Características de los equipos de proyecto con éxito

Características de los equipos de proyecto con éxito. En este tipo de equipos, suele haber un fuerte vínculo de confianza, las personas trabajan juntas de forma cooperativa para alcanzar los objetivos comunes del proyecto y, a menudo, el proyecto tiene más éxito del que el director del proyecto y el cliente podrían haber imaginado.

 

Estos tipos de equipos suelen tener algunas características clave en común que contribuyen a convertirlos en los equipos eficaces y de alto rendimiento que son.

 

Objetivos claramente definidos

 

Los objetivos claramente definidos son esenciales para que todos entiendan el propósito y la visión del equipo. A menudo sucede que las personas no saben la razón por la cual realizan las tareas que componen su trabajo, y mucho menos lo que hace su equipo. Todos deben ir en la misma dirección y ser conscientes de los objetivos finales. 

 

Unos objetivos claros ayudan a los miembros del equipo a entender hacia dónde se dirige el proyecto. Los objetivos claros ayudan a un equipo a saber cuándo ha tenido éxito al definir exactamente lo que se está haciendo y lo que se quiere conseguir. Esto facilita el trabajo conjunto de los miembros y aumenta las probabilidades de éxito.

 

Los objetivos claros crean sentido de pertenencia. Es más probable que los miembros del equipo se apropien de los objetivos y trabajen para conseguirlos si han participado en su establecimiento como equipo. Además, la apropiación es más duradera si los involucrados perciben que los otros miembros del equipo apoyan los mismos esfuerzos. 

 

Los objetivos claros fomentan la unidad del equipo, mientras que los objetivos poco claros fomentan la confusión, o a veces el individualismo. Si los miembros del equipo no están de acuerdo con el significado de los objetivos, trabajarán solos para lograr sus interpretaciones individuales de los objetivos. También pueden proteger sus propios objetivos, incluso a expensas del equipo.

 

Roles claramente definidos

 

Si las funciones del equipo están claramente definidas, todos los miembros del equipo saben cuál es su trabajo, pero definir las funciones va más allá. Significa que reconocemos el talento de los individuos y aprovechamos la experiencia de cada miembro, tanto la relacionada con el trabajo como las habilidades innatas que cada persona aporta al equipo, como la organización, creatividad y/o creación de equipos. 

 

Unas funciones claramente definidas ayudan a los miembros del equipo a entender por qué son parte de él. Cuando los miembros experimentan un conflicto, éste puede estar relacionado con sus funciones.

 

Los miembros del equipo a menudo pueden gestionar este conflicto identificando, aclarando y acordando sus responsabilidades individuales para que todos entiendan claramente cómo van a lograr los objetivos del equipo.

 

Una vez que los miembros del equipo se sientan cómodos con sus funciones principales, pueden identificar las funciones que desempeñan durante las reuniones del equipo. Hay dos tipos de características  que son esenciales en las reuniones del equipo.

 

Comunicación abierta y clara

 

Nunca se insistirá lo suficiente en la importancia de una comunicación abierta y clara. Esta es probablemente la característica más importante de los equipos de alto rendimiento.

 

Muchos de los problemas que surgen en los proyectos suelen tener su origen en una mala comunicación o en la falta de habilidades comunicativas, como escuchar bien o proporcionar una retroalimentación constructiva. Se han escrito suficientes libros sobre la comunicación como para llenar una biblioteca. 

 

Una comunicación excelente es la clave para mantener a un equipo informado, centrado y en movimiento. Los miembros del equipo deben sentirse libres de expresar sus pensamientos y opiniones en cualquier momento. Sin embargo, aunque se expresen, deben asegurarse de que lo hacen de forma clara y concisa.

 

Por desgracia, la mayoría de nosotros no sabemos escuchar. La mayoría de nosotros podríamos mejorar nuestra comunicación si empezáramos a escuchar mejor: escuchar con una mente abierta, oír el mensaje completo antes de sacar conclusiones y trabajar para llegar a un entendimiento mutuo con el interlocutor.

