Retos que enfrentan los gestores de proyectos

Retos a los que se enfrentan los gestores de proyectos. Su jefe espera que sepa todo sobre la gestión de proyectos desde el principio. Tiene que dirigir a personas, pero no tiene influencia ni autoridad sobre ellas. Entonces, ¿qué debe hacer? Su equipo espera que seas un líder en todos los aspectos de su vida profesional y personal. Pero nadie se lo enseña.

 

En definitiva, el papel del gestor de proyectos tiene muchos retos. El mayor problema es que no los conoces hasta que un reto te golpea inesperadamente.

 

Puede que hayas nombrado uno o dos de ellos. Pero vamos a repasar lo que ocurre en todos los casos.

 

1. Primer desafío 

 

Cada proyecto tiene personalidades difíciles, y no puedes simplemente despedirlas. Cómo tratar con personas difíciles en un proyecto es un conjunto de habilidades aparte. Es una sección de liderazgo que no encontrarás ni siquiera en los libros.

 

Y lo que es peor, las empresas culpan a los directivos de la falta de habilidades blandas cuando no se puede manejar a una persona difícil en un proyecto. ¿Por qué?

 

Las personas son el mayor activo de cualquier empresa. La cosa se complica aún más cuando se contrata a esa persona en primer lugar. Significa que has fallado dos veces. Entonces, parece que tienes las manos atadas y que tienes que luchar con esas personas.

 

Solución: Desarrollar un conjunto de preguntas para las entrevistas que te ayuden a seleccionar a las personas adecuadas. Tienes que probar y afinar estas preguntas todo el tiempo. Además, aprenda del proceso de despido de una persona. Debe haber parámetros medibles que te ayuden a justificar la decisión. Sígalos al pie de la letra y consiga el apoyo de sus dirigentes antes de tener que despedir a alguien.

 

2. Segundo desafío

 

Su jefe quiere que administre el compromiso de las partes interesadas o incluso que desarrolle el negocio de los clientes. Algunos recursos en Internet sugieren que tu trabajo es hacer lo que los clientes piden y hacerlos felices. Ese es un enfoque erróneo.

 

Es difícil de entender, pero tu objetivo es alcanzar los objetivos (empresariales) del proyecto. Los clientes no ven esos objetivos con claridad la mayoría de las veces. Además, los objetivos del cliente y los de tu empresa son siempre diferentes.

 

La mayoría de las veces, esto significa que entrarás en conflicto con algunos de los principales interesados. Parece que tienes que equilibrar tu lealtad entre ellos.

 

 

Solución: Realice los procesos de gestión de las partes interesadas por escrito. Prepare planes de participación de las partes interesadas. Esto significa que tienes que hacer una suposición sobre el compromiso de una parte interesada y tratar de validarla. Aclarar y repetir. También hay que aprender a navegar por la política interna. Y aún más, tendrá que aprender a hacerlo de forma profesional y ética.

 

3. Tercer desafío, Retos de los gestores de proyectos

 

La gestión del alcance es el ámbito de conocimiento más crítico, pero su dirección sólo se preocupa por el calendario y el presupuesto. ¿Cuántas veces ha oído decir: “¿Has obtenido requisitos claros de los clientes? ¿Hay alguna ambigüedad?”.

 

Nadie le hace esa pregunta.

 

Al contrario, todos quieren saber cuánto cuesta. Se entiende, ya que, cuando lo sepan, podrán cobrar a los patrocinadores del proyecto. Hay una fuerte integración entre los objetivos del proyecto, los requisitos y la documentación del alcance. No se pueden obtener estimaciones precisas si no se gestiona este flujo de información.

 

En la mayoría de las organizaciones no encontrarás apoyo en esto. Tu jefe querrá que hagas la gestión del alcance lo más rápido posible. Sabe que es importante, pero por otra razón.

 

Ese es también otro aspecto de la gestión de las partes interesadas. Tiene que educarlos sobre los beneficios de una gestión adecuada del proyecto. No dé por sentado que su jefe es mejor gestor que usted.

 

Solución: Aprenda sobre la Carta del Proyecto, la documentación de los requisitos, la Declaración del Alcance del Proyecto, la Estructura de Desglose del Trabajo. Estas son habilidades difíciles de un PM, y necesitas aprenderlas por adelantado.

 

4. Cuarto desafío, Retos de los gestores de proyectos

 

En un nivel básico, debe conocer la Gestión de Riesgos desde el primer día. Debe saber cómo gestionar los riesgos del proyecto desde el primer día. Y además. Hay que introducir estos conocimientos en la organización.

 

Muchas empresas creen que cuentan con prácticas adecuadas de gestión de riesgos. De hecho, son inútiles. O bien no puedes comunicar los riesgos a los clientes, o tienes que ocultar las respuestas a los riesgos en las tareas. O todo el proceso de gestión de riesgos es simplemente ineficiente, y lo haces porque la PMO lo exige.

 

Al final, sólo pasas horas reescribiendo creativamente los informes de riesgos, pero no te ayudan a gestionar los riesgos del proyecto. Sin embargo, hay muchas oportunidades de hacer carrera aquí porque puedes convertirte en un experto en gestión de riesgos en este tipo de organizaciones. Si sólo pudieras dominar los fundamentos de la gestión de riesgos.

 

Solución: Aprenda y practique todos los procesos de gestión de riesgos. Tome la iniciativa y desarrolle el flujo de trabajo más sencillo que se adapte a su proyecto, como mínimo.

 

5. Quinto desafío

 

No tiene una pausa en sus responsabilidades para obtener la certificación PMP. La gestión de proyectos no es una profesión estandarizada. (Ninguna de las certificaciones te prepara para las responsabilidades del mundo real de un PM).

 

Y aquí está el truco:

 

Las certificaciones de gestión de proyectos certifican que tienes una determinada cantidad de conocimientos y experiencia. Lo ha demostrado con un examen. No le ayudan a manejar sus proyectos y desafíos actuales. La certificación es una forma de conseguir un mejor trabajo y negociar un mejor salario. A veces, un programa de certificación puede ayudarte a sistematizar tu amplia experiencia. Eso es todo.

 

Puede que incluso aprenda las mejores prácticas de gestión de proyectos. Pero eso no significa que su jefe y las partes interesadas le permitan hacer cambios en las políticas y los procesos. No tiene suficiente autoridad y confianza para ello.

 

Por lo tanto, una certificación tiene su tiempo, lugar y propósito.

 

Es una herramienta para un fin, más no el fin en sí mismo.

 

Conclusión: Retos de los gestores de proyectos

 

Ser un administrador de proyectos es uno de los trabajos más desafiantes que tendrá en el mundo empresarial.

 

Sin embargo ser un PM será una de las mejores oportunidades profesionales para usted, puesto que si bien, ser un PM requiere ciertos estudios previos y habilidades desarrolladas, la experiencia será su máximo tutor (y el más exigente también).

 

Entonces, serán estas experiencias, si se desempeña bien, le abrirán las puertas a proyectos cada vez más grandes y oportunidades laborales cada vez mejores dentro de la empresa.

 

Por eso deberá seguir estudiando continuamente y preparándose para estar a la altura tanto de la complejidad de los proyectos como de la competencia laboral.