Estrategias de comunicación del equipo de Administración de Proyectos

El éxito de un proyecto depende de la capacidad del equipo del proyecto para trabajar como un conjunto. Los equipos del proyecto solo tienen la capacidad para trabajar como un conjunto cuando se tienen estrategias de comunicación efectivas. Por eso todo project manager necesita conocer las estrategias de comunicación del equipo de administración de proyectos.

¿Por qué es vital conocer las estrategias de comunicación del equipo de administración de proyectos? Los equipos del proyecto se encuentran en un estado constante de comunicación por diversos medios. Por ejemplo, correo electrónico, videoconferencias, llamadas telefónicas, textos, conversaciones presenciales e incluso interacciones no verbales. 

Sin importar los medios que utilicen, hay un método efectivo para alcanzar el éxito como project manager. Todo equipo de proyecto aumentará sus posibilidades de lograr sus objetivos si desarrollan estrategias exitosas de comunicación. Por medio de estas estrategias de comunicación del equipo de administración de proyectos podrán mantener a todos informados sobre lo que está sucediendo. 

¿Qué tan importante es la comunicación?

La importancia de las estrategias de comunicación del equipo de administración de proyectos

Cuando se comienza un proyecto, es importante definir y difundir las metas del proyecto.

Si las metas y los objetivos del proyecto se comunican claramente, puede aumentar sus posibilidades de lograr esos objetivos.

A continuación, presentamos presentamos algunas de las estrategias de comunicación del equipo de administración de proyectos que puedes utilizar para mejorar tus procesos.

Siguiendo estos consejos un project manager podrá comunicarse de manera efectiva durante el transcurso de un proyecto.

Primera de las estrategias de comunicación del equipo de administración de proyectos, reunirse regularmente

Es importante para el project manager mantener reuniones de planificación regulares con todos los miembros del equipo. Estas reuniones brindan a todos la oportunidad de estar presentes mientras se discuten las actividades y los cambios del proyecto.

Además, crea un lugar donde todos son iguales pues le da a todos los miembros del equipo la oportunidad de expresar ideas y compartir actualizaciones de su trabajo. 

Las reuniones pueden resultar un problema de rutina para el project manager o los empleados. Por lo tanto es importante planificar las reuniones cuidadosamente. Se debe asignar un cronometrador que mantenga el tiempo de la reunión.

Para ahorrar tiempo, el project manager debe elaborar una agenda y enviarla a todos los miembros del equipo antes de la reunión. También se debe pedir a los miembros del equipo que estén preparados para discutir los puntos del día de manera organizada y uno por uno. Todas las reuniones deben programarse con anticipación. El project manager eficiente mantendrá por adelantado un registro de los temas de discusión que se llevarán adelante.

Segunda, es importante incluir a todos los miembros del equipo

El project manager debe asegurarse de no dejar a nadie fuera cuando se invita a personas a reuniones o se envíen informes sobre desarrollos recientes. Esto debe hacerse aún y cuando el project manager no está seguro de la necesidad de incluir a todos en determinada reunión o de que todos reciban determinada información. 

Siempre es mejor obtener más aportaciones de más personas que las aportaciones limitadas de solo unos pocos miembros del equipo. En la reunión de inicio del proyecto, el project manager debe preguntar a los miembros del equipo sobre sus preferencias sobre el método de comunicación. 

Una opción es usar software de administración proyecto que incluya un portal que pueda servir como un centro central de comunicación. ¿Qué ocurre en comparación con confiar en el correo electrónico y una variedad de otras herramientas de comunicación? Un portal central disminuye la probabilidad de que las personas sean excluidas de las conversaciones que son importantes para ellos.

Tercera de las estrategias de comunicación del equipo de administración de proyectos, el project manager debe transparente, claro y conciso

La comunicación puede ser un proceso tardado en todos sus medios. Para evitar perder el tiempo de otras personas, el administrador logrará un mejor resultado siendo transparente, claro y conciso.

Antes de levantar el teléfono, escribir un correo electrónico o programar una reunión, debe considerar los puntos clave de su mensaje. 

Primero, el project manager necesita definir el propósito de la comunicación. Después, se debe determinar la audiencia y cuál es el resultado deseado. Conociendo estos detalles, el project manager podrá determinar cual es mejor medio para la comunicación.

Siempre es importante recordar que se debe tratar de transmitir los mensajes de manera que sean fáciles de entender y accesibles para todos los interesados.

Cuarta, ser respetuoso con todos los miembros del equipo, entienda las necesidades y requisitos del proyecto

Los miembros del equipo forman parte del proyecto por una razón. Sean cuales sean sus funciones, todos los miembros cumplen un propósito importante y aportan intrínseco al proyecto. Sin importar el título o la posición en la jerarquía organizacional todos los participantes deben mostrar respeto por sus compañeros del equipo. Además, se les debe responsabilizar por su comportamiento.

Es natural que las opiniones y pensamientos de los participantes del proyecto de alto nivel reciban más peso que los de los miembros del equipo novatos. Pero eso es un error. Incluso si no están de acuerdo con las personas que los superan, todos los miembros del equipo deberían poder comunicar libremente sus pensamientos, opiniones e inquietudes. Ideas importantes pueden venir de cualquier miembro del equipo.

Del mismo modo, al programar las actividades del proyecto, se deben tener en cuenta las responsabilidades competitivas de cada miembro del equipo y las presiones de tiempo. Los equipos no pueden permanecer eficientes si los miembros no se respetan mutuamente.

Antes de que los miembros del equipo comiencen a trabajar, se debe hacer una estrategia de comunicación para que sirva a un negocio o un objetivo organizativo. El project manager debe identificar el problema, buscar soluciones y definir roles en consecuencia. El project manager también debe conocer a la audiencia. Es decir, a los miembros del equipo y a los encargados del proyecto. El conocimiento del público objetivo es una necesidad para ejecutar con éxito la estrategia de comunicación.

Apuntes Finales

Las estrategias de comunicación del equipo de administración de proyectos son un elemento importante para lograr los objetivos del proyecto.

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