Trabajar desde casa como administrador de proyectos

Trabajar desde casa como administrador de proyectos. Debido a la reciente pandemia, millones de personas de todo el mundo se han visto obligadas a permanecer en casa, y los administradores de proyectos no son una excepción. Aunque las oportunas capacidades de trabajo a distancia están salvando a muchas empresas de una mala situación, los trabajadores están lidiando con los pros y los contras de trabajar a distancia y los problemas cada vez más difíciles que conlleva.

Esto se debe a que el entorno de la oficina está diseñado para eliminar las distracciones y favorecer la productividad. Trabajar desde casa significa estar sometido a todo tipo de interrupciones, así como a un equipo de trabajo a distancia inadecuado.

Como administradores de proyectos, no podemos permitirnos perder la concentración. Mantener la productividad es crucial, independientemente del entorno de trabajo, ya que el equipo suele depender de nuestra experiencia. Por eso es importante establecer reglas básicas para ti y para tu equipo, de modo que el trabajo continúe como siempre, incluso ante interrupciones como que tus hijos quieran jugar o tu tentación de aflojar.

Entre las competencias personales esenciales para los administradores de proyectos se encuentran la comunicación eficaz a distancia, la concentración en la finalización del trabajo y la capacidad de mantener las conexiones a distancia. Desarrollar estas capacidades se reflejara en un aumento en tu eficiencia como administrador.

Si a esto le añadimos nuestros principales consejos para trabajar desde casa como administrador de proyectos, lo tendrá todo cubierto.

Consejos para trabajar desde casa: cómo los administradores de proyectos pueden seguir siendo productivos

• Aumente la visibilidad

Al trabajar desde casa, es posible que notes algunos obstáculos únicos que nunca has experimentado en una oficina. Los estudios muestran que el 37% de los trabajadores remotos creen que trabajar desde casa puede suponer una menor visibilidad de lo que se hace. 

Por eso, entre nuestros principales consejos para trabajar desde casa está el de garantizar una total transparencia en el trabajo de tus equipos y en el progreso de los proyectos. Mientras que antes los administradores de proyectos podían vigilar de cerca a sus equipos cuando trabajaban juntos desde la misma oficina, eso ya no es posible.

Por ello, los administradores de proyectos necesitan informes de proyectos en tiempo real para garantizar una visibilidad completa, mitigar los obstáculos del proyecto y adelantarse a los plazos. También añade un elemento de responsabilidad y allana el camino para la delegación efectiva que permite a su equipo operar con mayor capacidad de respuesta.

Las herramientas de administración de proyectos pueden ayudar a proporcionar a los colaboradores externos y a las partes interesadas una mayor transparencia en el estado de cada entregable. Esto le permitirá establecer patrones positivos de comunicación.

• Alinear los objetivos

Los Grandes líderes ejecutivos están de acuerdo en que la falta de objetivos claros es el factor más común detrás del fracaso del proyecto. Cuando se trabaja a distancia, puede resultar difícil garantizar que todos los miembros del equipo y las partes interesadas estén de acuerdo con los objetivos del proyecto. Ya sea que los objetivos se planifican semanal o mensualmente, asegúrese de que todo el mundo entiende exactamente lo que significan.

Ahora es más importante que nunca mantener los objetivos del proyecto alineados con los objetivos de la empresa, así como con los objetivos profesionales de cada miembro del equipo.

Las estrategias que antes utilizaba para comunicar sus prioridades a toda la organización tendrán que cambiar para alinearse mejor con el nuevo entorno de trabajo desde casa. Para ello, necesitará métodos de colaboración sólidos para aclarar y confirmar que entienden sus objetivos.

• Mantener las líneas de comunicación abiertas en todo momento

No es ningún secreto que los trabajadores a distancia se enfrentan a graves problemas de comunicación. Y para los equipos de administración de proyectos puede resultar aún más difícil comunicarse en línea cuando, tradicionalmente, están acostumbrados a sentarse juntos en la oficina.

Sólo hace falta un mensaje mal escrito o un correo electrónico que nunca se envió para causar estragos en la productividad. Para solucionar este problema, hay que crear un poderoso espíritu de equipo con interacciones regulares cara a cara y un tiempo social adecuado. Establezca directrices para el uso del correo electrónico y utilice herramientas de chat y vídeo cuando sea necesario.

Además, encuentre y despliegue las tecnologías adecuadas que funcionen bien para su equipo. Hay integraciones de software de colaboración en equipo, como MS Teams o Slack, que resultan eficaces, especialmente si los canales de comunicación están divididos. Con estas aplicaciones, puedes crear fácilmente hilos de conversación para que tu equipo pueda seguir utilizando las herramientas que les ayudan a comunicarse de forma eficaz.

• Administrar las solicitudes y aprobaciones entrantes, Trabajar desde casa

Se espera que los administradores de proyectos sean unos expertos en la materia. Como líderes, tienen que administrar las solicitudes de trabajo entrantes y las aprobaciones de forma eficiente, priorizando el flujo de trabajo.

Pero cuando se trabaja desde casa, hacer un seguimiento de las solicitudes y compaginarlas con las cargas de trabajo preexistentes puede resultar complicado.

Más aún, utilizar notas adhesivas u hojas de cálculo puede ser una receta para el desastre.

Por lo tanto, usted necesita una sola plataforma que organice toda su carga de trabajo en un solo lugar. 

• Equilibrar la carga de trabajo, Trabajar desde casa

Como administrador de proyecto, se tiene la responsabilidad de mantener a los miembros de tu equipo centrados y en el buen camino. Pero trabajar desde casa puede ser un reto en este sentido, sobre todo si tu empresa aún se está adaptando a una nueva forma de trabajar.

Por eso es esencial equilibrar la carga de trabajo del equipo para evitar el agotamiento, de modo que se pueda aumentar la eficiencia y retener a los empleados sanos.

Volver a priorizar las tareas puede ayudar a conseguirlo después de evaluar la capacidad del equipo y los objetivos de la empresa, para que sus empleados sepan cómo seguir siendo productivos mientras trabajan desde casa. 

También es importante hacer un seguimiento de la carga de trabajo de cada miembro del equipo para asegurarse de que ha dividido las tareas de forma justa y de que los individuos no están sobrecargados de responsabilidades o infrautilizados en comparación con otros empleados.