Habilidades esenciales para administrar proyectos

Habilidades esenciales para administrar proyectos. La administración de proyectos no es un trabajo fácil. De hecho, se trata de varias tareas no fáciles, como el inicio, la planificación, la ejecución, el control y el cierre de un proyecto. Y lo que es más difícil, ese proyecto se delega en un equipo de su elección, al que se le asignan objetivos específicos que debe alcanzar en un plazo definido y con un presupuesto determinado.

 

Y tiene que hacer todo eso con éxito. Para ello, los mejores administradores de proyectos utilizan sólidas herramientas de administración de proyectos para mantener organizados todos los aspectos de sus proyectos.

 

Aun así, es mucho pedir a un solo individuo, pero los administradores de proyectos tienen una serie de habilidades para hacer el trabajo. Entre ellas se encuentran las técnicas, empresariales y de administración que cabría esperar, pero también una serie de habilidades blandas. Los administradores de proyectos no sólo tratan con sistemas y procesos, sino también con personas. En resumen, el éxito de la administración de equipos se basa en la creación y el mantenimiento de relaciones sólidas en toda la organización.

 

Pero este es sólo un aspecto del trabajo de los administradores de proyectos, que tiene muchas facetas. A continuación hemos recopilado las principales habilidades que todo administrador de proyectos debe tener. 

 

Como administrar proyectos: Liderazgo

 

Tenemos que empezar por el gran padre de todos ellos: el liderazgo.

 

Es una habilidad un poco resbaladiza, ya que algunos creen que se nace con habilidades de liderazgo y que no se pueden enseñar.

 

Pero nosotros creemos que todo el mundo tiene el potencial de aprender a aplicar habilidades y técnicas de liderazgo probadas. 

 

 

Después de todo, ¿cuál es la alternativa?

 

Como administrador de proyectos, no sólo eres responsable de llevar el proyecto a buen puerto, sino que también diriges un equipo para lograr ese objetivo.

 

Esto requiere que motive cuando sea necesario. Recuerde que el liderazgo de proyectos tiene diferentes estilos, uno de los cuales se adaptará a tu personalidad.

 

Es más que administrar tareas; es administrar personas.

 

 

Como administrar proyectos: Comunicación

 

La comunicación va realmente de la mano del liderazgo. No puedes ser un líder eficaz si no eres capaz de articular lo que necesitas que haga tu equipo. Pero no sólo te vas a comunicar con tu equipo, sino que tendrás que tener una comunicación clara con todas las personas relacionadas con el proyecto, desde los proveedores y contratistas hasta las partes interesadas y los clientes.

 

Ya sea a través de herramientas de información o fomentando la colaboración con el chat, el intercambio de archivos y otros medios para etiquetar las discusiones a nivel de tareas, vas a necesitar ambos sistemas para facilitar las comunicaciones. Estas herramientas también ayudan a conectar a las personas de forma individual y en entornos de grupo, como reuniones y presentaciones.

 

Como administrar proyectos: Programación

 

Ahora estamos empezando a entrar en algunos de los conjuntos de habilidades duras que se requieren de los administradores de proyectos, y pocos son tan esenciales como saber cómo crear un calendario del proyecto. La única manera de alcanzar los objetivos del proyecto dentro del plazo que se ha decidido es desglosar ese objetivo en tareas en un calendario.

 

Eso es la programación, y es el núcleo de lo que hace un administrador de proyectos: establecer un calendario realista y luego administrar los recursos para mantenerse en el camino para que el proyecto pueda concluirse con éxito a tiempo. 

 

Hay muchas herramientas que pueden ayudar en este proceso, entre las que destaca un diagrama de Gantt en línea, que proporciona una visualización del calendario con las tareas, la duración de las mismas, las dependencias y los hitos.

 

Como administrar proyectos: Gestión de cost0s

 

No puedes hacer nada sin el dinero para pagarlo. Si ha creado un presupuesto, su primer trabajo es asegurarse de que ese presupuesto es realista y puede satisfacer las necesidades financieras del proyecto y, en segundo lugar, controlar esos costes durante la ejecución del proyecto.

 

Esto es más fácil de decir que de hacer. A no ser que tengas suerte y trabajes para una organización con fondos ilimitados, vas a tener ciertas limitaciones financieras, y lo más probable es que te den un presupuesto muy ajustado. Se necesita una gran habilidad para averiguar cómo exprimir cada céntimo de esos fondos limitados.

 

Como administrar proyectos: Negociar

 

Ser bueno en la negociación es una especie de subconjunto de las comunicaciones, pero merece su propio espacio aquí. Negociar no es simplemente regatear para conseguir el mejor precio de un proveedor o contratista, aunque ciertamente eso forma parte de ello. Dirigir un proyecto significa estar en constantes negociaciones.

