Administración de cambios en la administración de proyectos: La administración de cambios en la administración de proyectos puede ser compleja, especialmente cuando se administran varios proyectos simultáneamente. Ajustar el calendario, el alcance, el coste y la distribución de recursos de un proyecto, entre otras cosas, puede afectar al flujo de trabajo y a los resultados de otro proyecto.

 

Este artículo presenta la administración del cambio en la administración de proyectos comprendiendo en qué se diferencia de la administración de proyectos y cuáles son sus tipos y factores.

 

¿Qué es la administración del cambio en la administración de proyectos?

 

Esto implica la transición a un nuevo plan de acción para administrar cambios imprevistos.

 

Los cambios en el proyecto debidos a nuevos requisitos pueden afectar invariablemente a las tareas del proyecto alineadas, las prioridades del proyecto, las dependencias, etc.

 

Gestionar el cambio en la administración de proyectos implica planificar, aplicar y administrar el cambio para un proyecto.

 

 

Una transición sencilla ayuda:

 

• Adaptarse a los nuevos cambios de forma proactiva
• Optimizar los flujos de trabajo para soportar reprogramaciones y ajustes
• Controlar los costes derivados del desarrollo de nuevos proyectos
• Mitigar los riesgos debidos a los nuevos requisitos del proyecto
• Administración del cambio frente a administración de proyectos

 

Los términos “administración de proyectos” y “administración del cambio” suelen utilizarse indistintamente.

 

Sin embargo, los términos son diferentes e implican cosas distintas.

 

La administración de proyectos se refiere a:

 

 

• Una disciplina bien documentada
• Se definen las tareas, los hitos, los plazos y los resultados finales.
• Se centra en las personas
• Pretende alcanzar metas y objetivos específicos del proyecto
• La administración del cambio se refiere a:
• Una disciplina informal
• Las tareas, los hitos y los plazos no están definidos.
• Centrada en el sistema
• Su objetivo es administrar el cambio organizativo
• Así pues, la administración del cambio apoya la administración de proyectos administrando el lado humano del cambio organizativo.
• Tipos de administración del cambio en la administración de proyectos
• La administración del cambio en un proyecto puede ser de distintos tipos. Veámoslos a continuación.

 

 

 

• Anticipatorio

 

Como su nombre indica, este tipo de administración del cambio se realiza en previsión de un cambio. Esto significa que te mantienes preparado con un plan de acción listo para abordar las modificaciones que seguramente surgirán en el futuro. 

 

Esto puede ocurrir cuando se conoce un nuevo modelo de proceso empresarial que la empresa implantará en el próximo trimestre. O también puede ocurrir cuando una persona abandona la organización y otra va a hacerse cargo de la administración.

 

• Reactivo, Administración de cambios en la administración.

 

Debe estar preparado para aplicar un plan de administración del cambio reactivo cuando la situación lo requiera. Aunque nadie quiere verse afectado por un cambio repentino de planes, a veces es la única opción disponible. En la administración reactiva, debes idear un plan de inmediato y aplicarlo pronto para minimizar el efecto indeseable.

 

• Incremental

 

A veces, los cambios necesarios no son demasiado urgentes, es decir, la empresa debe implantarlos a lo largo de un periodo de tiempo, paso a paso. Estos cambios se realizan para la mejora continua de las operaciones. Por ejemplo, la instalación de nuevos programas informáticos para mejorar la eficiencia dentro de la organización.

 

• Estratégicos, Administración de cambios en la administración.

 

Los cambios estratégicos son desarrollos bien analizados necesarios para impulsar la competitividad de la empresa o el proyecto. Estos cambios tienen un impacto significativo en el negocio y suponen casi una revisión de los procesos existentes. 

 

Por ejemplo, un editor de revistas se da cuenta de que la audiencia se está pasando al medio digital para obtener su dosis diaria de noticias y entretenimiento. La editorial decide entonces cambiar sus operaciones para atender a una audiencia digital, proporcionando información y entretenimiento a través de herramientas de comunicación en línea.

 

¿Por qué necesitamos incorporar la administración del cambio a nivel de proyecto?

 

Antes de empezar a administrar el cambio en la administración de proyectos, es crucial entender por qué necesitamos incorporar la administración del cambio a nivel de proyecto.

 

• Alineación de la visión dentro de la dirección

 

A veces, los líderes del proyecto y de la organización no están convencidos de por qué es necesario realizar cambios.

 

Pueden pensar que cambiar cualquier aspecto del plan de ejecución del proyecto alterará la distribución de recursos existente y llevará el presupuesto más allá del límite preestablecido.

 

Aquí es crucial explicar la necesidad de la administración del cambio y cómo repercutirá en el resultado del proyecto. Si las razones son auténticas, seguro que están de acuerdo con el cambio e incluso confían en sus resultados prometidos.

 

• Transformar la resistencia de los empleados

 

Cuando se trabaja en proyectos, los miembros del equipo se resisten a cambiar los procesos y flujos de trabajo. En este caso, hay que explicarles la finalidad del cambio y el valor que aportará a la organización. Cuando las razones estén claras, estarán dispuestos a adaptarse al cambio y aplicar las nuevas estrategias con un mayor sentido de pertenencia.

