Todo lo que se necesita saber para la administración del cambio

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¿Qué es la administración del cambio?

 

La Asociación para la Administración de Proyectos (APM) define la administración del cambio como «el enfoque global que se adopta en una organización para pasar del estado actual a un estado futuro deseable, utilizando un enfoque coordinado y estructurado en colaboración con las partes interesadas».

 

Todo esto está muy bien, pero -dado lo difícil que puede ser una buena administración del cambio- estoy seguro de que la mayoría de nosotros buscamos algo un poco más concreto.

 

¿Cómo podría ser un enfoque «coordinado y estructurado»?

 

Pues bien, el Instituto de Administración de Proyectos (PMI) nos pone en marcha esbozando 5 pasos clave dentro de su marco del ciclo de vida del cambio:

 

Formular el cambio: en línea con los objetivos futuros de la empresa, identificar el cambio necesario y si la empresa está preparada para realizarlo.

 

Planificar el cambio: decidir cómo se va a llevar a cabo el cambio propuesto y cómo atraer a las partes interesadas en el viaje.

 

Implementar el cambio: asegurarse de que la empresa está preparada para el cambio y ponerlo en marcha.

 

Administrar la transición: integrar los resultados del proyecto de cambio en un estado empresarial estable.

 

Mantener el cambio: seguir evaluando los resultados del cambio a lo largo del tiempo, midiendo los beneficios reales frente a los esperados.

 

¿Por qué es importante la administración del cambio?

 

Bien, ahora tenemos un poco más claros los principales pasos para administrar el cambio con éxito. Pero, ¿por qué es importante?

 

Un proceso de administración del cambio eficaz ayuda a tratar estas 6 cuestiones clave:

 

Liderazgo deficiente y falta de alineación en la nueva visión

 

Si quiere que sus equipos se sientan seguros con el cambio, es fundamental que el liderazgo esté alineado y comprometido con él. De hecho, el patrocinio de los ejecutivos es la mejor manera de involucrar a los empleados en el cambio.

 

Los equipos de dirección deben ser capaces de presentar una visión clara y convincente a sus empleados sobre las oportunidades que crea el cambio o los problemas actuales que éste resolverá.

 

Los líderes que no tienen clara la visión, que se contradicen entre sí o que parecen inseguros ellos mismos, no tienen ninguna esperanza de dirigir con éxito a los demás en un período de cambio importante.

 

Falta de claridad sobre cómo el esfuerzo de cambio se ajusta a la estrategia de la organización

 

Si no se planifica y administra eficazmente un cambio, es fácil ser reactivo al entorno empresarial sin considerar realmente por qué se produce el cambio y cómo acerca a la empresa a sus objetivos.

 

Quizás esté planeando introducir una nueva solución tecnológica que le ayude a administrar mejor sus procesos de RRHH.

 

Aunque parece sensato, si tu objetivo a largo plazo es externalizar tu función de RRHH, podrías estar invirtiendo en recursos que no van a generar beneficios.

 

Falta de recursos necesarios para implementar el cambio

 

Hablando de recursos, una administración eficaz del cambio ayuda a garantizar que se dispone de los recursos adecuados para realizar el trabajo.

 

Tanto si se trata de contar con suficientes personas con las habilidades y la capacidad para realizar el cambio, como si se trata de la capacidad adecuada para mantener el cambio, la planificación de los recursos necesarios es clave para realizar un cambio con éxito.

 

Esto puede incluir la identificación de sus «campeones del cambio». Se trata de personas preparadas y entusiasmadas con el cambio, que además tienen la influencia necesaria para que otros se sumen a él.

 

Los atributos que son importantes en los grandes campeones del cambio son, entre otros, el ingenio, la confianza, el optimismo y la resistencia.

 

Insuficiente planificación para que el cambio se produzca con eficacia

 

Y no sólo hay que planificar los recursos. La administración del cambio bien hecha incluye una sólida evaluación de la preparación para el cambio operativo. Esto ayuda a identificar todo lo que hay que hacer para aterrizar el cambio con eficacia.

 

Esto podría incluir la comprensión de los requisitos tecnológicos y del sistema, la identificación de las mejoras necesarias en los procesos o las oportunidades de formación y desarrollo para el personal.

 

Resistencia al cambio

 

Hay muchas razones por las que la gente se resiste al cambio, entre ellas:

 

Preocupación por su propia competencia

Experiencia previa de cambios mal administrados

Ansiedad por perder el control del statu-quo

Enfado por la pérdida de prestigio si han contribuido a crear el estado actual

Preocupación genuina por la pérdida de empleo, el aumento de la carga de trabajo, etc.

La resistencia al cambio puede ser frustrante para quienes intentan avanzar, pero se trata de temores reales.

 

Abordar el hecho de que el cambio puede ser incómodo, escuchar las principales preocupaciones y dedicar tiempo a tratar de resolverlas es fundamental para el éxito de la administración del cambio.

 

Estrategias de comunicación deficientes

 

Una característica común de la administración del cambio mal planificada es el enfoque caótico -o incluso ausente- de la administración de las comunicaciones. Una comunicación eficaz es la clave para involucrar a la gente en el cambio.

 

Debe incluir estrategias para compartir la información, recibir las aportaciones de los profesionales o de las personas más cercanas al cambio, y la retroalimentación sobre el propio proceso de cambio.

 

Los 6 pasos clave de un plan de administración del cambio de primera categoría

 

Bien, ya hemos visto los 6 principales problemas que se producen cuando la administración del cambio se hace mal. Pero no se preocupe. Estos no se aplicarán a usted. Vas a ser una superestrella de la administración del cambio.

