Papel del Scrum Master en la comunicación del equipo

Entender el papel del Scrum Master en la comunicación del equipo. Un malentendido común entre los nuevos en ágil es exactamente cuál es el papel del Scrum Master en el equipo. La comunicación es uno de los elementos más importantes del trabajo en equipo, por lo que su funcionamiento se debe tener muy en claro.

El Scrum Master no debe ser el único punto de contacto entre el equipo y el propietario del producto (u otras partes interesadas, como clientes potenciales). Dejar que el Scrum Master sea el único que se encargue de hacer esto impacta negativamente en la calidad de la comunicación a través de la entropía, pues se tendrá a solo una persona que siempre comunica todo de ida y vuelta.

El papel del Scrum Master es ser un facilitador para el equipo y permitir la comunicación entre el equipo y las partes interesadas. Mientras que el Scrum Master puede tener que involucrarse en la solución de algunos problemas, por eso es importante que el Scrum Master tenga autoridad en la empresa para hacerlo, debe evitar involucrarse directamente, y en su lugar optar por entrenar o guiar al equipo a una solución.

El Scrum Master debe facilitar la planificación del sprint, las sesiones de preparación, y las oportunidades para el equipo o los miembros individuales del equipo para obtener claridad sobre los requisitos, así como empujar hacia atrás en las solicitudes poco realistas y proponer soluciones técnicas innovadoras a las necesidades del negocio. 

Cuando se convierten en el filtro de toda la comunicación, las cosas se pierden en la traducción, el equipo no desarrolla lo que el cliente necesita, y la colaboración se hace imposible.

Al tener el Scrum Master simplemente facilitar la comunicación, el objetivo es que la próxima vez que el equipo esté luchando podrán tener conversaciones por su cuenta para que el negocio sepa los impactos temprano. De esta forma es que los impedimentos pueden ser eliminados. 

Con el tiempo, el equipo será capaz de resolver las cosas con mayor eficacia, construir una relación de confianza con las partes interesadas y sentirse cómodo haciendo preguntas.

Si el equipo no puede obtener aclaraciones o respuestas del propietario del producto, entonces el Scrum Master debe ayudar al equipo a resolver este problema, pero no obteniendo las respuestas ellos mismos. 

Permitir que el equipo evite toda la responsabilidad de la comunicación está en contradicción directa con el Manifiesto Ágil. Después de todo, se valoran “los individuos y las interacciones”, así como la “colaboración con el cliente”. Un equipo no puede afirmar que sigue la metodología ágil y no encontrar valor en ninguno de los dos principios.

La comunicación es una calle de doble sentido. Las ceremonias ágiles, como las retrospectivas, la preparación del backlog y la planificación de los sprints, pueden parecer un lastre para algunos. Sin embargo, todas aportan el beneficio clave de fomentar la comunicación que lleva a la acción con éxito. Un miembro del equipo que no quiere colaborar o comunicarse probablemente no es un buen miembro del equipo.

Los Scrum Masters deben entrenar a los equipos para que sean honestos y abiertos con el propietario del producto, entrenar a los propietarios del producto para que inviertan el tiempo adecuado para reunirse con el equipo y estar abiertos al cambio, y hacer que todas las partes sean responsables del proceso ágil que se ha establecido.

Scrum Master en la comunicación del equipo: ¿Qué tiene de diferente la comunicación ágil?

La comunicación ágil difiere ligeramente de la comunicación en los proyectos tradicionales. La comunicación, en términos de gestión de proyectos, es la manera formal e informal en que las personas del equipo del proyecto se transmiten información entre sí. Al igual que en los proyectos tradicionales, una buena comunicación es necesaria en los proyectos ágiles.

Sin embargo, los principios ágiles establecen un tono diferente para los proyectos ágiles, haciendo hincapié en la simplicidad, la franqueza y las conversaciones cara a cara. Los siguientes principios ágiles están relacionados con la comunicación:

• Los desarrolladores y los dueños del producto deben trabajar juntos de forma diaria durante todo el desarrollo del proyecto.

• El método más sencillo, que emplea menos esfuerzo pero que tiene menos área para errores, para transmitir información a un equipo de desarrollo y dentro de él es la conversación cara a cara.

• El funcionamiento del objetivo final es la principal medida del progreso del proyecto.

• La simplicidad es esencial; simplicidad se refiere a la habilidad de maximizar la cantidad de trabajo no realizado.

• A intervalos regulares, el equipo reflexiona sobre cómo ser más eficaz, y luego afina y ajusta su comportamiento en consecuencia.

• El Manifiesto Ágil también aborda la comunicación, valorando el software de trabajo por encima de la documentación exhaustiva. Aunque la documentación tiene valor, la funcionalidad de trabajo tiene más importancia en un proyecto ágil.

Esta tabla muestra algunas diferencias entre la comunicación en proyectos tradicionales y en proyectos ágiles.

Scrum Master en la comunicación del equipo: Gestión de la comunicación con enfoques tradicionales

• Es posible que los miembros del equipo no hagan ningún esfuerzo especial para mantener conversaciones en persona.

• Los enfoques ágiles de gestión de proyectos valoran la comunicación cara a cara como la mejor forma de transmitir información.

• Los enfoques tradicionales dan mucho valor a la documentación. Los equipos pueden crear un gran número de documentos complejos e informes de estado basados en el proceso, en lugar de considerar la necesidad real.

Gestión de la comunicación con enfoques ágiles

• Los documentos ágiles, o artefactos, son intencionadamente simples y proporcionan información apenas suficiente. Los artefactos ágiles sólo contienen información esencial y a menudo pueden transmitir el estado del proyecto de un vistazo.

• Los equipos de proyecto utilizan el concepto “mostrar, no contar”, mostrando el software en funcionamiento para comunicar el progreso de forma regular en la revisión del sprint.

Los miembros del equipo pueden tener que asistir a un gran número de reuniones, sean o no útiles o necesarias.

Las reuniones en los proyectos ágiles son, por diseño, lo más rápidas posible e incluyen sólo a las personas que aportarán algo a la reunión y se beneficiarán de ella. Las reuniones ágiles proporcionan todos los beneficios de la comunicación cara a cara sin perder tiempo. La estructura de las reuniones ágiles está pensada para mejorar la productividad, no para reducirla.