 

• Establecer un plan de acción bien analizado

 

Una vez que el equipo está preparado para aplicar el cambio, necesita un plan exhaustivo al que pueda adherirse. En este punto, debe proporcionar al equipo un marco detallado de cómo deben ajustarse las cosas.

 

El marco debe esbozar las tareas, las nuevas prioridades de las tareas y las dependencias de las tareas a las que hay que prestar atención. Esto ayudará a apoyar una transición sin problemas para un proceso de administración del cambio sin problemas.

 

• Mantener el rumbo, Administración de cambios en la administración.

 

La administración del cambio no se limita a delegar nuevas responsabilidades en el equipo. Hay que vigilar cómo van las cosas. ¿Funcionan los nuevos cambios en su beneficio o necesitan una revisión? Si en algún momento detecta que los cambios no conducen a los resultados deseados, prepárese para replantear los cambios y hacer los ajustes necesarios.

 

¿Cuáles son los 3 factores principales que debe tener en cuenta para la administración de cambios en un proyecto?

 

Estos son los 3 factores principales que debe tener en cuenta para implementar la administración de cambios en un proyecto:

 

• Alcance
• Presupuesto
• Calidad

 

Estos tres factores están directamente relacionados con el éxito de la organización y del proyecto. Pero, ¿cómo afectan estos factores a la administración del cambio para los gestores de proyectos como usted?

 

Estos factores son cruciales, ya que los gestores de proyectos deben tener en cuenta estas tres limitaciones al realizar el control integrado de cambios. El proceso requiere que usted revise, administre y apruebe las solicitudes de cambio. También es esencial conseguir este cambio a tiempo, porque si retrasa la transición, hay posibilidades de que su proyecto se salga de la vía, y los efectos pueden ser irreversibles.

 

Ni que decir tiene que, cuando apruebe las solicitudes de cambio, los objetivos de su proyecto cambiarán con toda seguridad. Y lo mejor será que transmita los nuevos objetivos a su equipo para que acepten mejor la transición.

 

Consejos para integrar la administración del cambio en la administración de proyectos

 

Entendemos que la administración del cambio para los gestores de proyectos no es pan comido. Hemos elaborado una lista de los principales consejos que puede utilizar para integrar la administración del cambio en la práctica de la administración de proyectos.

 

Alinee la administración del cambio con sus metas y objetivos empresariales

 

Una función clave de los gestores en la administración del cambio es garantizar que los nuevos avances en los proyectos estén en sintonía con las metas y objetivos empresariales generales.

 

Así que sus estrategias de administración del cambio deben ser tales que apoyen los objetivos predefinidos y no los contradigan de ninguna manera.

 

• Implemente un enfoque estructurado para la administración del cambio
• Un enfoque estructurado le permitirá a usted y a su equipo llevar a cabo la administración del cambio con éxito:
• Comunique cómo pretende implantar la administración del cambio en el proyecto.
• Defina las múltiples tareas que deben llevarse a cabo.
• Establezca qué tareas deben realizarse con prioridad.
• Establezca dependencias entre las tareas para disponer de flujos de trabajo bien definidos.
• Definir claramente las responsabilidades del equipo

 

Como directores y gestores de proyectos, es esencial facilitar a su equipo el cambio del flujo actual de operaciones. Puede que algunos se sientan confusos y otros se resistan. Lo que puede ayudar es la forma de presentar el cambio. ¿Por qué es necesario el cambio? ¿Cómo puede lograrlo todo el equipo? Explique estas cosas a su equipo, y estarán listos para implementar el cambio de frente.

 

Una vez que estén preparados, establezca funciones y responsabilidades claras. No deje lugar a suposiciones. Delega el trabajo con prioridades, dependencias y plazos bien definidos.

 

Modifique su enfoque 

 

Su plan de administración del cambio cambia en función de las circunstancias. Si un plan funcionó anteriormente para su equipo, no es seguro que ese mismo plan vaya a complementar todas sus necesidades futuras. Por tanto, analice sus necesidades actuales, desarrolle un plan de acción único y prepárese para superar cualquier reto.

Desarrollar las habilidades de liderazgo con pensamiento crítico. Al asumir la responsabilidad de sus propios procesos de pensamiento crítico en el liderazgo, está actuando para analizar y adaptar su enfoque en la toma de decisiones y la resolución de problemas. De este modo, usted y su empresa se sitúan en una posición mucho más fuerte para liderar y tener éxito en el mundo empresarial de la “nueva normalidad”.

 

El pensamiento crítico permite a líderes comprender el impacto de las decisiones en la empresa en su conjunto. Además, garantiza tanto la alineación con los objetivos de la organización como la responsabilidad por los resultados.  

 

La “nueva normalidad” es un tipo diferente de panorama competitivo, azotado por la geopolítica y la inestabilidad mundial, el rápido cambio tecnológico, las presiones financieras únicas, una marea creciente de datos e información que hay que filtrar y la proliferación de nuevos modelos de negocio corporativos.

