Importancia de la comunicación en la administración de proyectos

Importancia de la comunicación en la administración de proyectos ¿Qué es la comunicación en la administración de proyectos? La comunicación es el intercambio de información, ideas y sugerencias que dan lugar a proyectos eficaces y eficientes. Es un método para transmitir los resultados deseados por los miembros del proyecto y las expectativas de sus superiores y de la organización. La comunicación ayuda a juzgar la capacidad de los miembros del equipo y la planificación y el flujo de trabajo diseñados por los Jefes de Proyecto y los superiores. 

 

¿Por qué es importante la comunicación en la administración de proyectos?

 

Una comunicación eficaz con palabras sabiamente elegidas tiene el potencial de lograr hitos, mientras que una ineficaz puede producir resultados pobres deteriorando la calidad. Esto último puede ocurrir debido a la presencia en un proyecto de recursos con diversos conjuntos de habilidades y requisitos. La incapacidad para indicar los requisitos o la incapacidad de los miembros del equipo para captar las necesidades proporcionará resultados no deseados que conducirán a discrepancias y al fracaso de todo el proyecto y del equipo. 

 

Tipos de comunicación en la administración de proyectos 

 

El tipo de comunicación preferido es la comunicación verbal y escrita debido a la transparencia y fiabilidad del método. La claridad elimina la incertidumbre y conduce a acciones apropiadas. A continuación se describe la importancia de las comunicaciones favorecidas. 

 

• Reuniones

 

Reunir a intelectuales con ideas y poder de decisión pone sobre la mesa puntos válidos dignos de argumentación. Esta comunicación eficaz es el mejor método para llegar a una conclusión o decisión sobre nuevas ideas, proyectos o problemas que surjan durante los mismos. 

 

• Correo electrónico

 

El correo electrónico es otra fuente oficial de comunicación en la administración de proyectos totalmente fiable. Se puede utilizar tanto en la segregación formal como informal de la información y es una fuente preferida debido a la facilidad de acceso, el alcance inmediato independientemente de los límites geográficos y la facilidad para adjuntar referencias adecuadas e innumerables según los requisitos.   

 

• Llamadas telefónicas

 

Las llamadas telefónicas aportan más claridad a los temas que los correos electrónicos escritos debido al intercambio espontáneo de palabras.

 

Llevar a los individuos directamente al punto de conversación también proporciona la facilidad de la conferencia, que puede ser sinónimo utilizado en lugar de reuniones.

 

Sin embargo, la falta de comunicación cara a cara puede no ser del todo fiable. La ausencia de materiales de referencia durante la discusión suele dar lugar a malentendidos. 

 

 

• Tablones de debate

 

Los tablones de debate o chats de grupo son una gran plataforma para la interacción con los superiores, los jefes de equipo y sus miembros.

 

Los foros de debate ofrecen la oportunidad de conocer el talento, la actitud hacia el trabajo y la dedicación de los demás, y ayudan a intercambiar información y a crear vínculos entre los participantes.

 

Además, la colaboración y la ayuda en el foro de debate contribuyen a la resolución de problemas, la toma de decisiones y la comprensión de las habilidades ocultas de los miembros. 

 

• Encuestas

 

Basadas en la comunicación no verbal, las encuestas pretenden acumular información sobre la opinión pública acerca de determinados asuntos o temas.

 

Después, tomando la opinión por diversos métodos, la organización utiliza los datos para obtener mejores conocimientos que le permitan resolver problemas o sugerir una nueva idea basada en las tendencias y necesidades actuales.

 

Al ser completamente anónimas, también se utilizan dentro de la organización para tomar una decisión justa en relación con el proyecto o las personas.

 

• Presentaciones

 

La utilización de tecnologías como las presentaciones proporciona una visión detallada de la productividad y la eficiencia, con una clara indicación de los puntos que necesitan mejoras. El método deja espacio para sugerencias y preguntas que aportan más claridad a las ideas y opiniones. La facilidad para compartir y comunicar, independientemente del modo, hace que sea un modo de comunicación muy utilizado. 

 

• Memos

 

Los memorandos se utilizan para comunicaciones muy breves, generalmente sobre información actualizada. Comunicados por correo electrónico u offline en un resguardo, proporcionan puntos muy concisos que dirigen a las personas destinatarias de una tarea. 

 

• Planes de proyecto

 

El principal documento de la organización es el plan del proyecto, que sirve de guía para llevarlo a cabo. Proporcionan orientación y requieren actualizaciones periódicas para que sean fiables. Además, los planes de proyecto contienen información detallada sobre los objetivos, el flujo de trabajo y los recursos, incluidos los humanos y materiales. 

 

¿Cómo garantizar una comunicación eficaz en la administración de proyectos? 

