Mejorar la comunicación de tu compañía con estrategias de administración de Project Manager

Ser un project manager es un trabajo en el que se tiene mucha responsabilidad. De entre todas las muchas responsabilidades del project manager, crear una estrategia de comunicación es una de las tareas más importante en el proceso de la administración de proyectos. Mejorar la comunicación de tu compañía con estrategias de administración de Project Manager.

Es a través de una comunicación efectiva que un equipo puede colaborar entre sí. Además, así se pueden mantener en contacto con la administración y con los clientes. La idea de la comunicación suena bastante simple. Sin embargo, muchos project managers encuentran que es la habilidad que es más difícil de desarrollar a un nivel profesional. ¿Qué debes hacer para mejorar tus habilidades de comunicación? Mejorar la comunicación de tu compañía con estrategias de administración de Project Manager.

¿A qué se debe la dificultad para desarrollar la comunicación? Se debe a que la comunicación va mucho más allá de hablar. Sigue leyendo para saber cómo mejora la comunicación de su compañía con estrategias de administración de proyectos como project manager. Estas prácticas ayudarán a facilitar la comunicación. De esta forma, también podrá mejorar sus habilidades de administración de proyectos como project manager.

Mejorar la comunicación de tu compañía con estrategias de administración de Project Manager

Tener presencia en el equipo y conocer el uso de aplicaciones diseñadas para el project management

El project manager puede establecer el tono para todo el trabajo del equipo. Por lo tanto, esta es una de las partes más importantes de una comunicación exitosa. Es importante estar presente para definir una buena conducta de comunicación en el proyecto. 

Debes ser el tipo de project manager que esté fácilmente disponible. Además, el project manager debe tener una comprensión clara de las funciones, los desafíos y los logros de su equipo. ¿Qué ocurre si se comunican a distancia y confía constantemente en formas indirectas de comunicación? Por ejemplo, correos electrónicos y correo de voz. En dicha situación, se fomentará un entorno de comunicación pasiva entre tu equipo y los clientes.

El project manager tiene muchísimas responsabilidades. Una gran parte de las responsabilidades del project manager es asegurarse de que todos los miembros del equipo son conscientes de sus responsabilidades personales. Sería imposible mantener supervisión constante de todos los miembros de su equipo para asegurarse de que sus tareas progresan como deberían. Además, luego debería compartir ese progreso con el resto de su equipo. 

El software de administración de proyecto te ayudará a mantener a todo tu equipo en la misma página durante una campaña o proyecto de marketing. De esta forma podrás optimizar la comunicación para un flujo de trabajo más eficiente.

Mejorar la comunicación de tu compañía con estrategias de administración de Project Manager, adoptar un plan de comunicación y planificar las reuniones apropiadamente

El project manager debe tener un plan de comunicación general para determinar cómo espera que se comunique su equipo. Hay diversas preguntas que debe hacerse al crear su plan de comunicación. Estas preguntas son muy variadas. 

Por ejemplo, debes saber qué tipo de comunicación se requiere. También debes saber con quién necesitas comunicarte. Igualmente, es importante determinar con qué frecuencia se necesita la comunicación. Es importante conocer estos factores para crear un plan de comunicación general que se pueda adaptar según sea necesario para cada uno de los proyectos.

Las reuniones son una parte importante de cualquier equipo de trabajo. Sin embargo, también pueden traer problemas durante la planificación. Aunque las reuniones pueden ser útiles para facilitar la comunicación, también pueden ser enormes pérdidas de tiempo que le quitan el tiempo de trabajo más importante. 

El buen project manager planifica las reuniones de forma inteligente. Por este medio puede aprovechar los beneficios de las reuniones sin sufrir un retraso en el flujo de trabajo. Es vital considerar lo que se discutirá en la reunión, quién debe participar y cuánto tiempo debe durar.

Participar en la escucha activa y se deben aprovechar las aplicaciones para compartir archivos

El project manager tendrá que responder a las preguntas, preocupaciones e ideas tanto del equipo de trabajo como de la administración y de los clientes. Un buen project manager debe asegurarse de que está escuchando a las personas que se acercan con preguntas. Esto significa estar 100 por ciento presente, hacer contacto visual y prestar atención al lenguaje corporal. Es clave procesar lo que la persona está diciendo antes de hacer una respuesta.

Una gran cantidad de comunicación en el mundo del marketing se centra en el intercambio y la discusión de archivos. Pasar físicamente alrededor de archivos es una pérdida de tiempo. Además, le deja abierto a errores costosos como archivos perdidos o flujo de trabajo ineficiente. 

Las aplicaciones para compartir archivos permitirán a tu equipo compartir archivos en tiempo real. Estas aplicaciones son accesibles en el dispositivo digital de cada persona. De esta forma, ahorrará un tiempo valioso, evitará la pérdida de archivos y hará que el flujo de trabajo sea más rápido.

La comunicación cara a cara es agradable, pero no siempre es posible, especialmente en el caso de los equipos distribuidos. Las herramientas de comunicación en línea como Skype y Zoom son una excelente oportunidad. Con estas herramientas podrá reunir a un grupo de personas para una discusión de una manera más personalizada en comparación con el correo electrónico.

Apuntes Finales

Aunque tu equipo de trabajo cuente con un proceso de comunicación sobresaliente, siempre hay espacio para el crecimiento. Por lo tanto, es una buena idea implementar algunas de las aplicaciones, procesos y prácticas que se presentaron en el artículo. 

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