 

La mentalidad que hizo que los líderes tuvieran éxito en el pasado probablemente no garantice el éxito en el futuro. De hecho, varios estudios y encuestas recientes han identificado el pensamiento crítico como el requisito número uno para el éxito del liderazgo en el siglo XXI. Sin embargo, cada vez hay más pruebas de que muchos líderes actuales y emergentes carecen de esta cualidad. Y es esta carencia de competencias la que está sacudiendo y reconfigurando el liderazgo tal y como lo conocemos.

 

El liderazgo en la “nueva normalidad”

 

Tras la crisis económica, todos sabemos qué aspecto tiene un fracaso de liderazgo. Las empresas que quebraron durante la situación del coronavirus son un claro ejemplo de lo que ocurre cuando las decisiones se basan en información errónea, parcialmente falsa o incompleta. Esto también ocurre cuando la dirección no piensa de forma clara y estratégica en todas las implicaciones de sus acciones. Las consecuencias han puesto fin a la rutina y han creado una “nueva normalidad” muy diferente a todo lo que se ha visto hasta ahora.

 

Las organizaciones empresariales deben estar preparadas para hacer las cosas de forma diferente si esperan resultados diferentes. En este panorama exigente y dinámico, es natural que también requieran una mentalidad diferente por parte de los responsables.

 

El pensamiento critico mpulsa el comportamiento; el comportamiento impulsa los resultados. Por tanto, las empresas que quieran cambiar los resultados -y, de hecho, cambiar la propia organización- pueden conseguir el mayor efecto multiplicador cambiando la forma de pensar de los líderes y directivos de toda la organización.

 

Por qué es fundamental el pensamiento crítico

 

El pensamiento crítico parece ser exactamente lo que necesitan los líderes que navegan por la volatilidad de la nueva normalidad.

 

El pensamiento crítico es el uso de aquellas habilidades o estrategias cognitivas que aumentan la probabilidad de un resultado deseable.

 

Se utiliza para describir el pensamiento intencionado, razonado y dirigido a un objetivo, el tipo de pensamiento que se utiliza para resolver problemas, formular inferencias, calcular probabilidades y tomar decisiones.

 

Este es el tipo de pensamiento que hace que los resultados deseables sean más probables.

 

 

Cómo es el pensamiento crítico

 

Una vez establecida la necesidad de un cambio de mentalidad hacia un pensamiento más crítico, debemos tener claro qué significa eso en el lugar de trabajo. En general, el pensamiento crítico es la capacidad de abordar las contradicciones y los problemas de un entorno tumultuoso de forma razonada, decidida y productiva. Las decisiones se toman con un enfoque justo, objetivo, preciso y basado en información relevante para la situación.

 

El pensamiento crítico es también reflexivo y centrado, evaluando constantemente el propio proceso de pensamiento. Es un pensamiento con un propósito. El pensamiento crítico requiere una buena dosis de escepticismo y una medida equivalente de buen juicio.

 

Durante décadas, las empresas han confiado en la Evaluación del Pensamiento Crítico de Watson-Glaser, una herramienta de evaluación muy utilizada para valorar la capacidad cognitiva de los líderes actuales y futuros.

 

Desarrollado en 1925, el modelo identifica los factores clave para el pensamiento crítico y la toma de decisiones y predice el juicio, la resolución de problemas, la creatividad, la apertura a la experiencia y otros comportamientos de liderazgo.

 

Cinco subpruebas miden el pensamiento crítico como un compuesto de actitudes, conocimientos y habilidades:

 

1. Inferencia
2. Reconocimiento de suposiciones
3. Deducción
4. Interpretación
5. Evaluación de argumentos

 

Los profesionales con altas puntuaciones en estas subpruebas son capaces de identificar y examinar las suposiciones, influencias y sesgos que pueden influir en ellos. Se apartan de la contienda y evalúan estratégicamente los puntos fuertes y débiles de las soluciones, conclusiones o enfoques alternativos a los problemas. 

 

Toman decisiones empresariales que responden a las preguntas correctas, resuelven los problemas adecuados, mitigan el riesgo y mejoran la productividad.

 

También lideran desde una posición de fuerza, siendo capaces de motivar y mover a la gente tanto inspirada como intelectualmente, proporcionando razones sólidas para las acciones.

 

Tanto si dirigen equipos, departamentos o empresas enteras, los líderes que aplican las habilidades del pensamiento crítico a sus funciones rinden a un nivel superior y ofrecen a sus organizaciones una clara ventaja competitiva.

 

Los pensadores críticos piensan de forma diferente sobre su impacto en la organización, entendiendo cómo sus decisiones y acciones influyen en el negocio tanto dentro como fuera de sus estrechos silos funcionales. Estos líderes son capaces de equilibrar los problemas del departamento o del equipo con los problemas más amplios de la empresa y de asumir una mayor responsabilidad por el éxito de la organización.

 

Este agudo sentido de la responsabilidad es lo que les permite ejecutar para obtener resultados ahora, al tiempo que cumplen con sus obligaciones para influir positivamente en el futuro.

 

Los líderes que se dedican al pensamiento crítico también entienden la organización en su conjunto y cómo las partes individuales funcionan juntas. El contexto es clave. Ahora más que nunca, la perspicacia empresarial es fundamental para un liderazgo eficaz. Es imposible aplicar las habilidades de pensamiento crítico al negocio de hacer dinero sin comprender los factores que conectan las decisiones y acciones diarias con los objetivos financieros y estratégicos clave de la organización. Una cosa es entender el papel de uno como líder. Otra cosa es entender cómo establecer la dirección y afectar directamente a los resultados.

