Cómo mantenerse organizado como administrador de proyectos y mantener las mejoras

Cómo mantenerse organizado como administrador de proyectos y mantener la mejora administración de los proyectos.

 

Empezar a utilizar software de administración de proyectos

 

Los equipos que han adoptado el software de administración de proyectos lo identifican como la herramienta más impactante para una comunicación eficaz en equipo. Muchos equipos siguen utilizando hojas de cálculo para la administración de proyectos, y eso les está paralizando. Las hojas de cálculo no pueden ser útiles para el seguimiento del tiempo o las tareas del proyecto, no permiten personalizar la metodología de administración del proyecto. 

 

Además, la colaboración de proyectos en hojas de cálculo es un suplicio espantoso.

 

Por el contrario, el software de administración de proyectos adecuado le permitirá hacer todas esas cosas y más, en tiempo real, en múltiples dispositivos y desde cualquier lugar del mundo.

 

• Crear un plan de proyecto

 

El primer paso para mantenerse organizado es organizarse. Puede resultar tentador seguir adelante, con la intención de organizar las cosas sobre la marcha, pero una buena planificación es esencial. Para sentar las bases de un proyecto exitoso y organizado, invierte el tiempo necesario en elaborar un buen plan de proyecto.

 

Un plan de proyecto es el documento que describe cómo se ejecutará, supervisará y controlará el proyecto, y cómo se cerrará. Un plan de proyecto exhaustivo ofrece una excelente hoja de ruta para todo el proyecto.

 

Esboza los objetivos y el alcance de su proyecto y sirve de punto de referencia oficial para,

 

el presupuesto:

 

• • El calendario del proyecto
  • Funciones y responsabilidades del administrador del proyecto
  • Metas y objetivos del proyecto
  • Los resultados del proyecto
  • Calendario del proyecto

 

• Crear un calendario del proyecto, Cómo mantenerse organizado como administrador de proyectos.

 

Existe un gran solapamiento entre el plan y el calendario del proyecto. El calendario del proyecto es una parte importante del plan e incorpora información sobre el presupuesto, los objetivos y los entregables, además del calendario.

 

A partir de toda la información recopilada al elaborar el plan del proyecto, identifique todas las actividades necesarias para llevarlo a cabo. En el caso de proyectos complejos, puede resultar útil organizar estas tareas en forma de Estructura de Desglose del Trabajo (EDT), un gráfico de administración de proyectos en el que se visualizan los proyectos, las tareas y sus subtareas.

 

Una vez que se hayan enumerado todas las actividades, se deben determinar las dependencias del proyecto entre ellas (qué cosas son requisitos previos de otros pasos) y, a continuación, ordenarlas en consecuencia. Llegados a este punto, se puede estimar el tiempo y los recursos necesarios para cada actividad y confirmar que su presupuesto y calendario son adecuados.

 

Una vez completados el calendario y el plan del proyecto, se necesitarán estrategias y herramientas de administración del proyecto para comunicarles a el equipo y ayudar a todos a mantener el rumbo a lo largo del proyecto.

 

Los planes mejor trazados pueden arruinarse por una mala ejecución, pero el software de seguimiento de proyectos adecuado y las mejores prácticas de administración de proyectos pueden mantener a su equipo organizado durante toda la duración del proyecto.

 

• Trabaje con plazos, Cómo mantenerse organizado como administrador de proyectos.

 

Establezca fechas de vencimiento no sólo para los objetivos de alto nivel, sino también para las acciones individuales.

 

La fecha de vencimiento te obliga a ti y a tu equipo a rendir cuentas del trabajo que hacéis cada día. Le da una idea clara de lo que se necesita y cuándo. También ayudará a tu equipo de proyecto a mantenerse centrado en las tareas que tiene entre manos sin tener que trabajar en ellas de forma ad hoc.

 

Puedes fijar plazos exigentes para mantener el impulso, fomentar la innovación y evitar distracciones. Pero asegúrate de no pasarte con ellos y de contar con las aportaciones de tu equipo, ya que los plazos poco realistas matan la moral.

 

 

• Definir prioridades

 

Una lista de cosas por hacer ordenada sin prioridades no sirve de nada. A menudo prestamos menos atención a las prioridades y acabamos gastando mucho tiempo, esfuerzo y recursos que tienen poca importancia. Tienes que definir lo que es importante y urgente para ti, para tu equipo y para tu organización priorizando las tareas del proyecto. Cuando no se priorizan los elementos de acción, surgirá la ilusión de que todo es importante y su equipo estará luchando contra incendios.

 

• Comunicar bien, Cómo mantenerse organizado como administrador de proyectos.

 

Comunicación y organización van de la mano. Al fin y al cabo, el mejor plan no tiene fuerza si el equipo no lo oye y lo entiende. Establecer canales de comunicación sólidos y expectativas para la comunicación en la administración de proyectos es crucial. Como administrador de proyectos, asegúrese de modelar el tipo de comunicación que espera de todas las partes interesadas del proyecto.

 

• Utilizar tableros kanban digitales

 

Una herramienta extremadamente útil es el tablero kanban, un sistema visual para organizar los flujos de trabajo. A medida que diferentes industrias han ido implantando la metodología Kanban, el sistema se ha ido adaptando para satisfacer las necesidades de esas industrias. Cuando se aplica correctamente, Kanban ayuda a evitar los cuellos de botella, fomenta las mejoras incrementales y equilibra las demandas con la capacidad disponible. 

 

En un espacio de trabajo digital, se crean tarjetas Kanban virtuales para representar tareas que deben realizarse o elementos individuales que forman parte de un proyecto más amplio. Cosas como “escribir preguntas para la encuesta de usuarios” o “crear una entrada de blog a partir de los resultados de la encuesta”.

 

En un tablero Kanban digital, cada uno de estos elementos está representado por una tarjeta, y las tarjetas se mueven por una fila de columnas que representan las etapas del flujo de trabajo de su equipo. 

 

• Mida los progresos con regularidad, Cómo mantenerse organizado como administrador de proyectos.

 

No hay forma de saber si te mantienes organizado y a tiempo si no mides el progreso de tu proyecto. El proceso de planificación del proyecto incluye el establecimiento de objetivos cuantificables e indicadores clave de rendimiento. Recopilar datos sobre esos indicadores clave de rendimiento y ejecutar informes de forma regular es importante para asegurarte de que estás cumpliendo los objetivos.

 

• Ser Agile, Cómo mantenerse organizado como administrador de proyectos.

 

En la administración de proyectos, Agile es una metodología.

 

En esencia, los proyectos de Agile deben exhibir valores y comportamientos centrales de confianza, flexibilidad, empoderamiento y colaboración.

 

Ser Agile en la administración de proyectos significa que tu plan debe ser flexible.

 

Mantenerse organizado no significa que su plan deba ser rígido; establezca prioridades en los proyectos y trabaje en su lista de tareas, y luego busque comentarios -tanto de su equipo como de sus datos- y esté listo para hacer ajustes.