¿Qué es un calendario de proyecto?

¿Qué es un calendario de proyecto? Un cronograma de proyecto es un calendario que organiza las tareas del proyecto, la duración de las actividades, las fechas de inicio y finalización del calendario. Además, establece los hitos generales del proyecto en una línea de tiempo.

 

El calendario del proyecto también define los miembros del equipo y los recursos necesarios para completar las tareas. La programación del proyecto es fundamental para la planificación y el control en la administración de proyectos.

 

Todo el trabajo necesario para completar los resultados del proyecto se contabiliza en el cronograma; también incluye todos los costes asociados según el presupuesto del proyecto. Está claro que el calendario del proyecto es una herramienta esencial para entregar un proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.

 

Los calendarios de los proyectos se crean y controlan con un software de programación de proyectos, que tiene características clave que permiten a los gestores de proyectos controlar el progreso de las tareas, los recursos y los costes en tiempo real. También pueden asignar trabajo, vincular tareas dependientes, ver cuadros de mando, asignar recursos y mucho más.

 

¿Qué incluye un cronograma de proyecto?

 

Los calendarios del proyecto se crean durante la fase de planificación del mismo y son cruciales para la creación de un plan de proyecto, donde se identifican el plan de programación, la línea de base del calendario, los entregables y los requisitos.

 

El cronograma del proyecto está diseñado para guiar al equipo del proyecto durante la fase de ejecución del mismo.

 

A continuación, durante la fase de ejecución, la línea de base del cronograma se compara con el progreso real del proyecto. En la creación de un cronograma del proyecto se incluyen los siguientes elementos:

 

• Entregables

 

• Tareas

 

• Fechas de inicio y fin de las tareas

 

• Dependencias de las tareas

 

• Calendario del proyecto

 

• Paquetes de trabajo

 

• Duración de las tareas y calendario del proyecto

 

• Presupuestos

 

• Disponibilidad de recursos

 

• Análisis de riesgos del cronograma

 

• Pasos del cronograma del proyecto

 

Para crear un cronograma, puede utilizar una plantilla de cronograma de proyecto, que ofrece ejemplos de cronograma de proyecto y una hoja de cálculo de cronograma de proyecto de forma gratuita. Pero una plantilla sólo puede llevarle hasta cierto punto. Un cronograma de proyecto no es sólo un calendario estándar que sirve para todos los proyectos. 

 

Hay diferentes técnicas de programación de proyectos y herramientas de administración de proyectos que intervienen en el proceso de programación. Además, cada proyecto tiene diferentes recursos, calendarios, consideraciones de alcance y otras variables únicas que deben tenerse en cuenta en el plan de administración del calendario.

 

El uso de software de administración de proyectos integra el calendario en otras herramientas de administración de proyectos. Por ejemplo, los diagramas de Gantt, los cuadros de mando y los informes para supervisar el progreso, así como los tableros kanban para administrar los flujos de trabajo. 

 

Pasos para crear un calendario de proyecto

 

Sea cual sea el camino que elija, estos son los pasos para crear un calendario de proyecto:

 

1. Cree el plan de programación de su proyecto

 

2. Definir quién tiene autoridad sobre el cronograma

 

3. Identificar las fechas de inicio y fin de las actividades y tareas del proyecto

 

4. Determinar las dependencias de las tareas

 

5. Secuenciar las actividades y tareas cronológicamente para crear un calendario del proyecto

 

6. Estimar los recursos necesarios y su disponibilidad

 

7. Determinar la duración de las actividades y tareas

 

8. Elaborar el calendario del proyecto

 

9. Supervisar y controlar todo el ciclo de vida del proyecto

 

¿Cuáles son las técnicas de programación del proyecto?

 

Estimar la duración de las tareas del proyecto con la mayor precisión posible es la clave para crear un calendario realista. Para ello es necesario utilizar diversas técnicas de programación del proyecto.

 

Los gestores de proyectos pueden entrevistar a su equipo y a otras partes interesadas para conocer su punto de vista sobre la duración de determinadas tareas, y pueden consultar datos históricos de proyectos anteriores similares.

 

Además, los gestores de proyectos pueden utilizar técnicas de programación de proyectos para aumentar la precisión de sus estimaciones de tiempo y minimizar el riesgo del calendario.

 

El método del camino crítico (CPM) es una ecuación que muestra el plazo más largo posible para el proyecto. 

 

La técnica de evaluación y revisión del programa (PERT) también visualiza el flujo de tareas para mejorar las estimaciones, pero también muestra las dependencias de las tareas. 

 

Los gestores de proyectos también utilizarán técnicas de compresión del cronograma, como el “schedule crashing” y el “fast tracking”, que pueden reducir la duración del cronograma sin afectar al alcance del proyecto. La simulación, la heurística de nivelación de recursos, la creación de una lista de tareas, el uso de un calendario de proyecto y la utilización de un diagrama de Gantt son otras herramientas que pueden ayudar. Así se puede conseguir la estimación. la recopilación y el seguimiento de las tareas del proyecto.