 

• El pensamiento crítico es también un pensamiento a gran escala.

 

Los líderes deben ser capaces de  analizar un sistema dinámico, mientras analizan simultáneamente y con habilidad la información para tomar rápidamente decisiones en todos los niveles.

 

Los pensadores críticos operan desde una perspectiva amplia para asegurarse de que se abordan los problemas correctos y de que asumen un riesgo aceptable.

 

Reconocen la diferencia entre las ganancias a corto plazo y los resultados sostenibles a largo plazo y dirigen en consecuencia.

 

 

• Las ventajas de este tipo de comportamiento de liderazgo son evidentes.

 

El pensamiento crítico permite a los líderes de todos los niveles comprender el impacto de sus decisiones en la empresa en su conjunto y garantiza tanto la alineación con los objetivos de la organización como la responsabilidad por los resultados. Es exactamente el tipo de comportamiento de liderazgo que exige la nueva normalidad, y exactamente lo que falta. Y es probable que esta desconexión se intensifique con el tiempo. ¡Contáctanos!

¿Qué es la administración del cambio? La Asociación para la Administración de Proyectos (APM) define la administración del cambio como “el enfoque global que se adopta en una organización para pasar del estado actual a un estado futuro deseable, utilizando un enfoque coordinado y estructurado en colaboración con las partes interesadas”.

 

Todo esto está muy bien, pero -dado lo difícil que puede ser una buena administración del cambio- estoy seguro de que la mayoría de nosotros buscamos algo un poco más concreto.

 

¿Cómo podría ser un enfoque “coordinado y estructurado”?

 

Pues bien, el Instituto de Administración de Proyectos (PMI) nos pone en marcha esbozando 5 pasos clave dentro de su marco del ciclo de vida del cambio:

 

Formular el cambio: en línea con los objetivos futuros de la empresa, identificar el cambio necesario y si la empresa está preparada para realizarlo.

 

Planificar el cambio: decidir cómo se va a llevar a cabo el cambio propuesto y cómo atraer a las partes interesadas en el viaje.

 

Implementar el cambio: asegurarse de que la empresa está preparada para el cambio y ponerlo en marcha.

 

Administrar la transición: integrar los resultados del proyecto de cambio en un estado empresarial estable.

 

Mantener el cambio: seguir evaluando los resultados del cambio a lo largo del tiempo, midiendo los beneficios reales frente a los esperados.

 

¿Por qué es importante la administración del cambio?

 

Bien, ahora tenemos un poco más claros los principales pasos para administrar el cambio con éxito. Pero, ¿por qué es importante?

 

Un proceso de administración del cambio eficaz ayuda a tratar estas 6 cuestiones clave:

 

Liderazgo deficiente y falta de alineación en la nueva visión, la administración del cambio.

 

Si quiere que sus equipos se sientan seguros con el cambio, es fundamental que el liderazgo esté alineado y comprometido con él. De hecho, el patrocinio de los ejecutivos es la mejor manera de involucrar a los empleados en el cambio.

 

Los equipos de dirección deben ser capaces de presentar una visión clara y convincente a sus empleados sobre las oportunidades que crea el cambio o los problemas actuales que éste resolverá.

 

Los líderes que no tienen clara la visión, que se contradicen entre sí o que parecen inseguros ellos mismos, no tienen ninguna esperanza de dirigir con éxito a los demás en un período de cambio importante.

 

 

Falta de claridad sobre cómo el esfuerzo de cambio se ajusta a la estrategia de la organización

 

Si no se planifica y administra eficazmente un cambio, es fácil ser reactivo al entorno empresarial sin considerar realmente por qué se produce el cambio y cómo acerca a la empresa a sus objetivos.

 

Quizás esté planeando introducir una nueva solución tecnológica que le ayude a administrar mejor sus procesos de RRHH.

 

Aunque parece sensato, si tu objetivo a largo plazo es externalizar tu función de RRHH, podrías estar invirtiendo en recursos que no van a generar beneficios.

 

 

 

Falta de recursos necesarios para implementar el cambio, la administración del cambio.

 

Hablando de recursos, una administración eficaz del cambio ayuda a garantizar que se dispone de los recursos adecuados para realizar el trabajo.

 

Tanto si se trata de contar con suficientes personas con las habilidades y la capacidad para realizar el cambio, como si se trata de la capacidad adecuada para mantener el cambio, la planificación de los recursos necesarios es clave para realizar un cambio con éxito.

 

Esto puede incluir la identificación de sus “campeones del cambio”. Se trata de personas preparadas y entusiasmadas con el cambio, que además tienen la influencia necesaria para que otros se sumen a él.

 

Los atributos que son importantes en los grandes campeones del cambio son, entre otros, el ingenio, la confianza, el optimismo y la resistencia.

 

Insuficiente planificación para que el cambio se produzca con eficacia

 

Y no sólo hay que planificar los recursos. La administración del cambio bien hecha incluye una sólida evaluación de la preparación para el cambio operativo. Esto ayuda a identificar todo lo que hay que hacer para aterrizar el cambio con eficacia.

