Planificación de la comunicación

Planificación de la comunicación. Todos los proyectos requieren comunicación entre las partes interesadas. Esto parece bastante sencillo, pero compartir la información con todos de forma clara y coherente requiere un plan. Sin él, las cosas se desordenan y las partes interesadas pueden quedar confundidas y descontentas.

 

Ahí es donde entra en juego la planificación de la comunicación.

 

¿Qué es la planificación de la comunicación?

 

La planificación de la comunicación es el proceso de establecer cómo se llevará a cabo la comunicación entre los miembros del equipo y las partes interesadas, ya sea en un proyecto, en una organización o en ambos.

 

En otras palabras, los directivos utilizan un plan de comunicación para crear un proceso formal de intercambio de información.

 

Esto incluye la creación de sistemas de comunicación y un orden de operaciones a seguir.

 

Esto puede parecer árido, pero en última instancia es un proceso creativo y debe tratarse como tal.

 

¿Cuál es el objetivo de un plan de comunicación?

 

La creación de un plan de comunicación proporciona un marco para compartir la información, sin importar de qué se trate o entre quién se comparta.

 

Es fácil suponer que la comunicación es algo sencillo, una obviedad. Este es un error común.

 

Dado que a menudo asumimos que la comunicación es natural, es fácil volverse informal.

 

La creación de un plan le proporciona los pasos exactos a seguir para que todos entiendan el mensaje y sepan a quién hacer preguntas si es necesario.

 

El uso de un plan de comunicación como estructura de su mensaje crea un recurso fiable que todos pueden utilizar.

 

¿Quién debe centrarse en la planificación de la comunicación?

 

La planificación de la comunicación es un esfuerzo de grupo, y todas las partes interesadas deben colaborar en la creación del mejor plan posible para toda la organización.

 

Dado que deben ser coherentes, independientemente del departamento o del proyecto, es importante que todo el mundo los entienda.

 

Dicho esto, la planificación de la comunicación es más eficaz cuando la dirige una persona. Dependiendo del contexto del plan (si se va a instituir en toda la organización o se va a utilizar para un solo proyecto) esta persona variará.

 

Por ejemplo, un plan de comunicación para toda la organización podría ser creado por alguien de recursos humanos o de la dirección. Un plan especial para un proyecto, en cambio, lo crearía el director del proyecto.

 

¿Cuáles son los pasos de la planificación de la comunicación?

 

Es fácil perderse en la maleza cuando se crea un plan de comunicación. Para asegurarte de que cubres todas las bases, sigue estos pasos:

 

1. Determinar las necesidades de comunicación

 

El mejor punto de partida es determinar sus necesidades específicas de comunicación. Por ejemplo, es útil pensar en quién se comunicará. ¿Se comunicarán los distintos departamentos entre sí? ¿Se comunicará recursos humanos con toda la organización? Hay que tener en cuenta todos estos posibles escenarios.

 

2. Indique por qué es necesaria cada comunicación, Planificación de la comunicación

 

Una de las cosas más importantes que hay que tener en cuenta al crear un plan de comunicación es por qué es necesario. Como hemos mencionado anteriormente, la comunicación puede parecer una segunda naturaleza. ¿Por qué necesitamos un plan? Pero cuando señalamos exactamente por qué necesitamos un plan y cómo ese plan mejorará el trabajo en equipo, nos sentimos motivados para crear algo eficaz.

 

3. Establecer cómo se comunicará el equipo, Planificación de la comunicación

 

Este paso es bastante sencillo. Alguien tiene que decidir exactamente cómo se va a producir la comunicación.

 

En otras palabras, ¿qué herramientas utilizará el equipo? Por ejemplo, los equipos pueden utilizar el correo electrónico para algunos mensajes y aplicaciones de terceros para otros. También puede haber documentos e informes que deban completarse y archivarse.

 

Si se utiliza un software de gestión de proyecto entonces se pueden gestionar todos los planes del proyecto, las comunicaciones del proyecto y la documentación del proyecto en una plataforma online intuitiva.

 

 

 

4. Decida con qué frecuencia se producirá la comunicación oficial

 

Muchos planes establecen intervalos concretos para la comunicación, sin importar el mensaje. Estas comunicaciones pueden considerarse como “controles” y sirven para mantener a todos en la misma página y sentirse informados. Esto también crea un registro escrito del pasado.

 

5. Asigne responsabilidades de comunicación, Planificación de la comunicación

 

Quien crea el plan es también responsable de decidir quién se encargará de la comunicación: los jefes de departamento, los funcionarios, etc. Estas personas podrían transmitir sus mensajes a alguien encargado de elaborar una actualización exhaustiva o de dar un formato determinado a la información. Todas estas responsabilidades deben ser consideradas y asignadas.

