La comunicación en la administración de proyectos

¿Qué es la comunicación en la administración de proyectos? La comunicación es un importante factor de éxito en la administración de proyectos.

 

La comunicación es clave en la administración de proyectos. Para que la ejecución del proyecto tenga éxito, es esencial una comunicación eficaz con todas las partes interesadas. Muchos proyectos fracasan por falta de comunicación o por una comunicación ineficaz. 

 

La comunicación se define mejor como el intercambio de información y la expresión de ideas, pensamientos y sentimientos mediante el uso de palabras y otros métodos. En el contexto de la administración de proyectos, esto significa el intercambio de conocimientos, habilidades y experiencia.

 

Estas son las tres áreas de comunicación en la administración de proyectos:

 

• Intercambio de información interna (proceso de toma de decisiones, realización de reuniones, scrums diarios, etc.)

 

• Gestión de la información (la información relevante del proyecto se comunica a todas las partes interesadas, se comunican los cambios en el proyecto, etc.)

 

• Comercialización del proyecto (presentación y exposición del proyecto a empleados, clientes, patrocinadores, etc.)

 

Es muy importante que el director del proyecto decida la estrategia de comunicación desde el principio del proyecto. Hay que tener en cuenta las siguientes cuestiones ¿Facilita la comunicación la consecución de metas y objetivos? ¿A quién va dirigida la comunicación y la transferencia de información? ¿Qué canales de comunicación deben utilizarse?

 

Administrar con éxito un proyecto de principio a fin requiere ciertas habilidades clave. La programación, la administración del tiempo y la capacidad de negociar con las partes internas y externas son competencias fundamentales. El liderazgo, la administración de riesgos y el pensamiento crítico ocupan igualmente un lugar destacado en la lista.

 

Pero la habilidad más importante para la administración de proyectos es la que subyace a todas las demás: La comunicación.

 

Sin una gran capacidad de comunicación, a los administradores de proyectos les resultaría increíblemente difícil, por no decir imposible, dirigir eficazmente a sus equipos y coordinar los esfuerzos para que el proyecto se resuelva con éxito.

 

A continuación, se analiza la importancia de la comunicación eficaz en la administración de proyectos y se definen los diferentes tipos de comunicación que los administradores de proyectos suelen llevar a cabo.

 

Además, se ofrecen consejos que puede utilizar para convertirse en un comunicador más eficaz y destacar en su carrera de administración de proyectos.

 

 

 

 

La importancia de la comunicación eficaz en la administración de proyectos

 

En su trabajo diario, los administradores de proyectos desempeñan una serie de funciones y responsabilidades.

 

Sin embargo, en su esencia, el trabajo consiste en coordinar los esfuerzos de todos los implicados en un proyecto para que se puedan alcanzar los objetivos comunes. Para ello, el administrador de proyectos debe saber reunir información y compartirla con las personas adecuadas de su equipo.

 

La comunicación es el aspecto más importante en la administración de proyectos, porque lo que hacen los administradores de proyectos la mayor parte del tiempo es comunicarse para coordinar los esfuerzos. Para coordinar los esfuerzos, tienen que reunir mucha información y difundirla entre todos los equipos que participan en el proyecto.

 

Sin esta comunicación, es posible que se dupliquen los esfuerzos de varias personas o equipos implicados en el proyecto, que se pierdan objetivos e hitos importantes, que se asignen mal los recursos o que el alcance del proyecto empiece a salirse de lo que se pretendía en un principio. El resultado final es que los proyectos se pueden paralizar o, peor aún, fracasar por completo.

 

Tipos de comunicación en la administración de proyectos

 

En la administración de proyectos, al igual que en todos los demás procesos empresariales, existen múltiples tipos de comunicación y estilos de comunicación que pueden afectar a un proyecto. A menudo, estos diferentes estilos pueden entenderse desde diferentes perspectivas.

 

• La perspectiva del proyecto

 

Cuando la comunicación se ve desde la perspectiva del propio proyecto, suele dividirse en dos categorías: comunicación interna y externa.

 

La comunicación interna suele referirse al intercambio de información que se produce entre las personas que trabajan activamente en un proyecto: el director del proyecto y su equipo. Suele caracterizarse por el debate detallado que tiene lugar durante la planificación o la resolución de problemas.

