¿Cómo formar un equipo de proyecto?

Cómo formar un equipo de proyecto. Los proyectos, independientemente de su tamaño y alcance, son complejos. Si no lo fueran, podrían ser simplemente tareas de una lista de tareas pendientes. Por suerte, los proyectos son también un esfuerzo de grupo: en cada proyecto hay un equipo que trabaja conjuntamente para hacer realidad los resultados.

 

¿Cómo se reúnen estos equipos? No por sí solos. Hay muchas maneras de formar equipos de proyecto y muchos factores a tener en cuenta.

 

¿Qué es un equipo de proyecto?

 

Un equipo de proyecto se compone de individuos que trabajan juntos hacia un objetivo común. Puede incluir ejecutivos, un director de proyecto, líderes de equipo de diferentes departamentos y miembros del equipo.

 

El funcionamiento de este equipo depende de su organización, que puede adoptar la forma de diferentes estructuras organizativas de proyectos.

 

Dentro de una estructura típica de equipo de proyecto, los proyectos están dirigidos por el director de proyecto, aunque también pueden ser dirigidos por un ejecutivo al que el director de proyecto reporta. La característica principal de este tipo de equipo es que todos dependen del director del proyecto o de otra persona situada en la parte superior de la cadena de mando.

 

El director del proyecto suele administrar el proyecto, el equipo y todas las tareas relacionadas en un software de administración de proyectos. Lo ideal es que el software de administración de proyectos permita la colaboración en equipo, así como la planificación, para que los equipos puedan dar lo mejor de sí mismos.

 

¿Cuál es la estructura de un equipo de proyecto?

 

Una estructura de equipo de proyecto es un tipo de estructura organizativa de proyecto en la que el proyecto está dirigido por un administrador de proyectos con el control total de todo el proyecto. 

 

El administrador del proyecto crea un plan y un calendario del proyecto, reúne a un equipo, asigna tareas y responsabilidades y supervisa el proyecto en todo momento. Por ello, caracterizamos este tipo de estructura como “proyectizada”, ya que la estructura del equipo se rige por las exigencias de cada proyecto.

 

Imagine una cadena alimentaria. El director del proyecto está en la cima, y varios miembros del equipo componen los diferentes niveles.

 

El segundo nivel de la “cadena alimentaria” está dirigido por un puñado de líderes, cada uno con su propio enfoque (jefe de marketing, jefe de producto, jefe de ventas, etc.).

 

Por debajo de cada líder, el siguiente nivel está formado por un grupo de miembros del equipo. Por ejemplo, el nivel inferior a un líder de marketing puede estar formado por un redactor de contenidos, un editor, un administrador de correo electrónico, etc. Estos miembros del equipo informan a sus respectivos líderes, y los líderes informan al director del proyecto en la parte superior.

 

¿Cómo formar un equipo de proyecto?

 

La formación de un equipo de proyecto tiene que ver tanto con la selección de los miembros del equipo como con el desarrollo de la estructura organizativa del proyecto.

 

Independientemente de la estructura organizativa que elijas, esto implica establecer normas y procedimientos, definir las expectativas y establecer la comunicación.

 

Si estas cosas no están claramente definidas antes de que comience el proyecto, inevitablemente darán lugar a problemas en el futuro.

 

 

Tres pasos clave para crear un equipo de proyecto

 

La formación de un equipo de proyecto será diferente según el proyecto y la estructura organizativa. Teniendo esto en cuenta, aquí hay algunos detalles universalmente útiles en los que hay que centrarse a la hora de formar el equipo.

 

1. Tenga en cuenta las necesidades interdepartamentales

 

Muchos proyectos requieren que varios departamentos trabajen juntos para lograr los resultados.

 

Dentro de la estructura del equipo del proyecto, cada departamento implicado debe estar encabezado por un líder que administre un equipo de personas de su departamento.

 

Por lo tanto, antes de entrar en el meollo de la formación del equipo, decida qué departamentos van a participar y quién los dirigirá.

 

 

 

 

2. Crear prácticas de comunicación

 

Dado que la estructura del equipo del proyecto implica tantos niveles de individuos, es extremadamente importante mantener una comunicación fluida.

 

De lo contrario, el equipo empezará a sentirse como si fueran varios departamentos independientes que trabajan con objetivos diferentes.

 

La mejor manera de evitar que esto ocurra es establecer una cadencia de reuniones, exigir informes de estado, programar tiempo de colaboración interdepartamental y cualquier otra idea.

 

 

 

3. Definir claramente las expectativas

 

La mejor manera de establecer la comunicación para el éxito y mantener todo el proyecto funcionando sin problemas es definiendo claramente las expectativas.

 

Los proyectos más exitosos están dirigidos por administradores de proyectos que establecen normas básicas y definen las expectativas desde el principio.

 

Estas normas también pueden incluir límites claros, los pasos a seguir si algo va mal y mucho más.

