Herramientas esenciales para los project manager

Hay muchas herramientas esenciales para los project manager. Se puede obtener de todo. Por ejemplo, aplicaciones dedicadas a listas de tareas hasta herramientas de colaboración, e incluso herramientas que calculan el riesgo del proyecto y los resultados del modelo para usted. 

Herramientas esenciales para los project manager

Las lecciones aprendidas de los informes y los gráficos de Gantt

Al trabajar con los clientes para obtener la mayor cantidad de comentarios posible para mejorar el rendimiento futuro, los informes de lecciones aprendidas son algo muy valioso. Esta herramienta permite ver lo que ha sucedido en el proyecto desde una perspectiva (en gran medida) imparcial. Además, da la oportunidad de mejorar esos elementos en el futuro. 

Se deben programar reuniones de lecciones aprendidas en su proyecto de forma regular y escribir los informes rápidamente antes de olvidar lo que ha discutido. No se debe olvidar implementar ningún cambio, de lo contrario no se verá ningún beneficio al recopilar las lecciones aprendidas en primer lugar. Si se está administrando un proyecto grande y complejo, un gráfico de Gantt agrega algo que una lista de tareas estándar (o cualquier otra forma de mostrar tareas) no puede ofrecer. El gráfico de Gantt es la representación gráfica de las tareas a lo largo del tiempo.

No es necesario usar Microsoft Project. Sin embargo, producir un gráfico de Gantt a mano o en una aplicación de hoja de cálculo va a ser casi imposible. Es decir, será una tarea difícil de mantener, difícil de cambiar y que consume mucho tiempo. Por lo tanto, es importante conseguir una herramienta de gestión de proyectos para hacer el trabajo pesado.

Sin la gestión de cambios, el gráfico de Gantt estará desactualizado y no se podrá implementar ninguna de las lecciones que ha aprendido. Por lo tanto, no se podrá realizar cambios en la forma en que trabaja para incorporar cualquiera de los valiosos comentarios.  Conseguir la gestión del cambio correcta significa que el equipo será capaz de ir con el flujo, adaptarse a cómo cambia su entorno y entregar algo que el patrocinador realmente quiere. Esta es la clave del éxito en la administración de proyectos.

Las herramientas esenciales para los project manager, la declaración de ámbito

No se debe olvidar el hacer una declaración de alcance bien elaborada. Esto es esencial para conseguir que un proyecto inicie con el pie derecho. Si la declaración es demasiado vaga, no se sabrá lo que se está tratando de hacer. Por otro lado, si es demasiado detallado probablemente encontrará que nunca comenzará con ningún trabajo real. Esto ocurre debido a que las diferentes partes interesadas eliminan el alcance durante semanas y semanas.

Se lleve entablar una reunión, virtual o física, con el equipo. Posteriormente, el project manager debe asegurarse de que todos estén de acuerdo con lo que se necesita hacer en el proyecto. Después, se debe anotar. Así se podrá obtener el documento aprobado. Además, el project manager debe asegurarse de que todos los que necesitan una copia tengan una copia. Este debe ser un documento al que el equipo se refiere a menudo para verificar que está en camino de entregar todo lo necesario.

Hasta ahora se han presentado 5 herramientas esenciales para los administradores de proyectos. Por ejemplo, informes de lecciones aprendidas, gráficos de Gantt, software de administración de proyectos, un proceso de administración de cambios y la declaración de alcance del proyecto. Hay otras cuatro herramientas esenciales para los project manager. Se introducirán la documentación de requisitos, la matriz de partes interesadas, los informes de estado, la reunión de inicio del proyecto.

La documentación de requisitos

Es vital que se tenga una documentación clara para todos sus requisitos. Si no se tiene, es probable que, incluso si se piensa que saben lo que se supone que deben hacer, probablemente terminen entregando algo que el cliente no quiere o que no se ajuste al estándar.

Lleva mucho tiempo reunir la documentación completa de requisitos para todos los requisitos de un proyecto. Sin embargo, vale la pena hacerlo correctamente. Esto es cierto incluso en entornos donde los requisitos cambian rápidamente o realmente no se tiene tiempo para documentar en detalle. Es importante hacer lo mejor que se pueda para asegurarse de que el alcance de los requisitos se actualice a medida que avanza.

En la administración de proyectos se habla mucho sobre la participación de las partes interesadas. Por lo tanto, no se puede hacer un proyecto sin la participación de otras personas. Tienen un gran interés en conseguir algo entregado al final del proyecto y esa, entre otras razones, es la razón por la cual las partes interesadas contribuyen a los proyectos.

La matriz es una gran herramienta, ya que ayuda no solo a identificar quién es una parte interesada en el proyecto, sino también cómo afectarán al proyecto a medida que avanza. La matriz dirá aladministrador la organización de los roles para que se puedan planificar las estrategias para administrar las personalidades del equipo.

Apuntes Finales

Un informe de situación debe cubrir todo lo que las partes interesadas necesitan para tomar decisiones efectivas sobre el proyecto. Eso incluye:

• Una actualización sobre el progreso actual en relación con la programación
• Noticias sobre los principales riesgos y problemas pendientes
• Lo último en el presupuesto
• Cualquier otra cosa que sea relevante para este punto del proyecto: tendrá que usar su juicio aquí.

Una reunión de inicio del proyecto se lleva a cabo al comienzo del proyecto y se utiliza para establecer el tono y la dirección del proyecto. Se discutirán los objetivos clave del proyecto y cómo los logrará, los roles y responsabilidades de las personas en el equipo y cómo se involucrará al cliente.

Al final de la sesión, todos deben saber lo que se supone que deben hacer, al menos a un nivel general. Este tipo de discusión realmente pone a todos en la misma página para que puedan comenzar a trabajar en las cosas correctas.