El qué, quién y cómo de la administración del cambio

El qué, el porqué, el quién y el cómo de la administración del cambio ¿Desea involucrar a los líderes de la organización y aumentar su comprensión de la administración del cambio en cuestión de minutos? Este artículo explica rápidamente los beneficios que su organización puede conseguir centrándose en el aspecto humano del cambio.

 

¿Qué es la administración del cambio?

 

La administración del cambio es la aplicación de un proceso estructurado y un conjunto de herramientas para liderar el lado humano del cambio con el fin de lograr un resultado deseado. 

 

La administración del cambio también es:

 

• Un proceso utilizado para administrar los cambios de sistemas, procesos y organizaciones.

 

• Una competencia de liderazgo para permitir el cambio dentro de una organización.

 

• Una capacidad estratégica diseñada para aumentar la capacidad de cambio y la capacidad de respuesta.

 

¿Por qué es necesaria la administración del cambio?

 

• Efecto sobre la adopción y el uso

 

La aplicación de la administración del cambio puede influir directamente en la adopción y el uso. En concreto, puede afectar a:

 

• • La velocidad de adopción

• • ¿Con qué rapidez se ponen en marcha los nuevos sistemas, procesos o funciones?

• • Tasa de utilización 

• • ¿Cuántas personas (de la población total) están adoptando y utilizando la nueva solución?

• • Competencia

• • ¿Cuál es el rendimiento de las personas en comparación con el nivel previsto en el diseño del cambio?

 

 

• Efecto sobre los objetivos del proyecto y el regreso de inversión

 

Cuando la administración del cambio proporciona los niveles de adopción y uso previstos, aumenta la probabilidad de alcanzar los objetivos empresariales a tiempo y dentro del presupuesto. 

 

Cuando el aspecto humano del cambio está mal administrado, los proyectos se retrasan, menos personas se comprometen con el cambio y los niveles de competencia disminuyen. En última instancia, los proyectos ofrecen un menor rendimiento de la inversión o, en algunos casos, fracasan por completo.

 

¿Quién participa en la administración del cambio?

 

Las funciones necesarias para el éxito del cambio pueden variar según el tamaño y el alcance del proyecto. Las funciones principales en la administración del cambio son:

 

• Patrocinadores

 

Los patrocinadores de la administración del cambio dan credibilidad y autoridad al cambio. Los patrocinadores primarios, los patrocinadores y las coaliciones de patrocinadores tienen responsabilidades distintas pero superpuestas:

 

El patrocinador principal autoriza el cambio y es responsable, en última instancia, de garantizar que los resultados deseados del cambio se hagan realidad para la organización. El nivel de patrocinio requerido está determinado por el nivel de riesgo del cambio. Por ejemplo, el patrocinador principal de un cambio de alto riesgo debe ser un alto ejecutivo o funcionario de la organización.

 

Durante el cambio, el papel del patrocinador principal es cumplir con las reglas del patrocinio: Participación activa y visible a lo largo de todo el proyecto, construir una coalición de patrocinio con compañeros y directivos, y comunicarse directamente con las personas y grupos afectados.

 

Normalmente se necesitan patrocinadores adicionales para los cambios que afectan a varios grupos de una organización. Dichos patrocinadores pueden ser altos directivos con responsabilidad sobre las personas o sistemas afectados por el cambio, o líderes de influencia cuya participación es necesaria para lograr resultados exitosos del cambio para determinados grupos.

 

La coalición de patrocinadores es un grupo de patrocinadores que apoyan la implementación exitosa de un cambio específico en toda la organización, cumpliendo el ABC del patrocinio con los grupos impactados en sus respectivas áreas de responsabilidad. 

 

Tener una coalición de patrocinadores fuerte es un indicador principal del éxito del cambio, mientras que una coalición de patrocinadores débil es un indicador principal de que un cambio se retrasará, no alcanzará los objetivos o fracasará por completo si no se aborda eficazmente la debilidad.

