Desafíos de administración de proyectos y cómo superarlos

Desafíos de administración de proyectos y cómo superarlos. Ser un administrador de proyectos no es simple. Debe mantenerse constantemente de pie aprendiendo los conceptos básicos de administración de proyectos. Además, debe asegurarse de que el proyecto permanezca dentro de todas las restricciones acordadas del proyecto. Por ejemplo, el tiempo, el alcance del proyecto y el presupuesto.

 

En la actualidad, hay una amplia disponibilidad de múltiples recursos, herramientas de administración de proyectos, materiales de capacitación y metodologías flexibles. Sin embargo, las empresas siguen desperdiciando millones de pesos cada año. Por lo tanto, están luchando para abordar los desafíos y problemas de administración de proyectos que enfrentan.

 

El trabajo de los administradores de proyecto es prevenir los problemas en el desarrollo de un proyecto. Pero al hacerlo se enfrentan a muchos desafíos. A continuación se presentan algunos de los problemas más comunes que enfrentan los administradores de proyectos. Además, se dan consejos sobre cómo lidiar con ellos cuando surgen.

 

Falta de objetivos claros y criterios de éxito

 

La claridad es uno de los requisitos más importantes para la finalización exitosa del proyecto y la falta de él crea varios problemas de administración del proyecto. Una gran parte de los proyectos fracasan debido a la falta de planificación del proyecto y un objetivo claramente definido.

 

También es importante que un administrador de proyecto encuentre una forma de cuantificar el progreso del proyecto estableciendo hitos y pruebas de calidad.

 

Además de ayudar a su equipo a progresar, tener un conjunto claro de objetivos también ayudará a los administradores de proyecto a defender su visión frente a la alta dirección y los clientes.

 

Cómo lidiar con eso:

 

Los enfoques populares para el establecimiento de objetivos pueden ayudar al administrador de proyecto a crear un conjunto de objetivos efectivos desde el inicio del proyecto. Estos objetivos pueden ayudarlos a superar las barreras de la administración de proyectos.

 

Falta de comunicación

 

La comunicación efectiva en la administración de proyectos es extremadamente importante para un proyecto exitoso. Es necesario contar con métodos de comunicación oportunos y transparentes para garantizar que todas las partes interesadas participen en el proceso. Muchos profesionales creen que la comunicación es el mayor problema de la administración de proyectos.

 

La falta de comunicación también es peligrosa para los equipos de proyecto porque afecta el trabajo en equipo. Esto puede causar conflictos entre los miembros del equipo y potencialmente retrasar el proyecto.

 

Cómo lidiar con eso:

 

Los administradores de proyectos a menudo confían en varios software de administración de proyectos y colaboración. Estos están disponibles en el mercado para garantizar que todos se mantengan actualizados. Estas herramientas de colaboración no sólo facilitan a los administradores el desempeño de sus funciones. Además, también garantizan una mayor transparencia en los proyectos y la rendición de cuentas dentro del equipo.

 

Cuestiones de presupuesto

 

La mayoría de los administradores consideran los problemas financieros como uno de los mayores obstáculos en la administración efectiva de proyectos. Los administradores de fabricación consideran que los costos son el mayor desafío de administración de proyectos al que se enfrentan. 

 

Mediante una administración de costos eficiente, un administrador puede evitar varias complicaciones comunes que un proyecto puede enfrentar y esforzarse por obtener resultados mejores y más rápidos.

 

Cómo lidiar con eso:

 

Por esta razón, es absolutamente necesario adoptar un procedimiento de planificación adecuado y hacer suposiciones realistas para evitar cualquier sobrecosto.

 

Habilidades inadecuadas de los miembros del equipo

 

Una cadena es tan fuerte como su eslabón más débil y en el caso de los equipos de proyecto, el rendimiento depende en gran medida de sus niveles de habilidad individuales. Como administrador de proyecto, puede crear el entorno más ideal. 

 

Sin embargo, si el equipo no posee las habilidades necesarias para abordar el problema en cuestión, su proyecto está destinado a fallar. Este es un gran problema de administración de proyectos que solo se puede resolver con la experiencia y la previsión adecuadas.

 

Cómo lidiar con eso:

 

Los directores de proyecto eficaces predeterminan las habilidades y competencias de administración de proyectos necesarias. Además, evalúan la fuerza de trabajo disponible para determinar si la tarea actual necesita personal adicional o no.

 

Falta de rendición de cuentas

 

Un equipo de proyecto se desempeña muy bien cuando cada miembro se siente responsable e intenta cumplir el rol que se les asigna.

 

Cómo lidiar con eso:

 

Los administradores de proyecto efectivos asignan adecuadamente la responsabilidad al equipo y lo dirigen hacia el objetivo común de completar con éxito su proyecto.

 

 

La fluencia de alcance

 

La fluencia de alcance es un fenómeno natural y esperado para cualquier proyecto. Hay momentos en que puede ser beneficioso, pero sobre todo los contras superan a los profesionales. Muchos equipos de proyecto enfrentaron una expansión del alcance en 2017 y la tendencia continúa al alza. Los clientes que no saben exactamente lo que quieren y tienen requisitos vagos son uno de los mayores desafíos de administración de proyectos tanto para los administradores como para el equipo del proyecto.

 

Cómo lidiar con eso:

 

Al ser proactivo con la participación del cliente durante la fase de planificación puede ayudar a obtener sus requisitos exactos. También es importante no aceptar solicitudes de cambio ad hoc, ya que esto puede provocar retrasos y costos adicionales. 

 

Administración de riesgos inadecuada

 

Tener la previsión de identificar posibles escenarios de “qué pasaría si” y elaborar planes de contingencia es un aspecto importante de la administración del proyecto. Desafíos de administración de proyectos y cómo superarlos. Los proyectos rara vez van exactamente como estaban planeados porque hay tantas variables que pueden crear posibilidades ilimitadas.

 

Cómo lidiar con eso:

 

Es el trabajo del administrador de proyecto para llegar a planes alternativos que el equipo puede adoptar si el proyecto comienza a salirse de control. Tener un sistema de administración de riesgos de proyectos ayuda a identificar los tipos de riesgos y mitigarlos.

 

Plazos poco realistas

 

Tener un plazo imposible es otro de los desafíos de administración del proyecto que pueden afectar gravemente la calidad del producto final. Cualquier administrador de proyecto efectivo conoce la capacidad del equipo del proyecto. También negocia el cronograma del proyecto en consecuencia, priorizando los plazos y las tareas del proyecto.

 

Cómo lidiar con eso:

 

En la administración de proyectos ágiles, la velocidad que es la medida del trabajo completado en un solo sprint se decide colectivamente tomando el aporte de todas las partes interesadas.

 

La limitada participación de las partes interesadas

 

Es importante que los directores de proyecto se aseguren de que todas las partes interesadas del proyecto estén en la misma página y tengan una visión clara del proyecto. Un cliente no involucrado puede causar muchos problemas en las etapas finales de un proyecto.

 

Desafíos de administración de proyectos y cómo superarlos. Por lo tanto, es importante tener en cuenta los comentarios del cliente y mantenerlos actualizados durante todo el proyecto.

 

Se debe invitar al cliente y partes interesadas a la herramienta de administración de proyectos para que puedan participar activamente en la configuración del proyecto y dar retroalimentación.