 

Esto podría incluir la comprensión de los requisitos tecnológicos y del sistema, la identificación de las mejoras necesarias en los procesos o las oportunidades de formación y desarrollo para el personal.

 

Resistencia al cambio

 

Hay muchas razones por las que la gente se resiste al cambio, entre ellas:

 

• Preocupación por su propia competencia
• Experiencia previa de cambios mal administrados
• Ansiedad por perder el control del statu-quo
• Enfado por la pérdida de prestigio si han contribuido a crear el estado actual
• Preocupación genuina por la pérdida de empleo, el aumento de la carga de trabajo, etc.
• La resistencia al cambio puede ser frustrante para quienes intentan avanzar, pero se trata de temores reales.

 

Abordar el hecho de que el cambio puede ser incómodo, escuchar las principales preocupaciones y dedicar tiempo a tratar de resolverlas es fundamental para el éxito de la administración del cambio.

 

Estrategias de comunicación deficientes

 

Una característica común de la administración del cambio mal planificada es el enfoque caótico -o incluso ausente- de la administración de las comunicaciones. Una comunicación eficaz es la clave para involucrar a la gente en el cambio.

 

Debe incluir estrategias para compartir la información, recibir las aportaciones de los profesionales o de las personas más cercanas al cambio, y la retroalimentación sobre el propio proceso de cambio.

 

Los 6 pasos clave de un plan de administración del cambio de primera categoría

 

Bien, ya hemos visto los 6 principales problemas que se producen cuando la administración del cambio se hace mal. Pero no se preocupe. Estos no se aplicarán a usted. Vas a ser una superestrella de la administración del cambio.

 

Para equilibrarlo, veamos los 6 pasos clave para hacer la administración del cambio como un jefe:

 

• Identificar y comprometer a las partes interesadas, la administración del cambio.

 

Lo más difícil de administrar el cambio es ayudar a las personas a superarlo.

 

Un primer paso fundamental es identificar a los principales interesados. Al fin y al cabo, no se puede involucrar a las personas si no se las ha identificado primero. Y definitivamente no querrá que aparezcan, saboteando sus esfuerzos más adelante.

 

Las partes interesadas pueden incluir a la dirección de la organización y a los directores funcionales de los departamentos clave que deben apoyar el cambio, como RRHH y TI.

 

Por último, pero no por ello menos importante, están las personas de primera línea a las que más afecta el cambio.

 

Estas personas son fundamentales para ayudarle a avanzar. Pueden ofrecer una visión sobre el terreno de cómo mejorar las cosas y también actuar como defensores del cambio que hay que impulsar.

 

Una plantilla de análisis de las partes interesadas es una forma sencilla de registrar y analizar a las mismas.

 

Una vez identificados los grupos de interés, es importante entender la mejor manera de involucrarlos. Averigua cuáles son sus puntos débiles actuales y comparte con ellos la forma en que se abordarán con el cambio. O bien, haz que se entusiasmen con las nuevas oportunidades que se crearán.

 

Asegúrese de que su equipo de liderazgo trabaja conjuntamente para crear una visión convincente de cómo será la vida después del cambio.

 

Cree un espacio para que los líderes expresen sus preocupaciones o inquietudes sobre el futuro, pero asegúrese de que -cuando hablen con sus equipos- su mensaje esté alineado y sea positivo.

 

• Evaluar el impacto del cambio, la administración del cambio.

 

Antes de lanzarse a realizar cualquier cambio, tómese un minuto para comprender realmente su impacto. ¿Cómo mejorar con este cambio los resultados de la empresa? ¿Se ajusta a la estrategia futura de la organización?

 

Hacer estas preguntas ayuda a la empresa a comprobar que está haciendo el cambio correcto.

 

También querrá considerar el beneficio de hacer el cambio frente a los desafíos de implementarlo. Comprender los retos asociados a la realización del cambio es fundamental para que la organización tome una decisión racional e informada.

 

• • La medición del nivel de perturbación causado por el cambio se realiza mediante una evaluación del impacto del cambio.
  • El impacto del cambio suele considerarse de tres maneras:
  • Cambio de proceso: ¿qué cambios serán necesarios en la forma de trabajar de las personas como resultado de este cambio?
  • Cambio de sistemas: ¿qué cambios serán necesarios en nuestra infraestructura tecnológica para apoyar este cambio?
  • Cambio organizativo: ¿cómo construimos una cultura organizativa que permita sostener este cambio?

 

• Ayudar a la empresa a estar preparada para el cambio

 

Ahora que conoce el nivel de impacto que tendrá el cambio en toda la organización, puede empezar a hacer planes para asegurarse de que la empresa está preparada para afrontarlo.

 

Lo que se necesite exactamente dependerá de lo que se haya identificado, pero puede incluir:

 

• • Una nueva imagen de marca para señalar el cambio
  • Oportunidades de formación y desarrollo para construir la capacidad futura
  • Actividades de mapeo y optimización de procesos
  • Cambios en los sistemas
  • Actividades que empiecen a cambiar la cultura organizativa para que sostenga el cambio.

 

 

• Comunicar eficazmente el cambio, la administración del cambio.

