¿Cómo ser un project manager de éxito?

¿Cómo ser un project manager de éxito? Ser un project manager puede ser un trabajo difícil. De hecho, incluso los veteranos experimentados con experiencia como project manager exitosos tienen reveses ocasionales. Incluso cuando se hayan planeado y ejecutado las cosas a la perfección, lo inesperado podría suceder.

¿Cómo ser un project manager de éxito? Saber responder a las problemas podría ser la diferencia entre la dirección de su proyecto finalizado a tiempo y un proyecto paralizado. ¿Qué hace que un administrador de proyecto tenga éxito? No es si experimentan problemas. Es cómo abordan los problemas y encuentran soluciones.

Cómo ser un project manager de éxito, conocer el proceso

Uno de los consejos más importantes sobre cómo ser un gerente de proyecto exitoso es entender el proceso del proyecto. Cada proyecto es diferente, y el proceso que ayudó en un proyecto puede obstaculizar en otro. Como project manager, el trabajo es decidir qué enfoque es el mejor para completar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.

Cada proyecto tiene un flujo de trabajo, y la forma en que se elija administrar los procesos depende de su proyecto. Las tres técnicas de administración de proyectos más populares son:

• Enfoque de cascada tradicional: Un enfoque lineal que implica una planificación extensa, donde los equipos completan las tareas secuencialmente.
• Ágil: En lugar de planificación a largo plazo, los proyectos se planifican iterativamente. El trabajo se completa en incrementos, lo que requiere bucles de retroalimentación más cortos donde el trabajo se construye sobre el trabajo anterior.
• Enfoque híbrido: Este enfoque combina equipos ágiles con un trabajo de alto nivel basado en hitos, lo que lo hace ideal para los equipos que hacen la transición a ágiles. Es un gran compromiso cuando tiene equipos ágiles y partes interesadas ejecutivas que aún prefieren el enfoque de cascada.

Estos enfoques se pueden utilizar junto con herramientas visuales de administración de proyectos, lo que facilita el monitoreo de procesos en tiempo real.

Cómo ser un project manager de éxito, comunicarse eficazmente

No se puede subestimar la importancia de una buena comunicación. De hecho, muchos proyectos fracasan debido a los problemas en los sistemas de comunicación. Pero, ¿qué es una buena comunicación? Demasiada correspondencia y la gente se siente abrumada con mensajes e información importante se pierde. 

Sin embargo, cuando hay una falta de comunicación, los proyectos comienzan a desmoronarse. Esto ocurre a medida que los equipos, las partes interesadas y la administración pierden la pista de sus metas y objetivos.

Comunicarse de manera efectiva requiere que se libre ese equilibrio perfecto. Con los equipos, se debe definir lo que necesitan saber para tener éxito. Pero no se deben cargar con información innecesaria. Las partes interesadas deben recibir actualizaciones de rutina durante todo el proyecto, para que pueda gestionar sus expectativas y percepciones.

También se puede mejorar la comunicación mediante:

• Creación de un plan de comunicación
• Uso de una solución de gestión de proyectos para todas las comunicaciones y el intercambio de documentos
• Transporte de actualizaciones con datos visuales, con KPI y herramientas de gestión de proyectos visuales

En última instancia, una buena comunicación guía a los equipos en la dirección correcta y garantiza que todos los involucrados en el proyecto estén en la misma página.

Cómo ser un project manager de éxito, administrar riesgos y problema

Cuando se está aprendiendo a ser un administrador de proyecto exitoso, es importante que se administren los riesgos de manera efectiva. Si bien la mayoría de los project manager entienden la importancia de la administración de riesgos, los project manager exitosos son quienes conocen la forma correcta de administrar los riesgos.

Estos son algunos consejos para mejorar el proceso de administración de riesgos:

• Sin prisa. Ningún gerente de proyecto quiere dedicar más tiempo a planificar los riesgos, pero una mala evaluación del riesgo podría aumentar el tiempo que pasa en su proyecto en un 25%
• Se deben identificar los riesgos a lo largo de su proyecto, no solo al comienzo del mismo
• Comunicarse eficazmente. Se deben utilizar las reuniones semanales de estado como una oportunidad para identificar y administrar los riesgos y otros problemas

La mayoría de los proyectos tienen muchas piezas móviles para que se pueda realizar un seguimiento. Se debe encontrar un equilibrio entre:

• Entrega a tiempo
• Mantenerse dentro del presupuesto
• Apegándose a el alcance

Centrarse exclusivamente en un elemento arrojará el proyecto fuera de balance. Por ejemplo, los plazos son importantes, pero si son la única prioridad, puede pasar por alto los errores o aceptar un trabajo deficiente. Esto es especialmente cierto cuando se gestionan proyectos grandes.

Para ser un administrador de proyecto exitoso, se debe ser flexible. Los buenos líderes entienden la naturaleza del proyecto (las metas y objetivos). Además, saben cuándo deben mantener el rumbo y cuándo deben adoptar otro enfoque, como Agile.

Apuntes Finales

Con la creciente popularidad de Agile, la administración de proyectos de control está pasando de moda. Los gerentes de proyecto se están alejando de la microgestión, dando a los equipos más autonomía para planificar y organizar su trabajo.

Bajo este enfoque, los administradores de proyecto adoptan el papel de un líder de apoyo.

El papel no es llamar a los pedidos, sino más bien capacitar a los equipos para que puedan completar con éxito los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto. Aquí hay algunas maneras en que se puede convertirse en un líder de apoyo:

• Establecer los objetivos y permitir que los equipos decidan cómo administrar el trabajo
• Hacer preguntas y obtén comentarios de tus equipos
• Creer en los planes del equipo, motivarlos, y entrenarlos a la línea de meta

Cuando se trata de la importancia de las habilidades de liderazgo, la administración de proyectos no es diferente de otros puestos gerenciales. Buenas habilidades interpersonales que recorrer un largo camino cuando coordinar y comunicarse con los miembros del equipo.

Como disciplina, la administración de proyectos cambia constantemente. Los administradores de proyecto logrados nunca se ponen en sus caminos: continúan aprendiendo. A medida que la tecnología y el panorama profesional continúan cambiando, se deben ver diferentes herramientas y nuevos enfoques de administración de proyectos. Estos permiten seguir aprendiendo a ser un gerente de proyectos exitoso.