Funciones de un administrador de proyectos: Análisis

Funciones de un administrador de proyectos: el análisis en profundidad. El administrador de proyectos es la persona que tiene la responsabilidad global en un proyecto para que el inicio, la planificación, el diseño, la ejecución, la revisión, el control y el cierre de dicho proyecto sean exitosos.

 

Tener un rol en un proyecto es la mejor forma de participar en el mismo. Es posible que tenga otras funciones en su organización actual. Sin embargo, estos cinco son típicos para muchos proyectos:

 

5 Funciones típicas de un administrador de proyectos

 

1. Portador de la máxima responsabilidad

 

Los mejores administradores de proyectos nunca son ejecutores pasivos. Se sienten dueños del proyecto y de cada decisión que toman. Se sienten como el presidente de una pequeña empresa. Viven y se preocupan por el proyecto.

 

Del mismo modo, un administrador de proyectos debe acertar siempre con el enfoque elegido para terminar un proyecto con éxito. Por lo tanto, es su responsabilidad establecer una autoridad experta en la administración de proyectos. (incluso si es un PM junior)

 

Debe estar preparado para decirle a un cliente que conoce la mejor manera de alcanzar sus objetivos. Luego, debe estar dispuesto a asumir la responsabilidad de cualquier cosa que vaya mal. Si hay un problema en el proyecto, la persona más proactiva para resolverlo es  el director del proyecto.

 

Responsabilidad máxima con autoridad limitada. Un director de proyecto se subordina a otros. Debe obtener aprobaciones antes de tomar decisiones importantes. Puede que no tenga control directo sobre algunos recursos. Además, hay muchos departamentos de control que supervisan el proyecto. No tiene una autoridad máxima. Tiene que negociar con otros para conseguir lo que hay que hacer.

 

En un entorno así, es tentador compartir la responsabilidad. Repartirla entre todas las partes. Sin embargo, ten en cuenta que al final seguirás siendo responsable del resultado del proyecto.

 

Hay muy pocas circunstancias que puedan excusar a un administrador de proyectos por el fracaso de un proyecto.

 

• Un contratista proporcionó un producto de mala calidad y el proyecto no cumplió el plazo.

 

• La culpa es suya.

 

• Un miembro del equipo no rinde bien.

 

• Es su problema.

 

• Un director funcional le obligó a contratar a un especialista sin experiencia o no adecuado.

 

• También es su problema.

 

• No será una excusa válida si un proyecto fracasa. No es una responsabilidad. Es la naturaleza de la profesión.

 

Si piensa en su proyecto como en su propio negocio. Si piensa en sí mismo como el presidente de este negocio. Y si actúa como si estuviera gastando su propio dinero. Le irá muy bien.

 

2. El papel principal del administrador de proyectos es el de integrador.

 

La administración de la integración es la única razón por la que necesitamos administradores de proyectos. ¿Por qué? Alguien tiene que producir resultados, datos e información que pase sin problemas por todo el proceso de administración de proyectos.

 

Un administrador de proyectos necesita conectar el objetivo de un proyecto con los resultados tangibles que ofrece un equipo de proyecto. Además, un PM debe ser capaz de decir qué se necesita para crear cada pieza separada necesaria para el éxito del proyecto.

 

• ¿Cuánto cuesta?

 

• ¿Qué trabajo se necesita?

 

• ¿Cuánto tiempo llevará?

 

• ¿Qué debemos hacer para obtener un resultado de calidad?

 

• ¿Tenemos algún riesgo relacionado con una parte específica del proyecto?

 

Además, necesita todas estas respuestas para el futuro (valores previstos). Y se necesitan informes sobre los valores reales una vez realizado el trabajo.

 

Alguien tiene que unir toda esta información, procesos y herramientas en un todo. Como administrador de proyectos, siempre hay que pensar en cómo conectarlo todo y cómo hacer que el trabajo sea fluido.

 

Administración de la integración de proyectos. Hay varios niveles de integración en un proyecto:

 

• Integración a nivel de objetivos

 

• Integración a nivel de procesos y herramientas

 

• Integración en el nivel de las partes interesadas

 

• Integración en el nivel de entorno

 

Es necesario ser un integrador en todos ellos para terminar un proyecto con éxito.

 

3. El papel del director de proyecto como facilitador

 

Ponga en una sala a un ingeniero, un diseñador, un ingeniero de control de calidad y un analista de negocio. Luego pídales que produzcan una solución para su proyecto. Y váyase. Estoy seguro en un 95% de que no llegarán a ninguna solución razonable.

 

Déles un poco de dirección, manténgalos en el tema y alineados con los objetivos y limitaciones del proyecto. De repente es una caja de tesoros con ideas útiles y soluciones constructivas. Hay que facilitar a los expertos.

 

Es su papel tomar la iniciativa y transmitir su conocimiento experto hacia los objetivos de la mejor manera posible.

 

 

 

4. La comunicación proactiva es el deber de un PM, Funciones de un administrador de proyectos

 

Las partes interesadas son personas ocupadas. Algunos son grandes expertos técnicos en su campo de conocimiento. Algunos son empresarios de éxito. Pero ninguno de ellos lo sabe todo. Lo más probable es que hayan iniciado su proyecto porque no tienen el tiempo o los conocimientos necesarios para producir el producto, servicio o resultado requerido.

 

También es posible que no sepan nada sobre la administración de proyectos, la naturaleza del proyecto, los procesos o las mejores prácticas.

 

Por lo tanto, su función principal es convertirse en el comunicador más proactivo. Tiene que ser capaz de comunicar el estado del proyecto, los problemas y las preguntas con palabras que los clientes entiendan.

 

• Por otro lado, tienes que interpretar los requisitos, temores y preocupaciones del cliente.

 

• A continuación, formule y comunique estos temas al equipo en términos que ellos entiendan.

 

• Inicie los temas difíciles. Además, siempre debe iniciar las comunicaciones para ofrecer la mayor transparencia posible.

 

5. Solucionador de problemas proactivo, Funciones de un administrador de proyectos

 

Todos los días aparecen en un proyecto problemas que no son responsabilidad de nadie. Y no es una exageración. Algunos problemas estarán en los límites de la responsabilidad; otros serán totalmente nuevos.

 

En la mayoría de los casos, la gente pensará que otra persona debería encargarse de ello.

 

La verdad es que sólo eres TÚ quien está intencionadamente predispuesto a resolver los problemas. No puedes delegarlo en otros. Tendrás que corregir los errores de los demás y, en la mayoría de los casos, serás responsable de ellos. Además, debes ser proactivo, y tienes que ocuparte de los problemas antes de que aparezcan.

 

 

Es una necesidad. En definitiva, quieres ser un líder para tu equipo, no sólo el administrador.

 

Tu eficacia en la resolución de problemas es contagiosa. En algún momento, tu equipo empezará a resolver los problemas por sí mismo. Incluso con más eficacia que tú.

 

Rol adicional de un director de proyecto, Scrum Master

 

Es una práctica común cuando un PM asume roles adicionales que están presentes en la industria dada.

 

Combinación de un Director de Proyecto y un Scrum Master. O una mezcla de Project Managers y Product Managers. A modo de ejemplo. Sin embargo, no deje que los roles adicionales sean una excusa para no hacer una administración adecuada del proyecto.