Consejos de administración de proyectos para aquellos que no son project managers

La administración de proyectos es una función empresarial cada vez más importante. Es una tarea esencial para las organizaciones que buscan aumentar la eficiencia y puntualidad de su trabajo. Por eso es vital conocer los consejos de administración de proyectos para aquellos que no son project managers.

Las responsabilidades oficiales de los project managers generalmente incluyen iniciar, planificar, ejecutar, monitorear y cerrar proyectos. También deben supervisar varias tareas clave para lograr la finalización exitosa del proyecto. 

Entre las labores del project manager se incluyen diversas tareas. Por ejemplo, la reunión de un equipo de proyecto, el seguimiento del presupuesto del proyecto, el establecimiento de plazos, la supervisión de los resultados y la comunicación con las partes interesadas.

Sin embargo, no solo los project managers tienen la tarea de estos tipos de responsabilidades. Incluso sin el título de “project manager”, muchos profesionales todavía pueden beneficiarse de aprender las habilidades y técnicas que de administración de proyectos que se utilizan todos los días. En el presente artículo se presentan los mejores consejos de administración de proyectos para aquellos que no son project managers.

Consejos de administración de proyectos para aquellos que no son project managers 

Se debe comenzar con el final en mente y entender el objetivo

Todos los proyectos exitosos tienen un punto de partida y final específico. Imaginando el objetivo final es importante pues así se pueden mantener las distracciones a raya y permanecer enfocado. Consejos de administración de proyectos para aquellos que no son project managers. De esta forma, al trabajar siempre se mantendrá el enfoque en la tarea a través de la finalización de su trabajo.

Cuando se administra cualquier tipo de proyecto, es esencial que se entienda la misión general antes de profundizar en las muchas tareas necesarias para completarlo. Durante el proceso, el administrador puede encontrarse enfrentado a situaciones que tienen como objetivo influir en para cambiar la dirección del proyecto. Cuando surgen situaciones como esta, es vital: “¿Qué necesito producir para que estos influyentes cumplan con sus expectativas?”

Aunque puede parecer desalentador rechazar una solicitud (especialmente si es de un supervisor), es importante saber hacerlo. Cuando se ha tomado el tiempo para entender la visión del proyecto de antemano, lo que realmente se ha hecho es desarrollar las herramientas y el lenguaje necesarios. Estas herramientas y lenguaje son importantes para articular adecuadamente los objetivos realistas del trabajo. Al hacer esto, se ayudará a mantener a todos en camino hacia ese objetivo predeterminado.

Consejos de administración de proyectos para aquellos que no son project managers, ser considerado

En el lado personal de la administración de proyectos, es importante tomarse el tiempo para comunicar el alcance del trabajo. Aquí se hablará de los plazos y la cantidad de tiempo necesario para lograr los objetivos. Esto creará una comprensión muy necesaria de las limitaciones a medida que se trabaja hacia la finalización del proyecto.

Consejos de administración de proyectos para aquellos que no son project managers. Desde un ángulo en la oficina, es importante comunicarse con los miembros de su equipo sobre su horario, estilo de trabajo y vida personal con el fin de gestionar las expectativas.

La administración de riesgos es muy importante para la administración de proyectos. Es vital el identificar cuáles son los riesgos en cada caso y desarrollar una estrategia de respuesta al riesgo que se puede implementar si las cosas no salen según lo planeado. Planificar una estrategia de trabajo de clase que mitiga el riesgo de falta de productividad. 

Es la naturaleza humana buscar la perfección al tomar posesión de un proyecto o tarea. Sin embargo, hay docenas de factores y circunstancias imprevistas que tienen la capacidad de influir negativamente en los resultados. 

Por esta razón, los empleados deben olvidarse del perfeccionismo y en su lugar centrarse en simplemente cumplir con los objetivos predeterminados del proyecto. Si el proyecto completado cumple con las expectativas generales de sus partes interesadas, entonces el proyecto fue un éxito.

Administrar el tiempo de manera efectiva

Administrar el tiempo de manera efectiva es una parte vital para completar con éxito cualquier proyecto en cualquier entorno. Hay varias estrategias de gestión del tiempo que puede emplear en su vida personal y profesional para ayudarle a alcanzar el éxito.

Tener un plan de proyecto bien definido es una de las estrategias más productivas para la gestión del tiempo, ya que afecta a cada fase de un proyecto de principio a fin. Consejos de administración de proyectos para aquellos que no son project managers. Si se intenta ejecutar un proyecto sin un plan, en última instancia, pasará más tiempo durante todo el proceso decidiendo qué se debe hacer y cómo debe tomar forma. 

Por otro lado, la creación de un plan exhaustivo antes de tiempo actúa como una hoja de ruta para el proyecto y elimina las pérdidas de tiempo comunes que de otro modo aparecerán. Además, la comunicación con las partes interesadas es un aspecto importante de la gestión del tiempo.

 Los retrasos en la comunicación son algunos de los mayores problemas relacionados con el tiempo que encuentran los project managers y otros profesionales. Para combatir esto, es importante esforzarse por mantener a las partes interesadas participando activamente en todas las etapas de un proyecto a fin de mantener la puntualidad.

Aunque el multitasking parece ser la mejor manera de hacer varias cosas en una fracción del tiempo, hay un problema: el hacer muchas cosas al mismo tiempo en realidad no funciona. En su lugar, hay estrategias que puede utilizar para evitar el multitasking y completar su trabajo de la manera más eficiente posible. Por ejemplo, reducir las interrupciones de todo tipo puede ayudarlo a mejorar el enfoque y aumentar la eficiencia.

Apuntes Finales

En un mundo donde la eficiencia es clave, los profesionales deben aprovechar las herramientas disponibles para ellos que pueden ayudar a facilitar su trabajo.

Las herramientas de software de administración de proyectos pueden ayudar a los administradores y otros empleados a entregar proyectos de la manera más eficaz posible.Esto se logra pues ofrecen funciones que le permiten administrar tareas, realizar un seguimiento del progreso y agilizar la comunicación.

Al elegir qué herramientas usar, es importante analizar las necesidades e identificar qué opciones pueden satisfacer sus requisitos. Tener las aplicaciones de administración de proyectos adecuadas o el software en su cinturón de herramientas puede ayudar a comunicarse adecuadamente con el equipo. También son excelentes para mantenerse organizado y entregar proyectos a tiempo.