 

Por ejemplo, es probable que recibas demandas de las partes interesadas que pueden afectar al alcance del proyecto. Tendrás que darles un empujón, pero con diplomacia, para que todas las partes implicadas sientan que están consiguiendo lo que quieren. Luego están los inevitables conflictos que surgirán entre los miembros del equipo u otras personas implicadas en el proyecto. Si tienes una gran capacidad de negociación, podrás resolver estas disputas antes de que estallen y amenacen el proyecto.

 

Como administrar proyectos: Pensamiento crítico

 

Los administradores de proyectos no son los únicos que podrían beneficiarse de esta habilidad. La mayoría de nosotros no pensamos, sino que reaccionamos y seguimos una serie de respuestas que nos han dicho o hemos aprendido. No es algo tan malo. A veces se puede estar en piloto automático, pero es mejor saber cómo apagarlo.

 

El pensamiento crítico consiste simplemente en ser lo más objetivo posible a la hora de analizar y evaluar un asunto o una situación, para poder formarse un juicio imparcial. Te saca de actuar por emociones o por conocimientos recibidos, y ¿no es eso lo que debe hacer un director de proyectos? Te enfrentas a problemas todos los días cuando trabajas en un proyecto, y quieres que tus decisiones sean imparciales. Lo único que debe guiar tu decisión es lo que es mejor para el proyecto.

 

Gestión de tareas

 

Esta es otra de esas habilidades técnicas que deberían estar grabadas en el ADN de todo jefe de proyecto. Si la programación es la base de la administración de proyectos, las tareas son la argamasa que lo mantiene todo unido. Habrá montones de estas molestas tareas que tendrás que crear, asignar y administrar, algunas de las cuales dependerán de otras, lo que significa que una mala administración de este proceso puede afectar gravemente al éxito de tu proyecto.

 

Puedes ver esto como si hicieras una súper lista de tareas, lo cual no está del todo mal, pero a medida que añadas complejidad también querrás añadir las herramientas que te ayuden a administrar estas tareas de forma más eficiente. Querrás que tu herramienta de administración de tareas cuente con funciones que fomenten la colaboración con tu equipo. De esta forma te ayudarán a priorizar y te ofrecen actualizaciones de estado instantáneas cuando las tareas se hayan completado o se estén retrasando.

 

Gestión de la calidad

 

La mayoría de estas habilidades son obvias, ¿verdad? Pues son las 10 principales habilidades de administración de proyectos. Pero la administración de la calidad es una de las que los directores de proyectos suelen pasar por alto, y a la que hay que prestar más atención. La administración de la calidad consiste en supervisar las actividades y tareas necesarias para entregar un producto o servicio al nivel indicado en la documentación del proyecto.

 

¿Le resulta familiar? Básicamente, es una parte de su trabajo a la que quizá nunca le haya puesto nombre o, lo que es peor, que ha descuidado en favor del cumplimiento de los plazos. Cumplir los plazos es importante, pero ese plazo no tiene sentido si produce algo que es deficiente.

 

Sentido del humor

 

No, de verdad. No es necesario ser un comediante, y ciertamente hay un momento y un lugar para el humor, pero el sentido del humor podría ser una de las habilidades más esenciales de nuestra lista, incluso si es una habilidad blanda en la administración de proyectos.

Esto se debe a que el sentido del humor consiste en tener una perspectiva diferente. Te permite ver un problema de forma diferente. El humor alivia el estrés para ti y para tu equipo, y sólo cuando las tensiones se disipan pueden aparecer acciones e ideas más inteligentes. 

El sentido del humor también ayuda a la moral. Vas a trabajar tan duro como tu equipo, pero eso no significa que el entorno en el que trabajas deba ser asfixiante. Puedes establecer o al menos influir en la cultura del lugar de trabajo, y un humor más ligero levanta todas las naves.

 

Ten paciencia

 

No se soluciona nada apurando un proyecto o sintiéndose frustrado cuando las cosas no salen como se planean. Aunque el tiempo es una limitación, si te apresuras en el proceso vas a cometer errores. Eso hará que te sientas frustrado, lo que lleva a más contratiempos.

Los proyectos llevan su tiempo, desde la investigación hasta la planificación, y deben ser minuciosamente pensados para que salgan bien. Eso no significa que no vaya a haber problemas. Siempre hay problemas. Tanto si se trata de una solicitud de cambio como de un miembro del equipo que se comporta mal o de las partes interesadas que tienen grandes expectativas, si no tienes paciencia todo será exponencialmente peor.