Formas efectivas de mejorar la comunicación del proyecto 

La comunicación es el vehículo de la administración de proyectos. La comunicación efectiva podría dar un proyecto exitoso. Del mismo modo, cualquier caso de falta de comunicación podría ser fatal para un proyecto. Como administrador de proyecto, se debe comunicar constantemente una cosa u otra a patrocinadores, clientes y miembros del equipo. Por lo tanto, compartir información y comunicar las necesidades del proyecto a los miembros del equipo es rutinario.

Las siguientes actividades del proyecto requieren una comunicación efectiva:

• Negociación de contratos
• Requisitos de aplicación
• Desarrollo de planes de proyecto
• Delegación de tareas
• Identificación de riesgos
• Informes sobre el progreso del proyecto
• Realización de reuniones
• Seguimiento del progreso
• Compartir los cambios con los miembros del equipo.

La comunicación ineficaz es el principal contribuyente al fracaso del proyecto un tercio del tiempo, y tuvo un impacto negativo en el éxito del proyecto más de la mitad del tiempo. Por lo tanto, se ha vuelto esencial mejorar la estrategia de comunicación de su proyecto y desarrollar habilidades de comunicación para facilitar y mejorar la administración de proyectos.

¿Cuales son las formas efectivas de mejorar la comunicación del proyecto? Los pasos para crear una estrategia de comunicación

Cada proyecto exitoso tiene una cosa en común: una estrategia de comunicación efectiva. Esto incluye información como un breve resumen, público objetivo, objetivos, enfoques, canales de comunicación, presupuestos y métodos de monitoreo y evaluación. 

Se debe mantener el propósito en su lugar. Se debe saber por qué está haciendo esto y cómo cada paso lo llevará adelante.

Asegurar de que los miembros del equipo sepan lo que debe hacerse antes de comenzar con sus tareas. Es esencial que los miembros del equipo conozcan sus roles y responsabilidades. Averiguar qué canales de comunicación prefieren los clientes y los miembros del equipo: correos electrónicos, actualizaciones escritas, llamadas o reuniones del equipo.

Teniendo en cuenta la fecha límite, se debe decidir si se desea tener reuniones semanales, quincenales o mensuales. A veces las cosas no salen según lo planeado. Se deben considerar los riesgos potenciales de antemano y ser lo suficientemente flexible como para ajustarse cuando sea necesario.

Las organizaciones de alto rendimiento crean planes formales de comunicación para casi el doble de proyectos que sus contrapartes de bajo rendimiento. A continuación, se verá cómo estas organizaciones mantienen su juego de comunicación fuerte.

Formas efectivas de mejorar la comunicación del proyecto , establecer las expectativas del proyecto

El primer paso para establecer un plan de comunicación del proyecto efectivo es establecer las expectativas del proyecto desde el primer día. Esto se hace con los miembros del equipo y las partes interesadas. Cada uno de ellos debe tener claro lo que se espera de ellos durante el transcurso de un proyecto.

Discutir abiertamente y explicar los objetivos del proyecto y plan para ellos. Mapear el proyecto con un gráfico es una forma efectiva de agilizar la comunicación. Cuando las personas que trabajan en un proyecto conocen sus responsabilidades y plazos, trabajar en él se vuelve más fácil.

La cultura de su empresa juega un papel importante en el cultivo de buenas prácticas de comunicación. El administrador de proyecto debe construir una cultura donde las ideas y opiniones sean bienvenidas con mentes abiertas junto con un enfoque en conversaciones cara a cara e interacciones sociales.

Se debe ayudar a los miembros del equipo a decir lo que piensan sin ninguna duda o miedo a ser juzgados. Asegurarse de convertirse en su persona de referencia si encuentran algo problemático mientras trabajan en un proyecto es vital.

Formas efectivas de mejorar la comunicación del proyecto, ejecutar reuniones efectivas

Lamentablemente, no muchas personas saben cómo ejecutar reuniones de manera efectiva y terminan perdiendo tiempo y no logrando mucho. Si se hacen correctamente, las reuniones pueden producir grandes resultados manteniendo a todos informados sobre el progreso y los cuellos de botella en un proyecto.

Para llevar a cabo reuniones productivas, se debe incluir una agenda, informes de estado actualizados y el siguiente curso de acción seguido de un resumen rápido. Se debe inspirar a otros a expresar sus ideas y opiniones en las reuniones para tener un diálogo bidireccional y una comunicación efectiva.

Cualquier forma de falta de comunicación podría dañar un proyecto de forma significativa La única manera de evitar la falta de comunicación es hacer preguntas y hacer muchas de ellas.

Como administrador de proyecto, se debe tener curiosidad, ya que esto ayudará a entender los procesos y entregables claramente.

Hacer preguntas juega un papel importante en llevar la comunicación hacia adelante en la dirección correcta. Cuando haces las preguntas correctas, se obtiene información para ayudar a delegar tareas de la mejor manera. Esto se logra teniendo en cuenta las fortalezas de los miembros de tu equipo.

Apuntes Finales

No siempre es posible estar al tanto de todo. Es por eso que es vital conocer las herramientas de administración de proyectos. Estas herramientas de colaboración son útiles para administrar tareas y agilizar el largo proceso de comunicación.

Los administradors de proyectos y equipos de todo el mundo utilizan herramientas de colaboración. De esta forma logran mantener a todos en la misma página y mantener una comunicación constante a lo largo de un proyecto.

La comunicación efectiva no es sólo verbal, también es no verbal. De hecho, más de la mitad de la comunicación ocurre a través del lenguaje corporal, acciones y gestos. Si hay mayores casos de falta de comunicación, se debe comenzar a prestar atención a los aspectos no verbales de la comunicación. Incluso si el equipo va fuerte en el frente de la comunicación, siempre hay margen de mejora. Se deben implementar algunos de los consejos para llevar la comunicación delproyecto al siguiente nivel.