 

Recomendamos llegar a poner estas cosas por escrito y conservar el documento en algún lugar donde todo el equipo pueda consultarlo.

 

Cómo asignar las habilidades de los miembros del equipo para las tareas

 

Ahora que ha sentado las bases de la estructura de su equipo de proyecto y ha reunido al equipo, es el momento de empezar a asignar tareas.

 

Pero, antes de hacerlo, es extremadamente ventajoso evaluar quién tiene las habilidades para asumir ciertas tareas. Todo el mundo tiene puntos fuertes y débiles, y aprovechar los puntos fuertes de un miembro del equipo puede mejorar mucho los resultados.

 

Para saber qué miembros del equipo son los que mejor se adaptan a las tareas, el director de proyecto o el jefe de equipo debe hacer un balance de la experiencia y las especialidades de cada uno. Esto se hace creando una matriz de habilidades.

 

¿Qué es una matriz de competencias? Como formar un equipo de proyecto

 

Una matriz de competencias es una tabla que sirve para cuantificar e ilustrar las competencias, la experiencia y el nivel de interés de cada miembro del equipo.

 

El director del proyecto y/o el jefe del equipo deben medir primero el interés de un miembro del equipo por una determinada tarea.

 

A continuación, se compara este interés con sus habilidades. A continuación, esta comparación se añade a una tabla en la que se comparan las habilidades y los intereses de todos los miembros del equipo.

 

Para hacer una matriz precisa, hay que crear una escala para “puntuar” a los individuos. Cuando estas puntuaciones se muestran en una tabla, es más sencillo tomar decisiones objetivas que sean las mejores para el proyecto. También es una excelente oportunidad para tomar nota de los intereses de un individuo frente a su experiencia, y quizás darle más oportunidades en el futuro.

 

Ventajas de una estructura de equipo de proyecto

 

Cuando un equipo de proyecto está estructurado de forma descendente, todo el mundo sabe exactamente a quién tiene que informar, ya sea para hacer preguntas, obtener aprobación, presentar resultados o cualquier otra cosa.

 

No hay ninguna confusión sobre con qué miembros del equipo hay que colaborar.

 

Otra ventaja de la estructura de un equipo de proyecto es que se rige totalmente por las necesidades del proyecto. Los distintos proyectos tienen exigencias diferentes. Este tipo de estructura organizativa se adapta a estas demandas. Ahora bien, eso no quiere decir que una estructura de equipo de proyecto sea siempre la opción correcta. Hay que tener en cuenta las posibles dificultades.

 

Escollos de una estructura de equipo de proyecto

 

Las estructuras de los equipos de proyecto se determinan en función de las necesidades del proyecto específico. Si bien esto puede ser una gran cosa, también puede dar lugar a desperdicios.

 

¿Cómo? Al principio de cada nuevo proyecto, hay que crear una nueva estructura de equipo de proyecto, en lugar de reutilizar una estructura de proyectos anteriores.

 

Otro escollo que hay que tener en cuenta es la posibilidad de que todo el equipo quede desarticulado. Si el director del proyecto no tiene cuidado, la comunicación entre los líderes puede fallar. Cuando esto ocurre, la colaboración se paraliza y los miembros del equipo empiezan a pisarse los unos a los otros.

 

Cómo mejorar la colaboración en equipo

 

Mejorar la colaboración en equipo es más fácil de decir que de hacer, y suponer que la colaboración perfecta se produce por sí sola es un gran error. El éxito de la colaboración en equipo es la culminación de estrategias bien pensadas y la adaptación a los desafíos. Si se pregunta por dónde empezar, tenga en cuenta estos tres consejos.

 

como formar un equipo de proyecto: Elija el tipo correcto de estructura organizativa del proyecto

 

Si la colaboración se convierte en un gran problema, puede ser el momento de dar un paso atrás y considerar una reestructuración. No existe una estructura organizativa “dorada” que funcione perfectamente el cien por cien de las veces.

 

Como formar un equipo de proyecto: Cree un plan de comunicación

 

Uno de los primeros pasos para mejorar la colaboración es conseguir que todos estén en la misma página.

 

Dentro de la estructura de un equipo de proyecto, esto significa asegurarse de que todos los equipos tienen la misma información para trabajar y saben exactamente cómo comunicarse entre sí para hacer preguntas, expresar ideas, etc.

 

Cuando este es el caso, y el proyecto está formado por varios equipos y líderes de equipo, un plan de comunicación permite que todos sepan exactamente cómo trabajar juntos.

 

Elija soluciones inteligentes de administración de equipos: Los equipos crecen cada día, pero eso no significa que todos vayamos a la misma oficina. Las herramientas de administración de equipos se crearon para potenciar el equipo moderno, formado por individuos de diferentes departamentos o incluso de diferentes zonas horarias. Debido a esta evolución, necesitamos una tecnología que facilite más que nunca la colaboración y la comunicación. Las herramientas de administración de equipos crean un espacio digital para que todos colaboren y vean en qué están trabajando los demás.