar esos elementos en el futuro. 

 

Universiad Alnus - Herramientas esenciales para los project manager - persona trabajandoSe deben programar reuniones de lecciones aprendidas en su proyecto de forma regular y escribir los informes rápidamente antes de olvidar lo que ha discutido. No se debe olvidar implementar ningún cambio, de lo contrario no se verá ningún beneficio al recopilar las lecciones aprendidas en primer lugar. Si se está administrando un proyecto grande y complejo, un gráfico de Gantt agrega algo que una lista de tareas estándar (o cualquier otra forma de mostrar tareas) no puede ofrecer. El gráfico de Gantt es la representación gráfica de las tareas a lo largo del tiempo.

 

No es necesario usar Microsoft Project. Sin embargo, producir un gráfico de Gantt a mano o en una aplicación de hoja de cálculo va a ser casi imposible. Es decir, será una tarea difícil de mantener, difícil de cambiar y que consume mucho tiempo. Por lo tanto, es importante conseguir una herramienta de gestión de proyectos para hacer el trabajo pesado.

 

Sin la gestión de cambios, el gráfico de Gantt estará desactualizado y no se podrá implementar ninguna de las lecciones que ha aprendido. Por lo tanto, no se podrá realizar cambios en la forma en que trabaja para incorporar cualquiera de los valiosos comentarios.  Conseguir la gestión del cambio correcta significa que el equipo será capaz de ir con el flujo, adaptarse a cómo cambia su entorno y entregar algo que el patrocinador realmente quiere. Esta es la clave del éxito en la administración de proyectos.

 

Las herramientas esenciales para los project manager, la declaración de ámbito

 

Universiad Alnus - Herramientas esenciales para los project manager - persona trabajandoNo se debe olvidar el hacer una declaración de alcance bien elaborada. Esto es esencial para conseguir que un proyecto inicie con el pie derecho. Si la declaración es demasiado vaga, no se sabrá lo que se está tratando de hacer. Por otro lado, si es demasiado detallado probablemente encontrará que nunca comenzará con ningún trabajo real. Esto ocurre debido a que las diferentes partes interesadas eliminan el alcance durante semanas y semanas.

 

Se lleve entablar una reunión, virtual o física, con el equipo. Posteriormente, el project manager debe asegurarse de que todos estén de acuerdo con lo que se necesita hacer en el proyecto. Después, se debe anotar. Así se podrá obtener el documento aprobado. Además, el project manager debe asegurarse de que todos los que necesitan una copia tengan una copia. Este debe ser un documento al que el equipo se refiere a menudo para verificar que está en camino de entregar todo lo necesario.

 

Hasta ahora se han presentado 5 herramientas esenciales para los administradores de proyectos. Por ejemplo, informes de lecciones aprendidas, gráficos de Gantt, software de administración de proyectos, un proceso de administración de cambios y la declaración de alcance del proyecto. Hay otras cuatro herramientas esenciales para los project manager. Se introducirán la documentación de requisitos, la matriz de partes interesadas, los informes de estado, la reunión de inicio del proyecto.

 

La documentación de requisitos

 

Universidad Alnus - personas trabajando en equipoEs vital que se tenga una documentación clara para todos sus requisitos. Si no se tiene, es probable que, incluso si se piensa que saben lo que se supone que deben hacer, probablemente terminen entregando algo que el cliente no quiere o que no se ajuste al estándar.

 

Lleva mucho tiempo reunir la documentación completa de requisitos para todos los requisitos de un proyecto. Sin embargo, vale la pena hacerlo correctamente. Esto es cierto incluso en entornos donde los requisitos cambian rápidamente o realmente no se tiene tiempo para documentar en detalle. Es importante hacer lo mejor que se pueda para asegurarse de que el alcance de los requisitos se actualice a medida que avanza.

 

En la administración de proyectos se habla mucho sobre la participación de las partes interesadas. Por lo tanto, no se puede hacer un proyecto sin la participación de otras personas. Tienen un gran interés en conseguir algo entregado al final del proyecto y esa, entre otras razones, es la razón por la cual las partes interesadas contribuyen a los proyectos.

 

La matriz es una gran herramienta, ya que ayuda no solo a identificar quién es una parte interesada en el proyecto, sino también cómo afectarán al proyecto a medida que avanza. La matriz dirá aladministrador la organización de los roles para que se puedan planificar las estrategias para administrar las personalidades del equipo.

 

Apuntes Finales

 

Universidad Alnus - personas trabajando en equipoUn informe de situación debe cubrir todo lo que las partes interesadas necesitan para tomar decisiones efectivas sobre el proyecto. Eso incluye:

 

  • Una actualización sobre el progreso actual en relación con la programación
  • Noticias sobre los principales riesgos y problemas pendientes
  • Lo último en el presupuesto
  • Cualquier otra cosa que sea relevante para este punto del proyecto: tendrá que usar su juicio aquí.

 

Una reunión de inicio del proyecto se lleva a cabo al comienzo del proyecto y se utiliza para establecer el tono y la dirección del proyecto. Se discutirán los objetivos clave del proyecto y cómo los logrará, los roles y responsabilidades de las personas en el equipo y cómo se involucrará al cliente.

 

Al final de la sesión, todos deben saber lo que se supone que deben hacer, al menos a un nivel general. Este tipo de discusión realmente pone a todos en la misma página para que puedan comenzar a trabajar en las cosas correctas.