Plan de comunicación ágil para el marco de Scrum

Plan de comunicación ágil para el marco de Scrum. El éxito de cualquier proyecto depende de unos canales de comunicación sólidos. Pero a medida que más y más equipos pasan a la gestión de proyectos ágiles, la forma de comunicarse también tiene que cambiar.

 

La planificación de la comunicación tradicional se centra en estrategias y estructuras de comunicación claramente definidas. Suele implicar un plan de comunicación detallado por escrito y documentación e informes periódicos siguiendo un calendario específico.

 

Sin embargo, este enfoque no es práctico para los equipos ágiles.

 

El desarrollo ágil se basa en la simplicidad, la flexibilidad y la iteración constante. Dado que los equipos ágiles aprenden sobre la marcha, es difícil anticipar con exactitud en qué punto se encontrará el proyecto y cuáles serán las necesidades de comunicación en un día determinado. Además, esto hace que los planes de comunicación tradicionales, cargados de documentación, sean engorrosos y contraproducentes.

 

Entonces, ¿qué se debe hacer? ¿Desechar todos los planes? No necesariamente.Los proyectos ágiles también necesitan un plan de comunicación. Pero el enfoque será un poco diferente. A continuación se presenta lo que hace que los planes de comunicación ágiles sean diferentes y las mejores prácticas que puede seguir para crear un plan de comunicación ágil que funcione para su equipo.

 

¿Qué hace que un plan de comunicación ágil sea diferente?

 

El método ágil sigue un conjunto de 12 principios. Cinco de estos principios están relacionados con la comunicación y pueden guiar su estrategia:

 

Tanto quienes se encargan de financiar el proyecto como aquellos dedicados a completarlo deben trabajar juntos diariamente durante todo el proyecto.

 

La comunicación tradicional del proyecto se centra más en la documentación detallada y en un marco jerárquico para compartir la información. Los planes de comunicación tradicionales fijan las expectativas de cuándo recibirán las partes interesadas las actualizaciones de los desarrolladores y otros miembros del equipo y tratan de agilizar o eliminar la necesidad de reuniones en persona.

 

La comunicación ágil, en cambio, da prioridad a una colaboración más estrecha y al intercambio de información entre las partes interesadas para garantizar la alineación y permitir una rápida toma de decisiones y pivotes a lo largo del proceso.

 

El método más eficiente y eficaz para transmitir información a un equipo de desarrollo y dentro de él es la conversación cara a cara.

 

La comunicación ágil pone menos énfasis en la documentación detallada y compleja en favor de las conversaciones rápidas y fluidas cara a cara. Este enfoque difiere en gran medida de los planes de comunicación tradicionales que se centran en la documentación y en calendarios de reuniones muy estructurados.

 

Pero en el mundo de Agile, las cosas se mueven rápidamente y a menudo de forma impredecible. Eso significa que no siempre se puede planificar la conversación que habrá que mantener. En su lugar, la comunicación ágil requiere una planificación de alto nivel que facilite un intercambio de información claro y reuniones presenciales productivas.

 

• El funcionamiento del software es la principal medida de progreso.

 

La gestión tradicional de proyectos valora la documentación y los informes de estado para medir y seguir el progreso. Aunque Agile no descarta por completo la documentación, da mucho más valor a los entregables funcionales. En otras palabras, Agile prefiere mostrar en lugar de contar durante las revisiones regulares de los sprints.

  

Los enfoques ágiles de gestión de proyectos valoran la comunicación cara a cara como la mejor forma de transmitir información.

 

Los planes de comunicación deben facilitar a los desarrolladores y a las partes interesadas el intercambio de información y el avance del proyecto.

 

La comunicación ágil consiste en reducir los pasos necesarios para transmitir la información. Esto incluye un enfoque minimalista de la documentación. Los documentos ágiles (es decir, los artefactos) deben reducirse a la información necesaria. Esto suele significar que los artefactos ágiles transmiten los detalles del proyecto de un vistazo.

 

A intervalos regulares, el equipo reflexiona sobre cómo ser más eficaz, y luego afina y ajusta su comportamiento en consecuencia.