 

En esta fase, los que dirigen el cambio deben tener una visión convincente de por qué están realizando el cambio y cómo mejorará las cosas.

 

También debe haber una hoja de ruta clara que muestre cómo se logrará el cambio y qué hay que hacer para preparar a la organización.

 

Ahora, la visión y los planes deben compartirse y ponerse a prueba. Será necesaria una comunicación transparente, que reconozca los retos que se avecinan y explique al mismo tiempo cómo se van a administrar.

 

Habrá que crear y aplicar un plan de comunicación claro para hacer un seguimiento de qué información se ha compartido y cómo. Deberá desarrollarse un rastreador de opiniones para almacenarlas y poder medir las respuestas.

 

• Realice el cambio.

 

Después de todas las reflexiones, la planificación y la preparación, ha llegado el momento de realizar el cambio.

 

Celebre la adopción de los primeros pasos para mejorar el futuro de la empresa.

 

Considere la posibilidad de organizar un evento de lanzamiento divertido y atractivo para generar entusiasmo en torno al cambio.

 

Asegúrese de que las “victorias rápidas” o los primeros beneficios se comuniquen a toda la empresa como prueba tangible de la diferencia positiva que supondrá este cambio.

 

 

• Evaluar y mantener el cambio, la administración del cambio.

 

Es importante evaluar el impacto de un cambio a lo largo del tiempo. ¿Se han obtenido los beneficios esperados? Si no es así, ¿por qué no, y cómo influye eso en la toma de decisiones sobre los cambios en el futuro?

 

Y, por difícil que sea hacer el cambio, mantenerlo puede ser más difícil.

 

Es fácil volver al statu quo al primer bache en el camino, o después de que el impulso inicial y el entusiasmo por el cambio se hayan agotado. Mantener el cambio requiere una comunicación continua sobre los motivos por los que se hizo el cambio, y tal vez un pequeño recordatorio de que la vida no era precisamente un camino de rosas de antemano.

 

Compartir los beneficios -tanto cuantitativos como cualitativos- puede aportar pruebas de que el cambio ha merecido la pena y mantiene a los interesados interesados en seguir adelante.

Adaptación y ajuste de la administración del cambio en un proyecto ágil ¿Cuál es el impacto de la naturaleza iterativa de Agile en la administración del cambio?

 

La flexibilidad es la clave y no entrar en pánico con la naturaleza incierta de la entrega ágil. Se debe mantener lo básico pero estar preparado para negociar otros aspectos del enfoque de cambio tradicional. Se debe saber que cada día es diferente, y eso está bien.

 

Existen cuatro impactos en la administración del cambio necesarios por la naturaleza iterativa de los proyectos que utilizan un proceso de desarrollo ágil. Cuando se aplica en un proceso de desarrollo ágil, la administración del cambio:

 

• Se vuelve en iterativa
• Crea planes diseñados para ser modificados según sea necesario
• Requiere más trabajo previo
• Se debe hacer en menos tiempo y a un ritmo más rápido

 

Cuando se apoya una iniciativa utilizando Agile, el profesional del cambio debe ser más flexible y adaptable. No cabe duda de que es incómodo dejar de lado las estrategias y planes “perfectos” de administración del cambio. Sin embargo, el rápido ritmo de un proyecto que utiliza Agile significa que los profesionales de la administración del cambio deben refinar y enfocar su trabajo, volviéndose más precisos y eficientes y sabiendo dónde flexionar y dónde relajar el rigor de la administración del cambio.

 

¿Cuáles son los factores que más contribuyen al éxito cuando se integran la administración del cambio y Agile?

 

Si se planifican sprints cortos de 4 a 8 semanas, cada pequeño logro puede ser una historia de éxito, por pequeño que sea (incluso un cambio de 2 personas que tenga un impacto empresarial medible en un proceso de negocio). Pequeño es mayor compromiso para todos.

 

Los participantes destacaron cuatro factores específicos que contribuyen al éxito cuando se aplica la administración del cambio a un proyecto con un enfoque ágil.

 

• Compromiso temprano del administrador del cambio
• Comunicación coherente
• Compromiso del líder senior
• Ganancias tempranas

 

El compromiso general fue el tema principal relacionado con los principales contribuyentes. En primer lugar, el compromiso entre el equipo ágil y el recurso de administración del cambio es crucial para garantizar que el aspecto humano siga el ritmo del aspecto técnico. El compromiso de los líderes de alto nivel, tanto en apoyo de la iniciativa como de Agile como enfoque, fue fundamental. Por último, la implicación de los empleados afectados a través de una comunicación coherente y la celebración de los éxitos crearon el impulso necesario para que el esfuerzo siguiera avanzando.

 

¿Cuáles son los obstáculos más comunes al introducir la administración del cambio en un proyecto ágil?

 

El mayor reto es la tendencia a ser menos estratégicos sobre el enfoque de las personas para la adopción.  El enfoque en la ‘historia’ tiende a eclipsar la planificación para la operacionalización del producto. Por ejemplo, ajustar los procesos de negocio, tejer en la formación/documentación del usuario, etc.