 

La comunicación eficaz comienza con la planificación del proyecto y termina con una comunicación eficiente y una planificación acorde. 

 

• Planificar el proyecto, Comunicación en la administración de proyectos.

 

• • La implicación y la comunicación de las personas participantes proporcionan
  • Una plataforma para ideas diversas
  • Un sentido de implicación
  • Una mejor comprensión de la capacidad

 

Realizar esto desde el principio, es decir, desde la fase de planificación del proyecto, es un método de comunicación eficaz.

 

A través de él se pueden decidir los detalles y la discusión de los pasos de cada método.  

 

• Establecer un método de comunicación.

 

Una vez asignadas las funciones, también hay que diseñar el método de comunicación. Los múltiples modos de comunicación ayudan a dividir los canales en función de los tipos de información.

 

Por ejemplo, los chats de grupo y la comunicación escrita son eficaces para el debate, la interacción y la difusión de información. Las reuniones y las llamadas telefónicas son excelentes para interacciones técnicas detalladas o muy breves.

 

• Compartir los objetivos del proyecto, Importancia de la comunicación en la administración de proyectos.

 

Actualizar los últimos objetivos del proyecto basándose en los logros anteriores hace que los objetivos sean más lúcidos. Además, es un modo de comunicación eficaz, ya que permite que los miembros del equipo sugieran métodos más eficientes en términos de tiempo. 

 

• Escuche a su equipo.

 

Los miembros del equipo están en contacto directo con los problemas y pueden mostrar la mejor capacidad analítica y de resolución de problemas. Por ello, escucharlos es una parte importante de la comunicación. Ser escuchados y que sus sugerencias sean aceptadas anima a los miembros a aportar más resoluciones de este tipo facilitando la tarea y ayudando al progreso.

 

• Mantener a todo el mundo al día, Importancia de la comunicación en la administración de proyectos.

 

Las actualizaciones periódicas son importantes para el progreso efectivo y para ahorrar tiempo y trabajo a los recursos humanos. La actualización de métodos, procedimientos, políticas, riesgos y problemas es crucial. Además, ayuda a la implicación, lo que hace que cada uno sea responsable en lugar de jugar a culpar a los demás.

 

• Supervisar el rendimiento de los empleados.

 

Esto ayuda a comprender los problemas a los que se enfrentan los empleados. A través de la comunicación, los problemas pueden solucionarse, o la responsabilidad puede transferirse a miembros con diferentes habilidades. La comunicación, en este sentido, aumenta la dedicación de los miembros del equipo y ayuda a los directivos a decidir nuevas funciones adecuadas en función de los talentos de cada miembro. También puede analizarse la causa de la incapacidad para alcanzar el objetivo, y de este modo puede rectificarse aún más la falta de comunicación.

 

Ventajas de un plan de comunicación para la administración de proyectos

 

El plan de comunicación para la administración de proyectos contiene una estrategia de comunicación. La facilidad de aplicación y el fomento de la confianza son algunos de sus beneficios, junto con otros que se enumeran a continuación. 

 

• Ayuda a su equipo a establecer expectativas claras

 

Las indicaciones claras de las responsabilidades manejadas hacen que la persona sea responsable.

 

La persona entiende las expectativas y tiene que responder con los procedimientos de acuerdo con ellas.

 

La comunicación previa de la incapacidad en tal escenario puede ser útil al reasignar la responsabilidad sin obstaculizar el estado del trabajo. Las autoridades pueden tomar decisiones justas basadas en las responsabilidades asignadas y completadas. 

 

 

• Agiliza la planificación del proyecto, Importancia de la comunicación en la administración de proyectos.

 

El plan de comunicación será responsable de la correcta finalización, la actualización del estado y los requisitos, y el progreso del proyecto. Además, la información específica a tiempo no dejará espacio para seguimientos y reuniones innecesarias, que terminan siendo una pérdida de tiempo (prácticamente visto en la mayoría de las organizaciones). 

 

• Mejora la comunicación con clientes y partes interesadas

 

Un plan de comunicación eficaz es necesario para proporcionar información actualizada a clientes y partes interesadas. Necesitan un seguimiento breve, preciso y exacto en reuniones concisas en lugar de pequeños detalles. Así que un plan de comunicación debe incluir los detalles diseñados según su relevancia y comunicárselo a través de una reunión con una persona responsable y que rinda cuentas para responder a cada una de sus consultas. 

 

• Crea un documento que tu equipo pueda consultar siempre

 

Una fuente de información fiable y oficial para resolver conflictos. Con cada tarea especificada y los detalles sobre el flujo de trabajo y las responsabilidades de las personas, puede servir de referencia para los miembros desorientados y las personas participantes.