 

Un enfoque ágil no significa que no haya una estructura o un calendario, simplemente es más flexible y de alto nivel que un plan de comunicación tradicional. El enfoque ágil se basa en la iteración, lo que requiere que los miembros del equipo y las partes interesadas se reúnan periódicamente para informar sobre el progreso y alinear los próximos pasos.  

 

• Mejores prácticas para la comunicación ágil

 

Los principios anteriores marcan la pauta de un plan de comunicación ágil. A continuación se presenta cómo se pueden poner en práctica esos principios.

 

• Agilizar la comunicación con reuniones ágiles

 

Los planes tradicionales de comunicación de proyectos trazan una estructura rígida y detallada de revisiones y reuniones de estado. Las reuniones ágiles intentan reducir los correos electrónicos y la documentación innecesaria con reuniones presenciales muy centradas y eficaces.

 

De hecho, Agile incluye prácticas establecidas para comunicarse en cada nivel, como se muestra a continuación.

 

Agilice el proceso de comunicación con reuniones ágiles que incluyan:

 

• Planificación del sprint:

 

Al principio de un sprint, el equipo se reúne para planificar la meta del sprint (u objetivos del proyecto) para esa etapa basándose en el backlog del producto. Se trata de una reunión esencial porque determina el enfoque del sprint, los requisitos de los entregables y el plan de acción.

 

La duración de la reunión depende de la duración del sprint. Pero una buena regla general es multiplicar la duración del sprint (en semanas) por dos. Así, una reunión de planificación del sprint para un sprint de dos semanas debería durar unas cuatro horas.

 

• Reunión diaria de Scrum: Plan de comunicación ágil.

 

Esta reunión diaria es corta y simple. Cada miembro del equipo da una breve actualización del estado de lo que hicieron el día anterior, lo que está en la agenda para ese día, y lo que (en su caso) los problemas que están enfrentando. Estas reuniones no deberían durar más de 15 minutos.

 

• Revisión del sprint: Plan de comunicación ágil.

 

Al final del sprint, es el momento de mostrar a todos lo que se ha completado. Todas las partes interesadas y los miembros del equipo Scrum se reúnen para demostrar el software y destacar las tareas terminadas, identificar cualquier problema y recibir comentarios.    

 

Retrospectiva: La retrospectiva se produce después de una revisión del sprint para repasar el rendimiento del equipo durante el sprint, incluyendo lo que salió bien, lo que no funcionó y cómo mejorar en el futuro.

 

Esta es una parte importante del enfoque ágil en la mejora continua y la iteración. Estas reuniones suelen durar un par de horas.

 

 

 

 

• Mostrar, no decir cuando se trata de actualizaciones de progreso:

 

El desarrollo ágil valora más el trabajo realizado que las actualizaciones de estado por escrito. Cuando comunique el progreso, concéntrese en mostrarlo en lugar de contarlo. ¿Cómo?

 

En lugar de compartir informes y métricas del proyecto como el “porcentaje de finalización” o un amplio calendario del proyecto, demuestre los modelos de trabajo más recientes de su proyecto. 

 

¿Qué funcionalidad existe ahora? Incluso si su prototipo no es perfecto o no está completamente desarrollado, la funcionalidad actual es la mejor medida de su progreso y de la dirección que debe tomar.

 

Este nivel de comunicación debe producirse durante las demostraciones periódicas del sprint y a lo largo de cada etapa iterativa.

 

• Hacer visible el estado del trabajo: Plan de comunicación ágil.

 

Con Agile, el cambio es el nombre del juego. Los proyectos tienden a moverse rápidamente y los detalles cambian todo el tiempo.

 

Si no se tiene una visibilidad clara del estado actual de un proyecto, se perderá información clave y se quedará atrás rápidamente, lo que dificultará el desarrollo del proyecto.  

 

Asegúrate de que tu plan de comunicación incluye estrategias para organizar y compartir la información con claridad, de modo que el estado del proyecto esté siempre visible y a mano.

 

Considera la posibilidad de utilizar tableros de tareas Scrum y hojas de ruta del producto para visualizar el trabajo y facilitar a los miembros del equipo la comprensión de sus funciones, responsabilidades y estado del trabajo rapidamente.