 

• Administradores de personas

 

Los administradores de personas contribuyen al éxito de los resultados del cambio apoyando a los subordinados directos en sus propios viajes mediante el desempeño de cinco funciones clave: Comunicador, Enlace, Defensor, Administrador de la Resistencia y Entrenador. Los administradores de personas son los emisores preferidos de los mensajes de cambio relacionados con el impacto personal de un cambio en sus subordinados directos. 

 

• Administrador de proyectos

 

El administrador de proyectos contribuye al éxito de los resultados del cambio diseñando, desarrollando y entregando la solución técnica teniendo en cuenta la adopción y el uso individual desde el principio.

 

También colabora en un enfoque unificado con el profesional del cambio.

 

• Profesional del cambio

 

El profesional del cambio contribuye al éxito de los resultados del cambio aplicando la estructura y la intención del cambio, habilitando y equipando a otras funciones del cambio, y colaborando en un enfoque unificado con el administrador del proyecto. 

 

El profesional del cambio desarrolla una estrategia personalizada y un conjunto de planes, incluyendo un plan de patrocinio, un plan de administración de personas, un plan de comunicación y un plan de formación.

 

• Persona afectada (empleado)

 

El individuo afectado contribuye al éxito de los resultados del cambio participando en el mismo, comprendiendo sus respuestas emocionales al cambio e identificando el apoyo que necesita para tomar el control de su experiencia de cambio y prosperar durante el mismo.

 

¿Cómo funciona el proceso de administración del cambio?

 

La administración del cambio se produce a nivel individual y organizativo.

 

• Administración del cambio individual

 

La individual consiste en administrar el cambio persona a persona. El cambio organizativo sólo puede producirse cuando los individuos cambian. Hay cinco elementos o resultados que sirven como bloques de construcción secuencial del cambio individual. 

 

Cuando se asegura que los cinco elementos están presentes, el individuo es capaz de adoptar y utilizar el cambio. El trabajo del administrador es guiar a los individuos a través de un cambio concreto y abordar cualquier obstáculo o barrera que se encuentre en el camino.

 

• Administración del cambio organizativo

 

Aunque todos los cambios se producen de forma individual, las organizaciones administran esas transiciones individuales de forma colectiva.

 

La administración del cambio organizativo implica el diseño y la puesta en práctica de actividades de administración del cambio que permitan a los individuos y grupos afectados adoptar y utilizar los cambios.

 

El proceso de administración del cambio organizativo es el vínculo fundamental entre el cambio individual y el cambio organizativo.

 

El proceso de 3 fases es un enfoque estructurado y repetible para permitir que el lado de las personas del cambio logre el éxito del mismo y aporte valor a la organización.

 

Cada fase incluye un conjunto de preguntas en lenguaje sencillo que deben responderse para un cambio específico y un entregable que documenta la finalización de la fase.

 

Administración del cambio en la empresa

 

La administración del cambio en la empresa es el despliegue estructurado e intencionado de la administración del cambio en toda la organización. El despliegue va más allá de la aplicación de una administración eficaz del cambio organizativo a todas las iniciativas de cambio. 

 

Al institucionalizar las prácticas, procesos, capacidades y competencias de la administración del cambio en toda la organización, la aplicación de la administración del cambio se convierte en la norma, en parte de los valores de la organización y en parte de su ADN organizativo. 

 

Cuando se hace bien, ser capaz de anticipar y aplicar eficazmente el cambio se convierte en una competencia básica y una fuente de ventaja estratégica.

 

Beneficios de la administración del cambio

 

Dado el volumen y la complejidad de los cambios en la actualidad, puede ser fácil para los profesionales del cambio ver los beneficios de una administración del cambio eficaz.

 

Ven de primera mano cómo aumenta en gran medida la probabilidad de obtener resultados satisfactorios, permite captar la parte del ROI del proyecto que depende de las personas, ayuda a mitigar la resistencia de los empleados y mucho más.

 

Al compartir el “qué, por qué, quién y cómo” de la administración del cambio con los líderes ocupados, les da la información que necesitan para entenderla rápidamente, para que pueda maximizar su tiempo y el suyo, y empezar a elevar el éxito del cambio en su organización juntos.