 

Permitimos que las distracciones nos impidan prestar toda nuestra atención al orador. Dejamos que nuestra mente divague en lugar de centrarse en el orador. Permitimos que nuestros sesgos y prejuicios sean la base de nuestra comprensión. En cambio, deberíamos permitir que la nueva información que escuchamos sea la base de nuestra comprensión. Trabajar para mejorar la comunicación de su equipo tiene muchos beneficios, como por ejemplo:

 

• La comunicación abierta anima a los miembros del equipo a expresar sus puntos de vista y a ofrecer toda la información que puedan para que el equipo sea más eficaz;

 

• Una comunicación clara garantiza que los mensajes del equipo sean entendidos por los hablantes y los oyentes;

 

• La comunicación bidireccional aumenta la probabilidad de que todos los miembros del equipo escuchen el mismo mensaje;

 

• Una buena capacidad de escucha garantiza que se escuche tanto el contenido del orador (palabras) como la intención;

 

• La atención a la comunicación no verbal ayuda a identificar mejor los sentimientos y los mensajes ocultos que pueden obstaculizar el trabajo en equipo.

 

Si los miembros del equipo no atienden a ninguna otra característica del equipo de alto rendimiento, trabajar para mejorar su comunicación con los demás miembros del equipo aumentará la confianza, disminuirá los problemas y la repetición del trabajo, y construirá relaciones interpersonales saludables. Recomendamos que Invierta en la mejora de la comunicación, la recompensa puede ser enorme.

 

Toma de decisiones eficaz: Equipos de proyecto con éxito.

 

La toma de decisiones es eficaz cuando el equipo conoce y utiliza muchos métodos para llegar a ellas. A menudo se promociona el consenso como la mejor manera de tomar decisiones, y es un método excelente que probablemente no se utiliza con suficiente frecuencia.

 

Pero el equipo también debe utilizar la regla de la mayoría, la decisión de los expertos, la regla de la autoridad con debate y otros métodos. Los miembros del equipo deben debatir el método que quieren utilizar y usar herramientas que les ayuden, como el análisis del campo de fuerza, las matrices de clasificación por pares o algunas de las técnicas de votación múltiple.

 

La toma de decisiones eficaz es esencial para el progreso de un equipo; lo ideal es que los equipos a los que se les pide que resuelvan problemas tengan también el poder y la autoridad para aplicar las soluciones. Deben conocer los distintos métodos de toma de decisiones, sus ventajas y desventajas,  cuándo y cómo utilizar cada uno de ellos. 

 

Los equipos que eligen los métodos de toma de decisiones correctos en el momento adecuado no sólo ahorrarán tiempo, sino que también tomarán la mayoría de las veces las mejores decisiones.  Esto completa las cuatro características básicas de los cimientos: objetivos claros, funciones definidas, comunicación abierta y clara, y toma de decisiones eficaz.

 

Participación equilibrada: Equipos de proyecto con éxito.

 

Equipos de proyecto con éxito. Si la comunicación es la característica más importante del equipo, la participación es la segunda más importante. Sin participación, no se tiene un equipo; se tiene un grupo de cuerpos. La participación equilibrada garantiza que todos los miembros del equipo participen plenamente. 

 

Hablar no es necesariamente una medida de participación. Todos conocemos a personas que hablan mucho y no dicen nada. Lo que sí significa es que cada individuo contribuye cuando es apropiado. Cuanto más involucra un equipo a todos sus miembros en sus actividades, más probable será que ese equipo experimente un alto nivel de compromiso y sinergia.

 

Una participación equilibrada significa que cada miembro del equipo se une a la discusión cuando su contribución es pertinente para la tarea del equipo. También significa que las opiniones de cada uno son buscadas y valoradas por los demás miembros del equipo. La participación es responsabilidad de todos. 

 

A medida que un equipo pasa de la etapa de formación a etapas más maduras de desarrollo del grupo, los miembros del equipo deben asegurarse de que todos sean participantes activos. Si hay miembros del equipo que no participaron al principio de la formación del equipo, se retirarán aún más a medida que la marcha se haga más difícil. Para lograr la mejor participación, un equipo podría empezar por plantearse algunas de estas preguntas.

 

• ¿Todos los miembros del equipo dieron su punto de vista cuando establecimos las normas básicas?

 

• ¿Todos han aportado su opinión sobre nuestros objetivos?

 

• Cuando resolvemos problemas, ¿nos aseguramos de que todo el mundo hable antes de decidir?

 

• ¿Preguntamos sistemáticamente a los miembros tímidos de nuestro equipo lo que pensamos?

 

• ¿Buscamos puntos de vista opuestos?

 

• ¿Preguntamos a todos los miembros del equipo lo que quieren?

 

Hay dos cosas importantes que influyen en la participación del equipo: el comportamiento del líder y las expectativas de los participantes.