Pasos esenciales para un proceso eficaz de administración del cambio

Pasos esenciales para un proceso eficaz de administración del cambio. Su organización experimenta cambios constantemente. Ya sea por la implantación de nuevas tecnologías, la actualización de procesos, las iniciativas de cumplimiento, la reorganización o las mejoras en el servicio al cliente, el cambio es inevitable. Además, también es necesario para el crecimiento y la rentabilidad de la empresa. Un proceso de administración del cambio consistente ayudará a minimizar el impacto que tiene la organización su personal.

La administración del cambio es un término amplio que se utiliza para definir las distintas formas en que una compañia prepara e implementa el cambio. La mayoría de las implementaciones de administración del cambio se centran en cómo los empleados aceptan y se adaptan a una nueva forma de hacer las cosas. Tanto si el cambio es sencillo como complejo, el objetivo principal es garantizar que la implantación acerque a la organización a sus objetivos.

La administración del cambio puede aplicarse a casi cualquier aspecto del cambio en el lugar de trabajo. Algunos ejemplos son la modificación de los procesos empresariales, la elaboración de presupuestos, la utilización de recursos y las tácticas operativas utilizadas en el día a día de la empresa. También puede referirse a cambios a nivel personal, como la promoción y formación de un empleado para que asuma un papel más importante dentro de su empresa.

Pasos esenciales para un proceso eficaz de administración del cambio

1. Identificar lo que se va a mejorar

Dado que la mayoría de los cambios se producen para mejorar un proceso, un producto o un resultado, es fundamental identificar el enfoque y aclarar los objetivos del cambio. Esto también implica identificar los recursos y las personas que facilitarán el proceso y dirigirán el esfuerzo. La mayoría de los sistemas de cambio reconocen que saber qué hay que mejorar crea una base sólida para la claridad, la facilidad y el éxito de la implementación.

2. Presentar un caso empresarial sólido a las partes interesadas

Hay varios niveles de partes interesadas que incluyen a los altos directivos que dirigen y financian el esfuerzo, a los defensores del proceso y a los que están directamente encargados de instituir la nueva normalidad. Todos tienen expectativas y experiencias diferentes y debe haber un alto nivel de “aceptación” de todo el espectro. El proceso de incorporación de los diferentes componentes varía con cada marco de cambio, pero todos ofrecen planes que requieren tiempo, paciencia y comunicación.

3. Plan para el cambio

Se trata de la “hoja de ruta” que identifica el inicio, la ruta a seguir y el destino. También integrará en el plan los recursos que se van a aprovechar, el alcance u objetivo y los costes. Un elemento fundamental de la planificación es ofrecer un proceso de varios pasos en lugar de cambios “radicales” repentinos e imprevistos. 

Esto implica esbozar el proyecto con pasos claros, con objetivos medibles, incentivos, mediciones y análisis. Por ejemplo, un proceso de administración del cambio bien planificado y controlado para los servicios de TI reducirá drásticamente el impacto de los cambios de la infraestructura de TI en la empresa. También hay una advertencia universal para practicar la paciencia a lo largo de este proceso y evitar los atajos.

4. Proporcionar recursos y utilizar datos para la evaluación.

Como parte del proceso de planificación, la identificación de recursos y la financiación son elementos cruciales. Estos pueden incluir la infraestructura, el equipamiento y los sistemas de software.

También hay que tener en cuenta las herramientas necesarias para la reeducación, el reciclaje y el replanteamiento de las prioridades.

Muchos modelos identifican la recopilación y el análisis de datos como un elemento infrautilizado. La claridad de los informes de progreso permite una mejor comunicación, una distribución adecuada y oportuna de los incentivos y la medición de los éxitos e hitos.

5. Comunicación.

Este es el “hilo de oro” que recorre toda la práctica de la administración del cambio. La identificación, planificación, incorporación y ejecución de un buen plan de administración del cambio depende de una buena comunicación. Hay realidades psicológicas y sociológicas inherentes a las culturas de grupo. Las personas que ya están involucradas tienen conjuntos de habilidades, conocimientos y experiencias establecidas. Pero también tienen órdenes jerárquicas, territorios y costumbres corporativas que hay que abordar.

Proporcionar líneas de comunicación claras y abiertas a lo largo del proceso es un elemento crítico en todas las modalidades de cambio. Los métodos abogan por la transparencia y las estructuras de comunicación bidireccionales que proporcionan vías para ventilar las frustraciones, aplaudir lo que funciona y cambiar sin problemas lo que no funciona.

6. Controlar y administración de la resistencia, las dependencias y los riesgos presupuestarios.

La resistencia es una parte muy normal de la administración del cambio, pero puede amenazar el éxito de un proyecto. La mayoría de las resistencias se producen por el miedo a lo desconocido.

También se produce porque hay una buena cantidad de riesgos asociados al cambio: el riesgo de afectar a las dependencias, los riesgos de retorno de la inversión y los riesgos asociados a la asignación de presupuesto a algo nuevo. Anticiparse y prepararse para la resistencia dotando al liderazgo de herramientas para administración ayudarán a que el ciclo de vida del cambio sea fluido.

7. Celebrar el éxito, Pasos del proceso eficaz de administración del cambio.

Reconocer los logros de los hitos es una parte esencial de cualquier proyecto. Cuando se administra un cambio a lo largo de su ciclo de vida, es importante reconocer el éxito de los equipos y las personas implicadas. Esto ayudará a la adopción tanto de su proceso de administración del cambio como de la adopción del propio cambio.

8. Examinar, revisar y mejorar continuamente

Por mucho que el cambio sea difícil e incluso doloroso, también es un proceso continuo. Incluso las estrategias de administración del cambio suelen ajustarse a lo largo de un proyecto. Al igual que la comunicación, esto debería incluirse en todos los pasos para identificar y eliminar los obstáculos. Y, al igual que la necesidad de recursos y datos, este proceso sólo es tan bueno como el compromiso con la medición y el análisis

Desafíos comunes de la administración del cambio

Debido a las expectativas siempre cambiantes de los consumidores y a la competencia en la economía global, la propia ciencia del cambio organizativo está en constante cambio y evolución. El elemento humano de la administración del cambio puede ser uno de los más difíciles de manejar porque a las personas por naturaleza rechazan el cambio y no se adaptan bien a él.

La mayoría de los métodos de cambio coinciden en que el cambio es difícil y engorroso. Por eso, implicar a las personas desde el principio, aplicar el proceso y ajustarlo continuamente para mejorarlo es fundamental para el éxito. Esto incluye una planificación exhaustiva, la aceptación, el proceso, los recursos, la comunicación y la evaluación constante.