Planificación y Entrega de Proyectos: ¿Cómo hacer el trabajo más rápido como Project Manager?

Sus clientes y miembros del equipo dependen de su visión de planificación de proyectos para proporcionar un trabajo de valor, ya sea una conferencia bien asistida, un parche de seguridad cibernética oportuno o un paquete de beneficios que atraiga al mejor personal. Aunque la planificación es esencial, lo que más importa para el cliente es obtener ese valor prometido más rápido. La planificación y la ejecución de proyectos merecen la misma atención.¿Cómo hacer el trabajo más rápido como project manager?

Muchos factores dificultan la entrega más rápida. Por ejemplo, los problemas relacionados con la comunicación. Estos se encuentran en aumento debido a los equipos virtuales descentralizados. También encontramos desafíos relacionados con las personas entre los que se encuentran los directores de proyectos sin capacitación y sin certificación). Otro factor que influye en el desarrollo lento de procesos son las cuestiones relacionadas con el proceso. Aquí tenemos la colaboración laboral ineficiente y demasiadas herramientas dispares.

¿Qué sucede con un entorno de administración de proyectos ágil que emplea la herramienta de administración de trabajo adecuada? ¿Cómo hacer el trabajo más rápido como project manager? Se puede dirigir a un equipo en la solución de problemas complejos y explorar mejoras constantes para que el valor se pueda entregar no solo cuando se espera, sino antes de tiempo. La naturaleza iterativa de la ágil significa que la ejecución del proyecto siempre se puede empujar en una marcha más alta.

¿Cómo hacer el trabajo más rápido como project manager? A continuación presentamos que se debe hacer cuando se está comenzando un proyecto o se espera hacer que el proyecto actual sea más eficiente Estos puntos ayudarán a agilizar la planificación del proyecto, optimizar la entrega del proyecto y superar a los competidores.

¿Cómo hacer el trabajo más rápido como project manager? Definir una dirección clara

Iniciar un proyecto puede ser difícil: no es fácil ver el panorama general, hacer un mapa que dirija hacia dónde se quiere ir y decidir cómo se quiere llegar allí. Pero es mucho más difícil comenzar un viaje sin una dirección clara.

Independientemente del proyecto, primero se debe determinar cómo será el éxito. También se querrá pensar en posibles problemas en el proceso, qué miembros del equipo estarán a cargo de qué entregables y cómo se implementará el proceso a los clientes.

Posteriormente, se deben revisar los objetivos con las partes interesadas. Un objetivo de esa revisión debe ser la gestión de las expectativas. Es decir, no prometer de más o sobrevender los resultados finales del proyecto.

Cuanto más se adentre el project manager en la práctica de la planificación de proyectos, más fácil y más eficiente se vuelve el proceso. La recompensa de la planificación puede ser enorme en términos de mayor productividad y disminución del estrés.

¿Cómo hacer el trabajo más rápido como project manager? Se deben realizar planes, como es importante mantener siempre la flexibilidad  

Es bien sabido que los planes mejor establecidos pueden salir mal fácilmente. La planificación de proyectos en un entorno ágil no se adhiere rígidamente a un plan a expensas de los objetivos del panorama general. En cambio, es adaptable y sensible a los cambios inevitables. Por ejemplo, un cambio en el alcance, una modificación en la línea de tiempo o una diferencia en las condiciones del mercado.

¿Qué ocurre en las condiciones cambiantes de una industria incipiente o recientemente interrumpida? Un plan rígido puede convertirse en una camisa de fuerza para la flexibilidad y la adaptación que se requiere para tener éxito. El proceso iterativo de Agile permite ajustar regularmente el plan a largo plazo mientras se adhiere a planes detallados que se encuentran en una línea de tiempo más corta. 

Clasificar las prioridades de un proyecto puede abrumar incluso al administración de proyecto más experimentado. Adquirir competencia en esta habilidad crucial para la toma de decisiones puede acelerar la entrega de valor a los clientes y las partes interesadas. 

Para mejorar el proceso de selección de los trabajos, se deben dividir las tareas en pasos individuales. Posteriormente, se deben establecer plazos para entregables tangibles. Metódicamente derribar esos pasos le dará impulso al equipo.

Además, se deben aprovechar las habilidades específicas de los compañeros de equipo para tomar ciertas decisiones. Por ejemplo, ¿no está la situación clara con respecto a las aprobaciones requeridas para un proyecto de análisis de valor? ¿Hay preocupación sobre los administradores de ventas que deben ser entrevistados para crear un mazo de ventas?  Se debe escuchar a los miembros del equipo interdisciplinario pues son expertos en sus respectivas áreas.

No se debe caer en la falsa urgencia. Es posible que se tenga que tener conversaciones aclaratorias con las partes interesadas. Dichas aportes interesadas tienen sus propias ideas sobre cómo se debe llevar a cabo su proyecto y en qué orden se deben completar las tareas. Una discusión prioritaria con estas partes interesadas puede hacer que se sientan más en control y menos propensos a descarrilar el proyecto del camino hacia el objetivo.

Apuntes Finales, Hacer visible el trabajo

Se debe administrar la carga de trabajo del equipo creando un inventario visual de todas las tareas y quién está a cargo de completarlas. Esta catalogación metódica puede ayudar a ver más fácilmente obstáculos como los recursos escasos. También se puede saber que se puede resolver reasignando tareas o quizás reduciendo el alcance del proyecto. Las herramientas ágiles de gestión de proyectos pueden hacer que los procesos de trabajo sean fácilmente visibles para todos los miembros del equipo. 

La función del administrador de proyecto es dispersar la carga de trabajo y los recursos del proyecto de manera adecuada. Poner esa información en una plataforma simple y centralizada ayudará a evaluar los compromisos y la capacidad de todos en su equipo. Esto es cierto no solo en su proyecto, sino en todas las iniciativas del proyecto

Estas herramientas ahorran tiempo y generan una colaboración más eficiente. Además, sus funciones de visualización ponen los objetivos al frente y al centro. También hacen que sea mucho más fácil ver dónde están ocurriendo los cuellos de botella y qué compañeros de equipo son libres de hacerse cargo de algunas tareas adicionales. Esta visión compartida de los resultados clave, los plazos y el progreso ayudará a tomar decisiones relacionadas con la carga de trabajo de manera más rápida y objetiva.