 

Los participantes en el estudio identificaron cinco obstáculos comunes a la hora de introducir la administración del cambio en un proyecto que utiliza procesos de desarrollo iterativos ágiles:

 

• Falta de comprensión y apreciación de la administración del cambio
• Resistencia de la organización a Agile
• Alto volumen de cambios incrementales
• Aumento del ritmo
• Resistencia de los mandos intermedios

 

Curiosamente, la interacción entre la administración eficaz de la transición hacia Agile y la aplicación eficaz de la administración del cambio en Agile aparece entre los principales obstáculos. Los principales obstáculos a los que se enfrentó la aplicación de la administración del cambio en Agile fueron a menudo síntomas de la ineficacia en la creación de apoyo y aceptación de Agile en primer lugar.

 

¿Cómo se ven diferentes las áreas de práctica de la administración del cambio en un esfuerzo ágil?

 

En primer lugar, es importante conocer siete principales contribuyentes al éxito en la administración de cambio:

 

• • Patrocinio
  • Enfoque
  • Recursos
  • Integración de la administración del cambio y la administración de proyectos
  • Compromiso de los empleados
  • Comunicaciones
  • Compromiso de los directivos
  • Formación
  • Administración de la resistencia
  • Refuerzo

 

• Patrocinio

 

Los patrocinadores deben comprender y adoptar la mentalidad ágil. La participación de los patrocinadores debe ser más precisa y eficiente.

 

Mandos intermedios

 

• Compromiso

 

Los gerentes deben estar equipados con recursos y capacitación sobre Agile y comprometerse con la comunicación cara a cara. Su papel cambia en todo el proyecto.

 

• Compromiso de los empleados

 

Los empleados deben estar más comprometidos, pero también menos formalmente (lo que parece una paradoja). El compromiso también debe promover la cultura ágil.

 

 

 

• Enfoque

 

El enfoque de la administración del cambio debe alinearse con las fases del proceso ágil y debe ser selectivo en cuanto a las actividades que generan valor.

 

• Recursos

 

Las necesidades de recursos para la administración del cambio varían a lo largo de un esfuerzo de desarrollo ágil y deben estar preparadas para pivotar en función del impacto de los empleados en una fase determinada.

 

Integración con la administración de proyectos

 

Los equipos de administración del cambio y del proyecto deben integrarse antes, con mayores niveles de comunicación y colaboración.

 

• Comunicación, Administración del cambio en un proyecto ágil.

 

La comunicación requiere precisión y una mayor frecuencia alineada con el proceso ágil, pero también debe administrarse bien para evitar la sobrecarga.

 

• Formación, Administración del cambio en un proyecto ágil.

 

La formación debe estar enfocada, ser concisa y ser impartida con mayor frecuencia, haciendo hincapié en la impartición de formación justo a tiempo.

 

• Administración de la resistencia, Administración del cambio en un proyecto ágil.

 

Un plan formal de administración de la resistencia con una mayor comunicación, con énfasis en el “por qué” tanto de Agile como del proyecto, puede crear aceptación.

 

• Refuerzo, Administración del cambio en un proyecto ágil.

 

El refuerzo es necesario desde el principio y con más frecuencia para que coincida con el enfoque iterativo, haciendo hincapié en los objetivos y el progreso.

 

Administración del cambio ágil

 

La popularidad de Agile sigue creciendo como forma de abordar las iniciativas dividiéndolas en segmentos iterativos. Su aplicación se está extendiendo más allá de los proyectos de software y TI para incluir también proyectos no relacionados con la TI. Dentro de un proyecto que utiliza Agile, la administración del cambio puede apoyar la adopción y el uso necesarios para lograr verdaderos resultados. 

 

Pero el ritmo y la naturaleza de un esfuerzo ágil significa que la administración del cambio debe cambiar. La precisión, la eficiencia, el enfoque, las compensaciones, el compromiso temprano y el equilibrio deben estar presentes para que la administración del cambio sea más eficaz en un proyecto que utiliza el desarrollo iterativo.

Estrategias para administrar eficazmente el cambio organizativo. ¿Qué es el cambio organizativo? Este consiste en las acciones en las que una empresa o negocio altera un componente importante de su organización. Por ejemplo, la cultura, las tecnologías subyacentes o la infraestructura que utiliza para operar, o sus procesos internos. 

 

Administrar el cambio organizativo es complicado. Los líderes deben alinear a las personas con la razón del cambio, a menudo trabajando en contra de hábitos y creencias de larga data. Las organizaciones tienen más probabilidades de éxito cuando planifican las iniciativas de cambio de forma proactiva y hacen participar a los empleados antes, durante y después del cambio. A continuación se presentan las siete formas en que los líderes pueden administrar eficazmente el cambio en sus organizaciones.

 

Estrategias para administrar eficazmente el cambio organizativo

 

• Poner a las personas en primer lugar, Estrategias para administrar el cambio organizativo.

 

La administración del cambio con éxito da prioridad a las personas. Las personas alimentan el cambio y mantienen su impulso.

 

Las iniciativas de cambio fracasan cuando las personas implicadas no entienden, creen o se comprometen con el cambio.

 

Los líderes facilitan el cambio cuando involucran a los empleados en el mismo. Los líderes logran esto a través de la comunicación proactiva de la administración del cambio que crea un deseo de cambiar en toda la fuerza de trabajo.