 

La comunicación externa, en cambio, se refiere al flujo de información entre los miembros de un equipo de proyecto y los principales interesados que no forman parte directamente del proyecto. 

 

Puede tratarse de miembros del equipo ejecutivo, el director general, otros departamentos o proyectos, la prensa o clientes internos y externos. Dado que esta comunicación se dirige a personas que no trabajan directamente en un proyecto, suele ser más formal y pulida en comparación con las comunicaciones internas.

 

• La perspectiva organizativa

 

Cuando la comunicación se considera desde una perspectiva organizativa, suele dividirse en tres categorías distintas que tienen en cuenta las distintas formas en que puede estar estructurada una organización: comunicación vertical, horizontal y diagonal.

 

La comunicación vertical tiene lugar entre individuos que operan en diferentes niveles jerárquicos dentro de una organización y a veces se denomina comunicación “ascendente” o “descendente”. 

 

La comunicación ascendente puede consistir en que un miembro del equipo del proyecto ponga al día al director del proyecto sobre un obstáculo concreto que se interpone en la realización de una tarea, o que el director del proyecto se comunique con su superior sobre la evolución del proyecto. La comunicación descendente funciona en la dirección opuesta, como cuando el director del proyecto asigna tareas a personas de su equipo.

 

La comunicación horizontal tiene lugar entre individuos que operan en el mismo nivel dentro de una organización. Es la comunicación que se produce entre compañeros y colegas, como cuando un equipo se reúne para una reunión diaria de scrum o stand-up para alinear las tareas que se van a completar.

 

La comunicación diagonal suele limitarse a las empresas e instituciones con mayor complejidad organizativa y se refiere a la comunicación que tiene lugar entre individuos de diferentes divisiones funcionales o departamentos de la organización. Por ejemplo, un administrador de proyectos encargado de supervisar el desarrollo de una aplicación móvil puede dirigirse a un miembro del equipo de software para saber cómo han resuelto problemas o retos similares.

 

Al entablar una comunicación vertical, horizontal o diagonal, es fundamental que un director de proyecto o un miembro de un equipo de proyecto comprenda la política subyacente y utilice ese conocimiento para enmarcar sus discusiones.

 

• La perspectiva de la formalidad

 

Cuando la comunicación se contempla desde el punto de vista de la formalidad, suele dividirse en comunicaciones informales y formales, cuyas definiciones son bastante sencillas.

 

Las comunicaciones informales suelen ser sinónimo de las comunicaciones internas mencionadas anteriormente. Los correos electrónicos diarios, las bases de contacto y las reuniones no planificadas constituyen el grueso de esta comunicación, que suele ser cruda y poco pulida.

 

Las comunicaciones formales, en cambio, se consideran más bien productos que se consumen. Los informes, los comunicados de prensa y las presentaciones a las principales partes interesadas suelen entrar en esta categoría. Debido a la audiencia a la que se dirigen, estas comunicaciones suelen estar más producidas y planificadas.

 

• La perspectiva del canal

 

La perspectiva del canal se refiere al canal o medio por el que se transmite o entrega la comunicación. Los canales de comunicación más comunes son la comunicación verbal frente a la no verbal, la comunicación en persona frente a la remota o virtual, y la comunicación escrita frente a la oral.

 

Es importante tener en cuenta que cada uno de estos canales de comunicación ofrece sus propias ventajas y desventajas, que un administrador de proyectos debe conocer y aprovechar en consecuencia.

 

La comunicación en persona, por ejemplo, permite a las partes observar el lenguaje corporal y el comportamiento que puede influir en el mensaje que se envía, pero no siempre es posible debido al creciente uso de equipos remotos en entornos corporativos. Del mismo modo, la comunicación escrita permite al redactor adaptar su mensaje para comunicar con precisión lo que quiere compartir, pero puede carecer de ciertas sutilezas que podrían ser obvias en la comunicación verbal (como el sarcasmo).

 

El administrador de proyectos debe saber qué canal se adapta mejor a sus necesidades y equilibrarlas con los posibles inconvenientes de cada uno de ellos.