 

Para equilibrarlo, veamos los 6 pasos clave para hacer la administración del cambio como un jefe:

 

Identificar y comprometer a las partes interesadas

 

Lo más difícil de administrar el cambio es ayudar a las personas a superarlo.

 

Un primer paso fundamental es identificar a los principales interesados. Al fin y al cabo, no se puede involucrar a las personas si no se las ha identificado primero. Y definitivamente no querrá que aparezcan, saboteando sus esfuerzos más adelante.

 

Las partes interesadas pueden incluir a la dirección de la organización y a los directores funcionales de los departamentos clave que deben apoyar el cambio, como RRHH y TI.

 

Por último, pero no por ello menos importante, están las personas de primera línea a las que más afecta el cambio.

 

Estas personas son fundamentales para ayudarle a avanzar. Pueden ofrecer una visión sobre el terreno de cómo mejorar las cosas y también actuar como defensores del cambio que hay que impulsar.

 

Una plantilla de análisis de las partes interesadas es una forma sencilla de registrar y analizar a las mismas.

 

Una vez identificados los grupos de interés, es importante entender la mejor manera de involucrarlos. Averigua cuáles son sus puntos débiles actuales y comparte con ellos la forma en que se abordarán con el cambio. O bien, haz que se entusiasmen con las nuevas oportunidades que se crearán.

 

Asegúrese de que su equipo de liderazgo trabaja conjuntamente para crear una visión convincente de cómo será la vida después del cambio.

 

Cree un espacio para que los líderes expresen sus preocupaciones o inquietudes sobre el futuro, pero asegúrese de que -cuando hablen con sus equipos- su mensaje esté alineado y sea positivo.

 

Evaluar el impacto del cambio

 

Antes de lanzarse a realizar cualquier cambio, tómese un minuto para comprender realmente su impacto. ¿Cómo mejorar con este cambio los resultados de la empresa? ¿Se ajusta a la estrategia futura de la organización?

 

Hacer estas preguntas ayuda a la empresa a comprobar que está haciendo el cambio correcto.

 

También querrá considerar el beneficio de hacer el cambio frente a los desafíos de implementarlo. Comprender los retos asociados a la realización del cambio es fundamental para que la organización tome una decisión racional e informada.

 

La medición del nivel de perturbación causado por el cambio se realiza mediante una evaluación del impacto del cambio.

 

El impacto del cambio suele considerarse de tres maneras:

 

Cambio de proceso: ¿qué cambios serán necesarios en la forma de trabajar de las personas como resultado de este cambio?

 

Cambio de sistemas: ¿qué cambios serán necesarios en nuestra infraestructura tecnológica para apoyar este cambio?

 

Cambio organizativo: ¿cómo construimos una cultura organizativa que permita sostener este cambio?

 

Ayudar a la empresa a estar preparada para el cambio

 

Ahora que conoce el nivel de impacto que tendrá el cambio en toda la organización, puede empezar a hacer planes para asegurarse de que la empresa está preparada para afrontarlo.

 

Lo que se necesite exactamente dependerá de lo que se haya identificado, pero puede incluir:

 

Una nueva imagen de marca para señalar el cambio

 

Oportunidades de formación y desarrollo para construir la capacidad futura

 

Actividades de mapeo y optimización de procesos

 

Cambios en los sistemas

 

Actividades que empiecen a cambiar la cultura organizativa para que sostenga el cambio.

 

Comunicar eficazmente el cambio

 

En esta fase, los que dirigen el cambio deben tener una visión convincente de por qué están realizando el cambio y cómo mejorará las cosas.

 

También debe haber una hoja de ruta clara que muestre cómo se logrará el cambio y qué hay que hacer para preparar a la organización.

 

Ahora, la visión y los planes deben compartirse y ponerse a prueba. Será necesaria una comunicación transparente, que reconozca los retos que se avecinan y explique al mismo tiempo cómo se van a administrar.

 

Habrá que crear y aplicar un plan de comunicación claro para hacer un seguimiento de qué información se ha compartido y cómo. Deberá desarrollarse un rastreador de opiniones para almacenarlas y poder medir las respuestas.

 

Realice el cambio

 

Después de todas las reflexiones, la planificación y la preparación, ha llegado el momento de realizar el cambio.

 

Celebre la adopción de los primeros pasos para mejorar el futuro de la empresa. Considere la posibilidad de organizar un evento de lanzamiento divertido y atractivo para generar entusiasmo en torno al cambio.

 

Asegúrese de que las «victorias rápidas» o los primeros beneficios se comuniquen a toda la empresa como prueba tangible de la diferencia positiva que supondrá este cambio.

 

Evaluar y mantener el cambio

 

Es importante evaluar el impacto de un cambio a lo largo del tiempo. ¿Se han obtenido los beneficios esperados? Si no es así, ¿por qué no, y cómo influye eso en la toma de decisiones sobre los cambios en el futuro?

 

Y, por difícil que sea hacer el cambio, mantenerlo puede ser más difícil.

 

Es fácil volver al statu quo al primer bache en el camino, o después de que el impulso inicial y el entusiasmo por el cambio se hayan agotado.

 

Mantener el cambio requiere una comunicación continua sobre los motivos por los que se hizo el cambio, y tal vez un pequeño recordatorio de que la vida no era precisamente un camino de rosas de antemano.

 

Compartir los beneficios -tanto cuantitativos como cualitativos- puede aportar pruebas de que el cambio ha merecido la pena y mantiene a los interesados interesados en seguir adelante.

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