 

Las iniciativas de cambio fracasarán si las personas no creen en el cambio y no son movilizadas por otros para actuar.

 

• Trabajar con un modelo de administración del cambio.

 

Los líderes se enfrentan a la cultura de la empresa, el impulso organizativo y la psicología humana cuando promueven el cambio.

 

Para que el cambio se produzca, necesitan las herramientas adecuadas para guiarlos.

 

Los modelos de administración del cambio ayudan a los líderes a conectar la estrategia empresarial con la acción, lo que aumenta las probabilidades de éxito.

 

Hay una gran variedad de modelos de administración del cambio entre los que elegir. Cada modelo varía, pero todos siguen principios básicos similares de identificación de necesidades y planificación e implementación del cambio. 

 

 

• Capacitar a los empleados a través de la comunicación

 

La comunicación es una parte esencial de la administración eficaz del cambio organizativo. Una visión del cambio es tan poderosa como la comunicación que la respalda. Una comunicación eficaz para la administración del cambio proporciona claridad sobre el motivo de la necesidad del cambio y moviliza a los empleados con un sentido de urgencia para el cambio. Las empresas no consiguen impulsar un cambio significativo cuando no lo comunican.

 

La comunicación de la administración del cambio no es una transferencia única de información. Requiere compromiso, claridad y coherencia. Debe involucrar a los empleados a través de métodos de comunicación bidireccionales, como encuestas, grupos de discusión y recopilación de comentarios informales. Cuando el liderazgo involucra a los empleados, éstos se sienten valorados. Cuando los empleados se sienten valorados, es más probable que acepten el cambio y participen en su realización.

 

La comunicación bidireccional también ayuda a los líderes a identificar las barreras al cambio antes de que se conviertan en un problema. Identificar proactivamente las barreras puede permitir a la organización responder y resolver los problemas que crean resistencia al cambio.

 

• Activar el liderazgo, Estrategias para administrar el cambio organizativo.

 

Una reciente encuesta de Prosci citaba el “patrocinio ejecutivo activo y visible” como la principal razón del éxito de las iniciativas de cambio. El impacto del liderazgo en el cambio es bien conocido.

 

El problema es que muchos líderes no entienden el papel vital que desempeñan en el cambio. Si se educa a los líderes en su papel, se les permitirá impulsar el cambio con éxito.

 

Los líderes son responsables de alcanzar los objetivos del cambio de principio a fin. Ayudan a la organización a entender e interpretar lo que el cambio significa para sus equipos, la organización y el mercado.

 

Se aseguran de que los que posibilitan el cambio organizativo sigan participando activamente.

 

Mantienen el tren en las vías y están preparados para cambiar de dirección, elegir un nuevo camino o crear un nuevo enfoque si es necesario.

 

• Hacer que el cambio sea convincente y emocionante, Estrategias para administrar el cambio organizativo.

 

Los empleados pueden entender mejor la razón de ser de un cambio cuando las organizaciones dan prioridad a una comunicación decidida, clara y coherente. Esta estrategia de comunicación orientada proporciona el contexto para entender el por qué, el qué y el para qué del cambio. Una comunicación eficaz responde a la pregunta más importante que se hace la gente: ¿Qué significa esto para mí? ¿Cómo afectará a mi trabajo? Con una comprensión más profunda y clara del cambio, es mucho más probable que los empleados pregunten: “¿Cómo puedo ayudar?”

 

El cambio de un cumplimiento rutinario a un verdadero compromiso y creencia es poderoso. Un fuerte apoyo de los empleados disuade la resistencia al cambio que podría frenar a la organización.

 

Un fuerte apoyo de los empleados disuade la resistencia al cambio que podría frenar a la organización.

 

• Preste atención a los puntos altos y bajos del impulso.

 

Habrá puntos altos y bajos durante las iniciativas de cambio. Los líderes pueden administrar y aprovechar proactivamente estos puntos en el tiempo. Durante los puntos altos del cambio, los líderes deben celebrar las victorias para alimentar el impulso. En los momentos bajos, los líderes puedenreajustar las estrategias de comunicación para escuchar las opiniones de los empleados y crear confianza y apoyo. Ser proactivo ayuda a los líderes a administrar el impulso para lograr el mayor éxito.

 

• No ignore la resistencia, Estrategias para administrar el cambio organizativo.

 

La resistencia al cambio es venenosa para la transformación de una organización. La resistencia es mucho más fácil de contrarrestar cuando se identifica a tiempo. Los líderes deben prestar atención a los signos de resistencia al cambio, como la inacción, la dilación, la retención de información y la difusión de rumores. 

 

La comunicación es la clave para identificar la resistencia. Cree circuitos de retroalimentación con los empleados, como encuestas, canales de retroalimentación y sesiones de aportación para identificar proactivamente los signos de resistencia y, a continuación, tomar medidas rápidas.

 

El cambio es el alma de las organizaciones exitosas y en crecimiento, y el corazón del cambio son las personas. Los líderes se posicionan a sí mismos y a sus empresas para administrar el cambio organizativo con eficacia cuando involucran proactivamente a los empleados y se aseguran de que la comunicación es clara, coherente y transparente.