 

Una estructura de desglose del trabajo (EDT) muestra cuántas tareas y entregables hay para llegar al producto final. Es un diagrama de red que tiene el objetivo del proyecto en la parte superior con “ramas” debajo que muestran todos los pasos necesarios para llegar a él. Esta herramienta garantiza que no se omita nada al elaborar el calendario. El cronograma de trabajo es otra técnica que permite desglosar el alcance del proyecto e identificar todas las tareas, actividades, resultados e hitos.

 

Cómo hacer un calendario de proyectos: En profundidad

 

La programación del proyecto tiene lugar durante la fase de planificación del ciclo de vida del proyecto. Cuando empiece a elaborar un calendario para su proyecto, debe preguntarse cuatro cosas para empezar:

 

1. ¿Qué hay que hacer?

 

2. ¿Cuándo se hará?

 

3. ¿Quién lo hará?

 

4. ¿Dónde se hará?

 

Las respuestas a estas cuatro preguntas le servirán de gran ayuda para elaborar el calendario del proyecto, ya que utilizará esta información para planificar las fechas de inicio y finalización, vincular las actividades establecer la duración, crear hitos y administrar los recursos.

 

Siga estos pasos para crear su propio calendario de proyecto

 

Crear el alcance del proyecto

 

La declaración del alcance del proyecto se crea durante la planificación inicial. Es un documento que contiene los objetivos específicos, los resultados, las características, el presupuesto, etc. de su proyecto.

 

En él se enumeran todas las tareas necesarias para llevar a cabo el proyecto con éxito (lo que requiere comprender los requisitos de las partes interesadas).

 

Sé meticuloso al confeccionar la lista de tareas, no quieras dejar nada fuera. Utilizando una estructura de desglose del trabajo (EDT) puede organizar estas actividades y ordenarlas para que se realicen.

 

Entender las dependencias de las tareas y su secuencia es muy importante para la administración del cronograma.

 

Establecer la secuencia de las tareas, que es un calendario de proyecto

 

Las tareas son los pequeños trabajos que conducen al producto final, y es bastante crucial trazar la secuencia de esas tareas antes de sumergirse en ellas. A menudo, una tarea dependerá de otra para empezar o terminar. No querrás llegar a la mitad de una tarea antes de darte cuenta de que no puedes completarla debido a los objetivos colgados.

 

Agrupar las tareas

 

Una vez que haya reunido sus tareas y las tenga en el orden adecuado, debe aprovechar la oportunidad para dividir sus tareas por importancia.

 

Tienes que saber cuáles son críticas para el proyecto y deben hacerse primero y las menos importantes que pueden hacerse si hay tiempo. Puedes utilizar una matriz de prioridades para facilitar este proceso.

 

A continuación, desglosa tus tareas con hitos que se relacionen con las cinco fases del proyecto: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y cierre. Organizar las tareas con hitos facilita el seguimiento del progreso y da a los equipos una sensación de logro que aumenta la moral y la productividad.

 

Vincular las dependencias de las tareas

 

Algunas tareas pueden realizarse simultáneamente, pero otras dependen de que otras comiencen o terminen antes de poder empezar o terminar. Estas dependencias de las tareas deben estar mapeadas en tu cronograma para mantenerte al tanto de ellas, o corres el riesgo de que se produzcan cuellos de botella y que tu equipo se bloquee.

 

Encuentre el camino crítico, que es un calendario de proyecto

 

El camino crítico es un método para programar las tareas de un proyecto con el fin de encontrar aquellas que son críticas para el éxito del proyecto. Esto le permite tomar decisiones inteligentes sobre las tareas que pueden ser ignoradas si el tiempo y los costes se ven limitados. Este método se utiliza habitualmente para el análisis de riesgos del cronograma.

 

Asignar recursos

 

La administración de recursos y la programación del proyecto están estrechamente relacionadas.

 

Cada tarea del cronograma debe tener los recursos y los costes relacionados con su realización.

 

Las tareas no se realizan por sí solas, y si no se asigna la disponibilidad de recursos a cada una de ellas se corre el riesgo de sobrepasar el presupuesto.

 

Con los recursos asociados a las tareas, puedes planificar con mayor precisión el tiempo del equipo y mantener su carga de trabajo equilibrada.

 

¿Cómo administrar el calendario del proyecto durante su ejecución?

 

Una vez que hayas reunido todas las piezas de tu calendario, lo último que quieres hacer es introducirlo manualmente en un documento estático como una hoja de Google o una hoja de cálculo de Microsoft Excel. El software de administración de proyectos puede automatizar gran parte del proceso.

 

¿Qué son las herramientas de programación de proyectos?

 

Las herramientas de programación de proyectos se utilizan para ayudar a los gestores a organizar y ejecutar las tareas y los recursos de sus proyectos dentro de un presupuesto determinado.

 

Las ofertas de software van de lo rudimentario a lo sofisticado, y proporcionan a los usuarios un amplio espectro de características que facilitan la programación de su proyecto.

 

Los programas informáticos dedicados a la programación de un proyecto pueden ayudar en la función más amplia de planificación y estimación de la duración de cada tarea.

 

Además de la programación, el software también puede incluir herramientas que administran los costes, el presupuesto, la asignación de recursos, la colaboración, la comunicación y los informes.

 

Dependiendo de sus necesidades, hay muchas ofertas y seguro que alguna se ajusta a sus objetivos organizativos.