 

6. Partes importantes de un plan de comunicación

 

A la hora de redactar un plan de comunicación, hay cinco aspectos importantes que hay que tener en cuenta. Cuando se tienen en cuenta estas cinco cosas, puede estar seguro de que ha cubierto todas las bases. La mejor manera de asegurarse de que comprende estos elementos es responder a las siguientes preguntas relacionadas con cada uno de ellos:

 

7. Audiencia, Planificación de la comunicación

 

Establecer la audiencia del mensaje es el mejor punto de partida de la comunicación. Por ejemplo, piense en quién se comunicará, como los diferentes departamentos, los ejecutivos, las agencias externas, etc. Esta audiencia afectará al mensaje y a la forma de transmitirlo.

 

8. Mensaje

 

El mensaje es lo que impulsa un plan de comunicación. Antes de empezar a crear su plan, debe asegurarse de saber exactamente lo que está tratando de comunicar, en los términos más sencillos posibles.

 

9. Propósito del mensaje, Planificación de la comunicación

 

Determine el propósito exacto del mensaje para asegurarse de que es claro e incluye toda la información necesaria. ¿Cómo? Intente describir el propósito del mensaje con el menor número de palabras posible. Puede ser un ejercicio difícil, pero mejora la relevancia del mensaje.

 

10. Método de comunicación

 

Esta parte de la planificación de la comunicación es bastante sencilla. Como persona que la crea, debe asegurarse de que los miembros del equipo entienden de dónde vendrán los mensajes y cómo deben responder. Si desea mantener todas sus comunicaciones dentro de una herramienta de gestión de proyectos, esto debe quedar claro.

 

11. Calendario de la comunicación, Planificación de la comunicación

 

Los mejores planes de comunicación se establecen para mantener la comunicación viva y coherente, incluso si algunos mensajes son simples comprobaciones. Los peores planes se crean para entregar sólo grandes anuncios. Una forma de evitar esto es establecer un intervalo para que los mensajes salgan. Éste puede ser semanal, mensual o incluso diario, en algunos casos. Por ejemplo, uno podría incluir instrucciones para crear y compartir un informe diario con un supervisor.

 

¿Por qué utilizar una plantilla de plan de comunicación?

 

Cuando llega el momento de crear un plan de comunicación oficial, el uso de una plantilla puede ser extremadamente ventajoso. Como hemos demostrado, pueden ser documentos complejos y hay más de lo que parece.

 

El uso de una plantilla de plan de comunicación ayuda a evitar que se omita información pertinente o que se cree un documento difícil de entender.

 

Todos hemos escrito algo que tiene mucho sentido en nuestra cabeza pero que no es tan claro para otros lectores. Las plantillas de planes de comunicación están diseñadas específicamente para eliminar este riesgo y establecer un formato fiable y coherente para comunicar.

 

Mejores prácticas de planificación de la comunicación

 

La planificación de la comunicación conlleva una serie de retos, como todo lo demás. Estas prácticas recomendadas pueden ayudar a evitar los contratiempos.

 

1. Cree un sistema de rendición de cuentas, Planificación de la comunicación

 

Inevitablemente, habrá momentos en los que parezca más fácil “salirse del guión” y olvidarse de seguir un plan.

 

Esto es especialmente cierto cuando un mensaje es sencillo, pero sigue siendo igual de importante seguir el plan en aras de la coherencia.

 

Por esta razón, es útil establecer un sistema de responsabilidad que recuerde a todos lo importante que es utilizar siempre el plan.

 

Cuando todos comprenden esta importancia, es menos probable que se desvíen del plan.

 

 

 

2. Evaluar periódicamente la eficacia, Planificación de la comunicación

 

Elaborar el mejor plan de comunicación posible puede ser un trabajo en curso, así que no deje el suyo en una estantería para que coja polvo.

 

En lugar de ello, supervise su eficacia y piense continuamente en nuevas formas de mejorar el plan. A medida que las organizaciones y los proyectos crecen, es posible que los planes deban adaptarse.

 

Si hay errores de comunicación, puede ser el momento de evaluar por qué se han producido y qué se podría haber hecho para evitarlos.

 

Del mismo modo, los planes de comunicación pueden tener que adaptarse a medida que las organizaciones y los proyectos crecen para seguir siendo eficaces.

 

3. Escuchar los comentarios de las partes interesadas

 

Los comentarios de las personas que realmente utilizan el plan tienen un valor incalculable.

 

Si a los miembros del equipo y a las partes interesadas no les gusta el plan, es mucho menos probable que lo utilicen.

 

Del mismo modo, si el plan de comunicación no cumple su función, es hora de hacer cambios.

 

Si las partes interesadas no entienden la información, no tiene sentido compartirla.